Statistiken belegen, dass sich die Anzahl der Selbstständigen in Deutschland innerhalb der letzten 30 Jahre fast verdreifacht hat. Mit dem Erfolg des Homeoffice haben viele Einzelunternehmer ihre Tätigkeit in das eigene Zuhause verlegt. Der wegfallende Arbeitsweg ist eines der Hauptargumente für diese Tatsache. Neben einer ganzen Reihe an Vorteilen, an dieser Stelle wird aber nur der Wegfall von Büromietkosten genannt, gibt es allerdings auch einige Nachteile, wie zum Beispiel die häufige Ablenkung zu Hause.
Als Solo-Unternehmer sollte man sich deshalb unbedingt mit den wichtigsten Homeoffice-Grundlagen vertraut machen, damit die eigene Tätigkeit wirklich produktiv wird. Neben einem hohen Maß an Selbstorganisation spielt die Einrichtung des Büros eine wesentliche Rolle. Nicht nur die technische Ausstattung mit der geeigneten Hard- und Software, auch die Atmosphäre muss stimmen. Sie bildet die Grundlage für eine konzentrierte und effiziente Arbeit.
Im folgenden Artikel werden 10 grundlegende Tipps gegeben, wie der Arbeitsplatz im Homeoffice gestaltet werden sollte und welche Voraussetzungen zu erfüllen sind, damit die unternehmerische Tätigkeit produktiv wird.
Die Arbeitsplatzgestaltung für Einzelunternehmer gehört zu den elementaren Grundlagen für ein effizientes Homeoffice. Wer als Unternehmer oder freiberuflich tätig sein möchte und sein Büro im eigenen Heim nutzt, muss unbedingt einen festen Arbeitsplatz – am besten in einem eigens dafür ausgestatteten Zimmer – einrichten. Ein ruhiger Raum mit einer klaren Grenze zum Rest der Wohnung signalisiert beim Gang in dieses Zimmer allen Mitbewohnenden, jetzt ist es Zeit zu arbeiten.
Ein gut gestalteter und ergonomischer Arbeitsplatz gehört zu den Homeoffice-Grundlagen, die unbedingt zu berücksichtigen sind. Auf die Ergonomie wird später noch gesondert eingegangen. Zur Gestaltung gehört auch die Möblierung und Unordnung sollte dabei vermieden werden. Regale und Organizer sorgen dafür, dass wichtige Unterlagen immer griffbereit aufbewahrt werden können. Durch Anwendung der Kaizen-Prinzipien – die stetig kritische Hinterfragung und Verbesserung der Ordnung im eigenen Arbeitsumfeld – lässt sich die Produktivität im Homeoffice steigern.
Ausreichend Tageslicht und eine gute Beleuchtung für die Abendstunden sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre und tragen wesentlich dazu bei, die Konzentration zu verbessern.
Jeder Projektmanager kennt die Bedeutung und nutzt sie zur Motivation seines Teams: Die Festlegung von Zielstellungen, werden als smart (s – spezifisch, m – messbar, a – akzeptiert, r – realistisch, t – terminiert) bezeichnet. Obwohl Einzelunternehmer in der Regel nicht in einem Team arbeiten, gehört die Formulierung solcher Ziele zu den wichtigen Homeoffice-Tipps für Solo-Unternehmer, um den Erfolg ihrer Arbeit zu sichern.
Das Setzen realistischer Intentionen hilft ganz entscheidend dabei, die eigene Arbeitsleistung effektiv einsetzen zu können und die Fortschritte der Arbeit zu erkennen. Ein smartes Ziel könnte zum Beispiel lauten: „Ich gewinne in diesem Monat fünf neue Kunden“. Das ist spezifisch, messbar, terminlich gebunden und realistisch formuliert, sofern die eigenen Erfahrungen und die zeitlichen Ressourcen dem nicht entgegenstehen.
