Untersuchungen zeigen, dass Führungskräfte durchschnittlich zwei Arbeitstage pro Woche damit verbringen, sich auf unterschiedlichste Meetings vorzubereiten. Neben den hohen Kosten, die Besprechungszeiten verursachen, wird oft bis zur Hälfte der Zeit ineffektiv genutzt. Meetings nehmen einen nicht zu unterschätzenden Teil des Arbeitslebens in Anspruch und bewirken im Vergleich zur aufgewendeten Zeit oft viel zu wenig. Trotz dieser Erkenntnisse möchte niemand völlig auf Meetings verzichten. Der Grund dafür ist, dass sie ein tiefes menschliches Bedürfnis erfüllen – die Förderung des sozialen Zusammenhalts.
Wenn Sie Ihre Besprechungen produktiver gestalten als bisher, entsprechen Sie einerseits dem Wunsch nach zwischenmenschlichem Austausch von Erfahrungen und können gleichzeitig die Effektivität der Arbeit innerhalb des Unternehmens verbessern. In den folgenden fünf Schritten erfahren Sie, wie das möglich ist.
Um Besprechungen produktiver gestalten zu können, bedarf es einer exakten Planung. Diese beginnt mit der Formulierung einer Zielstellung. Meetings sollten nicht nur dazu dienen, Informationen auszutauschen. Jeder Organisator muss sich deshalb zuerst die Frage stellen: „Was soll mit dem Meeting erreicht werden?“ Es geht dabei um ganz konkrete Ergebnisse, die aus der Diskussion abgeleitet werden können. Eine solche Zielstellung liefert messbare Ergebnisse. Neben der Quantifizierung der Ergebnisse sollte die Leistungsmessung auch unter zeitlichen Aspekten erfolgen, das heißt, der Erfolg ist innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu erkennen. Durch Zielvorgaben lassen sich Teambesprechungen produktiver gestalten, da sie strukturiert verlaufen. Sie verbessern die Atmosphäre, infolge der angeregten Kreativität und sparen Zeit, weil die Diskussion fokussiert verläuft.
Ist die Guideline des Meetings bestimmt, kommt es darauf an, die richtigen Teammitglieder einzuladen. Es liegt in der Verantwortung des Organisators, nur diejenigen zu berücksichtigen, die aus fachlicher Sicht einen echten Mehrwert einbringen können oder Entscheidungsbefugnisse besitzen. Idealerweise erfüllen die Teilnehmer beide Voraussetzungen. Zu große Teilnehmerzahlen sind mit einem Produktivitätsverlust verbunden. Entscheidungsträger müssen unbedingt teilnehmen, um Meetings produktiv gestalten zu können. Bei Absagen aus diesem Personenkreis ist der Termin zu verlegen.
Nach der Definition der Zielstellung und des Teilnehmerkreises geht es um die Planung des technischen Ablaufs. Das bezieht sich insbesondere auf den Besprechungsraum und die benötigte Ausrüstung. Der Raum sollte mindestens 15 oder besser 30 Minuten vor dem Beginn des Meetings frei sein. Diese Zeit ist notwendig, um das Equipment zu testen. Es beeinträchtigt die Produktivität erheblich, wenn zu Beginn geprüft werden muss, ob die Präsentationsgeräte funktionieren oder erst noch ein Flipchart aufgebaut werden muss. Besonderer Fokus liegt in diesem Zusammenhang auf den Remote-Teilnehmern eines Meetings. Die Videokonferenz-Software muss selbstverständlich allen Nutzern in der aktuellen Version zur Verfügung stehen. Die Verbindungen müssen vor Beginn des Meetings hergestellt werden und stabil funktionieren.
Eines der wichtigsten Kriterien bei der Planung und dafür, Besprechungen produktiver gestalten zu können, ist die Klärung der Frage, ob das Meeting tatsächlich notwendig ist. Statusbesprechungen zur Projektfortschrittskontrolle sind beim Einsatz einer geeigneten Software zur Aufgabenverwaltung oft überflüssig, ebenso wie zyklisch geplante Besprechungen ohne konkreten Anlass. Denn, nur wirklich erforderliche Meetings sind effektiv.
