Ein Merkmal, das die moderne Arbeitswelt prägt, ist der Drang nach immer schnelleren Innovationen. Digitalisierung und der Einsatz künstlicher Intelligenz erleichtern es, scheinbar alle Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Aber Multitasking und der Hang zum Perfektionismus stehen einer Produktivitätssteigerung oft im Weg. Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, hilft dabei, den Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu lenken, die oft knapp bemessene Arbeitszeit effizient einzusetzen und damit die Unternehmensziele zu verwirklichen.
Neben dem Projektmanagement, das den Schwerpunkt dieses Artikels bildet, lässt sich das Prinzip auf praktisch alle Unternehmensbereiche anwenden. Genannt werden sollen an dieser Stelle:
Investitionen mit dem Fokus auf die 20 %, die zur Gewinnerhöhung um 80 % beitragen.
Qualitätskontrolle unter besonderer Berücksichtigung der Fehlererkennung und Behebung derjenigen 20 %, die 80 % der Probleme verursachen.
Energieeinsparung bei Reduzierung des Energieverbrauchs der Geräte, die für 80 % des Gesamtverbrauchs verantwortlich sind.
Die vom Italiener Pareto entdeckte Methode hilft uns, durch Setzen von Prioritäten, die wesentlichen Dinge im Arbeitsprozess zu erkennen. Anhand von Beispielen wird in den folgenden sechs Abschnitten erklärt, wie sich die 80/20-Regel erfolgreich einsetzen lässt, welche Herausforderungen es zu beachten gilt und wie eine Weiterentwicklung des Prinzips genutzt werden kann.
Benannt wurde die Methode nach dem italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto, der im Jahr 1906 herausfand, dass 20 % der italienischen Bevölkerung 80 % des landwirtschaftlich genutzten Bodens besitzen. Daraus resultierten Einkommensuntersuchungen, die das gleiche Ergebnis brachten: 20 % der Südeuropäer erzielen 80 % des Einkommens.
Aus diesen statistischen Erhebungen wurde schließlich das Pareto-Prinzip abgeleitet, auch als Pareto-Regel oder Pareto-Methode - im Englischen «pareto rule» – bezeichnet. Übliche Bezeichnungen sind zudem 80/20-Regel, 80-20-Regel oder 80:20-Regel. Nachfolgend wird grundsätzlich der Begriff Pareto-Prinzip oder synonym 80/20-Regel benutzt.
Beim Pareto-Prinzip handelt es sich um keine Gesetzmäßigkeit oder Ableitung eines mathematischen Zusammenhangs, sondern um eine empirisch gewonnene Erkenntnis, die sich im modernen Geschäftsleben und insbesondere beim Zeitmanagement großer Beliebtheit erfreut.
Eine allgemeingültige Definition des Zusammenhangs könnte aus wirtschaftlicher Sicht deshalb in kurzer Form so lauten: Mit 20 Prozent des Aufwandes lassen sich 80 Prozent des Ertrags schaffen.
Aus der Definition folgt im Umkehrschluss, dass es eines hohen Aufwandes bedarf, um einen relativ geringen Anteil von 20 % des Umsatzes oder Gewinns zu erzielen. Die Anwendung des Pareto-Prinzips wird deshalb gern als Garant für Effizienz und Produktivität angesehen, was pauschal allerdings nicht unterstützt werden kann. Denn der grundsätzliche Einsatz dieser Methode für alle Unternehmensprozess weist einige Tücken auf, die in den folgenden Abschnitten noch genauer betrachtet werden.
Das Pareto-Prinzip in der Praxis einzusetzen, bedeutet vor allem, komplexe Aufgabenstellungen zu unterteilen, Teilaufgaben zu priorisieren und diejenigen mit der höchsten Priorität auf ihren wirtschaftlichen Nutzen zu prüfen. Einen wichtigen Beitrag kann dabei die Eisenhower-Methode leisten. Zunächst bedarf es aber einer leistungsfähigen Software für die Aufgabenverwaltung. Mit dieser lassen sich Teilaufgaben und To-do-Listen erstellen. Aus den erstellten Checklisten ist im nächsten Schritt die Priorisierung nach Pareto zu erstellen. Die Rangordnung hilft dabei, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen, Rationalisierungsschwerpunkte zu setzen und sich wiederholende Aufgaben zu erkennen. Kleiner Nebeneffekt einer guten Aufgabenverwaltungssoftware, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt: Sich wiederholende Aufgabenstellungen lassen sich automatisieren und tragen damit erheblich zur Effizienz bei.
