9 Workflow-Optimierungstools, die Ihrem Unternehmen zum Wachstum verhelfen

Erfolgreiches Projektmanagement ist durch einen kontinuierlichen Prozess der Verbesserung von Arbeitsabläufen gekennzeichnet, um die Produktivität zu steigern, die Effizienz zu verbessern und Fehler zu reduzieren. All dies erfordert den Einsatz innovativer Technologien. Workflow-Optimierungstools sind für diesen Zweck gut geeignet. Zunächst werden bestehende Arbeitsprozesse analysiert, um Schwachstellen, Ressourcenengpässe und repetitive Abläufe zu erkennen. Als Ergebnis der datengestützten Auswertung sind Ziele zu formulieren, wie Planungsabläufe verbessert und Durchlaufzeiten reduziert werden können. Sich wiederholende Aufgaben lassen sich automatisieren. Der Einsatz künstlicher Intelligenz kann dazu einen wesentlichen Beitrag leisten.

Die Optimierung jahrelang praktizierter Methoden des Projektmanagements kann durchaus eine Herausforderung darstellen. Nachfolgend werden neun Tools beschrieben, die Ihnen dabei helfen können, Arbeitsabläufe so zu optimieren, dass Ihre Projektarbeit auf ein nächstes Level gehoben wird.

1. Visuelle Workflow-Builder mit Drag-and-Drop-Schnittstelle für die Erstellung und Änderung von Arbeitsprozessen

Durch den Einsatz von softwarebasierten grafischen Werkzeugen mit Drag-and-Drop-Schnittstelle lassen sich komplexe Arbeitsaufgaben ohne Programmierkenntnisse managen. Mithilfe visueller Workflow-Optimierungstools können Abläufe auf intuitive Weise erstellt und verwaltet werden.

Der Builder stellt grafische Elemente in einer Bibliothek bereit, die es dem Nutzer ermöglicht, auf einer zunächst leeren Arbeitsfläche Aufgaben mit verknüpften Arbeitsschritten zu erstellen und mögliche Entscheidungen anhand von Bedingungen vorzuschlagen. Jedes Element verfügt über Eigenschaften, die sich anpassen lassen. Verbindungen – häufig durch Pfeilsymbole gekennzeichnet – symbolisieren die Abfolge der einzelnen Prozessschritte.

Die visuelle Darstellung zeichnet sich durch Übersichtlichkeit, die zur Fehlerreduzierung beiträgt, und hohe Flexibilität aus. Aufgaben können schnell an sich verändernde Anforderungen und Abhängigkeiten angepasst werden. Der aktuelle Arbeitsstand ist für alle Teammitglieder in Echtzeit verfügbar. Ein typisches Beispiel, um Arbeitsabläufe optimieren zu können, ist der Einsatz von Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards für das agile Projektmanagement, wie sie Bitrix24 mit seinen Tools zur Aufgabenverwaltung bereitstellt.

2. Aufgabenverwaltungsplattformen zum Organisieren, Priorisieren und Verfolgen von Arbeitsabläufen

Task-Management-Plattformen sind unverzichtbare Tools zur Workflow-Optimierung. Sie helfen dabei, Prozesse zu rationalisieren, Aufgaben zu priorisieren und zuzuweisen und Teamaktivitäten effizient zu verwalten. Die Rationalisierung beginnt bereits mit der Aufgabenbeschreibung. Künstliche Intelligenz gestaltet diesen Prozess mit hoher Effizienz. Ein Beispiel dafür ist der CoPilot von Bitrix24. Anhand kurzer Anforderungen, die in Textform eingegeben werden, erstellt das Tool verständliche Aufgabenbeschreibung und ergänzt diese bei Bedarf mit Checklisten.

Sich wiederholende Aufgaben können automatisiert werden. Dazu werden Trigger eingerichtet, die bestimmte Aktionen auslösen, wenn der entsprechende Prozesszustand erreicht ist. Tools zur Optimierung von Workflows verfolgen die Projektbearbeitung und können Benachrichtigungen senden, wenn Teilaufgaben auf die Bearbeitung warten, eine Frist nicht eingehalten wurde oder wenn ein Meilenstein erreicht ist.

Analyse und Leistungsüberwachung sind weitere wichtige Funktionen, die Workflow-Optimierungstools übernehmen. Sie können Berichte auf der Grundlage aufgezeichneter Arbeitszeiten und Leistungsparameter über die Leistung des Teams erstellen. Durch die Analysedaten lassen sich gleichzeitig Engpässe identifizieren und beheben.