Es mag erstaunlich klingen, doch viele Teammeetings werden ohne vorbereitete Tagesordnung anberaumt. Eine spezifische Agenda gehört jedoch zu den grundlegenden Voraussetzungen für produktive Besprechungen. Unter dem Begriff „spezifisch“ ist dabei bereits die Formulierung des Themas zu verstehen. Statt „Visualisierung im aktuellen Projektmanagement“ sollte besser eine Formulierung wie „Visualisierung der aktuellen Projekte mittels Gantt-Diagrammen“ benutzt werden. Den Teilnehmern wird dadurch sofort vermittelt, dass der Schwerpunkt des Meetings auf dem Einsatz einer grafischen Methode der zeitabhängigen Aufgabenverwaltung liegt.
Zur Erstellung der Agenda sollte der Organisator den Input des Teams anfordern. Eine Möglichkeit dazu besteht darin, Thema und Ziel des eingeladenen Mitarbeitenden bekannt zu geben, verbunden mit der Aufforderung, bis zu einem festgesetzten Termin Ideen per E-Mail oder via unternehmensinternem Messenger-Diensten als Feedback zu senden. Durch eine solche Verfahrensweise fühlen sich die Teammitglieder respektiert und werden sich gleichzeitig intensiv mit dem Thema auseinandersetzen. Das Einbringen von Themenvorschlägen sollte dabei gleichzeitig mit einer Zeitangabe für Erläuterungen und anschließender Diskussion verbunden werden. In der als Time-Boxing bekannten Methode können die eingegangenen Vorschläge in die vorgegebene Dauer des Meetings eingeordnet werden.
Damit sich Besprechungen produktiver gestalten lassen, gehören nur Themen in die Agenda, die alle Teilnehmer betreffen. Lässt sich das ausnahmsweise einmal nicht ermöglichen, sind zunächst alle Tagesordnungspunkte zu behandeln, die für alle relevant sind. In einem zweiten Abschnitt des Meetings nehmen nur noch die Teammitglieder teil, deren fachliche Kompetenz für spezielle Themen benötigt wird.
Der grundlegende Aufbau einer Agenda kann unter Berücksichtigung der vorangegangenen Hinweise etwa so aussehen:
Der Entwurf der Agenda ist mit den Entscheidungsträgern und gegebenenfalls weiteren Teammitgliedern abzustimmen. Nach Fertigstellung ist die Tagesordnung allen Beteiligten rechtzeitig mit der verbindlichen Einladung zuzustellen. Ein abschließender Tipp, um Besprechungen produktiver gestalten zu können: Mit dem Versand der Agenda kann der Hinweis verbunden werden, dass alle nicht benötigten technischen Geräte – explizit sollte auf das Smartphone verwiesen werden – während des Meetings auszuschalten sind.
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Effektive Besprechungen zeichnen sich durch eine gute Leitung aus. Dem Moderator kommt eine ganz entscheidende Rolle mit großer Verantwortung zu, um Besprechungen produktiver gestalten zu können. Die wichtigste Aufgabe besteht darin, Teilnehmer zu motivieren, ihr kreatives Denken zu entfalten und der Diskussion aufmerksam zu folgen. Letztere müssen deshalb strukturiert werden und immer fokussiert auf das Thema bleiben. Ein Moderator ist verpflichtet, alle Positionen nach dem Prinzip der Neutralität zu betrachten und keinesfalls die Meinungen zu unterstützen, die seinen eigenen Ansichten entsprechen.
Um ein Meeting leiten zu können, bedarf es ausreichender intellektueller Fähigkeiten, damit insbesondere bei anspruchsvollen fachlichen Diskussionen der Meinungsaustausch so gesteuert wird, dass alle Teilnehmer den Ausführungen folgen können.