Jetzt gelangt die Eisenhower-Matrix zum Einsatz. Die ermittelten Teilaufgaben werden in die Kategorien dringend und wichtig, wichtig, aber nicht dringend, dringend, aber nicht wichtig und weder dringend noch wichtig kategorisiert. Teilaufgaben der ersten Kategorie sind auf die wirtschaftlichen Ergebnisse zu prüfen und in die Bearbeitung zu überführen. Zu erledigende Arbeiten der zweiten Kategorie werden terminiert. Diejenigen mit dem größten Potenzial für den wirtschaftlichen Erfolg sind zuerst einzuordnen. Dringende Aufgaben ohne hohe Priorität – die in die Kategorie drei der Eisenhower-Matrix fallen – können gegebenenfalls unter Berücksichtigung freier Personalkapazitäten delegiert werden, die Teilaufgaben der vierten Kategorie werden zuletzt bearbeitet oder sind unter Umständen von der To-do-Liste zu streichen.
Um das Pareto-Prinzip erfolgreich umzusetzen, muss es für jede Teilaufgabe möglichst präzise Festlegung zur Bearbeitungszeit geben. Mit einer konsistenten Arbeitszeiterfassung ist diese zu kontrollieren.
Wer das Pareto-Prinzip im Geschäftsleben konsequent einsetzt, muss sich sowohl mit den Vor- als auch mit den Nachteilen auseinandersetzen. Der größte Nutzen resultiert aus der Wirkung der Methode selbst: Mit einem relativ geringen Aufwand, wird eine große Wirkung – sprich hoher Gewinn – erzielt. Dadurch wird die Arbeit produktiver und effizienter. Auf welche Weise dies praktisch umzusetzen ist, wird noch zu betrachten sein.
Die 80/20-Regel hilft dabei, sich auf die Aspekte der Arbeit zu konzentrieren, die den größten Beitrag für den Projekterfolg leisten. Dieser Fokus optimiert die Zuteilung von Ressourcen und spart Zeit. Die Ressourcenoptimierung betrifft vor allem die Materialzuteilungen, die Finanzausstattung und die Zuweisung von Arbeitskräften. Hier kann eine leistungsfähige HR-Software Unterstützung bieten. Nicht zuletzt werden Entscheidung zugunsten weniger, dafür aber als besonders wichtig angesehener Aufgabenstellungen gefördert.
Neben den unbestreitbaren Vorteilen ist das Pareto-Prinzip in der Praxis auch mit einigen Risiken verbunden. Das betrifft zuallererst Fehler bei der Einordnung der Aufgaben. Es kann eine große Herausforderung darstellen, die Teilaufgaben zu identifizieren, die im Rahmen der Projektarbeit den größten Nutzen bringen. Ohne genaue Analyse vorliegender Daten und bereits vorhandener Projekterfahrungen kann es zur falschen Einschätzung kommen. Die richtige Projektmanagementsoftware mit integrierter Berichts- und Statistikfunktion und ein Dokumentenmanagement, welches schnellen Zugriff auf vorliegende Daten ermöglicht, sind eine beinahe zwingende Voraussetzung für den Erfolg des Pareto-Prinzips.
Einer der größten Nachteile der Produktivitätssteigerung mit 80/20 ist der mögliche Kreativitätsverlust. Kreativität erfordert oft die Möglichkeit, Dinge auszuprobieren, auch „Trial-and-Error“ (Versuch und Irrtum) gehören dazu, ein Prozess, der dem Streben nach effizienter Aufgabenerfüllung mit möglichst hohem Ergebnis entgegensteht.
Die Anwendung der 80/20-Regel ist bei konsequenter Umsetzung als eine Zeitmanagement-Methode zu verstehen. Man könnte die Regel auch als „Effizienzsteigerung durch Pareto“ betiteln. Damit verbunden ist gleichzeitig eine Erhöhung der Produktivität. Besonders im Projektmanagement lassen sich hervorragende Ergebnisse erzielen. Basis für die erfolgreiche Anwendung bietet eine leistungsfähige Software, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt. Sie bietet alle Features, die zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung benötigt werden.
Mit der Aufgabenverwaltung lassen sich To-do-Listen erstellen und filtern. Eine Zeiterfassung für jedes Teammitglied ermöglicht es, „Zeitfresser“ zu bestimmen, das heißt Aufgabenstellungen mit einem hohen Aufwand bei geringen wirtschaftlichen Ergebnissen. Zwar müssen auch solche Aufgaben erledigt werden, allerdings nicht in den Phasen hochproduktiver Zeit. Mit der Methode des Time Blockings lassen sich zum Beispiel täglich Zeitrahmen festlegen, in denen durch Deep Working – also ablenkungsfrei – die identifizierten Teilaufgaben mit den wirtschaftlichsten Ergebnissen zu erledigen sind. Ebenso können für das gesamte Team Zeiten blockiert werden, die alle Mitarbeiter zur Beantwortung ihrer E-Mails nutzen, Abstimmungsgespräche mit Kunden oder anderen Teammitgliedern führen oder eben den Teil der notwendigen Tätigkeit absolvieren, die zwar nicht den hohen wirtschaftlichen Wert besitzen, aber für die Gesamtzielstellung unverzichtbar sind.
