Zu Beginn ihrer Karriere sind die meisten Führungskräfte zurückhaltend mit dem Delegieren. Dies betrifft besonders die Übertragung von Verantwortung an ihre Mitarbeiter. Das Delegieren von Aufgaben mit einer Übertragung der Verantwortung bewirkt aber bei vielen Mitarbeitern einen Motivationsschub, der automatisch zu einer Leistungssteigerung führt und damit im Interesse des Unternehmens liegt.
Zur Überwindung weit verbreiteter Vorurteile, was die Übertragung fachlich hochwertiger Arbeitsaufgaben betrifft, bedarf es eines Führungsstils, der auf dem Vertrauen der eigenen Mitarbeiter beruht.
Die folgenden Ausführungen werden helfen, Aufgaben und Verantwortung richtig zu delegieren.
Der Begriff Delegieren meint die Übertragung von Arbeitsaufgaben durch einen Vorgesetzten an einen untergestellten Mitarbeiter. Mit dem Delegieren der Aufgabe kann gleichzeitig ein Teil der Verantwortung oder die Gesamtverantwortung für eine Aufgabe übertragen werden. Durch das Delegieren von Aufgaben mit Verantwortung, steigt die Motivation und Kreativität der Mitarbeiter. Wichtige Voraussetzungen für den Erfolg des Delegierens sind die Auswahl eines geeigneten Mitarbeiters und die Übergabe benötigter Informationen.
Beim Delegieren von Verantwortung steht das zu erreichende Ziel im Vordergrund. Ein Mitarbeiter, der eine Aufgabe mit Verantwortung übertragen bekommt, sollte nicht jeden Schritt zur Lösung der Aufgabe vorgegeben bekommen, sondern eigenständig Wege zur optimalen Umsetzung der Arbeitsaufgabe finden. Ein wichtiger Bestandteil bei der Übertragung von Verantwortung ist das Monitoring über den Verlauf der Arbeit. Außerdem muss dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu Rückfragen bzw. zur Konsultation mit dem Vorgesetzten gegeben werden.
Die Vorteile des Vorgesetzten durch das Delegieren von Arbeitsaufgaben und Verantwortung liegen vor allem in
● der Förderung und Motivation der Teammitglieder,
● der Erfüllung der Aufgabe mit besten fachlichen Qualifikationen,
● dem Zeitgewinn für eigene Führungsaufgaben.
Die Vorteile für den Mitarbeiter sind insbesondere
● die Möglichkeit zur Ausschöpfung der eigenen fachlichen und organisatorischen Fähigkeiten,
● der Motivationsgewinn,
● die Kenntnis über den eigenen Anteil an der Wertschöpfung innerhalb des Unternehmens.
Zum Delegieren einer Arbeitsaufgabe gehört zunächst die inhaltliche Beschreibung der Arbeit und die zu erreichende Zielstellung. Dabei kommt es nicht auf eine detaillierte Schrittfolge für die Bearbeitung der Aufgabenstellung an. Diese sollte in der kreativen Ausgestaltung des Mitarbeiters liegen. Das richtige Delegieren von Aufgaben beinhaltet entweder die Übertragung der Verantwortung oder zumindest bestimmter Befugnisse durch den Vorgesetzten.
Delegierbar sind Aufgaben, die den fachlichen und organisatorischen Fähigkeiten des Mitarbeiters entsprechen und im Rahmen seiner Kompetenz liegen. Das beginnt mit Routineaufgaben oder vorbereitenden Tätigkeiten und kann bis zu spezialisierten Facharbeiten reichen. Nicht delegierbar sind dagegen Führungsaufgaben, wie die Planung oder Zielsetzungen des Unternehmens, Entscheidungen mit großer finanzieller Tragweite oder Investitionen. Das Delegieren von Aufgaben mit vertraulichen Inhalten ist ebenfalls ausgeschlossen.
Richtig delegieren bedeutet für das Management eines Unternehmens vor allem Zeit zu sparen und die Effizienz der Arbeit zu steigern. Wer richtig delegiert, bietet seinenTeams Perspektiven für die eigene Entwicklung, Identifikation mit dem Unternehmen und fördert damit seine Mitarbeiter nachhaltig.
Vielen Teamleitern fällt es nicht leicht, Aufgaben und Verantwortung zu delegieren. Doch effektives Delegieren lässt sich erlernen. Aber wie?
