Jede Führungskraft kennt die Bedeutung der Kommunikation. Sie ist ein kritischer Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Wissenschaftliche Untersuchungen belegen, dass mangelnde oder schlechte Kommunikation einen ebenso großen Anteil am Scheitern von Projekten hat, wie falsche Kostenkalkulation, fehlendes Risikomanagement und eine ungenügende Definition der Projektziele.
Gute Projekt-Kommunikation zeichnet sich dadurch aus, dass die Akzeptanz bei allen Interessensgruppen – den Stakeholdern – für die zu verwirklichenden Ziele aufrechterhalten wird, auch wenn Befürchtungen über einen mangelnden Erfolg zu Konflikten und Widerständen führen. Gleichzeitig geht es um den Informationsfluss zum Management des eigenen Unternehmens, um Aufmerksamkeit und Anerkennung zu erhalten.
Durch einen strukturierten und zielgruppenspezifischen Informationsaustausch zwischen dem Projektteam und allen nicht unmittelbar beteiligten Stakeholdern wird erreicht, dass der Arbeitsfortschritt kontinuierlich dokumentiert ist.
Projekt-Kommunikation ist ebenso wichtig wie herausfordernd. Im folgenden Artikel finden Sie die 10 entscheidenden Tipps für den Erfolg Ihrer Kommunikationsstrategie.
Ein Team wird nur dann effektiv arbeiten und dauerhaft gute Resultate erzielen können, wenn die Projekt-Kommunikation stimmt. Damit diese wirklich funktioniert, sind zunächst Ziele zu bestimmen. Sie sollten unter Einbeziehung der Mitglieder des Projektteams formuliert werden, was zu einer Erhöhung der Motivation beiträgt.
Die wichtigste Absicht muss immer im reibungslosen Informationsfluss zwischen allen am Projekt Beteiligten bestehen. Die auch gern als Stakeholder bezeichnete Interessensgruppe besteht nicht nur aus Mitarbeitenden, die die eigentlichen Aufgaben zu erfüllen haben, sondern bezieht auch Kunden, Lieferanten und weitere Partner mit ein. Für den gezielten Einsatz der richtigen Informationen ist das Bedürfnis der einzelnen Stakeholder zu ermitteln. Denn die nicht direkt mit der Projektarbeit betrauten Interessenten werden eher auf eine ergebnisorientierte Kommunikation Wert legen.
Neben der inhaltlichen Kommunikation an alle Beteiligten, sind zielgruppenorientierte Botschaften zur Motivation zu etablieren, die über zu erwartende Ergebnisse berichten und gleichzeitig Feedbackmöglichkeiten schaffen.
Nicht jeder Stakeholder benötigt die gleichen Informationen und lässt sich auch nicht immer über einheitliche Kommunikationskanäle erreichen. Das bedeutet: Projekt-Kommunikation ist immer zielgruppengenau aufrechtzuerhalten. Daneben spielt der Zeitpunkt der Informationsweitergabe oft eine entscheidende Rolle für die gewünschten Resultate.
Mit wem sollte die Kommunikation in Projekten konsistent erfolgen? Als wesentlichste Interessengruppen sind der Auftraggeber oder Kunde, alle Teammitglieder, die direkt am Projekt mitarbeiten und alle Entscheidungsträger innerhalb des eigenen Unternehmens zu nennen. Darüber hinaus kommen gegebenenfalls noch weitere Stakeholder in Betracht, wie zum Beispiel Lieferanten, Handelspartner, Kapitalgeber oder öffentliche Verwaltungen, wenn Gutachten einzuholen sind oder gesetzliche Vorschriften der Kontrollpflicht unterliegen.
Je nach Interessensgruppe sind die Informationen unterschiedlich aufzubereiten oder der Rhythmus der Kommunikation ist zu variieren. Für den Erfolg der Teamarbeit sind detaillierte aufgabenspezifische Informationen in kurzen zeitlichen Abständen zu übermitteln oder online auf Basis der eingesetzten Projektmanagementsoftware bereitzustellen. Auftraggeber und die Unternehmensleitung werden beim Erreichen von Milestones informiert, andere Stakeholder immer dann, wenn für sie relevante Kommunikationsdaten vorliegen.