Bei der Festlegung größerer Zielstellungen ist es wichtig, diese in einzelne Etappen, die im Projektmanagement als Meilensteine bezeichnet werden, zu gliedern. Mit dem Erreichen der einzelnen Zwischenziele ist ein Erfolgserlebnis verbunden, das die Motivation hochhält. Dabei gilt es als Einzelunternehmer immer eine gewisse Flexibilität zu behalten, um Termine und Leistungen beim Eintreten unvorhergesehener Umstände anpassen zu können.
Das Thema „Arbeitsplatz Homeoffice einrichten“ wurde bereits eingangs in allgemeiner Form angesprochen. Jetzt soll es um die ergonomische Ausgestaltung des Ortes der produktiven Tätigkeit gehen. Hierbei sind primär Möblierung, Beleuchtung und die technische Ausstattung zu berücksichtigen. Neben der Ergonomie sollte beim Schreibtisch der Komfort nicht vernachlässigt werden. Eine ausreichend große Abstellfläche bietet Platz für Geräte und zur Ablage von Dokumenten. Ein Rollcontainer bildet die passende Ergänzung zur kurzfristigen Aufbewahrung von Unterlagen. Die Höhenverstellbarkeit des Schreibtischs verbessert genau wie ein flexibel einstellbarer Bürostuhl die Arbeitshaltung während einer längeren, unterbrechungsfreien Arbeitsphase. Hochwertige Bürostühle lassen sich an die individuellen Sitzgewohnheiten anpassen und vermindern Rückenbeschwerden.
Neben ausreichend natürlichem Tageslicht gehört eine Tischlampe zur Ausstattung des Arbeitsplatzes. Dimmbares Licht optimiert die Beleuchtung je nach Helligkeit im Zimmer.
Zu den wesentlichen Elementen der technischen Büroausstattung des Solo-Unternehmers gehören ein Notebook, das die Nutzung unterwegs ermöglicht, mit Dockingstation, externe Geräte wie Monitor, Tastatur, Maus und Headset, sowie ein Multifunktionsgerät (Drucker, Kopierer, Scanner und eventuell Fax). Ein Internetanschluss mit hoher Bandbreite sichert die moderne Kommunikation und gehört deshalb unbedingt zu den Homeoffice-Grundlagen.
Neben der geeigneten Hardware gehören Softwaretools zu den Homeoffice-Grundlagen, die unentbehrlich sind. Cloud-Speicherdienste bieten dabei die beste und sicherste Möglichkeit für ein digitales Dokumenten- und Projektmanagement. Während viele Anwendungen für Klein- und Mittelstandsunternehmen konzipiert werden, hat Bitrix24 eine Software entwickelt, die auch dem Einzelunternehmer die gesamten Vorteile eines virtuellen Assistenten bietet. Mit diesen Werkzeugen lässt sich ein effizientes Homeoffice verwirklichen und die Produktivität deutlich steigern. Zu den leistungsfähigen Werkzeugen gehört eine Aufgabenverwaltung, mit der sich Projektziele in Meilensteine gliedern lassen. Die Kommunikation mit den Kunden wird nicht nur komfortabel ermöglicht, sie lassen sich auch über ein funktionales CRM (Customer Relationship Management ) verwalten. Rechnungen können ohne großen Aufwand erstellt, exportiert, gedruckt und direkt per E-Mail versendet werden.
Als Einzelunternehmer, der oft an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeitet, ist es nicht einfach, den Fortschritt der einzelnen Arbeiten zu verfolgen. Die Visualisierung hilft dabei, stets den Überblick zu behalten und Probleme rechtzeitig zu erkennen. Mit den Kanban-Boards stellt Bitrix24 ebenfalls eine komfortable Lösung für diese Aufgabe zur Verfügung.
Zu den wichtigsten Homeoffice-Grundlagen gehört die klare Strukturierung des Arbeitstages. Dabei ist unbedingt darauf zu achten, sich nicht zu viel vorzunehmen und für Abwechslung in der Arbeit zu sorgen. Selbständige sollten nach Möglichkeit ihren Arbeitstag ähnlich einteilen, wie es Angestellte tun, das heißt, sich einen bestimmten Rhythmus zu eigen machen und die selbst gewählten Arbeitszeiten einhalten.
