Risikomanagement zählt zu den bekannten Begriffen im Unternehmen. In der Praxis jedoch, sind damit oft Fragen rund um eine geeignete Risikoreaktionsstrategie verbunden.
Risikomanagement ermöglicht es, die Risiken für das Unternehmen frühzeitig zu erkennen und abzuwenden, bevor sie Probleme verursachen können. Mit der passenden Reaktion minimieren Sie mögliche Gefahren, die unter anderem dem unternehmenseigenen Image oder beispielsweise der Liquidität Schaden zufügen können.
Doch was ist Risikoreaktion im Projektmanagement? Welche Arten von Projektrisiken gibt es und wie lassen sich spezifische Risikomanagementreaktionsstrategien aufbauen?
In diesem Beitrag finden Sie den ultimativen Leitfaden, um individuelle Risikoreaktionsstrategien für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Erfahren Sie, wie Sie mit den richtigen Projektrisikoreaktionsstrategien das Projektrisiko und mögliche Schäden minimieren.
Eine Risikoreaktion beschreibt ein vorausschauendes Handeln, das im Idealfall bereits vorbereitet ist und als Lösung auf ein tatsächlich eingetretenes Problem praktisch umgesetzt werden kann. Im Projektmanagement treten immer wieder Unsicherheiten auf, die sich negativ auf den gesamten Projektverlauf auswirken können. Um diesen Faktoren entgegenzuwirken, ist eine angemessene Risikoreaktion entscheidend.
Die Entwicklung von Risikoreaktionsstrategien ist in der Regel eine Führungsaufgabe und wird unter anderem vom Projektmanager übernommen. Grundsätzlich kann aber jeder Mitarbeiter im Unternehmen dazu beitragen, das Risiko für das Unternehmen gering zu halten. Vorgesetzte sollten das Risikomanagement als Teil der Unternehmenskultur vorleben, fördern, einführen und transparent vermitteln. Eine nachhaltige technische Unterstützung erhalten Sie dabei von einer nahtlos integrierten Projektmanagement-Software.
Was genau ist eine Risikoreaktion? Ein Beispiel: Der Kunde beauftragt Sie mit einer Aufgabe, die einen besonders knappen Zeitplan vorsieht. Ihr Team äußert Bedenken. Als Entscheidungsträger berechnen Sie, dass die Wahrscheinlichkeit das Projekt rechtzeitig abzuschließen unter zehn Prozent beträgt. Sie teilen dem Kunden das Risiko mit und bewerten den Projektumfang gemeinsam neu. In diesem Fall haben Sie das Risiko für Ihr Unternehmen und den Kunden erkannt und es vor Projektbeginn durch eine persönliche Absprache verringert. Ein weiteres Beispiel ist der Abschluss einer Versicherung, die unter anderem Schadensersatzansprüche Dritter (Personen-, Sach-, Vermögensschäden) oder eigene Schäden (Rechtskosten, Inventar-, Cyber-Schäden) abdeckt.
Die Risikoarten im Projektmanagement lassen sich in ursachen- und wirkungsbezogene Reaktionen unterscheiden. Ursachenbezogen heißt, dass versucht wird, das Auftreten eines Schadens komplett zu verhindern, indem auf risikobehaftete Handlungen verzichtet wird. Eine ursachenbezogene Risikoreaktionsstrategie bedeutet aber auch, präventive Handlungen zu ergreifen. Zum Beispiel ausreichend Zeitpuffer einzukalkulieren, falls der angestrebte Projektmanagement-Zeitplan nicht eingehalten werden kann. Wirkungsbezogene Reaktionen zielen darauf ab, den Schaden von unvermeidbaren Risiken zu minimieren. Risiken für Ihr Unternehmen können sowohl von internen Faktoren als auch von externen Faktoren ausgelöst werden. Diese zu kennen ist ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements.
