Im Rahmen des Projektmanagements müssen unter anderem Ziele bestimmt, Rollen definiert, Aufgaben verteilt, Workflows optimiert oder Deadlines eingehalten werden. Um dabei stets den Überblick zu behalten, sollten Sie einen geeigneten Projektplan erstellen.
Zur praktischen Umsetzung kann ein Projektplanungs Tool zum Einsatz kommen, in dem sich ein jährlichen Projektübersichtsplan erstellen und visualisieren lässt.
Wir zeigen Ihnen in 8 Schritten, wie Sie einen jährlichen Projektplan erstellen und wie sich die Projektplanung in Phasen untergliedern lässt, auch wenn Sie vielleicht noch keine langjährige Erfahrung in diesem Bereich mitbringen.
Zur Erstellung vom Projektplan ist es besonders hilfreich, sich zunächst wichtige W-Fragen zu stellen und diese auch schriftlich festzuhalten.
Dazu gehört die Frage nach dem Was? – Ziele die verfolgt werden,
Wo? – Bündelung aller Informationen,
Wann? – Bestimmung des Zeitrahmens,
Wer? – Festlegen von Verantwortlichkeiten,
Wie – Umsetzung der Aufgaben.
Damit stellen Sie sicher, dass Sie den Überblick bewahren und einen Projektplan machen, in dem alle wichtigen Schritte berücksichtigt sind. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die konsequente Pflege des Projektplans.
Einen vollständigen Projektplan zu erstellen, hilft Ihnen dabei, das Projekt über die gesamte Laufzeit im Blick zu behalten, ohne das wichtige Einzelheiten verloren gehen. Wie detailliert er in Ihrem konkreten Fall tatsächlich sein muss, hängt stark von Umfang, Anforderungen und Zielstellungen des Projekts ab. Zu den Details der Projektplanung zählen neben Zeitplan und Projektplanungsphasen auch die detailgenaue Berücksichtigung aller Aufgaben sowie zugehöriger Teilaufgaben.
Ein guter Projektplan berücksichtigt die unterschiedlichen Interessengruppen im Unternehmen und bietet diesen einen anschaulichen Überblick über das Projekt. Darüber hinaus bestimmt er beispielsweise, welche Aufgaben welchen Verantwortlichen übertragen werden, klärt Umfang und Vorgehensweise sowie wichtige Meilensteine. Auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern wird über einen guten Projektplan sichergestellt.
Zum Projektplan gehört die Sammlung aller relevanten Dateien und Dokumente, die dazu dienen den zuverlässigen Projektablauf sicherzustellen. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Ablaufplan, Projektstrukturplan, Kosten- und Ressourcen Aufstellungen, Personalplanung, Zeiterfassung und weitere Informationen handeln. Die vollständige Dokumentation unterstützt Sie dabei, einen gut strukturierten Projektplan erstellen zu können.
Der Projektplan beinhaltet alle Bausteine des Projekts die anhand von Hierarchien in Meilensteine sowie Aufgaben heruntergebrochen werden können. Mit Hilfe eines integrierten Projektstrukturplans werden die Beziehungen zwischen unterschiedlichen Bausteinen dargestellt. Der Projektablaufplan hingegen konzentriert sich auf die zeitliche Komponente, zu der die Bestimmung von Terminen aber auch Pufferzeiten gehören.
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Was ist Projektplanung? Schritt für Schritt die notwendigen Maßnahmen durchzuführen, um ein Projekt ergebnisorientiert entwickeln und umsetzen zu können. Vor dem eigentlichen Projektplan erstellen geht es in einem ersten Schritt darum den Umfang und die Kernziele des Vorhabens zu bestimmen.
Das erfolgt nie im Alleingang, sondern Bedarf einem intensiven Austausch mit allen am Projekt beteiligten Personen, deren Know How und Autorität den erfolgreichen Verlauf des Projektes beeinflussen.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, alle Entscheidungsträger aber auch Projektmitarbeiter ins Boot zu holen, um gemeinsam Ziele zu definieren und den Grundstein für den Projektumfang aber beispielsweise auch das einzuplanende Budget oder den Zeitplan bilden.
