Täglich werden in Ihrem Unternehmen Dokumente erstellt, abgelegt, an Mitarbeitende weitergegeben oder gemeinsam bearbeitet. Dabei spielt ein effizientes System zur automatischen Erstellung und flexiblen Bearbeitung eine zentrale Rolle. Doch was ist Dokumentenautomatisierung und wie lässt sich diese in der Praxis umsetzen?
Im Unternehmensalltag existieren bereits zahlreiche Dokumente, die wiederholt zum Einsatz kommen. Dazu gehören unter anderem Angebote und Rechnungen. Häufig werden diese mit hohem manuellen Aufwand kopiert, um sie in einem anderen Kontext erneut zu verwenden. Mit einer Automatisierung der Dokumentenverarbeitung lassen sich Anfragen nicht nur schneller beantworten, sondern auch Zeit einsparen, das Fehlerpotenzial beim Kopieren reduzieren sowie ein einheitliches Corporate Design anwenden.
Wir beantworten Ihnen in diesem Artikel nicht nur die Kernfrage, was Dokumentenautomatisierung ist, sondern zeigen Ihnen alle Vorteile der Dokumentenautomatisierung und zeigen Ihnen in 9 verständlichen Schritten, wie Sie die Automatisierung des Dokumenten-Workflows realisieren. Außerdem bieten wir Ihnen ein begleitendes Webinar zur Automatisierung von Dokumenten.
Dokumentenautomatisierung beschreibt einen Prozess, mit dessen Hilfe Dokumente als standardisierte Vorlagen oder strukturierte Bausteine zur Verfügung gestellt werden und dabei keine Anpassung von Layout oder bestimmten Inhalten mehr notwendig ist.
Automatisierung von Dokumenten bedeutet eine effiziente Organisation und Strukturierung, die es möglich macht, schnell und korrekt Dokumente zu erstellen. Dabei entfällt ein umständliches manuelles Ausfüllen von sich wiederholenden Dokumenten und wird durch eine vorlagenbasierte Lösung ersetzt.
Sie erstellen ein automatisiertes Dokument über eine Software zur Dokumentenautomatisierung, die Daten und Inhalte aus einer Vielzahl von Quellen abrufen und automatisch in vordefinierte Bereiche einer Dokumentenvorlage einfügen kann. Diese Vorlagen können unter anderem klassische Textbausteine aber auch Grafiken, Bilder, Tabellen und weitere Elemente enthalten.
Automatisierung erfolgt schrittweise mit der Definition von Zielen, über die Einbindung der Interessenträger, die Bestimmung der zu automatisierenden Dokumente und des Automatisierungsgrades, der Auswahl der Software, der Definition des Zeitrahmens, der Zusammenführung von Vorlagen, dem Rollout sowie der Kontrolle rund um Akzeptanz und Nutzung in der Praxis.
Die Vorteile der Dokumentenautomatisierung liegen in einer enormen Zeitersparnis sowie in einer zuverlässigen Formatierung, geringeren Fehleranfälligkeiten und einer konformen Einhaltung aller Layoutvorgaben oder auch Richtlinien im Unternehmen. So haben Sie die Option in automatisierten Dokumenten interne Genehmigungsprozesse zu integrieren und so zu beschleunigen.
Mithilfe der Automatisierung Ihrer Dokumente stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden effizient arbeiten können und somit freigewordene Ressourcen für individuelle Tätigkeiten zur Verfügung stehen. Dies gelingt allerdings nur, wenn Sie sich vorab wichtige Ziele zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung setzen.
Aus diesem Grund gehört zur Zielstellung, alle Fragen rund um das Thema Dokumentenautomatisierung zuverlässig zu beantworten und eine geeignete Softwarelösung in den bestehenden Geschäftsprozess zu integrieren.
Zu den übergeordneten Zielen können beispielsweise die Zeitersparnis und damit verbunden die Einsparung von Kosten sowie eine einfache Bedienbarkeit gehören, die eine breite Akzeptanz bei den Nutzenden im Unternehmen generiert.
Darüber hinaus zählen unter anderem die Zusammenführung von bestehenden Dokumentenvorlagen und die Reduzierung von Fehlerquellen zum Beispiel durch Tippfehler zu den möglichen Zielsetzungen, die Sie verfolgen.
Auch die Bestimmung und Analyse von Daten oder die optische Abstimmung auf das Unternehmenserscheinungsbild können wichtige Argumente für die Dokumentenautomatisierung darstellen.
Ganz gleich welche Ziele in Ihrem konkreten Fall im Vordergrund stehen, wichtig ist diese vor Beginn der eigentlichen Planung und Umsetzung der Automatisierung zu bestimmen, um sicherzustellen, dass die gewünschten Ziele im Verlauf der Implementierung auch konsequent verfolgt und umgesetzt werden.
Unter Interessenträger werden alle Schlüsselpersonen im Unternehmen zusammengefasst, die am Entscheidungsprozess beteiligt sind und später mit der Lösung zur Dokumentenautomatisierung arbeiten werden.
Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden in diesem Zusammenhang das Gefühl, dass Ihnen deren Meinung wichtig ist, sie Teil des Automatisierungsprozesses sind und sich aktiv mit Wünschen und Feedback rund um den Vorgang zu den automatisierten Dokumenten im unternehmenseigenen Dokumentenmanagement einbringen können.
So sorgen Sie von Anfang an für einen funktionierenden Workflow und erhalten eine breite Rückmeldung zu besonders geeigneten Funktionen oder Inhalten, die im Alltag die Effizienz und Produktivität bei der Abwicklung von Dokumenten erhöhen.
Ein entscheidender Punkt ist, welche Dokumente im Unternehmen grundsätzlich automatisiert werden sollen.
Prüfen Sie welche Dokumente im Unternehmen am häufigsten und mit regelmäßiger Wiederholung Verwendung finden. Dabei handelt es sich in der Regel um Angebote und Rechnungen oder Verträge, deren Automatisierung besonders hohe Einsparungspotenziale versprechen und zu einem hohen Return on Investment führen.
Darüber hinaus spielt auch die Komplexität von Dokumenten eine Rolle bei der Beurteilung für die Automatisierung. Einerseits kann es mit hohem Aufwand verbunden sein, komplexe Dokumentstrukturen in Automatisierungsanweisungen zu transformieren, andererseits, ist dieser Schritt einmal getan, ersparen Sie sich in Zukunft einen hohen Aufwand und profitieren von vorgefertigten Prozessen.
Alle Dokumente, die nur selten oder im begrenzten Umfang zum Einsatz kommen oder die in ihrem Inhalt stark variieren und sehr individuell sind, sollten eher nicht für eine Automatisierung in Frage kommen.
Nehmen Sie eine sorgfältige Bewertung vor und wägen Sie alle Vorteile und Nachteile ab, welche Dokumente für die Automatisierung am besten geeignet sind, um bestmöglich vom geplanten Automatisierungsprozess zu profitieren.
In diesem Schritt geht es darum zu entscheiden, wie hoch der Grad der Automatisierung sein soll.
Natürlich klingt es verlockend gleich alle Vorlagen so zu bearbeiten, dass sie vollständig automatisiert durchlaufen. Bei manchen Dokumenten ist das tatsächlich möglich. Erfahrungen aus der Praxis zeigen allerdings, dass ein Automatisierungsgrad von etwa 60 Prozent die besten Ergebnisse erzielt.
Als Faustregel ist es empfehlenswert klein anzufangen und systematisch die Automatisierung zu erhöhen. Wägen Sie in diesem Zusammenhang stets ab, wie hoch der Aufwand für die Automatisierung ist und welche Arbeit vergleichsweise in der manuellen Ausführung steckt.
Für die zuverlässige und tragfähige Automatisierung der Dokumentenverarbeitung benötigen Sie eine passende Software zur Dokumentenautomatisierung.
Halten Sie nach einer Lösung Ausschau, deren Implementierung nicht zu aufwendig ist und am Ende mehr Zeit benötigt, als Sie Ihnen einspart.
Aus diesem Grund sollte die Software nahtlos in Ihre Unternehmensprozesse integrierbar sein und sich mit einer intuitiven Bedienbarkeit auszeichnen. Nur wenn die Automatisierungslösung sich flexibel einbinden lässt, hält sich der Aufwand in Grenzen und trägt zur Steigerung der Effizienz im gesamten Unternehmen bei.
Mit einer passgenauen Dokumentenautomatisierungs-Software sorgen Sie dafür, dass Ihre Dokumente automatisiert erstellt, übersichtlich strukturiert, sicher bearbeitet und gespeichert werden können.
Ein weiterer Aspekt ist die sichere Datenspeicherung. Eine zuverlässige Automatisierungssoftware erlaubt eine geschützte Speicherung aller Dokumente, wahlweise in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server.
Sie haben in diesem Kontext die Wahl, ob Sie eine Online-Bearbeitung Ihrer Dateien nutzen wollen oder eine lokale Dokumentenbearbeitung über die Desktop-App.
Über die Onlinenutzung haben Ihre Mitarbeitenden die Option, auch ohne lokal installierte Office-Lösungen Dokumente, zum Beispiel via Google Docs oder MS Office online anzupassen und zusätzlich von einer detaillierten Dokumentenhistorie inklusive aller vorgenommenen Änderungen zu profitieren.
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Sie wissen in diesem Schritt bereits genau, was Dokumentenautomatisierung ist. Aber wie genau sieht der zugehörige Zeitplan für die Umsetzung aus?
Diese Frage beantworten Sie am besten über eine detaillierte Zeitleiste, die alle Zeiträume rund um Ihr Automatisierungsprojekt definiert und in entsprechende Wochen und Monate aufteilt.
Dabei hängt die Dauer des Projekts von verschiedenen Faktoren ab, zu denen beispielsweise die Anzahl der zu automatisierenden Dokumente, die Komplexität der Automatisierung und der Ausgangspunkt der bereits bestehenden Vorlagen gehören.
Im Rahmen der Zeitleiste können Sie Ihr Automatisierungsvorhaben beispielsweise in die Bereiche Planung, Automatisierung inklusive Testschulung und Rollout unterteilen.