Zielgruppengerechte Projekt-Kommunikation beinhaltet auch immer die Art und Weise der Weitergabe von fachspezifischen Inhalten. Bei der Aufgaben- und Rollenzuweisung innerhalb der Teamstruktur mag die Verwendung von Fachtermini gängige Praxis sein und für Mitarbeitende, denen der Projektplan vertraut ist, sind die Informationen verständlich, beim Kunden oder Entscheidungsträger ist der Fachjargon dagegen oft unangebracht und sorgt im schlimmsten Fall für Missverständnisse. So verstehen IT-Fachleute unter einer Pipeline die Warteschlange bei der Abarbeitung paralleler CPU-Anweisungen, Vertriebsmitarbeitende jedoch den Weg zur Nachverfolgung des Fortschritts potenzieller Kunden im Kaufprozess.
Alle Informationen, die den Projektfortschritt dokumentieren und nicht nur innerhalb des mit der Projektbearbeitung beauftragten Teams kommuniziert werden, müssen deshalb allgemeinverständlich aufbereitet werden. Fachbegriffe sind – wenn unbedingt benötigt -- kurz zu erklären und auch der aus vielen englischen Begriffen bestehende „Marketingwortschatz“ sollte weitestgehend vermieden werden. Eine gute Kommunikation im Projekt enthält immer die Möglichkeit zum Feedback. Zwischenberichte sollten sich grundsätzlich auf Fakten und Ergebnisse konzentrieren und kurz gehalten werden.
Regelmäßige Kommunikation gewährleistet nicht nur, dass alle Mitarbeitende des Projektteams und die gesamte als Stakeholder bezeichnete Anspruchsgruppe über den Fortschritt der Arbeit informiert wird, sie baut auch Vertrauen auf und schafft Transparenz. Aktuelle Herausforderungen, Lösungen, aber auch Probleme oder Fehler müssen diskutiert werden. Bereits im Projektplan ist deshalb die Projekt-Kommunikation fest zu verankern.
Wie oft sollte kommuniziert werden? Eine allgemein verbindliche Regelung dafür lässt sich nicht treffen. Die Beantwortung der Frage ist abhängig vom Projektumfang, der Anzahl der Projektmitarbeiter, ihrer Organisationsform und der Art und Anzahl weiterer Anspruchsberechtigter. Grundsätzlich sollte es Statusmeetings beim Erreichen wichtiger Meilensteine geben. Bei diesen ist auch die Anwesenheit des Kunden einzuplanen. Im Sinne der teaminternen Kommunikation sollte der Projektmanager die Arbeitsleistung seiner Mitarbeitenden überwachen. Sinkende Produktivität deutet auf die Notwendigkeit zum Informationsaustausch hin. Eine gute Orientierung für die regelmäßige Kommunikation bietet die Scrum Methodik, nach der agile Teams arbeiten. Hier geben Sprint-Planning, Daily Scrum, Review und die Sprint-Retrospektive einen festen Rhythmus vor.
Zur Gestaltung erfolgreicher Projekt-Kommunikation bedarf es der Einrichtung eines zentralen Orts zur Speicherung aller wichtigen Daten. Es ist eine Erfahrung aus der Praxis, dass Resultate und Berichte beim Erreichen von Meilensteinen recht gut an alle Projektbeteiligten kommuniziert werden. Probleme treten dagegen zwischen zwei Milestones auf, wenn Projektmitarbeitende räumlich getrennt arbeiten oder Entscheidungsträger auf direktem Weg unerreichbar sind. Beim Einsatz von nicht im Rahmen einer zentralen Projektmanagementsoftware genutzten Chat-Programmen, Messenger-Diensten oder E-Mail-Clients, entstehen dezentrale Dateien. Arbeitsfortschritte werden dabei nicht direkt an alle Projektmitarbeitenden weitergegeben. Das kann dazu führen, dass es verschiedene Versionen zum Bearbeitungsstand an unterschiedlichen Ablageorten gibt. Daraus resultierend arbeiten Teammitglieder mit veralteten Informationen. Fehler und Verzögerungen sind die Folge.
Abhilfe schafft hier ein zentraler Projektraum, wie ihn Bitrix24.Drive bietet, ein Cloudspeicher, der in Kombination mit der leistungsfähigen Dokumentenverwaltung flexible Zugriffsrechte und eine automatische Dateisynchronisierung beinhaltet. Auch bei Nutzung unterschiedlicher Kommunikationskanäle stehen auf diese Weise die Informationen jederzeit aktuell bereit.
