In modernen Unternehmen ist eine Arbeitsorganisation ohne Teamzusammenarbeit undenkbar. Teamwork schafft zugleich ein Zusammengehörigkeitsgefühl und fördert die Motivation, zwei wichtige Faktoren für hohe Produktivität und Effizienz. Doch wie lassen sich diese unbestreitbaren Vorteile auf eine virtuelle Zusammenarbeit übertragen, bei denen die Mitarbeiter ohne Meetings mit persönlicher, das heißt, physischer Anwesenheit auskommen müssen?
Um das Potenzial der kollektiven Intelligenz, Kreativität und der gemeinsam erworbenen Erfahrungen ausschöpfen zu können, bedarf es einiger arbeitsorganisatorischer Maßnahmen und moderner Technologien auf der Basis leistungsfähiger Softwaretools.
Die Schaffung eines kollaborativen Umfelds muss es den Remote-Mitarbeitern ermöglichen, Projektarbeit als immersiven Prozess zu erleben, der ihnen die gleichen Entfaltungsmöglichkeiten bietet wie eine Tätigkeit am Unternehmenssitz.
Im folgenden Artikel werden Methoden vorgestellt und praktische Tipps gegeben, die virtuelle Teamarbeit zum Erfolg führen.
Um die Teamzusammenarbeit in einer Remote-Umgebung produktiv gestalten zu können, bedarf es SMART formulierter Zielstellungen. Diese stellen sicher, dass Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind.
Spezifische Ziele definieren klar, was erreicht werden soll, während messbare Kriterien den Fortschritt verfolgen. Erreichbare Ziele sind realistisch und unter Berücksichtigung verfügbarer Ressourcen umsetzbar. Relevante Ziele sind ansprechend für das Team und von allen akzeptiert. Zeitgebundene Ziele setzen klare Fristen für die Umsetzung, um die Priorität zu betonen.
Die Festlegung von SMART Zielen ist entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit in virtuellen Teams und bildet die Grundlage für den Erfolg der Projektarbeit. Ziele sind nur dann als SMART anzusehen, wenn sie alle fünf Bedingungen erfüllen.
Um die Arbeit der Mitarbeiter zu koordinieren, wenn kein direkter Kontakt besteht, ist es von entscheidender Bedeutung, die Projektarbeit in konkret abrechenbare, als Milestones bezeichnete Schritte, zu gliedern. Dabei hat sich eine als OKR bezeichnete Methode bewährt. Der Begriff steht für „Objectives“ und „Key Results“, also die Erfüllung von Aufgaben mit Schlüsselergebnissen. Letztere werden durch die konsistente Fortschrittskontrolle in Bezug auf das Projektziel charakterisiert. Bei einer Teamzusammenarbeit ohne physische Treffen basiert der Erfolg auf perfekt organisierter Kommunikation. In der Praxis haben sich dafür virtuelle Meetings mit wöchentlichen Statusupdates bewährt. In diesen werden die Key Results bewertet und revisionssicher dokumentiert. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem mit der Zugriffsmöglichkeit für jedes Teammitglied bildet die geeignete Datenbasis. Aus der Bewertung lässt sich ein Confidence Level ermitteln, der die Wahrscheinlichkeit zum Erreichen der Zielstellung widerspiegelt.
Die Festlegung von SMART Zielen und die geeignete Methodik zu ihrer Erreichung sind entscheidend für den Erfolg eines virtuellen Teams.
Konsistente Kommunikation ist für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Sie ist zwar fast immer eine Herausforderung, aber für die Teamzusammenarbeit in einer Remote-Umgebung ist sie besonders wichtig. Hier gibt es keine kurzen Gespräche während einer Kaffeepause oder beim zufälligen Aufeinandertreffen zweier Mitarbeiter im Bürogebäude. Auch die spontane persönliche Rücksprache wird erschwert, wenn die Teammitglieder nicht nur räumlich getrennt, sondern gegebenenfalls auch in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.
