Es gibt viele Gründe für eine Geschäftsreise. Ein persönliches Treffen erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit und erweitert individuelle Netzwerke, darüber hinaus ist auch die Erfolgsrate von Vertragsabschlüssen deutlich höher. Doch was ist alles im Vorfeld zu berücksichtigen und wie lässt sich eine Geschäftsreise organisieren?
Geschäftliche Termine sollten sorgfältig geplant werden. Beim Planen und Organisieren von Geschäftsreisen gilt es einiges zu beachten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein effizientes Management von Geschäftsreisen gewährleisten und welche Schritte beim Organisieren der Geschäftsreise zu beachten sind.
Erfahren Sie unter anderem, welche Rolle dabei eine zentrale Verwaltung und Planung über eine einheitliche Softwarelösung spielt, wie Sie Ihre Geschäftsreise mit Checklisten organisieren oder warum ein Notfallplan empfehlenswert ist.
Warum ist es wichtig bei der Organisation der Geschäftsreise gewisse Schritte einzuhalten?
Das A und O beim Organisieren von Geschäftsreisen ist eine vorausschauende Planung unter Berücksichtigung aller aktuellen Informationen und die Vorbereitung aller notwendigen Unterlagen.
Je übersichtlicher und geregelter die Vorbereitung vor Antritt der Geschäftsreise abläuft, desto kleiner ist die Fehlerquote zum eigentlichen Termin.
In der Praxis kann ein Schritt-für-Schritt Plan sehr hilfreich sein. Damit stellen Sie sicher, dass nichts vergessen wird, Sie jederzeit auch standortunabhängig Zugriff auf Ihre Planung haben und diese mit aktuellen Erweiterungen ergänzen können.
Schritt 1: Zentrales Geschäftsreisemanagement
Mit einem softwarebasierten Geschäftsreisemanagement wird es möglich alle Bereiche der Reiseverwaltung zu erfassen, zu speichern und individuell zu ergänzen.
Optimieren Sie Ihre internen Abläufe, verwalten Sie Mitarbeiter, nutzen Sie ein integriertes CRM und Kontaktcenter für Kunden, planen Sie Aufgaben und Projekte, vereinbaren Sie Geschäftstermine und halten Sie diese im Kalender fest. Geben Sie Daten frei und arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten oder nutzen Sie eine eingebundene Telefonie und weitere Kommunikationsoptionen.
Überlegen Sie genau, wie sich Ihre Geschäftsreisen nachhaltig gestalten lassen. Ist es möglich, mehrere Termine in einer Region zu bündeln? Ist in der gebuchten Unterkunft ein frühes Check-in möglich? Gibt es verschiedene Anbindungen?
Anhand der Antworten auf derartige Fragen gelingt es Ihnen eine zielorientierte Produktivität und den Verkaufsprozess von einer zentralen Plattform aus zu optimieren und ein effizientes Management von Geschäftsreisen zu gewährleisten.
Schritt 2: Geschäftsreise organisieren und Checkliste erstellen
Ein wertvolles Tool bei der Organisation von Geschäftsreisen ist eine gut strukturierte Checkliste. Zur Erstellung können folgende Fragen hilfreich sein:
Was muss vor der Reise noch organisiert werden? Sind alle Reisedokumente aktuell oder ist eine Visumsverlängerung zu beantragen? Wie reisen Sie vor Ort? Benötigen Sie einen Mietwagen oder können Sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen? Welche Unterlagen sind für den Termin nötig? Wer erstellt die Dokumente? Wo bedarf es Überarbeitungen?
All das sind wichtige Punkte, um ein effizientes Management von Geschäftsreisen zu gewährleisten. Checklisten helfen Ihnen dabei alle wichtigen Punkte vor der Reise im Überblick zu behalten und zeitnah umzusetzen, damit Sie Ihren Termin stressfrei wahrnehmen können.
Prinzipiell sollten Sie auch eine Liste zu Gegenständen führen, die für Ihre Geschäftsreise unverzichtbar sind. Dazu gehören neben technischen Geräten wie Laptop und Smartphone beispielsweise auch Zubehör wie Ladekabel etc.
Schritt 3: Unterlagen erarbeiten und sammeln
Ein wichtiger Baustein des Geschäftsreisemanagements sind die zugehörigen Unterlagen. Dabei kann es sich um ausgedruckte Dokumente, Präsentationen, digitale Inhalte und vieles mehr handeln. Ebenso können dies aber auch Zieladressen, wichtige Kontaktdaten, Ansprechpartner, Reiseunterlagen wie der Reisepass, Zug- oder Flugtickets etc. sein.