Obwohl es aus logischer Sicht konsequent erscheinen mag, dass der Teamleiter die Moderation eines Meetings übernimmt, ist dies nicht immer die beste Lösung. Die Moderator-Rolle kann innerhalb eines Teams wechseln. Auf diese Weise werden Mitarbeitende motiviert, Verantwortung zu übernehmen und sich mit dem anstehenden Thema besonders intensiv zu beschäftigen.
Neben den inhaltlichen muss der Moderator auch wichtige organisatorische Aufgaben übernehmen:
Grundsätzlich sollten Meetings immer pünktlich beginnen und enden. Zuspätkommenden ist nur der Hinweis zu geben, welcher Tagesordnungspunkt gerade behandelt wird. Der Versuchung, den bisherigen Verlauf des Meetings zusammenzufassen, muss widerstanden werden. Bei aufkommenden Fragen ist auf eine persönliche Kurzfassung nach dem Ende der Veranstaltung zu verweisen. Damit sich Besprechungen produktiver gestalten lassen, sind alle Tagesordnungspunkte unter Einhaltung der vorgegebenen Zeit zu behandeln. Dafür eine Empfehlung: Setzen Sie bei der Strukturierung der Tagesordnung diejenigen Themen an den Anfang, die wahrscheinlich die geringste Diskussion hervorrufen. Dann bleibt für schwierige Punkte am Ende des Meetings mehr Zeit.
Ein abschließender Tipp: Die Weiterbildung befähigter Teammitglieder zu Moderatoren wird sich dahingehend auszahlen, künftig produktive Meetings gestalten zu können und gleichzeitig die Schaffung eines positiven Umfelds der Zusammenarbeit mit effektiven Problemlösungen zu fördern.
Auf die für den Erfolg eines Meetings maßgebende Funktion des Moderators wurde bereits im vorangegangenen Abschnitt ausführlich eingegangen. Um Besprechungen produktiver gestalten zu können, ist es vorteilhaft, noch weitere Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Dazu gehört ein Protokollant, ein Mitarbeitender, der die Ressourcen betreut und überwacht, sowie eine Rolle, die gern als Devil’s Advocate bezeichnet wird. Übernehmen Teammitglieder Verantwortung, sind sie am Erfolg einer Besprechung stärker beteiligt, was wiederum zu höherem Engagement und verbesserter Produktivität beiträgt.
Aufgabe des Protokollführers ist es, dass alle wichtigen Aussagen dokumentiert werden. Dabei sollten sich die Aufzeichnungen auf diese Punkte konzentrieren:
Wie im ersten Schritt erklärt wurde, ist es von maßgeblicher Bedeutung nur diejenigen Teammitglieder einzuladen, die einen wesentlichen Beitrag aus fachlicher Sicht einbringen können oder Entscheidungsbefugnisse besitzen, um Besprechungen produktiver zu gestalten. Damit alle Mitarbeitenden – auch die Nichtteilnehmer - die Ergebnisse des Meetings und die daraus resultierenden künftigen eigenen Aufgabenstellungen verstehen, kommt der Dokumentation der Besprechung eine große Bedeutung zu. Die schriftlich erstellten Unterlagen müssen zeitnah allen Mitgliedern des Teams zur Verfügung gestellt werden. Besonders dann, wenn remote Mitarbeitende zu informieren sind, bietet eine Online-Dokumentenverwaltung die beste Möglichkeit zur Bereitstellung der Meeting-Ergebnisse. Die Archivierung kann gleichzeitig als Wissensspeicher für das Projektmanagement dienen.
Eine professionelle Protokollierung des Meetings nutzt Flipcharts oder Whiteboards zur laufenden Dokumentation der Ergebnisse und sorgt damit gleichzeitig für die Orientierung zum Stand der systematischen Abarbeitung der Tagesordnung. Die Bereitstellung der benötigten Technik und die Aufzeichnungen kann der für diese Rolle bestimmte Mitarbeitende übernehmen. Durch ein Fotoprotokoll wird der jeweilige Aufzeichnungsstatus dem Protokollanten zur Vervollständigung seiner Dokumentation zur Verfügung gestellt.