Motivation erzeugen: Die Motivation von Teammitgliedern für die Übernahme einer Aufgabe oder die Verantwortung mit einem bestimmten Entscheidungsspielraum ist die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Delegieren. Das ausgewählte Teammitglied muss die Zielstellung der Aufgabe verstehen und den Sinn der Übergabe. Die besten Ergebnisse lassen sich dann erreichen, wenn sich ein Mitarbeiter so aktiv angesprochen fühlt, dass er selbst vorschlägt, die Aufgabe und die Verantwortung zur Umsetzung zu übernehmen.
Team informieren: Aufgaben richtig delegieren, funktioniert nur dann am effektivsten, wenn alle Mitglieder des Teams darüber informiert sind, wer welche Aufgabe verantwortlich zu erfüllen hat. Ebenso wichtig ist es, Geschäftspartner oder Lieferanten in Kenntnis zu setzen, wer für eine bestimmte Teilaufgabe innerhalb eines Projektes als Ansprechpartner und Entscheidungsträger fungiert.
Kompetenz festlegen: Klare Entscheidungsspielräume erleichtern die Erfüllung von Aufgaben. Ein bestimmtes Maß an Eigenverantwortung schließt Missverständnisse aus, vermeidet Konflikte und verhindert Kompetenzstreit. Bei der Bemessung der zu delegierenden Verantwortung ist die Kompetenz und die Erfahrung des Mitarbeiters zu beachten.
Mittel zur Verfügung stellen: Eine erfolgreiche Delegierung erfordert die Übertragung notwendiger Ressourcen. Dem Teammitglied müssen neben den technischen Werkzeugen auch alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die zur Bewältigung der Aufgabe erforderlich sind. Eine richtig kalkulierte Zeit, notwendige finanzielle Mittel und Human Resources – falls notwendig – gehören ebenfalls dazu.
Protokollierung der Umsetzung: Nach der Delegierung der Aufgabe gilt es ein sinnvolles Monitoring zu implementieren. Dabei geht es nicht primär um die Überwachung und Kontrolle des Mitarbeiters, denn das wäre demotivierend. Vielmehr soll eine Transparenz für das Team erzeugt, der Fortschritt der Arbeit dokumentiert und der Termin der Erfüllung festgehalten werden.
Führungskompetenz zählt zu den wichtigsten Voraussetzungen zum Delegieren von Aufgaben und bei der Übertragung von Verantwortung. Nur eine solche Kompetenz und Vertrauen ermöglichen es, Teammitglieder zu befähigen, Aufgaben zu übernehmen und selbständig, erfolgreich mit Eigenverantwortung zu realisieren.
Ein effektives Delegieren von Aufgaben erfordert die Klärung wichtiger Aspekte, ohne die eine Übertragung wenig zielführend erscheint. Dazu gehören folgende:
Lässt sich ein Projekt in einzelne Teilaufgaben mit messbaren Ergebnissen gliedern?
Eine Aufgabe ohne konkrete Definition und Zielvorgabe zu delegieren, wird bei den Teammitgliedern kaum Motivation erzeugen und nur selten ein gutes Ergebnis erzielen. Je klarer die Zielsetzung für eine Aufgabenstellung ist und je besser der Mitarbeiter über die verfügbaren Ressourcen informiert wird, desto besser sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Erfüllung. Nicht die genauen Vorgaben zur Umsetzung der Aufgaben sind entscheidend, sondern das erwartete Ergebnis. Dadurch erhält der Mitarbeiter die Möglichkeit einer eigenständigen kreativen Umsetzung.
Weshalb ist eine zu delegierende Aufgabe wichtig?
Richtig delegieren bedeutet den Teammitgliedern den Stellenwert, den eine bestimmte Aufgabe im Gesamtprojekt besitzt, zu erklären. Damit wird die Attraktivität der Übernahme einer solchen Tätigkeit erhöht, die Motivation bei der Erfüllung gestärkt und Rückfragen über den Sinn und Zweck der übertragenen Arbeit vermieden.
Wo und innerhalb welcher Zeit ist die Aufgabe zu erledigen?
Um geeignete Teammitglieder auswählen zu können, ist sowohl der Arbeitsort als auch die zur Verfügung stehende Zeit von großer Bedeutung. Besonders bei großen Unternehmen, die international agieren, spielt der Ausführungsort eine wesentliche Rolle. Stehen ausreichend qualifizierte Mitarbeiter vor Ort zur Verfügung? Ist es möglich, Aufgaben bei freier Zeiteinteilung bis zu einem Endtermin zu erfüllen? Gerade bei agilen Teams ist die Beantwortung dieser Fragen bei der Delegierung an den richtigen Mitarbeiter von großer Bedeutung.
Wer eignet sich am besten für die Übernahme der Aufgabe?