Durch die Auswahl einer geeigneten Software, die die entsprechenden Werkzeuge mit dem modernen Stand der Technik unter einer einheitlichen Bedienungsoberfläche vereint, lässt sich eine einfache und intuitive Umgebung der Zusammenarbeit schaffen, die als wesentliches Element die Projekt-Kommunikation enthält. Lösungen, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, bieten Tools für jeden Einsatzfall. Die webbasierten ‘Software as a Service’-Anwendungen (SaaS) und Apps für mobile Endgeräte fördern den digitalen Informationsaustausch auch innerhalb von Remote-Teams und können Kunden sowie Stakeholder, die nicht unmittelbar an der Projektarbeit beteiligt sind, einbeziehen. Als Beispiele für die Kommunikation in Projekten oder zur Übermittlung der Projektresultate sollen an dieser Stelle der Instant Messenger für Nachrichten und Gruppenchats, das Videokonferenztool, der Gruppenkalender oder das zentrale Dokumentenmanagement genannt werden.
Eine ganz besondere Bedeutung kommt dem Videokonferenztool zu. Unter Einsatz dieser Technologie lassen sich nicht nur Teammeetings kostengünstig und mit erheblich geringerem Organisationsaufwand durchführen, auch die Einbeziehung von räumlich weit entfernten Auftraggebern wird erleichtert.
Die Verfügbarkeit der geeigneten Software und das Wissen um die Verständlichkeit der Informationen sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg der Projekt-Kommunikation. Es kommt aber zusätzlich darauf an, die richtigen Kommunikationskanäle zu definieren, über die alle am Projekt Beteiligten erreicht werden können. Bei der Auswahl der Kommunikationskanäle ist darauf zu achten, dass die Nutzungsgewohnheiten sämtlicher Stakeholder beachtet werden. Ein Medienmix ist deshalb die Methode der Wahl, um Erfolg zu garantieren.
Je nach Größe des Projektteams und dessen Zusammensetzung, ist darüber zu entscheiden, ob regelmäßige Meetings mit physischer Anwesenheit aller Mitarbeitender oder Videokonferenzen der Vorzug eingeräumt werden sollen. Bei gemischten Teams, die zum Teil remote arbeiten, ist ein gelegentliches Teammeeting mit persönlicher Präsenz reinen Onlinemeetings vorzuziehen. Der persönliche Kontakt – zum Beispiel beim Erreichen wichtiger Meilensteine – fördert Teamgeist und Motivation.
Zur Kommunikation mit Stakeholdern, die nicht direkt in die Projektarbeit integriert sind, eignen sich zur Informationsübermittlung neben der klassischen E-Mail, eine Projektwebsite im unternehmenseigenen Intranet oder ein geschlossenes Forum auf einer Social-Media-Plattform.
Die Überwachung der Projekt-Kommunikation stellt sicher, dass alle verwendeten Methoden und Technologien den Zielvorgaben entsprechen und wirksam eingesetzt werden. Zu den Kontrollmaßnahmen gehört, dass alle Stakeholder mit den für sie vorgesehenen Informationen versorgt werden. Ein Bestätigungssystem kann hier sehr nützlich sein, bei dem die Empfänger nicht nur den Erhalt der Nachrichten quittieren, sondern auch ihre Verständlichkeit. Kundenfeedbacks müssen zeitnah zur Bearbeitung an einen entsprechend qualifizierten Mitarbeitenden des Projektteams übermittelt werden.
Ein weiterer wesentlicher Kontrollmechanismus ist die Überwachung der für die Kommunikation eingeplanten Ressourcen. Im Projektplan sind dafür zum Beispiel entsprechende Zeiten für Meetings vorzusehen, ebenso für die Nutzung von Beratungsräumen oder das technische Equipment.
Die Verwaltung der Kommunikation beinhaltet hauptsächlich das Sammeln, die versionsgetreue Speicherung, die Analyse und gegebenenfalls die weitere Verteilung von Informationen. Nach dem Projektabschluss gehört die Archivierung der Dokumente zu den wichtigen Verwaltungsaufgaben. Damit wird ein späterer Zugriff auf relevante Inhalte bei ähnlichen Projekten gewährleistet.