Erstellen Sie passend dazu Projekte, Aufgaben und Teilaufgaben und versehen Sie diese mit Deadlines. An welche Kollegen können Aufgaben delegiert werden? Bis wann müssen diese erledigt werden? Welche Tätigkeitsfelder sollten Sie selbst erledigen? Behalten Sie im Blick, welche Unterlagen bereits erarbeitet wurden und welche es bis zur geplanten Geschäftsreise noch zu erledigen gilt.
Schritt 4: Vertretung in Abwesenheit bestimmen
Zum Geschäftsreisemanagement gehört auch, dass Sie im Vorfeld klären, wer in Ihrer Abwesenheit welche Arbeiten übernimmt, welche Schwerpunkte es dabei zu beachten gibt und welcher Ansprechpartner extern ausgewählt wird.
Über ein integriertes CRM lassen sich nicht nur Abwesenheiten genau überblicken, sondern auch die aktuelle Tätigkeit von Mitarbeitern anzeigen. So wird es überflüssig alle betreffenden Mitarbeiter einzeln zu informieren. Darüber hinaus wird das Risiko, dass Sie dabei einzelne Kollegen vergessen, minimiert.
Ihre Vertretung sollte über alle notwendigen Zugriffsrechte verfügen, um einen geregelten weiteren Ablauf des Arbeitsalltags auch während Ihrer Abwesenheit zu erlauben.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit Ihren vertretungsberechtigten Kollegen Ihre Kontaktdaten sowie ausgewählte Zeitfenster mitzuteilen, über die Sie auch während Ihrer Geschäftsreise erreichbar sind und möglicherweise gebündelt Fragen beantworten können, die keinen Aufschub gewähren.
Schritt 5: Zuverlässigen Notfallplan bereithalten
Ein Notfallplan hilft Ihnen dabei, auch in Stresssituationen stets den Überblick zu behalten und unter anderem jederzeit auf benötigte Dokumente Zugriff zu haben. Tritt unterwegs auf Reisen zum Beispiel der Fall ein, dass ausgedruckte Dokumente verlegt wurden, können Sie auf die Unterlagen auch standortunabhängig über eine mobile App zugreifen.
Gleiches gilt zum Beispiel auch für Aktualisierungen wie Projektdetails oder Preise, die vielleicht bei Abreise noch nicht in die Dokumente hinzugefügt wurden und sich kurzfristig herauskristallisiert haben.
Im Idealfall haben Sie bei der Planung und Organisation Ihrer Geschäftsreisen alle Dokumente an einer zentralen Stelle abgelegt, an der Sie unter anderem auch weitere Entwicklungen und Informationen jederzeit ergänzen können aber auch sofort sehen, wenn es ungeplante Änderungen oder Anpassungen gab. So haben Sie die Möglichkeit auch kurzfristig in Echtzeit ein Plan B Szenario zum Einsatz zu bringen.
Resümee: Geschäftsreisen planen und organisieren leicht gemacht!
Wie Sie sehen, geht die Organisation von Geschäftsreisen mit nur wenigen Schritten leicht von der Hand und zwar auch dann, wenn Sie bisher vielleicht noch keine Erfahrung mit der Planung von berufsbedingten Terminen sammeln konnten.
Eine entscheidende Grundlage für die schrittweise Umsetzung bietet ein Geschäftsreisemanagement, das auf eine zentrale Plattform zurückgreift, die alle wichtigen Inhalte, Informationen, Daten und Dokumente abbildet. Auch Fragmente und einzelne Telefonate, Abstimmungen, Freigaben und Deadlines können hier jederzeit transparent aufgezeichnet werden.
So haben Sie nicht nur im Rahmen der Planung beispielsweise die Möglichkeit Unterlagen zu sammeln, Fristen zu setzen und Entwicklungen zu dokumentieren, sondern stehen auch während Ihrer Geschäftsreise mit Ihren Kollegen im Austausch und können jederzeit mobil führen und in Verbindung bleiben.
Sie haben auch unterwegs via iOS oder Android Endgeräte alles dabei, um Ihre Projekte und Aufgaben im Unternehmen weiter zu überblicken. Über Push-Benachrichtigungen können Sie aktiv informiert werden, falls Sie für Aufgaben oder bestimmte Entscheidungen dringend gebraucht werden.