Multidisziplinäre Teams haben ihren Ursprung in der Medizin. Spezialisten aus verschiedenen Fachbereichen wurden für die Beurteilung schwerer Krankheitsverläufe – etwa von Krebspatienten – herangezogen, um erfolgversprechende Behandlungsmethoden zu entwickeln. Die Arbeitsweise bringt einige wesentliche Vorteile mit sich und ist deshalb auch für die Anwendung außerhalb der Medizin interessant.
Was ist ein multidisziplinäres Team? Mitglieder verschiedener Teams aus unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens werden zur Neu- oder Weiterentwicklung eines Produktes oder einer Dienstleistung bereichsübergreifend in ein Projekt integriert. Ein Beispiel dafür ist das kundenzentrierte Update einer Software unter Einbeziehung von Programmierern, der Marketingabteilung, dem Vertrieb und einem Supportteam.
Diese Form der Zusammenarbeit ist mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Zusätzliche Arbeitsbelastung, der Aufbau einer eigenständigen Teamphilosophie, eine Kommunikationsstrategie und klare Zuweisung von Rollen und Verantwortungen sind einige wesentliche Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Eine ausgewogene Teamzusammensetzung und der Aufbau von Vertrauen zwischen den Mitarbeitenden sind grundlegende Voraussetzungen für eine erfolgreiche Tätigkeit.
In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Strategien zur bereichsübergreifenden Projektarbeit zusammengestellt, mit denen Ihre multidisziplinären Teams effektiv und erfolgreich zusammenarbeiten können.
Drei wesentliche Merkmale, die ein effektiv arbeitendes multidisziplinäres Team auszeichnen, sind:
Die Vorteile der Arbeit in einem multidisziplinären Team liegen zum einen im Austausch von Fachwissen, das in unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens gesammelt wurde, zum anderen werden Problemstellungen aus mehreren Perspektiven betrachtet. Die komplexen Kundenanforderungen können auf diese Weise besser erfüllt werden.
Barrieren, die eine Zusammenarbeit in multidisziplinären Teams behindern und die es zu beseitigen gilt, sind vor allem:
In einem interdisziplinären Team werden Fachleute verschiedener Spezialgebiete zur Zusammenarbeit in einem Team integriert. Im Gegensatz dazu verbleiben bei multidisziplinären Teams die Mitarbeitenden in dem Team, dem sie zugeordnet sind. Für spezielle Projekte arbeiten mehrere Teams mit den jeweiligen Spezialist•innen bereichsübergreifend zusammen.
Damit multidisziplinäre Teams eine erfolgreiche Arbeit leisten können, bedarf es Leitlinien, die die Kundin bzw. den Kunden in den Mittelpunkt der Aktivitäten stellen. Es erfordert klar formulierter Ziele über Teamgrenzen hinweg und Kenngrößen, die den Erfolg bewerten. Untersuchungen belegen, dass die Mehrzahl der Kund•innen Interaktionen zwischen den an einer Produktentwicklung Beteiligten erwartet, aber davon ausgeht, dass der Informationsaustausch zwischen Marketing, Vertrieb, Service und dem Entwicklerteam nicht oder nur unzureichend funktioniert.
Durch die Schaffung eines Informationssystems, in das alle Ergebnisse aus Feedbacks einfließen, gleich aus welchem Bereich der Unternehmenstätigkeit diese entstanden sind, lassen sich Kundenanforderungen besser formulieren. An dieser Stelle kommt ein multidisziplinärer Teamansatz zum Tragen. Die gesammelten und in einem geeigneten CRM (Customer Relationship Management) erfassten Daten müssen in ihrer Gesamtheit analysiert, in Aufgaben überführt und an die zuständigen Bereiche – von der Entwicklung bis hin zum Serviceteam – zugewiesen werden.
Mit der Beseitigung von Beschränkungen der eigenen Sichtweise und mit den Einblicken in Kundenfeedbacks aus anderen Bereichen können multidisziplinäre Teams einen entscheidenden Beitrag zur Verbesserung der Produkteigenschaften unter Servicegesichtspunkten leisten.
Bei einer bereichsübergreifenden Zusammenarbeit gilt es, einige Risiken zu erkennen, um diese zu vermeiden oder sich darauf einzustellen. Sonst wird es Schwierigkeiten bereiten, effektiv arbeitende, multidisziplinäre Teams zu bilden.
Solche Hindernisse für eine reibungslose Zusammenarbeit sind:
Die Teamzusammensetzung ist entscheidend für den Erfolg einer Zusammenarbeit. Multidisziplinäre Teammitglieder sollten sich sowohl in ihren fachlichen Fähigkeiten als auch in ihren charakterlichen Eigenschaften ergänzen. Aus diesem Grund kann es erforderlich sein, multidisziplinäre Teams neu zu bilden. Andererseits gibt es die Möglichkeit, auf bereits bestehende Strukturen im Unternehmen zurückzugreifen.
