Begriffe wie Projektkoordinator und Projektmanager werden im Business Umfeld häufig in einem Atemzug genannt. Vermutlich liegt es daran, dass die Aufgabenfelder aneinander grenzen oder dass es keine eindeutige Abgrenzung zwischen ihnen im Unternehmen gibt. Diese Begriffe unterscheiden sich jedoch in wichtigen Punkten voneinander, deswegen lohnt es sich die Rollen Projektkoordinator vs. Projektmanager näher zu betrachten und die Tätigkeitsbereiche klarer voneinander abzugrenzen.
Wenn Sie im Projektmanagement arbeiten, ist es gut zu wissen, was Projektkoordinatoren und Projektmanager tun und was ihre Tätigkeit unterscheidet, um eigene Kompetenzen, Interessen und Karriereziele zu definieren, aber auch die Zusammenarbeit zu optimieren.
Ein Projektkoordinator beschäftigt sich mit Aufgaben in ausgewählten Projekten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Er unterstützt den Projektmanager unter anderem dabei, aufgesetzte Ziele zu erreichen, die Budgetierung im Auge zu behalten, aber auch Termine zu verwalten und einen stetigen Kommunikationsfluss sicherzustellen.
Ein Projektmanager führt Projektkoordinatoren und andere Teammitglieder in Projekten und ist dafür verantwortlich, dass alle Aspekte in einem Projekt nach Plan verlaufen und erfolgreich umgesetzt werden. Er übernimmt beispielsweise die Zielbesprechung mit Vorgesetzten und Kunden, erstellt strategische Projektplanung, definiert Ressourcen und kontrolliert die Arbeitseffizienz.
Der Unterschied zwischen Projektkoordinator und Projektmanager liegt darin, dass der Manager zusätzliches Wissen und Erfahrungen mitbringt, die Projektverantwortung übernimmt und als Hauptkoordinator gilt. Projektkoordinatoren entwickeln sich im Laufe Ihrer Karriere aber auch zu Projektmanagern, wenn Sie entsprechende Berufserfahrung sammeln können.
Der Projektmanager ist darauf angewiesen, dass der Projektkoordinator die praktischen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung und Durchführung eines Projekts sorgfältig übernimmt, um selbst das strategische Management und die Kontrolle umsetzen zu können, so dass ein reibungsloser und fristgerechter Ablauf des Gesamtprojekts entsteht.
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In Unternehmen arbeiten Menschen in der Regel nicht nur an einem Projekt, sondern an mehreren gleichzeitig. Wie hoch dabei die Anzahl ist, hängt stark von der Branche, Unternehmensgröße und dem Geschäftsfeld ab und kann sich unterscheiden.
Sobald ein Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig durchführt, wird es Multiprojektmanagement (MPM) genannt, dem eine zentrale Bedeutung zukommt.
In diesem Kontext sollte sichergestellt werden, dass potenzielle Konflikte zwischen einzelnen Projekten im Zuge der Projektdurchführung berücksichtigt werden, um zu verhindern, dass der Erfolg eines Projekts durch die Anforderungen eines anderen gefährdet wird.
Der Projektmanager ist meist für die erfolgreiche Durchführung von mehreren Projekten verantwortlich, leitet Projektteams und übernimmt die volle Verantwortung für die Projektergebnisse.
Während ein Projektmanager folglich für diverse Projekte gleichzeitig Verantwortung tragen kann, ist der Projektkoordinator in der Regel in einem bestimmten Zeitraum nur einem Projekt zugeordnet, in dem er die Koordination und operative Verwaltung übernimmt.
Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal zwischen Projektkoordinator und vs. Projektmanager ist die Befugnis, Entscheidungen zu treffen.
Im Projektmanagement müssen täglich die unterschiedlichsten Vorgaben getroffen werden. Viele davon sind nicht kritisch, einige können aber durchaus darüber mitbestimmen, ob ein Projekt erfolgreich weiterläuft oder scheitert.
Um in diesem Zusammenhang rationale, unvoreingenommene Lösungen zu finden, die im Sinne des Unternehmens sind, müssen klare Zuständigkeiten bei der kritischen Entscheidungsfindung festgelegt werden.
An dieser Stelle hilft ein Projektkoordinator bei der Verwaltung und Dokumentation eines Projekts und trägt wichtige Informationen zusammen, die die Entscheidungsfindung unterstützen. Er ist jedoch nicht befugt, selbst strategische Entscheidungen zu treffen
Demgegenüber verfügt ein Projektmanager über die nötige Entscheidungsgewalt auch über kritische Fragestellungen und gibt damit die weitere Richtung für den Projektverlauf vor. Dafür schätzt er unter anderem Zeitpläne, Ressourcen, Risiken, Qualität und weitere Faktoren ab, um sich einen Gesamtüberblick über die aktuelle Lage zu verschaffen.