3. Projektmanagement-Software mit Workflow-Optimierungstools zur Planung, Ausführung und Überwachung

Moderne Softwaretools integrieren alle Phasen des Projektmanagements, von der Planung, über die Ausführung, bis hin zum Controlling in einer einheitlichen Prozessarchitektur. Die nachfolgend kurz beschriebenen Aufgaben können ausgeführt werden, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Anwendungen oder Benutzeroberflächen wechseln müssen.

In der Planungsphase wird das Projekt strukturiert, in Meilensteine und einzelne Aufgaben untergliedert. Weitere Schritte in diesem Zusammenhang sind die Ressourcen- und Terminplanung sowie das Risikomanagement. Parallel dazu muss eine Kommunikationsstrategie entwickelt werden, die das gesamte Projektteam einbezieht.

Zur Ausführungsphase gehören die Aufgabenzuweisung mit To-do-Listen auf der Basis festgelegter Rollen und Verantwortlichkeiten. Unverzichtbare Workflow-Optimierungstools für eine Koordinierung der Zusammenarbeit sind dabei Terminkalender, Checklisten und grafische Werkzeuge. Auf Kanban- und Gantt-Diagramme wurde bereits hingewiesen.

Schließlich müssen geeignete Softwaretools für die Fortschrittskontrolle und zur Leistungsüberwachung bereitstehen. Das regelmäßige Feedback gewährleistet die Qualitätskontrolle. Unverzichtbar sind außerdem leistungsfähige Berichtsgeneratoren. Sie erstellen automatisch und datenbasiert zu festgelegten Terminen Dokumentationen über den Projektstand.

4. Automatisierungsplattformen zur Verbindung leistungsfähiger Software-Apps und Optimierung sich wiederholender Aufgaben

Automatisierungsplattformen, die Workflows optimieren, sind komplexe Anwendungen, die es dem Nutzer ermöglichen, verschiedene Softwareapplikationen miteinander zu verbinden, um Arbeitsprozesse produktiver zu gestalten. Unternehmen nutzen in der Regel eine Vielzahl unterschiedlicher Apps, wie CRM, Buchhaltungsprogramme, Projektmanagementtools und Kommunikationswerkzeuge. Um einen Workflow über mehrere der genannten Aufgabenbereiche organisieren zu können, greifen Softwareplattformen auf APIs (Application Programming Interfaces) zurück.

Bei der Erstellung eines automatischen Workflows wird zunächst ein als Trigger bezeichneter Auslöser definiert, der eine oder mehrere Aktionen stimuliert. Die Automatisierung besteht darin, dass immer wieder, wenn der Trigger von der Software erkannt wird, der vorbestimmte Arbeitsablauf einsetzt.

Als Beispiel soll eine eingehende Kundenanfrage dienen, die an den am besten geeigneten Supportmitarbeiter weitergeleitet wird. Anschließend erfolgt die Speicherung des kompletten Vorgangs im CRM. Zum Beispiel kann die Software Bitrix24 eine über das Contact Center eingehende Anfrage durch einen Mitarbeiter bearbeiten lassen und im systemeigenen CRM speichern – die perfekte Workflowautomatisierung, im konkreten Fall sogar ohne API-Nutzung.

5. Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung der Aufgaben

RPA ist eine Technologie, die es ohne Eingreifen des Menschen ermöglicht, sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben durch Software zu automatisieren.

Diese Automatisierung erlaubt es Mitarbeitern die vorhandene Zeit besser zu nutzten, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und ihre Kreativität zu fördern. Digitale Tools steigern zudem die Produktivität und reduzieren Fehler.

RPA eignet sich besonders für die Workflow-Optimierung, da zeitaufwändige Prozesse automatisch im Hintergrund ablaufen können. Die Vorteile der Technologie liegen auch in der Genauigkeit der Arbeitsabläufe und Verbesserung der Prozessqualität.

Sie ermöglicht es Unternehmen, traditionelle Arbeitsweisen zu hinterfragen und auf eine zukunftsorientierte Strategie hinzuarbeiten. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern schafft auch die Grundlage für neue Innovationen und Wachstum und macht Ihr Unternehmen stärker und bereit für künftige Herausforderungen.

6. Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) durch Kombination von RPA mit KI

Intelligent Process Automation (IPA) ist die konsequente Weiterentwicklung der Robotic Process Automation (RPA). Während Letztgenannte auf die Automatisierung regelbasierter und relativ einfach strukturierter Aufgaben ausgerichtet ist, erweitert IPA die Einsatzmöglichkeiten durch die Integration künstlicher Intelligenz.