Entscheidend ist dabei, dass Sie am besten über einen gemeinsamen Kalender alle Zeiten und die zugehörigen Aufgaben sowie Ansprechpartner definieren und sorgfältig planen.
Jetzt gilt es bestehende Dokumente und Vorlagen sinnvoll zusammenzuführen und so zu strukturieren, dass alle Mitarbeitenden in Zukunft einfach und intuitiv damit arbeiten und ohne lange Einarbeitungszeiten die angebotenen Routinen für ihre Arbeit nutzen können.
Prüfen Sie zunächst welche Vorlagen vorhanden sind, an welchen Stellen sie sich überschneiden und wo Doppelungen auftreten. Danach gilt es zu bestimmen welche Inhalte notwendig sind und wie diese am besten zusammengeführt werden. Die Zusammenführung verschiedener Vorlagen wird im Rahmen der Dokumentenautomatisierung auch als Vorlagen-Konsolidierung bezeichnet.
Nehmen Sie die Konsolidierung überall dort vor, wo es möglich ist, um die Anzahl von Dokumentenvorlagen möglichst gering zu halten und eine Datenredundanz zu vermeiden. Sorgen Sie dafür, dass ähnliche Dokumente als Vorlage gespeichert und automatisiert werden, damit es dem Endnutzer später bei der Anwendung besonders leicht gemacht wird. Führen Sie dabei all die Dokumente zusammen, die mindestens zu zwei Drittel den gleichen Inhalt besitzen beziehungsweise das gleiche Ziel verfolgen.
Was ist Dokumentenautomatisierung und wie lässt sich der praktische Rollout realisieren? An dieser Stelle wird es besonders spannend, denn Sie starten nun mit der eigentlichen Praxis.
Hier sollten Sie sich für eine Automatisierungsstrategie entscheiden und definieren welche Vorlagen und Dokumente für welche Benutzergruppen freigegeben werden.
Unter bestimmten Umständen kann es sehr sinnvoll sein, zunächst nur ausgewählte automatisierte Dokumente anzubieten und das Rollout nach und nach durchzuführen, um die Nutzer:innen nicht zu überfordern und den größtmöglichen Effekt aus der Automatisierung zu erzielen.
Sie haben jedoch auch die Option zu einem definierten Rollout-Zeitpunkt alle neu erstellten Dokumente bereitzustellen. Das bietet den Vorteil, dass sich alle Mitarbeitenden intensiv mit dem Vorlagenprozess auseinandersetzen und mögliche Änderungen oder Optimierungen gezielt vorangetrieben werden.
Wie Sie dabei vorgehen, ist stark davon abhängig, wie viele Dokumente von der Automatisierung betroffen sind, wie viele Mitarbeitende damit arbeiten und welchen Wissensstand diese mitbringen, beziehungsweise wie flexibel Sie im Umgang mit neuen Tools sind. Hier können Erfahrungen hilfreich sein, die Sie bereits in anderen Projekten im Bereich des Rollouts gesammelt haben.
Klären Sie alle Nutzer:innen nicht nur über die grundsätzliche Frage auf, was Dokumentenautomatisierung ist, sondern prüfen Sie wie die durchgeführte Automatisierung bei den Endnutzern auch tatsächlich angenommen wird.
Der beste Automatisierungsprozess nützt wenig, wenn am Ende die betreffenden Mitarbeitenden in den Abteilungen wie Rechnungswesen, Vertrieb und Marketing nicht damit arbeiten und stattdessen lieber weiter auf Basis früher erstellter und lokal gespeicherter Vorlagen agieren.
Machen Sie sich bewusst, dass die Akzeptanz zu den wichtigsten Bereichen gehört und nur so eine langfristige Anwendung der erstellten Vorlagen und die Nutzung des Automatisierungsvorgangs im Alltag sichergestellt ist. Intervenieren Sie wenn nötig rechtzeitig und sprechen Sie mögliche Problemstellungen oder Hürden proaktiv an.
Dies wird unter anderem möglich, indem Sie eine Feedbackrunde starten und Support rund um die Anwendung der neu erstellten Automatisierungsvorlagen anbieten. So gewährleisten Sie, dass Sie alle Mitarbeitenden mitnehmen und die praktische Nutzung der Dokumente so einfach wie möglich gestalten. Darüber hinaus verdeutlichen Sie den Anwendern, worin der spürbare Nutzen liegt und an welchen Stellen Arbeitsprozesse deutlich einfacher gemacht werden.
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die 9 wichtigsten Schritte für den Einstieg in die Automatisierung von Dokumenten gemeistert und Zielstellungen, Interessenträger, Dokumente und die passende Software zur Dokumentenautomatisierung miteinander synchronisiert.
Die systematische und konsequente Umsetzung spart Ihnen langfristig nicht nur wertvolle Zeit, sondern unterstützt Ihre Mitarbeitenden dabei, Arbeitsabläufe zu straffen, um produktiv und motiviert zu arbeiten.
So profitieren Sie im vollen Umfang von allen Vorteilen der Dokumentenautomatisierung in Ihrem täglichen Business.