Beim Lesen der Überschrift werden sich wahrscheinlich viele erfahrene Berufstätige eine Frage stellen: Wozu benötige ich einen digitalen Arbeitsplatz? Die Frage ist nicht schwer zu beantworten. Der technologische Fortschritt ermöglicht es, dass Menschen mit ihren ganz spezifischen Erfahrungen und Qualifikationen an Projekten zusammenarbeiten können, obwohl sie räumlich und zeitlich getrennt voneinander leben. Außerdem haben die pandemiebedingten Ereignisse der letzten Jahre gezeigt, dass die Arbeit in einer klassischen Büroumgebung nicht immer möglich ist.
Es gibt aber noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile. Softwaretools für den digitalen Arbeitsplatz verbessern das Kundenerlebnis und erhöhen die Servicequalität. Feedbacks lassen sich automatisiert auswerten, künstliche Intelligenz hilft bei der Steuerung von Chatbots und erleichtert damit die Arbeit der Supportmitarbeitenden. Durch den digitalen Arbeitsplatz lassen sich Arbeitsprozesse rationalisieren und automatisieren. Tools für Zusammenarbeit lösen Kommunikations- und Kooperationsprobleme zwischen Mitarbeitenden, während die Prozessautomatisierung ihre Zeit für sich ständig wiederholende Tätigkeiten spart und damit ihre Kreativität fördert.
Wenn Sie auf der Suche nach passenden Online-Tools sind, sollten Sie darauf achten, dass diese die Arbeit Ihres Teams bestmöglich unterstützen. Es gibt nicht "die eine Lösung“. Die folgende Übersicht stellt Softwares für verschiedene Einsatzfälle und Branchen vor und hilft Ihnen dabei, die besten digitalen Tools zu finden.
Ein digitaler Arbeitsplatz ist die Übertragung einer bisher üblichen Büroumgebung in einen virtuellen Raum. Softwaretools ermöglichen die zeit- und ortsunabhängige Online-Zusammenarbeit der Mitarbeitenden und sichern die Verfügbarkeit aller benötigten Informationen durch Speicherung der Daten in einer Cloudumgebung.
In einem digitalen Arbeitsplatz können Mitarbeitende miteinander remote kommunizieren, ihre Arbeit online organisieren und die Ergebnisse der Tätigkeit auf einer für das gesamte Team zugänglichen Plattform – meist liegt diese in der Cloud – verfolgen.
Die digitale Transformation des Arbeitsplatzes basiert auf der Tatsache, dass in modernen Unternehmen nicht mehr alle Mitarbeitenden gemeinsam an einem Ort arbeiten müssen. Die Verlagerung des Arbeitsplatzes in eine virtuelle Umgebung setzt voraus, dass es leichter wird, hoch qualifizierte Fachkräfte zu finden und die Arbeitsproduktivität zu erhöhen.
Asana ist eine Lösung für Projektmanagement, die zur Digitalisierung des Arbeitsplatzes beiträgt. Mit der Software lassen sich die Teamkommunikation vereinfachen, Marketingkampagnen starten und Projekte von der Planung bis hin zur Produkteinführung umsetzen. Messaging, Kommentare und Foren verbessern die interne Kommunikation in Teams. Die cloudbasierte Software gestattet die Verwaltung aller Aufgaben und Workflows an einem zentralen Ort. Damit wird die Arbeit in Remote- oder hybriden Teams bestmöglich unterstützt. Asana ist mit Tools zur Verwaltung von Aufgaben, Meilensteinen und der dazugehörenden Terminüberwachung ausgestattet. Die Administration erfolgt dabei wahlweise über Listen, Boards oder in grafischer Form als Gantt-Diagramm. Asana ist eines der besten Softwaretools für den digitalen Arbeitsplatz, wenn es darum geht, Arbeitsprozesse und die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams oder im gesamten Unternehmen effizienter zu organisieren.