Das Zusammenspiel aus Fähigkeiten und Wissen von Führungskräften und Mitarbeitern in Projekten ist von entscheidender Bedeutung. Nur wenn die Führungskräfte im Unternehmen richtige Eigenschaften mitbringen, können Projekte nicht nur vorausschauend geplant, sondern auch Schritt für Schritt anhand verschiedener Meilensteine erfolgreich zuverlässig umgesetzt werden.
Die Projektmanager sollen kurzfristige und langfristige Projekte planen, und ihre Budgetierung und Zeitrahmen berücksichtigen, sowie die Zeitrahmen und Gesamtleitung übernehmen.
Dazu sollten Sie über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, Informationen so aufzubereiten, dass sie zur Entscheidungsfindung und zur Lösung von möglichen Problemen beitragen.
Entscheidend ist dabei die Führungsfähigkeit und die zugehörigen Charaktereigenschaften, um Koordinator und Teammitglieder nicht nur anzuleiten, sondern diese zu inspirieren, ihre täglichen Aufgaben umzusetzen.
Darüber hinaus sollte ein Projektmanager über analytische und logische Kompetenzen verfügen, mit deren Hilfe er Daten analysieren und kompetente Einschätzungen abgeben kann.
Zusätzlich sind sogenannte Soft Skills wichtig, um die unterschiedlichen Interessensgruppen (Stakeholder) in einem Projekt zusammenzubringen und deren Anforderungen an die Umsetzung gerecht zu werden. Für Projektmanager, die häufig an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, sind auch gewisse Multitasking Fähigkeiten von Vorteil.
Außerdem sollten Projektmanager über das Fachwissen zur effizienten Ressourcenplanung verfügen und auch Fähigkeiten zum Aufbau von Kundenbeziehungen mitbringen, die es ihnen ermöglichen, persönliche Gespräche mit Kunden zu führen und deren Anliegen zu verstehen.
Projektkoordinatoren zeichnen sich durch Fähigkeiten aus, zu denen unter anderem die Problemlösungskompetenz und die Führungsqualität gehören. Von großer Bedeutung ist es, mit allen Teammitgliedern regelmäßig zu kommunizieren und Feedback zu geben, so dass alle Kollegen effizient zusammenarbeiten können.
Dazu zählt auch ein hoher Grad an Kommunikation, durch die man die Fähigkeit praktisch anwenden kann, zuzuhören, angemessen zu reagieren, zusammenzuführen oder fundiert mit anderen zu diskutieren.
Sowohl Projektmanager als auch Projektkoordinator sollten ausgezeichnete Computerkenntnisse besitzen und eine geeignete Software, wie Bitrix24, mit maßgeschneiderten Tools anwenden, die ein agiles Projektmanagement in der Praxis möglich machen.
Mit einer derartigen Lösung gelingt nicht nur die vorausschauende Aufgabenverwaltung, sondern unter anderem die Zeitplanung und Budgetkalkulation sowie die Abbildung des gesamten Customer Relationship Managements.
Die hohe Kunst des Projektmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass ein Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird und dabei gleichzeitig eine hohe Qualität beibehält.
Leider kommt es hier nicht selten zu Unklarheiten, welche Aufgaben dabei in welchen Zuständigkeitsbereich fallen: in den Bereich eines Projektkoordinators oder eines Projektmanagers.
Maßgeblich entscheidend für den Erfolg ist jedoch der intensive Austausch und die Zusammenarbeit zwischen Projektmanager und Koordinator. Nur wenn sich beide Ihrer Rollen und Aufgaben bewusst sind und alle Fragen vollumfänglich besprechen, können Sie einen zielorientierten Projektfortschritt sicherstellen.
Wenn einige Unklarheiten bestehen, sollten diese zeitnah aus dem Weg geschafft und in einem Gespräch strukturiert und entsprechend der jeweiligen Position und Kompetenzen aufgeteilt werden.
Wie die Bezeichnung bereits erkennen lässt, liegt der Schwerpunkt der Arbeit eines Projektkoordinators auf der Koordination und der damit verbundenen Organisation eines Projekts.
Er sorgt dafür, dass Meetings, Teamevents oder interne Schulungen zum richtigen Zeitpunkt und mit den notwendigen Mitarbeitern durchgeführt werden, organisiert auch Stakeholder Meetings, in denen die richtigen Teilnehmer anwesend sind und alle rechtzeitig die aktuellen Informationen und Unterlagen erhalten.
Passend dazu bucht er Konferenzräume und versendet rechtzeitig Einladungen an alle Teilnehmer, die er über eine Lösung wie Bitrix24 automatisiert bei der Erstellung von Terminen und Aufgaben im Kalender versenden kann.
Der Projektkoordinator sorgt für den Informationsfluss an der Schnittstelle zu einflussreichen Stakeholdern und zum Projektmanager. Sein Ziel dabei ist es, den Projektmanager dabei zu unterstützen, alle übergeordneten Ziele, die mit dem Projekt verbunden sind, zu erreichen.
Der Projektkoordinator sammelt alle Daten und Inhalte und bereitet sie so auf, dass der Projektmanager sich einen Überblick verschaffen kann und die notwendigen Informationen an Vorgesetzte weitergeben kann.