Erfahrene und fachlich kompetente Teammitglieder eignen sich immer für die Übertragung von Aufgaben. Nur sind diese Mitarbeiter in der Regel am meisten ausgelastet. Aufgaben richtig zu delegieren, bedeutet deshalb, nicht nur auf die bewährten Teammitglieder zu setzen, sondern auch Alternativen zu finden. Das bedeutet zunächst sicher einen Mehraufwand und Fehlerkorrekturen aber langfristig schafft dies eine deutlich größere Flexibilität.
Welche Unterstützung benötigt das Teammitglied nach der Delegierung der Aufgabe?
Die Voraussetzungen zum Delegieren sind bei jeder Aufgabe und jedem Mitarbeiter unterschiedlich. Besonders mit der Übertragung eigener Verantwortung gewährt der Teamleiter seinem Mitarbeiter einen bestimmten Freiraum zur Bewältigung der Aufgabe. Dieser Freiraum muss allerdings variiert werden, basierend auf den fachlichen Voraussetzungen und Erfahrungen des Teammitgliedes. Bei langer Unternehmenszugehörigkeit und entsprechender Qualifikation wird keine detaillierte Anleitung einzelner Arbeitsschritte notwendig sein. Hier reichen eine klare Formulierung der Aufgabenstellung, die Zielsetzung und ein Fertigstellungstermin aus. Wird dagegen einem Mitarbeiter erstmalig eine Aufgabe delegiert, sollten Schrittfolgen mit abrechenbaren Ergebnissen vereinbart werden. Das Monitoring spielt in diesem Fall eine wichtige Rolle. Die Zeit, die eine Führungskraft in diesem Fall investieren muss, ist aber keinesfalls verloren. Bereits bei der Delegierung der nächsten Aufgabe wird sich die Investition auszahlen.
Eine wesentliche Voraussetzung zum Delegieren von Aufgaben und Verantwortung ist die richtige Einschätzung der Fähigkeiten jedes einzelnen Teammitglieds. Richtig delegieren an die entsprechend befähigten Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg eines Projektes. Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich zum Delegieren jeder Aufgabe.
Motivation. Um eine Aufgabe übertragen zu bekommen, muss der Mitarbeiter dazu motiviert werden. Ist ein Teammitglied einer Aufgabenstellung gegenüber aufgeschlossen, bringt er selbst Vorschläge zur Lösung ein und bietet seine kreative Mitarbeit an. Das sind beste Voraussetzungen für die Delegierung einer Aufgabe. Lässt der Mitarbeiter dagegen erkennen, dass er die Aufgabenstellung innerlich oder gar offen ablehnt, sollte eine Delegierung ausgeschlossen werden.
Fachliche Eignung. Motivation ist zwar ein wichtiger Faktor zur Realisierung einer Aufgabe, ohne die entsprechende fachliche Kompetenz wird der Erfolg aber ausbleiben. Richtig delegieren beinhaltet deshalb auch die Prüfung der fachlichen Eignung und Qualifikation des Mitarbeiters. Sind die geforderten Fähigkeiten kurzfristig zu erlangen, steht einer Delegierung nichts im Weg.
Akzeptanz. Ein Teamleiter wird sich in den allermeisten Fällen durch seine Akzeptanz innerhalb des Teams und gegenüber Partnern und Kunden auszeichnen. Mit der Delegierung einer Aufgabe an ein Mitglied seines Teams überträgt er diese Eigenschaften zu einem gewissen Maß. Der Mitarbeiter muss sich dem stellen, das heißt seine Reputation sollte die Akzeptanz von Teammitgliedern, Kunden und Partnern beinhalten.
Selbstorganisation. Mit dem Delegieren der Aufgabe an ein Teammitglied wird von diesem ein selbständiges Arbeiten erwartet, das einerseits von einem bestimmten Entscheidungsspielraum geprägt wird, andererseits aber die eigene Organisation der Arbeit erfordert. Schließlich ist der Mitarbeiter selbst dafür verantwortlich, dass die ihm übertragene Aufgabe innerhalb des abgesteckten Zeitrahmens erfüllt wird. Laufende Vorgaben oder Kontrollen einzelner Arbeitsschritte entfallen. Unerwartete Einflüsse auf den Arbeitsablauf sind selbständig zu regeln.