Teaminteraktion ohne direkten Kontakt erfordert zum größten Teil schriftliche Kommunikation. Neben der „klassischen“ E-Mail gehören zur modernen Projektarbeit auch effizientere Kommunikationskanäle, wie Messenger, Chats und News-Feed. Das wichtigste menschliche Kommunikationsmittel, die Sprache, sollte bei der Teamzusammenarbeit allerdings nicht zu sehr in den Hintergrund treten. Schriftliche Konversationen sind zeitaufwendig. Werden sie zu kurz gehalten, kann es zu Fehldeutungen und Missverständnissen kommen. In der modernen Projektarbeit gibt es eine einfache technische Lösung, um dies zu vermeiden: einen Videoanruf oder eine Videokonferenz, wenn mehrere Mitarbeiter oder das gesamte Team persönlich miteinander kommunizieren wollen.
Kollaborationstools, wie sie Bitrix24 mit den erwähnten Meetingfunktionen bietet, lassen sich schnell und ohne großen organisatorischen Aufwand implementieren. Der Nutzen geht weit über das reine Gespräch hinaus. Eine der nützlichsten Funktionen von Videokonferenzen ist die Aufzeichnung. So können Mitarbeiter, die nicht am Meeting teilnehmen können, die gesamte Diskussion nachträglich verfolgen. Das ist ein großer Vorteil, wenn sie die Gründe für die getroffenen und dokumentierten Entscheidungen besser verstehen wollen.
Ein sehr wichtiger Aspekt, der bei einem Projekt nicht vernachlässigt werden darf, ist die Sicherheit. Besonders dann, wenn es gilt, innovative Ideen zu schützen, verhindert die Verschlüsselung via SSL mit einem 256-Bit-Schlüssel die unautorisierte Nutzung des Videokonferenztools.
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für effiziente Teamzusammenarbeit ist die Bereitstellung der benötigten Hard- und Software und der Einsatz einer modernen Technologie für die Projektarbeit. Über den Einsatz geeigneter Kommunikationswerkzeuge wurde bereits im Abschnitt zuvor ausführlich berichtet. An dieser Stelle soll das besondere Augenmerk auf digitale Zusammenarbeitstools gelegt werden.
Mit dem Einsatz leistungsfähiger Software bleiben Remote-Mitarbeiter motiviert und produktiv. Für die Projektarbeit wird eine ganze Reihe verschiedener Werkzeuge benötigt. Ein auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmter Online-Arbeitsplatz, wie ihn Bitrix24 bietet, entspricht allen Anforderungen des digitalen Projektmanagements.
Mit seinen Tools, die online die Zusammenarbeit im Team perfekt unterstützen, stellt Bitrix24 alle wichtigen Features für die Remote-Umgebung bereit. Die Aufgabenverwaltung beinhaltet Checklisten, gliedert komplexe Prozesse in Teilaufgaben und verfolgt automatisch den benötigten Zeitaufwand. Sich wiederholende Aufgaben werden automatisiert, ihre Erfüllung wird damit effizienter. Mit der mobilen App lassen sich Aufgaben auch unterwegs bearbeiten und die Kommunikation mit anderen Teammitgliedern standortunabhängig gestalten. Darüber hinaus können die Außendienstmitarbeiter dank modernem CRM Systeme jederzeit auf aktuelle Daten über die Kunden und den Verlauf der Kommunikation mit ihnen zugreifen und so eine optimale Kundenerfahrung gewährleisten.
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JETZT ANMELDENEine besondere Herausforderung bei der Verwaltung von Teams, die in der Regel ohne physische Treffen zusammenarbeiten, stellen Arbeitsorganisation und Zeitmanagement dar. Auch hier bieten Softwaretools die entscheidende Unterstützung. Sie stellen sicher, dass jedem Mitarbeiter die seinen Fähigkeiten entsprechenden Aufgaben zugewiesen und mit einer Deadline versehen werden. Eine Überwachung des Arbeitsfortschritts beinhaltet die Delegierung von Teilaufgaben bei Engpässen oder auftretenden Verzögerungen. Die Zeiterfassung dient dem Verfolgen der Arbeitszeiten und Projektkosten. Es ist außerdem wichtig, dass alle Mitarbeiter unabhängig vom Arbeitsort über den aktuellen Stand der Projektarbeit informiert werden. Eine cloudbasierte Collaboration-Software sichert Zugriff auf Statusberichte und alle weiteren benötigten Informationen.