Er bespricht die Fragen mit Teammitgliedern, Kunden und Lieferanten, identifiziert und strukturiert ihre Anforderungen an die Projektarbeit und trägt sie in das Projekt ein, berücksichtigt die Fristen im Rahmen der Berichte.
Beim Projektkoordinator laufen somit wichtige Fäden zusammen und er regt auch säumige Mitglieder des Teams dazu an ihre Aufgaben rechtzeitig abzugeben.
Indem er den Informationsfluss in seinem Projekt am Laufen hält, schützt er den Projektmanager vor Überforderung, sodass er sich auf die kritischen Informationen und Themen konzentrieren kann. Außerdem sammelt der Projektkoordinator auch Informationen für Präsentationen und veranschaulicht sie für Team-Meetings.
Der Projektkoordinator berücksichtigt wichtige Kennzahlen (KPIs) zum Budget. Bei Bedarf macht er den Projektmanager darauf aufmerksam, dass sich ein oder mehrere Faktoren möglicherweise in die falsche Richtung entwickeln und damit den Projektablauf gefährden.
Zur Überwachung und Steuerung des Projektes verwendet er Projektmanagement Tools, wie Sie Bitrix24 bietet und koordiniert darüber die Arbeitszeiten sowie -fortschritt der einzelnen Teammitgliedern.
Er sorgt dafür, dass Aspekte zur Sicherheit des Projektes sowie zum Datenschutz eingehalten werden und legt Bericht dazu beim Projektmanager ab. Darüber hinaus informiert er das Team über Beschlüsse aus dem Management und verfolgt deren operative Reaktion.
Der Projektmanager übernimmt die strategische Steuerung und Überwachung mehrerer Projekte und greift nur dann ein, wenn die Entwicklung, trotz Bemühungen des Projektkoordinators aus der Kontrolle geraten und der Projekterfolg davon bedroht wird.
In diesem Bereich gehört dem Projektkoordinator die Kernfunktion, denn er sorgt dafür, dass alle detaillierten Informationen zusammenstellt und dokumentiert danach stellt dem Projektmanager zur Verfügung.
Es ist wichtig zu betonen, nur wenn der Projektkoordinator alles sorgfältig dokumentiert, kann der Projektmanager eine Bewertung abgeben. Er muss sich auf die gesammelten Details des Projektkoordinators verlassen können, um ein realistisches Bild des Status Quos im Projekt zu erhalten.
Beim Vergleich Projektkoordinator vs. Projektmanager zeichnet sich in der Regel auch ein Unterschied bei der Berufserfahrung ab.
Während der Projektmanager nach Bachelor- oder Master-Abschluss in Management, Betriebswirtschaft oder einem ähnlichen Bereich meist mehrere Jahre Erfahrung aufweisen kann, besitzt der Projektkoordinator häufig ein Abitur oder Bachelor-Abschluss und kürzere Berufserfahrung.
Nicht selten übernehmen Projektkoordinatoren irgendwann die Rolle des Projektmanagers, aber nur wenn Sie ausreichend Berufserfahrung gesammelt und Ihre Kompetenzen sowie Soft Skills entsprechend des Stellenprofils weiterentwickelt haben.
In dem letzten Punkt dreht sich alles um die sensible Frage nach dem Gehalt. Eine allgemeingültige Antwort lässt sich an dieser Stelle nicht treffen.
Grundsätzlich verdienen in den meisten Fällen Projektmanager aufgrund ihrer Qualifikationen und Führungsaufgaben mehr als Projektkoordinatoren.
Die Höhe des durchschnittlichen Gehaltes ist dabei stark von der jeweiligen Branche, Tätigkeitsfeld und auch dem Unternehmen selbst abhängig.
Projektkoordinatoren verdienen zwischen 37.000 und 55.000 Euro jährlich, wobei sich Erhebungen zufolge das Durchschnittsgehalt um die 45.000 Euro pro Jahr bewegt.
Das Gehalt von Projektmanagern ist häufig erfolgsabhängig und liegt zwischen 80.000 und 87.000 EURO im Jahr, wobei die leistungsabhängigen Vergütungen je nach unternehmensspezifischer Vertragsvereinbarung deutlich variieren können.
Aufgrund der wachsenden Bedeutung von Projektmanagement in Unternehmen sind in nahezu allen Branchen und Sektoren qualifizierte Führungspersönlichkeiten gefragt.
Rund um das Thema Projektkoordinator vs. Projektmanager lässt sich festhalten, dass beide in wichtigen Positionen am gesamten Projektlebenszyklus beteiligt sind und für die zuverlässige Umsetzung eines Projekts über bedeutende Funktionen verfügen.
Ihre Zuständigkeiten und Arbeitsaufgaben unterscheiden sich voneinander und ein Projektkoordinator ist normalerweise dem Projektmanager untergeordnet. Der Projektmanager übernimmt somit die Führung, doch nur wenn beide Hand in Hand zusammenarbeiten, werden Produktivität und Projekterfolg langfristig sichergestellt.