Verfügbare Kapazität. Befähigen alle bereits genannten Faktoren ein Teammitglied zur Übernahme einer Aufgabe, kann die Delegierung durch einen Vorgesetzten immer noch an einem Aspekt scheitern – der hohen Arbeitsbelastung. Wir haben bereits erwähnt, dass die fähigsten Teammitglieder zwar die geeignetsten für die Delegierung von Aufgaben sind, allerdings auch meist diejenigen mit der höchsten Arbeitsbelastung. In einem solchen Fall ist nach Priorität der Aufgabenstellungen zu entscheiden. Gegebenenfalls sind Aufgaben durch den Teamleiter umzuverteilen. Denn eine Überlastung einzelner Mitarbeiter kann eine erfolgreiche Umsetzung komplexer Projekte verhindern.
Nutzen Sie rollenspezifische Zugriffsrechte, verfolgen Sie Deadlines und vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern.
Effektives Delegieren von Aufgaben und Verantwortung erfordern ein hohes Maß an Wissen, Erfahrung und Kenntnis des Teamleiters, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter richtig einschätzen zu können. Nicht immer ist es sinnvoll, eine komplexe Aufgabenstellung vollständig zu delegieren. Eine Alternative dazu ist ein vierstufiges Verfahren, das Aufgabenstellungen in einem bestimmten Anteil delegiert. Das kann etwa so aussehen:
● Der Mitarbeiter wird aufgefordert, einen Vorschlag zur Umsetzung der Aufgabenstellung zu unterbreiten und ein Konzept zu entwickeln. Die Entscheidung trifft der Teamleiter.
Mit diesem Prinzip lassen sich praktisch alle Aufgabenstellungen entweder anteilig oder komplett delegieren. Ein wichtiger Aspekt ist dabei, dass der Teamleiter bei der Delegierung Vertrauen an seine Mitarbeiter ausspricht. Dabei gibt es keinen Unterschied, ob eine Aufgabe nur nach dem Verfahren der ersten Stufe oder ganzheitlich delegiert wird. Ein kleiner Vorschuss auf die Bewältigung der Arbeit im Sinne von „Sie werden die Aufgabe sicher lösen“, kann dabei jedes Teammitglied motivieren.
Die meisten Mitarbeiter sind es nicht gewohnt, selbst die Verantwortung für die von ihnen zu bewältigenden Aufgaben zu übernehmen. Die Übernahme der Verantwortung ist ein Lernprozess, der in kleinen Schritten begonnen werden sollte. Zunächst sollte der Teamleiter eine überschaubare Aufgabe mit einem kurzen Zeitraum an seinen Mitarbeiter übergeben und ihm eine Verantwortung übertragen, die seine Fähigkeiten nicht bis an die Grenzen belastet.
Wurde die erste Aufgabe erfüllt, kann entweder eine komplexere Zielstellung anvisiert oder die Zuständigkeit erweitert werden. Richtig delegieren bedeutet aber auch, dass ein Mitarbeiter eine erneute Chance bekommt, wenn das Ergebnis der ersten Aufgabe noch nicht den Erwartungen entsprach.
Um einer übertragenen Verantwortung gerecht zu werden, benötigen Mitarbeiter Informationen. Um Teilaufgaben effektiv bewältigen zu können, sollten die verantwortlichen Bearbeiter über das Gesamtprojekt informiert sein. Hilfreich ist dabei die Möglichkeit, zur Einflussnahme auf Entscheidungsprozesse.
Verantwortung richtig zu delegieren, bedeutet auch, dass der Mitarbeiter bei auftretenden Schwierigkeiten oder Problemen im Teamleiter immer einen Ansprechpartner sieht. Dieser muss ihn bei der Entscheidungsfindung unterstützen und im Notfall die Verantwortung wieder abnehmen können.
Die ausschließliche Verantwortung für das Ergebnis einer Aufgabenstellung schließt ein Monitoring nicht aus. Der Teamleiter sollte stets über den aktuellen Stand der Arbeiten informiert sein. Damit wird gewährleistet, dass sich der verantwortliche Mitarbeiter an Vorgaben hält und sich im geplanten Zeitrahmen bewegt. Keinesfalls sollte das Monitoring als ständige Kontrolle oder Überwachung des Mitarbeiters verstanden werden. Dies ist demotivierend.
Wurde die übertragene Aufgabe mit der damit verbundenen Verantwortung durch den Mitarbeiter zur Zufriedenheit erfüllt, darf ein ganz wichtiger Faktor des richtigen Delegierens nicht fehlen – die Anerkennung. Anerkennung ist ein großer Motivationsfaktor.
Damit wird das Delegieren von Verantwortung für alle Seiten ein Gewinn. Motivierte Mitarbeiter steigern die Produktivität des Unternehmens und entlasten mit der Übernahme von Verantwortung ihre Vorgesetzten.