Mit Hilfe von gemeinsamen Gesprächen können Sie mit allen Projektteilnehmern unter anderem definieren, worin die Erwartungen liegen, wie die Ziele des Projektes den gesamten Unternehmenserfolg fördern, wie Projektergebnisse gemessen werden oder welche Ressourcen dafür zur Verfügung stehen.
Anhand der gewonnenen Erkenntnisse können Sie eine erste Projektbeschreibung erstellen, die neben Zielen und Projektumfang auch wichtige Informationen rund um Zielgruppe und weitere Aspekte beinhaltet. Die kann etwas Zeit beanspruchen und auch mehrmalige Rücksprachen mit Entscheidungsträgern und Teammitgliedern notwendig machen.
Zur effizienten Überwachung des Projektverlaufs benötigen Sie ausgewählte Projektkennzahlen, die Ihnen dabei helfen den Überblick zu bewahren und wenn nötig zeitnah in Entwicklungen einzugreifen.
Wenn Sie Ihren Projektplan erstellen, unterstützen Sie wichtige Erfolgskennzahlen dabei zu prüfen, ob der Fortschritt wie geplant verläuft.
Projektkennzahlen sollten neben einem quantifizierbaren Aussagegehalt, aktuell und vollständig aber auch für alle Beteiligten jederzeit leicht zugänglich und verständlich sein.
Hier besteht im Projektmanagement die Option eine Balanced Scorecard (BSC) heranzuziehen, die eine Reihe von eindeutigen Kennzahlen wie Finanzen, Kunden, Prozesse oder Mitarbeiter beinhaltet.
Rund um die Finanzierung können hier beispielsweise Kennzahlen zur Budgetentwicklung, ein Vergleich von Ist- und Soll-Projektbudget, die Kosten des gesamten Projektes oder auch der Return on Investment (ROI) herangezogen werden.
Im Rahmen der Kundensicht geben die passenden Kennzahlen unter anderem Aufschluss über den Zufriedenheitsindex und den Nutzungsgrad.
Intern können Sie den Prozess mit Kennzahlen beleuchten, die die Planungs- und Steuerungselemente überwachen oder Möglichkeiten der Optimierung und Qualitätssteigerung bieten. Kennzahlen sind neben der Einhaltung von Terminen auch der Grad der Fertigstellung oder die gesamte Projekt Erfolgsquote.
Darüber hinaus lässt sich das Leistungs- und Entwicklungspotenzial der Mitarbeiter heranziehen, indem Kennzahlen zu Qualifikationen, Weiterbildung oder auch Krankheits- und Fluktuationsraten Verwendung finden.
I
n diesem Schritt geht es tatsächlich an das Projektplan erstellen. Mit Unterstützung eines sogenannten Projektstrukturplans halten Sie den Umfang aber auch Ziele und Teilziele konkret fest.
Konzentrieren Sie sich darauf Ihre Zielstellungen so präzise wie möglich zu formulieren und auch zu bestimmen, wann und unter welchen Umständen die Zielerreichung erfolgreich abgeschlossen ist.
Hier können Sie mit sogenannten Meilensteinen arbeiten, die Ihnen dabei helfen Schritt für Schritt Ergebnisse zu erreichen, um den Gesamtprojekt Erfolg sicherzustellen. Je nachdem, welche Projektmanagement-Methoden zum Einsatz kommen, ist dabei auch die Rede von Milestones oder Sprints.
Einzelne Ziele und auch Meilensteine sind wertvolle Anhaltspunkte für Entscheidungsträger im Unternehmen aber auch für alle Kollegen des Projektteams.
Aus den im Projektübersichtsplan festgehaltenen Zielen und Teilzielen lassen sich im nächsten Schritt die passenden Arbeitspakete mit Aufgaben und To-Dos schnüren.
Die Erstellung von einem Projektplan umfasst das Schnüren von Arbeitspaketen sowie die lückenlose Erfassung, aller darin enthaltenen Aufgaben und To-Dos.