Die Komplettlösung von Bitrix24 ist die einzige Software, die Sie benötigen, um Projekte erfolgreich umsetzen zu können. Die Tools eignen sich für jede Branche und für alle Bereiche des Unternehmens – vom Projektmanagement über Marketing und Vertrieb bis hin zum Personalwesen. Mehr als 35 integrierte Tools überzeugen durch ihren Funktionsumfang. Für die Kundenverwaltung steht ein leistungsfähiges CRM zur Verfügung. Das Projektmanagement basiert auf Projektgruppen, Aufgaben und Teamkommunikations-Tools. Workflows lassen sich automatisieren, der Projektfortschritt wird über Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme verfolgt. Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem gewährleistet den Zugriff auf alle wichtigen Informationen für jeden Mitarbeitenden – zeitunabhängig und von jedem Ort aus. Bitrix24 steht für alle Betriebssysteme zur Verfügung. Wahlweise können Sie auch eine On-Premise Version ausprobieren, die auf Ihrem eigenen Server gehostet wird.
Google Workspace stellt alle wichtigen Tools für die Zusammenarbeit im Team zur Verfügung und ist damit ein digitaler Arbeitsplatz für jeden Mitarbeitenden. Remote Teams kommunizieren ganz einfach über Videoanrufe und in Chatrooms. Teammeetings lassen sich als Videokonferenzen über Google Meet organisieren. Mit der Office-Suite können Textdokumente, Kalkulationstabellen oder Präsentationen erstellt, auf dem Google Drive gespeichert und damit – nach entsprechender Freigabe – allen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Neben den bereits genannten visuellen Funktionen verfügt die Software auch über textbasierte Tools. Mit der Einführung der Google AI werden Chatbots mit künstlicher Intelligenz ausgestattet und unterstützen damit den Service und Support jedes Unternehmens.
HubSpot bietet eine ganze Reihe von Softwaretools für den digitalen Arbeitsplatz, darunter HubSpot CRM, Sales Hub, Marketing Hub und Service Hub. Im CRM werden alle Kundenkontakte in einer zentralen und damit für jeden berechtigten Mitarbeitenden zugriffsbereiten Datenbank gespeichert. Jede Interaktion, gleich von welchem Teammitglied, wird automatisch protokolliert und revisionssicher aufbewahrt. Sales Hub stellt ein leicht zu bedienendes Tool für den Vertrieb bereit. Verkaufsanalysen und Berichterstattungen eignen sich selbst für große Vertriebsteams. Besonders punkten kann das System durch seine CPQ-Funktion – eine Prozesskette für den Vertrieb, die aus Produktkonfiguration, Preiskalkulation und Angebotserstellung besteht. Der Marketing Hub misst den Erfolg der Unternehmenswebsite und hilft dabei, aus dem Website-Traffic Leads zu generieren. Der Service Hub stärkt den Kontakt mit dem Kunden. Kundenfeedbacks helfen dem gesamten Supportteam, eine FAQ-Datenbank aufzubauen und auf diese Weise gemeinsam proaktive Lösungen für Anfragen zu generieren.
Ihr ultimativer Online-Arbeitsplatz mit über 35 Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit
Die Projektmanagementsoftware Jira ist in IT-Teams und speziell bei der Softwareentwicklung weit verbreitet. Seine Stärken liegen in der Aufgabenverwaltung und der Verfolgung von Arbeitsabläufen.
Jira ist besonders bei agilen Teams sehr beliebt. Ein Projekt wird in einzelne Aufgabenpakete gegliedert und iterativ in Sprints bearbeitet. Roadmaps ermöglichen die Strukturierung von Aufgaben. Jeder Schritt innerhalb des Workflows lässt sich sehr gut verwalten und überwachen. Die Teamzusammenarbeit basiert dabei auf Kommunikation und Transparenz. Eingebaute Funktionen der Software unterstützen die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben. Eines der praktischen Feature von Jira ist die Erwähnungsfunktion, mit der Sie Ihre Teammitglieder um ein schnelles Feedback bitten können. Dashboards des Work Managements bieten verschiedene Ansichten zum Projektstatus und dem Arbeitsfortschritt innerhalb der einzelnen Teams. Die cloudbasierte Lösung beinhaltet umfassende Möglichkeiten zur Datensicherung.