Eine heterogene Zusammensetzung der Strukturen, die auf demografische wie fachliche Diversität setzt, bildet einen wichtigen Faktor für den multidisziplinären Erfolg der Zusammenarbeit. Die Mitarbeitenden und Teamleitenden sollten die Bereitschaft zur bereichsübergreifenden Kooperation verinnerlicht haben und darüber hinaus über spezielles Fachwissen verfügen.
Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, die auch über den reinen fachlichen Informationsaustausch hinausgehen, ist für die effektive Funktion einer bereichsübergreifenden Zusammenarbeit notwendig. Das schließt die Interaktion über verschiedene Hierarchieebenen mit ein. Denn es ist nicht effizient, wenn alle Fragen und Probleme ausschließlich auf Teamleiterebene geklärt werden müssen. Auch der direkte Kontakt – zum Beispiel zwischen dem Mitarbeitenden aus dem Supportteam und dem Teamleitenden des Vertriebs – muss ausdrücklich erwünscht sein.
Hier werden Ihnen zahlreiche Tools für ein smartes Projektmanagement bereitgestellt.
Ein stetiger Austausch von Informationen bildet die Grundlage, die multidisziplinäre Teams effektiv arbeiten lässt. Das Teilen des eigenen Wissens mit den Mitarbeitenden aus anderen Unternehmensstrukturen schafft eine Vertrauensbasis. Dadurch wird es leichter, Feedbacks für die eigene Arbeit zu akzeptieren und umzusetzen.
Allein der Wille und die Bereitschaft zur Kommunikation reichen nicht aus. Es bedarf der Unterstützung auf organisatorischer Ebene in Form von vorgesehenen Zeiten in den Arbeitsplänen der Mitarbeitenden, um sich auf Meetings vorzubereiten und daran teilnehmen zu können. Gleichzeitig sind die technischen Voraussetzungen für eine regelmäßige Kommunikation zu schaffen. Das betrifft insbesondere multidisziplinäre Teams, die nicht gemeinsam am Sitz des Unternehmens arbeiten. Es ist gerade einer der größten Vorteile dieser Form der Kollaboration, dass remote Arbeitende, die zudem noch an entfernten Orten tätig sind, in die Projekttätigkeit einbezogen werden können. Neben dem schriftlichen Informationsaustausch, der durch E-Mails, Messenger-Dienste oder per Social Network – auch zeitversetzt – erfolgen kann, sind persönliche Kontakte in Meetings unumgänglich. Ein allen Mitgliedern des Teams zugängliches Videokonferenz-Tool schafft die Voraussetzungen dafür.
Teamzusammenarbeit ist im Zeitalter der Digitalisierung ohne moderne Softwarelösungen undenkbar. Multidisziplinäre Teams können nur dann effektiv tätig sein, wenn sie die gleichen Tools nutzen. Der Einsatz einer Cloudanwendung, die alle benötigten Funktionen bereitstellt und für jeden Mitarbeitenden unabhängig von seiner Arbeitszeit und seinem Arbeitsort verfügbar ist, sollte bevorzugt werden. Solche auch als SaaS-Lösungen (Software as a Service) bekannten Produkte basieren auf der Nutzung der IT-Infrastruktur externer Dienstleister. Die Vorteile: Multidisziplinäre Teams benötigen keine besondere IT-Fachkenntnisse und der Zugriff über eine mobile App oder den Webbrowser setzt keine einheitliche Hardware und Betriebssystemsoftware beim Anwender voraus.
Welche Tools werden benötigt? Auf die Bedeutung des Einsatzes einer geeigneten Software zur Kundenverwaltung wurde bereits im ersten Abschnitt hingewiesen - ein leistungsfähiges CRM passt dazu perfekt. Zur Kommunikation sind die für die Teamzusammenarbeit passenden Werkzeuge einzusetzen. Neben der klassischen E-Mail sollte keinesfalls auf Messenger-Dienste und eine Videokonferenz-Software verzichtet werden. Aufgabenverwaltung und Terminplaner sichern die Kontrolle und Koordinierung der Arbeit. Damit alle dokumentierten Arbeitsergebnisse jederzeit für alle Teammitglieder zur Verfügung stehen, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems unabdingbar.
Unter der im Punkt 2. erläuterten Strategie des Risikomanagements wurde auf die Gefahr von sich überschneidenden Aufgaben und Verantwortungen hingewiesen. Deshalb ist bereits beim Projektstart eine Zuordnung der Verantwortungen nach der bewährten Methode des Rollenmodells ratsam. Unterstützt durch ein Tool, wie es Bitrix24 zur Verfügung stellt, wird dokumentiert, welche Funktion jedes Teammitglied bei der Zuordnung von Arbeitsaufgaben erhält. Damit ist ein vollständiger Überblick über alle zu erfüllenden Anforderungen, die erreichten Ergebnisse und die Einhaltung von Terminen gegeben. Die Zuweisung von Rollen wie Ersteller, Verantwortlicher, Mitwirkender oder Beobachter stellt sicher, dass jedes Teammitglied seinen zu leistenden Beitrag kennt. Für multidisziplinäre Teams macht eine transparente Aufgabenverteilung deutlich, dass Mitarbeitende mehrere Rollen in unterschiedlichen Projekten übernehmen können. So besteht die Möglichkeit, dass ein Mitglied in einem Team beratend tätig wird, in einem anderen die Verantwortung für eine Aufgabe übernimmt und zusätzlich als Beobachter agiert und die Termineinhaltung überwacht.