Eine Kultur des offenen Meinungsaustauschs gehört in jedes Teammeeting. Anerkennung ist ein wichtiger Faktor der Teammotivation und sollte deshalb unbedingt zum festen Bestandteil jeder Projekt-Kommunikation werden. Regelmäßige Feedbacks tragen dazu bei, dass Probleme bereits bei ihrer Entstehung erkannt werden oder sich sogar durch proaktive Lösungsansätze gänzlich vermeiden lassen. Der ehrliche Austausch fachlicher Standpunkte beinhaltet auch eine konstruktive Kritik. Sie dient zur Anregung der Kreativität, fördert neue Herangehensweisen und dient damit letztlich der Erzielung positiver Projektresultate.
Ebenso, wie die Etablierung der Feedbackkultur, gehört die offene Kommunikation über Fehler zu einer erfolgreichen Projektarbeit. Falsche Ressourcenplanung oder ein unzureichendes Risikomanagement sind einige Beispiele, die den Erfolg eines Projekts infrage stellen können. Gute Teamarbeit beinhaltet deshalb die Kommunikation über auftretende Probleme. Aus Fehlern müssen richtige Schlussfolgerungen gezogen werden. Deshalb sind die Ergebnisse der Diskussion zu dokumentieren und für zukünftige ähnliche Aufgabenstellungen abrufbar zu speichern. Der Aufbau einer innovativen Wissensdatenbank bietet dafür gute Voraussetzungen.
Auch das beste Konzept stößt manchmal an seine Grenzen. Selbst wenn Sie alle zuvor beschriebenen Tipps genau befolgen, wird die Projektarbeit nie ganz störungsfrei verlaufen. Zwei oder mehrere Teammitglieder können einfach nicht reibungslos zusammenarbeiten. Kommuniziert wird nur noch schriftlich, Mitarbeitende beziehen den Projektmanager ständig in die Kommunikation ein, um Druck auszuüben. Spätestens jetzt ist die Projekt-Kommunikation gestört. Um eine Eskalation zu vermeiden, sind die Probleme offen zu benennen. In einem ersten Gespräch muss der Teamleiter mit den Parteien Konflikte analysieren. Neutralität gilt dabei als oberstes Prinzip. Einen guten Lösungsansatz bietet die Harvard-Methode. Ziel ist eine interessenorientierte Beilegung der Probleme mit einem Ergebnis, das von allen Seiten akzeptiert wird. Zunächst werden die Menschen und ihre Interessen separat betrachtet und letztere in den Mittelpunkt gestellt. Aus der Interessenslage werden mehrere Lösungsoptionen entwickelt und den Konfliktparteien angeboten. Alle Optionen basieren auf Kriterien mit objektiven Grundlagen, wie Normen oder ethischen Grundsätzen. Es wird dafür gesorgt, dass alle Seiten einen Nutzen aus dem Ergebnis ziehen können.
Damit die Kommunikation im Projekt gelingt, müssen die Ziele für den Informationsaustausch definiert werden. Dabei spielt der störungsfreie Informationsfluss zu allen Stakeholdern – also nicht nur zwischen den Mitarbeitenden des Projektteams – eine dominierende Rolle. Projekt-Kommunikation muss immer zielgruppengenau ausgerichtet werden. Das beinhaltet besonders die verständliche Weitergabe fachspezifischer Inhalte an Kunden und Entscheidungsträger, weitgehend frei von Fachjargon. Der Kommunikationsrhythmus hängt vom Umfang des Projekts und der Anzahl der Beteiligten ab. Regelmäßige Meetings sind bei der Projektplanung zu berücksichtigen und auf jeden Fall beim Erreichen wichtiger Meilensteine zu initiieren. Neben der Auswahl geeigneter Kommunikationswerkzeuge, die am besten Bestandteil der Projektmanagementsoftware sein sollten, sind die richtigen Kanäle für die Weitergabe der Informationen und ein zentraler Informationssammelpunkt –bevorzugt als Cloudlösung – zu bestimmen. Erfolgreiche Projekt-Kommunikation beinhaltet immer die Etablierung einer Feedbackkultur, die auch aufkommende Probleme löst und deeskalierend wirkt.