Die Basis dazu bildet eine Zeiterfassung, bei der die benötigte Arbeitszeit pro Tätigkeit aufgezeichnet wird. Bitrix24 stellt dafür ein ideales Werkzeug zur Verfügung. Der Zeitaufwand für jede Aufgabe lässt sich separat erfassen und damit die jeweilige Effektivität messen. Zudem registriert eine integrierte Online-Stoppuhr die tatsächliche tägliche Arbeitszeit.
Eine weitere Methode, um die Produktivität im Homeoffice steigern zu können, ist der Einsatz eines digitalen Kalenders zur Terminplanung und die Anwendung der Methoden des Task Batchings und Time Blockings.
Beim Task Batching werden sich wiederholende, meist kleinere Aufgaben zusammengefasst, und zu einer festgelegten Zeit ausgeführt. Ein Beispiel ist die Bearbeitung von E-Mails zu festgelegten Tageszeiten. Im Time-Blocking-Verfahren werden Zeitblöcke in Phasen der nach dem eigenen Biorhythmus bekannten Höchstleistung reserviert und in dieser Zeit besonders wichtige Aufgaben bearbeitet.
Ein klar strukturierter Arbeitstag ist für jeden Solo-Unternehmer von großem Vorteil, um seine persönliche Produktivität im Homeoffice steigern zu können. Viele Selbständige meinen, sie müssten jeden Tag rund um die Uhr erreichbar sein. Auszeiten sind wichtig, eine geregelte Arbeitszeit bringt viele Vorteile mit sich. Ein großer Vorteil des Unternehmertums liegt gerade darin, sich an seinem eigenen Biorhythmus zu orientieren und die Arbeit entsprechend zu organisieren. Phasen der höchsten Konzentration gilt es als Zeiten des Deep Works zu nutzen, um besonders dringende oder aus wirtschaftlicher Sicht wichtige Aufgaben zu erledigen. Danach gilt es unbedingt eine Pause einzulegen, um sich nicht nach wenigen Stunden völlig auszupowern.
Ein guter Tipp in diesem Zusammenhang, der zu den eigenen Homeoffice-Grundlagen gehören sollte, ist die Anwendung der Pomodoro-Methode. Die Arbeit wird in einen Abschnitt von 25 Minuten Deep Work und einer folgenden Pause von 5 Minuten eingeteilt. Nach drei bis vier dieser Zyklen erfolgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Diese Methode sollte nicht unbedingt auf den ursprünglich festgesetzten Rhythmus beschränkt werden. Die Zeiten können variieren.
Durch die Organisation der Arbeit nach Prioritäten wird die Produktivität gesteigert und gleichzeitig das Risiko von Überlastungen minimiert. Da ein Einzelunternehmer keine Aufgaben delegieren kann, es sei denn, er vergibt sie an einen Subunternehmer, gehört die tägliche To-do-Liste, idealerweise als digitale Anwendung, mit der Zuordnung von Tätigkeiten entsprechend ihrer Bedeutung zu den wesentlichen Homeoffice-Grundlagen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Einordnung von Aufgaben. Bewährt hat sich besonders die Eisenhower-Matrix. Hier werden alle anstehenden Tätigkeiten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien eingeordnet. Den wichtigsten Aufgaben, die in kürzester Zeit zu erledigen sind, ist dementsprechend die höchste Priorität einzuräumen. Diese müssen auf jeden Fall zuerst erledigt werden.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, täglich die schwerste, manchmal auch die unangenehmste Aufgabe zuerst zu bewältigen. Dieses wird oft auch als „eat the frog“-Prinzip beschrieben und gewährleistet bei Erfüllung der Zielstellung bereits früh am Arbeitstag ein Erfolgserlebnis und gibt einen Motivationsschub. Folgende Aufgaben erscheinen dann oft leichter und gehen besser von der Hand.
Die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern ist wichtig. Wenn sie allerdings einen großen Teil der geplanten Arbeitszeit einnimmt, wird sie kontraproduktiv. Zu den Homeoffice-Grundlagen eines Einzelunternehmers sollte deshalb unbedingt die Einrichtung fester Sprechzeiten gehören. Telefonate, Videokonferenzen, Kundentermine, aber auch die Beantwortung von E-Mails und Kommentaren auf Social Media Plattformen sollten unbedingt auf diese festgelegten Zeiten beschränkt werden. Alles, was darüber hinausgeht, ist für die Kommunikation tabu und muss für die eigene produktive oder kreative Tätigkeit genutzt werden.