Im Projektmanagement lässt sich die Methodik sehr gut für die prädiktive Analytik und zur Entscheidungsfindung nutzen. Durch maschinelles Lernen können große, unstrukturierte Datenmengen – beispielsweise aus E-Mails, Chatverläufen, beliebig formatierten Dokumenten oder grafischen Elementen, wie Diagrammen – analysiert werden, um relevante Informationen zu extrahieren. Diese wiederum dienen als Grundlage zur Vorhersage möglicher Risiken oder Verzögerungen bei der Projektbearbeitung. Mit dem Wissen über zu erwartende Herausforderungen werden Strategien zum proaktiven Handeln entwickelt, etwa eine Optimierung der Ressourcenverteilung oder Vorschläge für bessere Entscheidungen.

Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz eines Workflow-Optimierungstools auf IPA-Basis als intelligenter Chatbot im Support. Webbasierte Kundenanfragen werden über alle zur Verfügung stehenden Datenquellen, wie die unternehmenseigene Wissensdatenbank, das CRM oder externe Datenbanken analysiert, um daraus eine umfassende Antwort zu erstellen.

7. Echtzeit-Kommunikationsplattformen erleichtern die Teamzusammenarbeit

Kommunikationsplattformen, die den Informationsaustausch in Echtzeit gewährleisten, sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Teamzusammenarbeit im Projektmanagement. Als Workflow-Optimierungstools bieten moderne Lösungen, wie Instant Messaging und Videokonferenzen, viele Vorteile gegenüber der klassischen Datenübermittlung via E-Mail.

Instant Messaging gestattet es Teammitgliedern, in Echtzeit Fragen zu klären, Informationen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Reaktionszeiten werden damit entscheidend verkürzt. Für Diskussionen zwischen remote tätigen Mitarbeitern bieten Videokonferenztools unschätzbare Vorteile. Als eines der produktivsten Zusammenarbeitstools für Teams ermöglichen sie Ad-hoc-Meetings und durch das Screensharing die visuelle Vermittlung komplexer Inhalte. Dateianhänge lassen sich zudem sofort mit anderen Mitarbeitern teilen. Projektmanagementtools, wie sie Bitrix24 bereitstellt, integrieren nicht nur die genannten Kommunikationswerkzeuge, sie integrieren diese auch in den gesamten Workflow zur Projektbearbeitung. So können Sie beispielsweise direkt aus dem Chat heraus Aufgaben erstellen und einen Verantwortlichen zuweisen. Termine können während einer Videokonferenz abgestimmt und sofort in den gemeinsamen Gruppenkalender des Projektteams eingetragen werden.

Durch eine nahtlose Integration von Kommunikation und Aufgabenmanagement verbessern Tools zur Optimierung von Workflows Effizienz und Produktivität der Zusammenarbeit erheblich.

8. Tools zur Dokumentenfreigabe für die Teamarbeit mit Dateien

Neben der im Abschnitt zuvor beschriebenen Echtzeitkommunikation ist die gemeinsame Arbeit an Dateien ein weiterer wesentlicher Baustein für den Projekterfolg. Die zentrale Dokumentenablage mit der Möglichkeit der kollaborativen Bearbeitung schafft die Grundlage für einen nahtlosen Workflow im Projektmanagement. Clouddrives bieten einige entscheidende Vorteile. Sie ermöglichen die simultane Zusammenarbeit unabhängig vom Standort des Bearbeiters. Besonders in remote oder hybrid arbeitenden Teams ist das ein entscheidender Vorteil, um den verzögerungsfreien Arbeitsablauf zu gewährleisten. Für den Einsatz eines cloudbasierten Dokumentenmanagementsystems sprechen zudem die guten Voraussetzungen zur Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien. Aktuelle Hosting-Lösungen bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung und sichere Zugriffsprotokolle, um den Schutz sensibler Dokumente zu gewährleisten. Durch die Protokollierung der Aktivitäten bei der Dateinutzung lässt sich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie zum Beispiel der DSGVO, oder interner Unternehmensrichtlinien strikt überwachen.

Mit der Schaffung von Möglichkeiten zur Änderungsnachverfolgung können alle Bearbeitungsvorgänge am Dokument sichtbar gemacht werden und die automatische Versionierung gestattet jederzeit eine Wiederherstellung früherer Fassungen bei Datenverlust oder nicht gewünschten Modifikationen.

9. Feedback- und Genehmigungsworkflows helfen, Entscheidungsprozesse zu optimieren

Durch gut strukturierte und transparente Abläufe für Feedbacks und das Überprüfen von Dokumenten können Entscheidungsprozesse beschleunigt werden, die Voraussetzungen zur Erteilung von Genehmigungen schaffen. Künstliche Intelligenz kann wichtige Unterstützung bieten, indem sie aus einer Vielzahl von Kommentaren eine Zusammenfassung und Vorschläge für Entscheidungen erstellt. Jeder Projektbearbeiter wird über den Fortschritt informiert. Gleichzeitig lässt sich mit dem geschilderten Ablauf sicherstellen, dass alle wichtigen Feedbacks zur Projektbearbeitung Beachtung finden.