Vertrauen ist entscheidend für die Interaktion im Team ohne direkten Kontakt. Mitarbeiter können immer einen Weg finden, nur einen Teil ihrer Arbeitszeit produktiv zu nutzen. Aufgabe des Remote-Leaderships ist es deshalb, Mitarbeiter an den Zielstellungen der Projektarbeit auszurichten und sie entsprechend zu motivieren. Misstrauen führt zu Konflikten und einer Beeinträchtigung der Arbeitsqualität. Auf die Bedeutung konsistenter Kommunikation wurde bereits im Abschnitt zwei hingewiesen. In virtuellen Meetings lässt sich die Arbeitsatmosphäre bewerten. Regelmäßiger Erfahrungsaustausch und Berichterstattung von Angesicht zu Angesicht bauen Vertrauen auf und können die Stimmung im Team positiv beeinflussen.
Die Vorbildfunktion des Projektmanagers ist besonders wichtig, wenn es um die Teamzusammenarbeit geht. Er muss sich als kollaborativer Leiter erweisen. Nur ein Manager, der selbst zu Teamwork ohne Einschränkungen bereit ist, kann seine Mitarbeiter dazu inspirieren, es ihm gleichzutun. Zum Aufbau von Vertrauen gehört es, andere Meinungen zu akzeptieren und die Mitarbeiter sogar zu ermutigen, Arbeitsweisen zu hinterfragen und neue Ideen zu entwickeln.
Erfolgreiches Teamwork erfordert jedoch nicht nur Vertrauen zwischen Management und Mitarbeitern, sondern auch innerhalb des Teams. In einem kollaborativen Arbeitsumfeld verlassen sich die Mitarbeiter sowohl auf die beruflichen Fähigkeiten als auch auf die Motivation ihrer Teampartner. Damit sich eine derartige Arbeitsweise etablieren kann, bedarf es allerdings der richtigen Teamzusammensetzung. Bei der Zusammenstellung von Remote-Teams müssen neben den entsprechenden fachlichen Anforderungen auch die Charaktereigenschaften beachtet werden. Eine leistungsfähige HR-Software unterstützt den Prozess.
Mikromanagement schadet einer effektiven Teamzusammenarbeit. Zu den grundlegenden Fehlern gehört es, jedem Mitarbeiter seine Aufgaben detailliert zuzuweisen und die Erfüllung permanent überwachen zu wollen. Virtuelle Teamarbeit funktioniert am besten, wenn sie Eigenverantwortung fördert und ein gesundes Maß an Risikobereitschaft unterstützt. Motivierte und fachlich hoch qualifizierte Mitarbeiter können ihre Aufgaben selbständig und produktiv bearbeiten. Auf den Wert des dazu notwendigen Vertrauens wurde bereits hingewiesen.
Selbständiges Arbeiten erfordert allerdings auch eine gute Organisation des Teamworks. Eigenverantwortung ist nicht zu verwechseln mit der Suche nach der nächsten notwendigen Aufgabe zur Erfüllung des Projektziels. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, klare Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen und die Aufgaben innerhalb des Teams entsprechend den Fähigkeiten zu verteilen. Die Anwendung der von Dr. Belbin entwickelten Theorie kann die virtuelle Teamarbeit unterstützen. Teamrollen werden in die Kategorien handlungs-, wissens- und kommunikationsorientiert unterteilt und auf die Mitarbeiter übertragen. Jede Kategorie besitzt besondere Stärken, allerdings auch einige Schwächen. Es kommt darauf an, die Stärken gezielt für die Teamzusammenarbeit zu nutzen. Zur Ideenfindung sind die wissensorientierten Teammitglieder einzubeziehen. Die kommunikationsorientierten Mitarbeiter nutzen ihre Stärken, um für die konsistente Verbindung innerhalb des Teams zu sorgen und die handlungsorientierten Mitarbeiter werden mit den Aufgaben betraut, die unbedingt fristgerecht erledigt werden müssen.
Es stellt für jeden Projektmanager eine Herausforderung dar, die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten den Persönlichkeitsmerkmalen anzupassen. Praktische Erfahrung und der Einsatz von HR-Softwaretools, die auf Berichte zu den Leistungen der Mitarbeiter zurückgreifen, helfen, diese anspruchsvolle Aufgabe zu bewältigen.