Neben der Zeit ist auch den Kommunikationsmedien die nötige Aufmerksamkeit zu widmen. Die offensive Werbung mit einer Kundenhotline und die sofortige Beantwortung jeder E-Mail werden einen Selbstständigen vor große Herausforderungen stellen. Sollte es aufgrund seiner Tätigkeit unabdingbar sein, einen sehr intensiven Kundenkontakt pflegen zu müssen, ist ein externer Dienstleister mit dieser Aufgabe zu betrauen.
Andernfalls bieten Kontaktformulare auf der Unternehmenswebsite und die Einrichtung einer FAQ-Rubrik mit geschickter Nutzerführung eine gute Alternative für den Kunden. Unter innovativen Gesichtspunkten kann auch der Einsatz eines KI-geschützten Chatbots zum Einsatz kommen.
Es gibt eine Studie aus den USA, die belegt, dass Mitarbeitende durchschnittlich nur 11 Minuten konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, ehe sie sich zum ersten Mal ablenken lassen. Nach dieser unfreiwilligen Pause dauerte es 25 Minuten, bis die Mitarbeitenden wieder die volle Konzentration erlangten. Was bedeutet das in Bezug auf die Homeoffice-Grundlagen? Ablenkung ist einer der größten Feinde für die produktive Arbeit Selbständiger. Denn bei der Tätigkeit im hauseigenen Büro gibt es vielfältige Möglichkeiten der Störung, besonders durch die eigenen Familienangehörigen.
Um dies möglichst zu vermeiden, ist ein separates Arbeitszimmer unumgänglich, wie bereits eingangs in diesem Artikel erläutert wurde. Tückische Ablenkungen lauern aber auch auf den technischen Geräten, die eigentlich zur Arbeit genutzt werden sollten. An erster Stelle sei hier das Smartphone genannt. Heute ein unverzichtbares Arbeitsmittel für die berufliche Kommunikation aber die Ablenkungen durch WhatsApp und Co. sind praktisch in jeder Sekunde in Form von Push-Benachrichtigungen bemerkbar. Zu den persönlichen Homeoffice-Grundlagen gehört es deshalb für jeden Einzelunternehmer, diese abzuschalten. Auch der Zugang zu allen Social Media Plattformen sollte während der Arbeitszeit unterbunden werden.
Es gibt rechtliche Grundlagen für Homeoffice-Arbeit, die eine zeitliche Beschränkungen der Arbeitszeit und die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden für den Vorgesetzten außerhalb dieser Zeit vorsehen. Für Selbständige existieren diese Regelungen nicht. Sie können so lange und so viel arbeiten, wie sie möchten, auch an Wochenenden und an Feiertagen. Aber ist das wirklich sinnvoll? Zu den Homeoffice-Grundlagen, auch zu den jedes Einzelunternehmers, sollte unbedingt eine gesunde Work-Life-Balance gehören.
Freizeit bedeutet, abzuschalten und sich auszuruhen. Ständige Erreichbarkeit und der eingeschaltete Laptop auf dem Wohnzimmertisch, um auf eingehende Anfragen sofort reagieren zu können, fördern die Produktivität nicht. Ganz im Gegenteil, sie schaden der Gesundheit und vermindern damit die Leistungsfähigkeit.
Deshalb ist es einerseits wichtig, während der Arbeitszeit regelmäßige Pausen einzulegen, sich zu bewegen und durch einen kurzen Spaziergang im Freien den Geist freizubekommen, andererseits auch ganz bewusst Freizeitaktivitäten mit der Familie und Freunden zu pflegen. Sich um die eigene mentale und körperliche Gesundheit zu kümmern ist ein wesentlicher Faktor zur Steigerung der Effektivität und damit ein wichtiger Bestandteil eines produktiven Arbeitsplatzes.