Dafür sorgt eine zusätzliche Protokollierungsfunktion, in der die Schritte während des Genehmigungsprozesses dokumentiert werden. Zur Einhaltung der Compliance sind die Workflow-Tools deshalb mit einem Audit-Trail auszustatten.

Effiziente Arbeitsabläufe gestalten durch innovative Softwaretools

Durch visuelle Workflow-Builder mit Drag-and-Drop-Schnittstellen lassen sich Arbeitsabläufe auf intuitive Weise gestalten, wie es modernes Projektmanagement erfordert. Aufgabenverwaltungsplattformen organisieren, priorisieren und verfolgen Workflows durch Automatisierung repetitiver Arbeiten unter Einsatz künstlicher Intelligenz. Dabei integrieren moderne Softwaretools alle Phasen des Projektmanagements, von der Planung über die Ausführung bis hin zum Controlling in einem konsistenten Prozess. APIs bieten die Zusammenarbeit und den Datenaustausch mit allen im Unternehmen eingesetzten Branchenlösungen, wie ERP- oder Buchhaltungssoftware.

Besonders effizient arbeiten Workflow-Optimierungstools, wenn sie im Rahmen der intelligenten Prozessautomatisierung (IPA), einer Kombination aus robotergesteuerter Prozessautomatisierung mit künstlicher Intelligenz, eingesetzt werden. Wichtiger Bestandteil jedes produktiven Arbeitsablaufs ist die Teamkollaboration. Kommunikation in Echtzeit und cloudbasiertes Dokumentenmanagement sind dafür die unverzichtbaren Elemente, die Feedbacks liefern und Entscheidungsprozesse erleichtern.

Viele Softwareprodukte bieten einige der oben genannten Funktionen, aber nur wenige vereinen alle Features in einer einheitlichen und benutzerfreundlichen Oberfläche. Bitrix24 erfüllt sämtliche Voraussetzungen, damit die Workflow-Optimierung gelingt. Von der Aufgabenverwaltung mit integrierter KI-Funktionalität über die visuelle Darstellung des aktuellen Projektstandes bis hin zur Kommunikation in Echtzeit mittels Chats oder per Videokonferenz sind alle benötigten Tools bereits in der Software integriert. Mit der robotergesteuerten Prozessautomatisierung lässt sich eine Vielzahl von Standardprozessen ohne Programmierkenntnisse automatisieren.

Mit RPA schaffen Sie mehr, und das innerhalb von kürzerer Zeit. Sie können beliebige Standardprozesse (etwa Genehmigung von Dokumenten, Bestellantrag etc.) automatisieren und so viel Zeit sparen. Die RPA-Einstellungen sind einfach, es werden keine Programmiererkenntnisse dafür benötigt. Zahlreiche vordefinierte Automatisierungsregeln stehen zur Auswahl und sorgen damit für hohe Effizienz.

Schließlich benötigt der Einsatz von Bitrix24 nicht einmal eine Schnittstelle, um Daten aus der Projektverwaltung mit dem leistungsfähigen und KI-gestützten CRM auszutauschen, denn dieses ist ebenfalls fester Bestandteil der Software.

FAQs:

Welche Workflow-Optimierungstools sind am besten für kleine Unternehmen geeignet?

Die besten Workflow-Optimierungstools für kleine Unternehmen erfüllen folgende Bedingungen:

• einfache Bedienbarkeit mit Aufgabenverwaltung und KI-Integration

• flexibel an die vorhandenen Arbeitsabläufe anpassbar

• Integrationsfähigkeit

• kostengünstig

Bitrix24 erfüllt genau diese Bedingungen mit seiner skalierbar einzusetzenden Projektmanagementsoftware.

Wie können visuelle Workflow-Builder die Effizienz von Geschäftsprozessen verbessern?

Visuelle Workflow-Builder können komplexe Prozesse vereinfachen und automatisieren. Bibliotheken mit vordefinierten Elementen gestatten eine intuitive Modellierung der Arbeitsabläufe mittels Drag-and-Drop-Funktionalität.

Was sind die wichtigsten Funktionen, die in Workflow-Optimierungstools integriert sein sollten?

Die wichtigsten Funktionen sind:

• Visueller Workflow-Builder

• Automatisierung der Aufgabenverwaltung und Entscheidungsfindung

• Kollaboration, insbesondere transparente Kommunikation

• Integration künstlicher Intelligenz

• Dokumentenverwaltung

• Compliance Management