Abschließend soll in diesem Zusammenhang auf die Rolle des Devil’s Advocate hingewiesen werden. Die Funktion lässt sich am besten als Qualitätsprüfung interpretieren und ist einem fachlich hoch qualifizierten Teammitglied zu übertragen. Ihm kommt die Aufgabe zu, Entscheidungen vor der Annahme nochmals zu hinterfragen und auf ihre Relevanz zu prüfen.
Meetings können erst dann tatsächlich als produktiv gelten, wenn die im Protokoll festgehaltenen Ergebnisse auch tatsächlich in der Praxis umgesetzt wurden. Nicht selten scheitern Meetings daran, dass die vereinbarten Aktionspläne im Alltagsgeschäft nicht zur Realisierung führen. Sie können Besprechungen produktiver gestalten, indem unmittelbar im Anschluss an das Meeting ein kleiner Kreis an Teilnehmern – unter Einbeziehung der Entscheidungsträger - mit der Nachbereitung beginnt. Alle fixierten Ergebnisse sind zu bewerten. Besonders dann, wenn die Rolle des Qualitätsprüfers (Devil’s Advocate) nicht zugewiesen wurde, müssen gegebenenfalls einige Entscheidungen nochmals auf den Prüfstand gestellt werden.
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Als Ergebnis des Bewertungsprozesses, müssen endgültige Entscheidungen getroffen werden, die in einen Aktionsplan münden. Dieser Plan besteht nicht nur in der Auflistung von Aufgabenstellung, er enthält auch eine zeitliche Zuordnung für die Realisierung und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten zur Umsetzung. Unterstützung bietet dabei der Einsatz einer geeigneten Software für das Projektmanagement, mit der sich Aufgaben erstellen und Fristen verwalten lassen. Mit einem solchen Tool können Teams oder einzelnen Mitarbeitenden die Übernahme von Arbeitsaufträgen übertragen werden. Die Verantwortlichen werden dabei sofort über die Zuweisung der Aufgabenstellung informiert. Gleichzeitig lassen sich verschiedene Rollen definieren, das heißt, die Übernahme der Funktion als Verantwortlicher, Mitwirkender oder Beobachter, der nur bei Bedarf eingreift.
Wenn Sie Besprechungen produktiver gestalten möchten, ist es eine gute Idee, nach dem Ablauf des aus dem Aktionsplan resultierenden Zeitrahmens ein kurzes Meeting einzuberufen, das sich am Sprint-Review der agilen Arbeitsweise von Scrum-Teams orientiert. In diesem Meeting werden die erreichten Ergebnisse vorgestellt und gegebenenfalls Kundenfeedbacks einbezogen. Auf Probleme und Schwierigkeiten bei der Umsetzung der Aufgaben ist hinzuweisen. Nur wenn alle Aufgaben vollständig erfüllt wurden, kann dies als Erfolg bewertet werden, andernfalls gilt es, nachzubessern.
Die Basis, um Meetings produktiv gestalten zu können, ist eine durchdachte Planung. Diese beginnt mit der Formulierung einer Zielstellung und messbaren Ergebnissen. Nach der Terminfixierung und der Einladung der richtigen Teammitglieder ist der technische Ablauf zu konzipieren. Die relevanten Themen sind in einer Agenda festzuhalten, die allen Teilnehmern rechtzeitig zugestellt werden muss. Für den Erfolg des Meetings ist ein geeigneter Moderator zu bestimmen. Weitere Rollen erleichtern den produktiven Ablauf der Besprechung. Eine wichtige Funktion erfüllt der Protokollant, der die Ergebnisse der Diskussion und die daraus resultierenden Ergebnisse dokumentiert. Das Ergebnisprotokoll muss in einen Aktionsplan münden, der umzusetzen und zu kontrollieren ist.