Jedes Arbeitspaket kann in eine Reihe von Aufgaben untergliedert werden. Diese lassen sich wiederum bis ins Detail auf einzelne Todos herunterbrechen und sich später so an ausgewählte Mitarbeiter übertragen.
In der Praxis umgesetzt werden kann dieses Vorhaben beispielsweise mit einem Pflichtenheft. Darin können Sie festhalten, welche Arbeitspakete es zu erfüllen gilt und wie diese mit Hilfe von definierten Aufgaben und Teilaufgaben realisiert werden.
Anhand des Pflichtenhefts stellen Sie sicher, dass jede für die Fertigstellung des Projekts nötige Leistung erfasst ist. Über die Erstellung von einzelnen Aufgaben können Sie unter anderem Prioritäten bestimmen, Fristen und Bearbeiter festlegen, Aufgaben Ergebnisse kontrollieren. Oder darüber hinaus auch weitere Teil- und Unteraufgaben ergänzen und diese somit präzisieren.
Mit diesem Vorgehen lassen sich nicht nur eine ergebnisorientierte Umsetzung, sondern beispielsweise auch Freiräume für mögliche Nachbesserung schaffen.
In diesem Schritt dreht sich alles um den passenden Zeitplan ihres Projekts. Legen Sie daran fest welche Etappenziele es zu erreichen gibt und wann die Fristen dafür ablaufen.
Ein guter Projektzeitplan visualisiert allen Projektteilnehmern im Unternehmen, wie sich der zeitliche Ablauf des Vorhabens gestaltet. Anhand eines Projektmanagement Zeitplans definieren Sie Zeiten und können diese unter anderem in einem Gantt Diagramm visuell veranschaulichen und allen Kollegen näher bringen.
Über eine geeignete Softwarelösung steuern Sie darüber hinaus beispielsweise Start und Ende des Arbeitstages, Pausen, Abwesenheiten in Zeiten von Urlaub oder im Krankheitsfall und stellen sicher, dass die Arbeitszeiterfassung und die Fristeinhaltung im Projekt reibungslos funktionieren.
So veranschaulichen Sie jedem Mitarbeiter nicht nur den Zeitrahmen, sondern stellen eine nahtlose Verbindung zu den zu erfüllenden Aufgaben und To-Dos her, und stellen Meilensteine und Ergebnisse in den passenden zeitlichen Kontext.
In diesem Zusammenhang können Sie auch denkbare Alternativen und Pufferzeiten einkalkulieren, die im Ernstfall Ihren Mitarbeitern den Rücken freihalten und die fristgerechte Umsetzung des Projekts sicherstellen.
Kommt es dann in der praktischen Umsetzung tatsächlich zu unvorhergesehenen Problemstellungen, gefährden diese nicht automatisch den Gesamterfolg des ProjektsSchritt 6: Erfassen Sie nahtlos alle Verantwortlichkeiten und nötige Ressourcen
Einen soliden Projektplan erstellen, heißt auch die notwendigen Ressourcen, unter anderem den personellen Aufwand aber auch alle Verantwortlichkeiten und auszufüllenden Rollen zu bestimmen.
Im Rahmen der Ressourcenplanung gilt es zu definieren, welches Personal, welches Budget, welche Zeit aber auch welche Rohstoffe, Arbeitsgeräte, Technik, Räume etc. möglicherweise für das Projekt gebraucht werden.
Als Projektmanager legen Sie fest, welche Mitarbeiter für welche Aufgaben Verantwortung zeichnen und wie sie individuell in das Projektvorhaben eingebunden werden.
Über den Ressourcenplan können Sie bereits vor Projektbeginn Kapazitäten definieren aber auch Inhalte wie die Projektdauer in Monats- und Tagesstunden festlegen. So erhalten Sie von Anfang an eine klare Übersicht über alle Ressourcen, freie Kapazitäten aber auch mögliche Engpässe, die es zu beseitigen gibt.
Um letzteren vorzubeugen ist es sinnvoll, Ressourcen Puffer einzuplanen, die im Ernstfall dafür sorgen, dass einzelne Meilensteine oder die Umsetzung des gesamten Projekts nicht gefährdet werden.