Das Ziel der Risikoreaktionsstrategie ist, den Fortbestand des Unternehmens und dessen Liquidität zu sichern. Dieses Ziel wird durch die Senkung von Risikokosten angestrebt. Je nach Höhe des Risikos werden entsprechende Maßnahmen ergriffen. In manchen Fällen ist man bereit, das Risiko einzugehen, in anderen Fällen ist es besser, dieses zu vermeiden. Der jeweilige Grad der Bedrohung kann beispielsweise anhand der Insolvenzwahrscheinlichkeit angegeben werden. Es gibt verschiedene Risikoarten im Projektmanagement, darunter kaufmännische, technische, zeitliche oder ressourcenbedingte Risiken, auf die es individuell zu reagieren gilt.
Bevor Sie damit beginnen können, eine Risikoreaktionsstrategie zu erarbeiten, sollten Sie zunächst die Faktoren und verschiedenen Arten von Projektrisiken in Ihrem Unternehmen analysieren.
Ein nicht zu unterschätzendes Risiko stellt dabei das Team selbst dar: Interne Risiken entstehen durch fehlende Motivation der Mitarbeiter, Krankheit, Überlastung oder zu geringe Arbeitsauslastung, nicht funktionierende Arbeitsprozesse sowie fehlende Informationen. All diese Faktoren können den Erfolg eines Projekts schnell ins Wanken bringen. Diese Risiken sind jedoch absehbar und können im Vorfeld vermindert oder abgewendet werden – zum Beispiel indem Sie eine lückenlose Arbeitszeiterfassung
Aber auch unerwartete Ereignisse wie Wasserschäden, Brandfall oder technische Störungen sollten als Risiko erkannt und gemanagt werden. Neben internen Risiken gibt es auch externe Risiken, die ihr Unternehmen beeinflussen. Dazu zählen zum Beispiel Preisverfall, wirtschaftlich angepasste Rahmenbedingungen, Änderung bei Kundenbedürfnissen und Kaufverhalten, steigende Betriebskosten oder Konkurrenz aus Niedriglohnländern.
Auf diese Risiken können Sie nur flexibel reagieren, indem Sie beispielsweise je nach aktueller Situation Preisänderungen durchführen, Versicherungen abschließen oder Arbeitsprozesse rund um einen optimalen Arbeitseinsatz und geringen Energieverbrauch optimieren.
Führen Sie ein Risikoregister im Projektmanagement ein, in dem Sie alle möglichen Gefahren für Ihr Unternehmen übersichtlich nach Grad der Bedrohung strukturieren können. Anhand dieser Tabelle können Sie zukünftige Risiken bewerten und entsprechend darauf reagieren. Generell gibt es kein allgemeingültiges Risikomanagement, es sollte immer individuell auf das jeweilige Projekt zugeschnitten werden.
Gliedern Sie zum Beispiel nach Arten von Projektrisiken, dabei können Sie zwischen personenbezogenen Risiken, Kosten-, Termin- oder Qualitätsrisiken unterscheiden. Bewerten Sie, wie wahrscheinlich das Eintreten dieser Bedrohungen für Ihr Unternehmen ist und berechnen Sie die dafür anfallenden Kosten.
Diesen Betrag sollten Sie als Budget-Puffer einkalkulieren. Anhand der Aufstellung lässt sich die Bedrohung für Ihr Unternehmen bei jedem Projekt neu analysieren.
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Achten Sie in der Projektplanung immer darauf, ein Risikobudget aufzuführen. Auch, wenn es bestenfalls vielleicht nicht benötigt wird, sollte es ein Teil von Projekten sein.
Es ist die Aufgabe des Projektmanagements, die Abwicklung des Auftrags von der Planung und Risikobewertung bis zur Ausführung offen zu legen. Risiken zu vermeiden kann unter Umständen bedeuten, dass Kosten entstehen.
Viele Unternehmen glauben fälschlicherweise, dass ein Projekt fehlerfrei durchlaufen kann und berechnen deshalb auch kein Risikobudget. In diesem Fall gilt besser Vorsicht als Nachsicht. Risiken vorausschauend zu minimieren, ist in der Regel günstiger als sie eintreffen zu lassen.
Durch die Umsetzung von Risikomanagementreaktionsstrategien können nicht alle Risiken vollständig ausgeschlossen werden. Durch regelmäßige Schulungen und die Weiterbildung aller involvierten Entscheidungsträger und Mitarbeiter lassen sich jedoch wertvolle Risikomanagementstrategien entwickeln, die angemessene Reaktionen auf Risiken ermöglichen.