Das häufig in multidisziplinärer Teamarbeit auftretende Problem der Überlastung einzelner Mitarbeitenden lässt sich zwar durch das Rollenmodell nicht lösen, es kann aber sichtbar gemacht werden und die Grundlage für eine Umstrukturierung bieten.
Arbeiten Teams aus verschiedenen Bereichen erstmals zusammen, ist es erforderlich, eine einheitliche Vorgehensweise zur Aufgabenerledigung zu entwickeln. Ein iterativer Prozess, der schrittweise eine gemeinsame Arbeitsweise entwickelt, kann dazu beitragen, dass multidisziplinäre Teams bessere Ergebnisse bei ihrer Projektarbeit erzielen.
Die Teams durchlaufen dabei mehrere Etappen. Bereits vor der Projektplanung beginnt die Phase des "Verstehens". Ideen und Lösungsansätze werden zunächst gesammelt und mit den Wünschen der Kund•innen abgeglichen. Probleme sind zu dokumentieren.
Im zweiten Schritt erfolgt die Analyse der aktuellen Marktsituation. Vergleichbare Produkte oder Dienstleistungen werden hinsichtlich Eigenschaften, Qualität und Preis verglichen. Hinzu kommt die Bewertung aktueller Trends und der Kundenakzeptanz.
Phase drei stellt die Kundenbedürfnisse in den Mittelpunkt. Dabei werden weniger technische Aspekte betrachtet als vielmehr die Anforderungen und Wünsche der Konsument•innen.
Jetzt kommen die Vorteile zum Tragen, die multidisziplinäre Teams auszeichnen. Aus den vorangegangenen drei Stufen des Iterationsprozesses machen alle Teams auf der Basis ihres jeweiligen Fachwissens Lösungsvorschläge. Diese werden gemeinsam zu einem Projekt entwickelt und schließlich in der letzten Phase umgesetzt. Eine Testphase mit dem Sammeln von Kundenfeedbacks schließt die Arbeit ab.
Multidisziplinäre Teams lassen sich nicht auf der Basis führen, die der bekannte Spruch "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser" vermitteln will. Eine solche Verfahrensweise wird jegliche Motivation im Keim ersticken und kreative Denkansätze blockieren.
Um Vertrauen aufbauen zu können, bedarf es Möglichkeiten des offenen Austauschs. Multidisziplinäre Teammitglieder sollten diese in regelmäßigen Meetings erhalten. Eine gute Terminplanung mit einem festen Tagesordnungspunkt in der Agenda sorgt für eine Diskussion, in der jeder Feedbacks zur geleisteten Arbeit geben und eigene kreative Ideen vorstellen darf. Remote-Mitarbeitende werden über eine Videokonferenz in die Diskussion einbezogen. Neben dem regelmäßigen Erfahrungsaustausch eignen sich Teambuildingmaßnahmen, wie gemeinsame sportliche Aktivitäten oder eine digitale Kaffeepause mit den Remote-Workern, zum Vertrauensaufbau.
Die Übertragung von Verantwortung ist ein wichtiger Vertrauensbeweis und stärkt den Teamzusammenhalt, besonders dann, wenn dies zwischen unterschiedlichen Arbeitsgruppen einer multidisziplinären Zusammenarbeit geschieht.
Aufgebautes Vertrauen lässt sich von Meinungsverschiedenheiten nicht beeinflussen. Dissens innerhalb eines Teams ist nicht schädlich, sondern sollte unter dem Aspekt betrachtet werden, dass kritisches Denken Entscheidungsfindungen positiv beeinflussen kann. Gruppendenken ohne abweichende Meinungen deutet eher auf eine fehlende Kommunikation hin und unterdrückt innovative Denkansätze.
Als Key Performance Indicators werden in der Betriebswirtschaftslehre Kennzahlen bezeichnet, die Leistungen und den Erfolg eines Unternehmens kennzeichnen. Ein multidisziplinärer Teamansatz ist geeignet, solche Metriken auch auf den Erfolg der fachbereichsübergreifenden Zusammenarbeit zu projizieren. Dabei lassen sich sowohl quantitative als auch qualitative Messwertermittlungen einsetzen.
Aus der ersten Kategorie können die Produktivitäts- und Effizienzmessung genutzt werden. Wie eingangs in diesem Artikel erläutert wurde, zeichnet sich eine multidisziplinäre Teamarbeit besonders durch Kundenzentrierung aus. Deshalb werden zur Beurteilung einer erfolgreichen Arbeit vorzugsweise diese Key Performance Indicators eingesetzt:
Ergebnisse zur Kundenzufriedenheit lassen sich am besten durch Umfragen ermitteln. Eine gute Möglichkeit dafür bietet die eigene Unternehmenswebsite, besonders mit der Einbindung von Social Media Plattformen.