Eine geeignete Kommunikation gilt als wertvoller Grundpfeiler, beim Projektplan erstellen. Insbesondere dann, wenn das Projekt komplex und die Anzahl der daran beteiligten Mitarbeiter hoch ist. Jeder Kollege bevorzugt dabei unterschiedliche Kommunikationsformen, die es zu berücksichtigen gilt. Neben der Bereitstellung geeigneter Werkzeuge für einen unkomplizierten Austausch, haben Sie die Option in einem Kommunikationsplan wichtige Details zu erfassen, die für einen stetigen Informationsfluss sorgen.
Vermeiden Sie Kommunikationslecks, indem Sie auf regelmäßige projektbezogene Meetings setzen, bei denen vorab Zielstellungen und Zeiträume festgelegt werden aber auch digitale Tools zum Einsatz kommen. Diese ermöglichen es Updates und Neuigkeiten zeitnah und nahtlos an die beteiligten Personen weiterzugeben.
Stellen Sie sicher, dass zum Beispiel Projektstand, Fortschritte, Änderungen und News leicht verfügbar und für alle Beteiligten jederzeit einsehbar sind. Achten Sie darüber hinaus darauf, dass die Kommunikation zwischen den einzelnen Kollegen erfolgt und diese sich gegenseitig unterstützen.
Team Kommunikation Tools helfen im Alltag dabei den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen am Laufen zu halten und ermöglichen es Projekt Teams unabhängig von Ort und Zeit auch gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten und so das Projekt zuverlässig voranzutreiben.
Die effektive Projektplanung und das passende Tool gehen Hand in Hand. Wenn Sie die richtige Software auswählen, fallen Ihnen das Projektplan erstellen und das zugehörige Controlling des Projektablaufplans leicht.
Mit Hilfe einer Softwarelösung bringen Sie alle Informationen in den Kontext zueinander, stellen Sie übersichtlich dar und behalten detaillierte Entwicklungen immer im Blick.
Eine Software für Projektplanung wie Bitrix24 vereint zahlreiche Tools für Projektmanagement und Zusammenarbeit und ermöglicht es Ihnen, unter anderem Aufgaben zu erstellen, To-Do-Listen zu pflegen, Workflows zu verwalten und zu automatisieren, Fristen zu kontrollieren oder auch die Effektivität Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen.
Über Scrum-Tools wie Backlogs, Sprints, Story Points und mehr lässt sich ein agiles Projektmanagement realisieren, in dem bereits Online Meetings, Chats, Anrufe aber auch Kalender und Zeiterfassung integriert sind. Alle Werkzeuge sind so angelegt, dass Sie kein technisches Know How voraussetzen und besonders leicht und intuitiv in der praktischen Anwendung sind.
Die visuelle Darstellung lässt sich über ein Gantt-Diagramm ermöglichen, das Ihnen neben zeitlichen Abfolgen auch alle Tätigkeiten grafisch in Balkenform auf einer Zeitachse veranschaulicht.
Sie haben es geschafft! Mit diesen 8 Schritten fällt es Ihnen sicher leichter einen sehr guten jährlichen Projektplan zu erstellen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung und halten Sie alle Projektbeteiligten stets auf dem aktuellen Stand.
Wenn Sie bereits vor Projektbeginn alle Entscheidungsträger und Mitarbeiter ins Boot holen, lassen sich die einzelnen Projektphasen deutlich besser umsetzen.
Über einen passgenauen Projektplan gelingt es Ihnen gemeinsam mit Ihrem Team Arbeitspakete Schritt für Schritt umzusetzen und auch bestehende Herausforderungen oder aufkommende Problemstellungen souverän zu meistern.
Sie stellen nicht nur Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen präzise dar, sondern bringen diese auch in das richtige Verhältnis zueinander. So schaffen Sie von Anfang an eine breite Akzeptanz für Ihr Projektvorhaben und sorgen für eine ergebnisorientierte und fristgerechte Umsetzung.
Damit generieren Sie zugleich eine wertvolle Grundlage für die erfolgreiche Realisierung zukünftiger Projekte im Unternehmen.