Starke persönliche Beziehungen schaffen Vertrauen und verbessern deshalb die Zusammenarbeit. Besonders in einer virtuellen Umgebung, in der persönliche Kontakte seltener zustande kommen, ist die Förderung privater Kommunikation ein wichtiges Element erfolgreicher Projektarbeit. Mitarbeiter, die ein entspanntes oder sogar freundschaftliches Verhältnis zueinander pflegen, werden offen miteinander kommunizieren, sich gegenseitig helfen und einander respektieren. Genau diese Eigenschaften ermöglichen eine bessere Konfliktbewältigung. Denn keine Projektarbeit wird völlig problemlos vonstattengehen. So logisch es auch klingen mag, es ist nicht einfach, in einer Teamzusammenarbeit, die meist ohne Offline-Meetings auskommen muss, eine enge Bindung zu erreichen.
Daher ist es Aufgabe des Managements, Kontakte außerhalb der täglichen Arbeit zu fördern. Teambuilding-Aktivitäten sind die perfekte Gelegenheit, sich gegenseitig besser kennenzulernen. Als Teil einer starken Unternehmenskultur sollten Videokonferenzen nicht nur als Arbeitstreffen angesehen werden. Um die Motivation und das Engagement zu steigern, ist es eine gute Idee, einem Teammitglied bei passenden Anlässen, z. B. zum Geburtstag, zu gratulieren und im Anschluss an die Teambesprechung eine virtuelle Geburtstagsfeier zu veranstalten. Solche Treffen müssen regelmäßig stattfinden, auch ohne besonderen Anlass. Wenn das Projektteam nicht zu weit voneinander entfernt arbeitet, sind gelegentliche persönliche Treffen von unschätzbarem Wert.
Neben gemeinsamen virtuellen oder physischen Treffen außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit fördert es die Moral des gesamten Teams unbestritten, wenn Projekterfolge gemeinsam gefeiert werden. Auch das Lob für einzelne Mitarbeiter und finanzielle Belohnungen für besondere Leistungen motivieren nicht nur den Mitarbeiter selbst, sondern sind zugleich Ansporn für alle Teammitglieder und ein wichtiger Faktor für gute Teamzusammenarbeit.
Die Formulierung von SMART Zielen und eine konsistente Fortschrittskontrolle über Milestones bietet die Grundlage zur virtuellen Zusammenarbeit in Projektteams. Erfolgreiches Teamwork setzt Vertrauen zwischen Management und den Mitarbeitern ebenso voraus, wie zwischen den Teammitgliedern untereinander. Dabei gilt es, auf der Basis definierter Rollen, die Eigenverantwortung zu stärken. Bei der Zusammenarbeit ohne physischen Kontakt kommt dem Aufbau persönlicher Beziehungen eine besonders große Bedeutung zu. Diese zu stärken, ist Aufgabe einer etablierten Unternehmenskultur, die Teambuilding-Aktivitäten ebenso unterstützt, wie das gemeinsame Feiern von Erfolgen.
Virtuelle Zusammenarbeit erfordert aber nicht nur eine gute Organisationsstruktur, sie benötigt auch den Einsatz leistungsfähiger Software. Zur Teamunterstützung sind Kommunikationslösungen wichtig, ebenso wie Tools zur Projektverwaltung, für die Koordinierung von Terminen und nicht zuletzt eine HR-Software.
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JETZT ANMELDENUm die Zusammenarbeit im Team zu fördern, ist es am effektivsten,
SMART-Ziele und klare Erwartungen zu formulieren,
eine konsistente und transparente Kommunikation – zum Beispiel über Videokonferenzen – zu pflegen,
cloudbasierte Projektmanagementtools einzusetzen,
regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten zu etablieren.
Es gibt eine ganze Reihe von digitalen Tools, die sich sehr gut dazu eignen, um die Mitarbeiterkooperation zu stärken. Die wichtigsten sind Kommunikationswerkzeuge und cloudbasierte Kollaborationstools. Bitrix24 bietet mit dem Onlinearbeitsplatz alle diese Werkzeuge wie Videokonferenzen, eine KI-unterstützte Aufgabenverwaltung, Terminkoordinierung und die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam zu nutzen.
Um eine kollaborative Arbeitsumgebung zu schaffen, wenn das Team räumlich getrennt ist, müssen Meetings online in Form von Videokonferenzen abgehalten werden. Über cloudbasiertes Dokumentenmanagement und Messenger-Dienste ist eine asynchrone Kommunikation zu ermöglichen und digitale Projektmanagement-Tools sichern die gemeinsame Aufgabenbearbeitung.