Schaffen Sie außerdem ein Arbeitsumfeld, in dem sich Mitarbeiter auch trauen, mögliche Risiken anzusprechen. Nur so vermeiden Sie es, Bedrohungen erst dann zu erkennen, wenn es zu spät ist.
Dieser Fall tritt zum Beispiel ein, wenn ein Mitarbeiter Sie konkret darauf hinweist, dass aufgrund von Komplikationen ein fristgerechter Abschluss des Projekts gefährdet ist. Da die Mitarbeiter über Ihre offene Kommunikationskultur in Sachen Risikomanagement Bescheid wissen, melden sie das Problem, bevor das Projekt zu scheitern droht.
Führen Sie Schulungen und persönliche Gesprächsrunden individuell zugeschnitten auf anstehende Projekte durch. Jedes Projekt birgt andere Risiken und manchmal lohnt es sich regelmäßig neu zu bewerten, welche Gefahren für das Unternehmen bestehen könnten. Insbesondere im IT-Bereich sollten regelmäßige Schulungen und Updates durchgeführt werden, um Bedrohungen durch Schadsoftware oder Betrugsversuche reduzieren zu können.
Diese Risikoreaktionsstrategie benötigen Sie wahrscheinlich am häufigsten. Akzeptieren Sie, dass auch mit der besten Projektplanung immer etwas schief gehen kann und kalkulieren Sie dementsprechend Zeit- und Budget-Puffer ein.
Trotzdem reagieren Sie erst dann, wenn tatsächlich ein befürchtetes Risiko eingetreten ist. Tritt das Risiko nicht ein, geben Sie die Reserven wieder frei und widmen sich dem nächsten Projekt.
Risiken zu akzeptieren, bedeutet auch, den Schaden durch das Risiko so gering wie möglich zu halten. Zum Beispiel, wenn ein Projekt auch ohne ein bestimmtes Werkzeug und Maschinen fortsetzbar ist oder eine Reparatur im Rahmen des Budgets liegt. Dadurch könnte es zu einer zeitlichen Verzögerung kommen. Sie haben jedoch im Vorfeld ein zeitliches und finanzielles Puffer angedacht, so dass eine realistische Chance besteht, das Projekt wie geplant erfolgreich abzuschließen.
Planen Sie ein Geschäft mit einem neuen Kunden oder einem neuen Partnerunternehmen? Dann behalten Sie sich im Zweifel vor, die finanzielle Situation des betreffenden Unternehmens zu prüfen.
Aber auch bei Stammkunden, die sich lange als zuverlässig erwiesen haben, kann sich die finanzielle Situation überraschend ändern.
Daher ist es durchaus sinnvoll, regelmäßig die Bonität von Kunden und Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, zu prüfen. Dadurch reduzieren Sie das Risiko, dass es zu finanziellen Ausfällen kommt und sorgen dafür, dass die Liquidität Ihres Unternehmens erhalten bleibt.
Behalten Sie auch Ihr eigenes Ranking im Blick, dieses gibt Ihren Kunden Auskunft über die Unternehmensbonität und beeinflusst auch Ihre eigene Auftragslage. Sollten Sie im Budget eine Schieflage erkennen, dann gehen Sie rechtzeitig transparent damit um, damit das Vertrauen Ihrer Kunden und Gläubiger nicht verloren geht.
Die Risikoreaktionsstrategie des Transfers beinhaltet die Übertragung der Verantwortung an andere Personen außerhalb des Projekts. Dadurch verschwindet das Risiko nicht, aber es wird unter bestimmten Voraussetzungen ausgelagert.
So können Risiken beispielsweise an einen Auftragnehmer übertragen werden. Zum Beispiel ist bei einem Festpreisvertrag der Verkäufer dazu verpflichtet, den Preis für ein Produkt zu halten. Der Verkäufer trägt alle Risiken, die im Zuge des Projekts beispielsweise bei Preiserhöhungen entstehen können.