Zeitmanagement und Pareto-Regel sind noch unter einem anderen Gesichtspunkt vorteilhaft. Sie helfen dabei, Perfektionismus abzustellen. Qualitätskontrolle muss zum festen Bestandteil des Projektmanagements gehören, Perfektionismus nicht. Besonders in einem agilen Umfeld, in dem sich Anforderungen der Kunden ändern und deshalb Arbeitsaufgaben und Prozesse angepasst werden müssen, bringt es keinen Vorteil, perfekte Zwischenergebnisse oder Modelle im Sprint-Review zu präsentieren, die danach durch geänderte Anforderungen modifiziert werden müssen.
Bei der Pareto-Analyse wird der Anteil von Einflussgrößen auf ein Ergebnis bestimmt. Sie beruht auf dem Pareto-Prinzip und geht davon aus, dass nur etwa 20 % der verschiedenen Einflussfaktoren den maßgeblichen Anteil auf das betrachtete Ergebnis hat.
Diese Analyseform wird häufig dann eingesetzt, wenn ein quantitativ bestimmbares Ergebnis, wie zum Beispiel Umsatz, Gewinn, Fehlerhäufigkeit oder Ausschussmenge, einzelnen Elementen, wie Kunden, Produkten oder Ursachen, zugeordnet werden kann. Ziel ist es, Ansatzpunkte für besonders wirksame Maßnahmen zu finden. Zur besseren Veranschaulichung werden die Daten visualisiert. Das im Rahmen der Auswertung erstellte Diagramm zählt zu den wichtigen Qualitätswerkzeugen und wird in der Regel gemeinsam mit anderen Methoden, wie der Fehlerklassifizierung, Störgrößen- oder SWOT-Analyse zur Aufdeckung von Qualitätsproblemen oder Mängeln im Arbeitsprozess verwendet.
Der Aufwand zur Erstellung entsprechender Diagramme ist beim Vorliegen ausreichend qualifizierter Daten überschaubar. Die Interpretation der Ergebnisse und die daraus resultierende Ableitung von Maßnahmen bedürfen allerdings Erfahrung und Sorgfalt.
Aus der Pareto-Analyse lassen sich zum Beispiel folgende Ergebnisse ermitteln:
Auflistung der betrachteten Einflussfaktoren, wie Produkte, Marktanteile oder Fehlerursachen, in absteigender Reihenfolge zu den Zielkennwerten, wie Gewinn oder Anzahl der Reklamationen.
Säulendiagramm zur Visualisierung vorgenannter Auflistungen, absteigend sortiert nach der Bedeutung der Einflussfaktoren
Maßnahmenliste, priorisiert nach ihrer zu erwarteten Wirkung
Durch die leicht verständliche Anordnung der Ergebnisse in grafischer Form, lässt sich erkennen, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um auf schnellstem Weg den größten Erfolg – im Beispiel die Gewinnerhöhung oder die Senkung der Reklamationsanzahl – zu erreichen. Die Pareto-Analyse vermittelt ein Abbild der Dringlichkeit, die zielorientiertes Handeln ermöglicht. Statt viele Maßnahmen gleichzeitig einzuleiten, wird sich zunächst auf einige wenige Aktionen beschränkt, die jedoch - faktenbasiert durch die identifizierten Parameter - 80 % des gewünschten Ergebnisses liefern.
Die Anwendung der 80/20-Regel bringt viele Vorteile. Zeitmanagement und Pareto-Regel sorgen für Effizienz im Projektmanagement, wie im Abschnitt vier ausführlich erläutert wurde. Allerdings lässt sich das Pareto-Prinzip nicht immer erfolgversprechend in seiner definierten Form umsetzen. Als Beispiel sei die Konzentration des Kundenservice auf die Konsumenten genannt, die den höchsten Umsatz generieren. Damit kann der Fokus auf das Wachstum verloren gehen, das nicht ausschließlich aus der gegenwärtig umsatzstärksten Käufergruppe resultieren muss.
Hier bietet sich die Anwendung der ABC-Analyse zur Strategieentwicklung an. Sie ist ein ebenfalls häufig verwendetes Instrument der Betriebswirtschaftslehre und geht auf das Pareto-Prinzip und die nach Max Otto Lorenz benannte Lorenzkurve zurück. Die Grafik veranschaulicht die tatsächliche Einkommensverteilung in einer Volkswirtschaft und kann auch auf andere betriebswirtschaftliche Zusammenhänge übertragen werden.
