Auch Projekte in kleinen Firmen benötigen eine Steigerung der Effizienz, um Projektziele erfolgreich umsetzen zu können. Das heißt Arbeitsprozesse müssen optimiert und wenn möglich auch vereinfacht werden.
Oftmals wird jahrelang ohne Optimierung der einzelnen Prozesse im Unternehmen gearbeitet. Bereits kleine Veränderungen lassen den gesamten Ablauf jedoch deutlich effizienter gestalten.
Unterstützt wird die Produktivität mit der Einführung einer schlanken Projektmanagement Software, die ein Projekte managen ermöglicht, das Zeit und Kosten spart.
Projektleiter, die für Projekte in kleinen Firmen verantwortlich sind, können nur so effizient arbeiten, wie es die Unternehmensführung zulässt. Nicht nur die direkten Vorgesetzten sondern auch weitere Mitarbeiter, die im Projekt integriert sind, müssen an einem Strang ziehen, um Ziele zu erreichen, auch wenn das Tagesgeschäft dies erschwert.
Steht die Unternehmensführung hinter einem Projekt, können Entscheidungen schnell und agil getroffen werden. Diesen Vorteil gegenüber großen Unternehmen sollten gerade Kleinunternehmer kennen und gezielt für eine abgespeckte Projektverwaltung in Firmen nutzen.
Zu Beginn der Projektverwaltung in Firmen steht die Arbeitseinteilung. Dabei wird klar definiert, wer welche Rolle übernimmt. So kommt es durch das Projektmanagement weniger zu Rangkämpfen innerhalb des Teams.
Jeder trägt Verantwortung für seine Arbeit. Ein Verstecken hinter einem fleißigeren Kollegen ist in kleineren Strukturen kaum möglich. Diesem Umstand ist es aber auch zu verdanken, dass Doppelarbeiten vermieden werden. Unterstützt wird der Prozess anhand von Automatisierung, bei der beispielsweise sich wiederholende Aufgaben und Vorgänge einmalig angelegt und immer wieder ausgeführt werden.
Auch an dieser Stelle sorgt eine Projektmanagement Software dafür, dass diese Herausforderungen umgesetzt werden können und jeder Mitarbeiter sowie Vorgesetzte einen deutlichen Überblick über den aktuellen Stand des Projektverlaufs erhält.
Kleinunternehmer können so genau beobachten, wann, wer, was liefert und in diesem Zusammenhang die Arbeitsweise der Mitarbeiter und Optimierungsmöglichkeiten prüfen.
Unterteilen Sie Projekte immer in kleinere Phasen, die Sie zu einem gewissen Termin abschließen. Kleinere Ziele können so strukturierter abgearbeitet und Aufgabengebiete besser nach Fähigkeiten verteilt werden.
Das Ziel des Projekts sollte klar für alle Kollegen erfassbar sein. Dabei stehen die Kernziele im Fokus und werden Schritt für Schritt nach ihrem Rang abgearbeitet.
So vermeiden Sie, dass Arbeitsschritte im Stress untergehen oder Fehler passieren. Dieses Vorgehen hilft Ihnen auch dabei, eine sorgfältige Planung für die Ausarbeitung durchzuführen. Eine praktische To-Do-Liste, die einen Gesamtüberblick über zu leistende Arbeitsschritte und den ungefähr bemessenen Aufwand gibt, erleichtert es Ihnen, einzelne Aufgaben zu priorisieren oder zu delegieren.
Eine gut strukturierte Projektverwaltung in Firmen erlaubt Ihnen einen Überblick über die Finanzen und Ressourcen, die in ein Projekt fließen und dient Ihnen auch als Frühwarnsystem.
So lässt sich deutlich erkennen, wo Priorisierungen liegen und wie gut sich Ihr Projektmanagement auf Kurs befindet. Probleme werden in zahlreichen Fällen bereits erkannt, bevor sie zu einer Abweichung führen und lassen sich mit einfachen Maßnahmen gegensteuern.
Dadurch generieren Sie eine höhere interne sowie externe Transparenz. Mitarbeiter haben jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Projektstand abzufragen und zu prüfen, welche Aufgaben zur Erfüllung von Etappenzielen noch umgesetzt werden müssen. So erkennen Sie Risiken rechtzeitig, und vermeiden eine Ressourcenverschwendung.
Oftmals starten kleine Unternehmen mit der Arbeit durch, doch im Nachgang muss einiges nachgearbeitet werden. Dabei geht eine große Anzahl an Arbeitsstunden verloren, in denen Sie bereits neue Projekte hätten realisieren können.
Beginnen Sie ein Projekt mit einer entsprechenden Planung, können Sie dieses schneller umsetzen und verfügen über die passenden Ressourcen für Folgeaufträge.
Auf lange Sicht generieren Sie so auch noch ansprechendere und größere Projekte.
Projektmanagement in kleinen Unternehmen ist entscheidend für den wirtschaftlichen Bestand. Auch Kleinunternehmer können ihre Arbeitsweisen damit optimieren und besser auf Terminvorgaben reagieren.
Sie erhöhen ihre Wettbewerbsfähigkeit und generieren systematisch mehr Umsatz. Ein smartes Projektmanagement nimmt zudem auch positiven Einfluss auf die Entwicklung neuer Angebote.
Sie sind in jeder Phase darüber im Bilde, was die einzelnen Mitarbeiter benötigen, um produktiv arbeiten zu können, um beispielsweise die Gestaltung eines neuen Produkts voranzutreiben. Die Prozesse eines Projekts zu automatisieren spart darüber hinaus Zeit und Geld.
Das Bitrix24 webbasierte Projektmanagement unterstützt Sie dabei, Ihre Ziele zu visualisieren und diese termingerecht einzuhalten. Redundante Arbeiten oder unklare Aufgabenverteilungen bleiben zudem aus, denn jeder Mitarbeiter erhält, zu jeder Zeit einen vollständigen Überblick über alle Projekte und zugehörigen Aufgaben.