Eine Versicherung ist ebenfalls eine Form der Risikomanagementstrategie. Dabei übertragen Sie der Versicherung das Risiko, wenn mit höherer Gewalt wie beispielsweise mit starken Stürmen oder Überflutungen zu rechnen ist. Die entsprechende Versicherung schützt Sie vor schweren Schäden bei unvorhergesehenen Umwelteinflüssen.
Neben einer gewissen Akzeptanz und dem Transfer von Risiken besteht eine Risikoreaktionsstrategie darin, Risiken im Voraus zu reduzieren. Das heißt zu überlegen, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um das Risiko für ihr Unternehmen so gering wie möglich zu halten.
Auch dazu ein Beispiel: Teile eines Projekts sollen in der alljährlichen Urlaubsphase realisiert werden. Welches Risiko besteht dabei? Ihre Mitarbeiter sind unter Umständen aufgrund von geplantem Urlaub nahezu zeitgleich abwesend.
Eine Lösung für dieses Problem könnte sein, dass Sie für das Projekt einen zusätzlichen finanziellen und zeitlichen Puffer von zwei Wochen einplanen, um den Abschluss des Projekts nicht zu gefährden oder im Falle von Überstunden durch Einspringen von anderen Mitarbeitern das notwendige Budget zur Verfügung haben.
Zunächst haben Sie ein Risiko als gering eingestuft, unerwartet tritt es nicht nur ein, sondern erhöht sich erheblich. In diesem Fall sollten Sie die Bedrohung neu bewerten und sich für eine angepasste Risikoreaktionsstrategie entscheiden. Um solche Situationen rechtzeitig zu erkennen, gilt es Gefahren für ein Projekt zu überwachen und bis zu seinem Abschluss immer wieder neu zu evaluieren.
Das Risikomanagement kann dabei einem automatisierten Kreislauf an Prozessen folgen, die es Ihnen immer wieder möglich machen, Risiken im Blick zu behalten, realistisch einzuschätzen und rechtzeitig angemessen entgegenzuwirken.
Dabei ist es entscheidend, sich während des Projektablaufs regelmäßig Fragen zu stellen, welche Risiken absehbar sind, welche Gefahren neu hinzugekommen sind, welche Risiken vermieden oder transferiert werden können und welche Reaktion bei welcher Problemstellung angemessen ist.
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Team die Anforderungen für das Projekt erfüllt? Dann zögern Sie nicht rechtzeitig extern Unterstützung anzunehmen.
Bitten Sie zum Beispiel die HR-Abteilung darum, zusätzliche Mitarbeiter für das Projekt einzustellen, deren Expertise das Projekt bereichern und unterstützen wird. Gegebenenfalls kann es auch Sinn machen, das Projekt teilweise abzugeben, wenn Sie nicht die notwendige Expertise aufbringen können.
Externe Berater aber auch technische Lösungen bieten ebenfalls eine Möglichkeit, um die Expertise zu generieren, die Sie für die Umsetzung eines ausgewählten Projekts benötigen.
Beginnen Sie damit die Risikoreaktionsstrategien in Ihrem Unternehmen umzusetzen und verringern Sie finanzielle Einbußen durch unerwartet eingetretene Risiken. Eine effektive Projektrisikoreaktionsstrategie garantiert die Liquidität Ihres Unternehmens und trägt damit zum Erhalt der Wirtschaftlichkeit bei.
Leben Sie den offensiven und realistischen Umgang mit Risiken vor und gehen Sie unter anderem mit einem Risikoregister im Projektmanagement mit positivem Vorbild voran.
Behalten Sie mögliche Gefahren und passende Risikomanagementstrategien durch ständige Überwachung im Blick und zögern Sie nicht bei Bedarf fachliche Expertise von außen hinzuziehen.
Betrachten Sie das Risikomanagement als einen fortlaufenden Prozess, der sich bis zum jeweiligen Abschluss eines Auftrags durchzieht und im Anschluss evaluiert werden muss. So können Sie feststellen, wo Sie Ihr Risikomanagement noch verbessern müssen und welche Reaktionen bereits erfolgreich funktioniert haben.
Akzeptieren Sie immer bei jeder beliebigen Risikoreaktionsstrategie, dass sich Gefahren nie ganz ausschließen lassen. Mit dem richtigen Vorgehen können sie allerdings deutlich reduziert werden.