In der ABC-Analyse werden die zu untersuchenden Objekte in drei Klassen eingeteilt. Übertragen auf das genannte Beispiel der Kundensegmentierung bedeutet das:
Klasse A – besonders wichtige Kunden. Ihr hoher Anteil am Gesamtumsatz erfordert eine intensive Betreuung.
Klasse B – Kundensegment mit hohem Potenzial. Durch besseren Service kann eine Umsatzsteigerung erreicht werden.
Klasse C – normaler Service, da – statistisch belegt - eine Erhöhung des Umsatzes wenig wahrscheinlich ist.
Statistische Auswertungen des Kaufverhaltens und der Kundeninteraktionen mit einem geeigneten CRM, wie es Bitrix24 bietet, ermöglichen eine bedarfsgerechte Ansprache der Konsumenten und die effektive Verteilung der Marketingressourcen, auch bei einer Abweichung von der 80/20-Regel.
Pareto-Prinzip und ABC-Analyse sind keine konkurrierenden Verfahrensweisen. Sie können – je nach Bedarf – im Unternehmen für verschiedene betriebswirtschaftliche Prozesse alternativ eingesetzt werden.
Das Pareto-Prinzip – ein empirisch gefundener Zusammenhang – bringt bei umsichtiger Anwendung in vielen Unternehmensprozessen positive wirtschaftliche Effekte. 80 % der Ergebnisse werden mit nur 20 % des erforderlichen Aufwands erzielt.
Besonders im Projektmanagement lassen sich dadurch erhebliche Produktivitätssteigerungen erzielen. Damit der Effekt der 80/20-Regel wirksam wird, müssen allerdings komplexe Aufgabenstellungen untergliedert werden. Teilaufgaben sind zu priorisieren und auf ihren Anteil am wirtschaftlichen Gesamterfolg zu prüfen. Über ein gutes Zeitmanagement wird das Projekt hocheffizient. Mit dem Einsatz der Pareto-Analyse – eine grafische Aufbereitung in Form einfacher Balkendiagramme – werden Ursachenforschung zur Fehleranalyse und Qualitätssicherung unterstützt.
Neben einigen bedeutenden Vorteilen des Pareto-Prinzips dürfen allerdings die Risiken der universellen Anwendung nicht verschwiegen werden. Eine Weiterentwicklung – die ABC-Analyse – berücksichtigt zusätzliche Einflüsse auf wichtige Unternehmensprozesse. Die Kombination von Pareto-Prinzip und ABC-Analyse kann deshalb eine erfolgversprechende Strategie bilden.
Was genau bedeutet die 80/20-Regel im Pareto-Prinzip?
Die 80/20-Regel im Pareto-Prinzip bedeutet, dass in vielen Fällen 80 % der erreichten Ergebnisse aus 20 % des Aufwandes entstehen oder verallgemeinert, ein viel kleinerer Anteil von Ursachen den größten Anteil der Wirkung erzielt. Beispiel: 80 % des Umsatzes generieren 20 % der Kunden.
Wie kann das Pareto-Prinzip zur Effizienzsteigerung eingesetzt werden?
Das Pareto-Prinzip kann in verschiedenen Formen zur Effizienzsteigerung eingesetzt werden. Etwas effizient herzustellen, bedeutet, mit dem geringsten Aufwand das Ziel zu erreichen. Beim Pareto-Prinzip wird durch wirksames Zeitmanagement ein Ergebnis schneller erzielt. Gleiches gilt für den Projektfortschritt durch die Priorisierung von Aufgabenstellungen.
Welche Rolle spielt das Pareto-Prinzip im Zeit- und Ressourcenmanagement?
Das Pareto-Prinzip spielt eine wichtige Rolle im Zeit- und Ressourcenmanagement. Das Erkennen der wichtigsten Aufgabenstellungen und die Konzentration auf diese ermöglicht wirksames Zeitmanagement. Eine Nutzung der 80/20-Regel begünstigt Rationalisierungsmöglichkeiten und vermeidet die Verschwendung von Ressourcen durch deren Zuweisung auf priorisierte Aufgaben.
Lassen sich durch die 80/20-Regel automatisch bessere Ergebnisse erzielen?
Die Einhaltung der 80/20-Regel führt nicht automatisch zu besseren Ergebnissen, denn ein Projekt, das zu 80 Prozent abgeschlossen wurde, ist noch nicht fertiggestellt. Es besteht aber durch den effizient erreichten hohen Anteil die große Chance, die restlichen Aufgaben frist- und qualitätsgerecht zu erfüllen.