Microsoft Teams zählt zu den beliebtesten Softwaretools für den digitalen Arbeitsplatz. Das liegt vor allem daran, dass es mit einer Vielfalt an Leistungen ausgestattet ist und zudem eine für viele Nutzende gewohnte Arbeitsumgebung bietet. Microsoft Teams ist eine multifunktionale Plattform, die in die Microsoft 365 Suite integriert ist.
Die Software bietet Chats, Videokonferenzen, Tools für den Dateiaustausch und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, die für Remote-Teams sehr wichtig sind. Zur Projektarbeit werden sogenannte "virtuelle Teams" erstellt, die gemeinsame Ressourcen an einem zentralen Ort nutzen – zum Beispiel über eine mit SharePoint Online erstellte Kommunikationswebsite. Videokonferenzen und virtuelle Meetings können mit mehreren hundert Teilnehmenden durchgeführt werden, was die Beliebtheit von Microsoft Teams besonders in Großunternehmen erklärt.
Salesforce stellt eine cloudbasierte Plattform für Marketing und Vertrieb zur Verfügung, mit der die gesamte Customer Journey vom ersten Kontakt bis zum erfolgreichen Geschäftsabschluss dokumentiert werden kann. Salesforce bietet Marketing- und Vertriebsmitarbeitenden eine Grundlage zum Aufbau einer gemeinsamen Strategie. Dafür lassen sich mehrere Onlinekanäle, wie E-Mail, Websites oder soziale Medien integrieren. Das CRM von Salesforce ist die zentrale Informationsquelle. Hier werden die Daten zu allen Kundeninteraktionen gesammelt und ausgewertet. Die Software ermöglicht die Vertriebsautomatisierung, personalisierte Kundenkommunikation und Qualifizierung von Leads. Salesforce gehört zu den Digital Workplace Lösungen, die Ihre Teamzusammenarbeit und die Kundenzentriertheit der Arbeit fördern.
Die Kollaborationssoftware Slack wurde entwickelt, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Informationen über einen webbasierten Dienst statt über E-Mails austauschen zu können. Das Produkt eignet sich hervorragend für den Datenaustausch mit Kollegen, Kunden und weiteren Stakeholdern. Hier können Sie öffentliche und private Kommunikationskanäle einrichten, die das Teilen von Dateien per Drag-and-drop unterstützen.
Slack ist aber weit mehr als nur ein Tool zum Versenden von Informationen. Durch die Möglichkeit, solche Anwendungen wie Jira, Salesforce, Hubspot oder Bitrix24 zu integrieren, kann der Slack Funktionsumfang stark erweitert werden.
Mit Trello lassen sich teaminterne Arbeitsabläufe organisieren und Aufgaben verwalten. Das Tool bietet ein digitales Board, auf dem Aktivitäten erstellt, priorisiert und organisiert werden. Aufgaben werden Teammitgliedern zugewiesen und unterliegen der Fortschrittskontrolle. Die Zusammenarbeit wird durch die softwarespezifischen "Trello-Karten" gewährleistet. Mit diesen können Mitarbeitende Kommentare für ihre Teammitglieder hinterlassen und aufgabenbezogene Dateien senden. Die Software lässt sich an individuelle Arbeitsanforderungen anpassen und bietet Integrationsmöglichkeiten mit anderen wichtigen Projektmanagementtools. Außerdem stellt Trello seine Daten für andere Anbieter bereit. Die Trello-Migration-App kann zum Beispiel alle wichtigen Elemente von Trello nach Bitrix24 importieren, wie Boards, Karten, Checklisten oder Kommentare.
Die Software von Zoom wurde bereits 2011 entwickelt, ihre weite Verbreitung begann allerdings erst durch die pandemiebedingte Homeoffice-Pflicht im Jahr 2020. Videokonferenzen sind aus der modernen Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken und bilden eine wichtige Grundlage für die Zusammenarbeit von Remote-Teams. In der Cloudplattform von Zoom lassen sich große Zoom-Videokonferenzen ebenso leicht organisieren, wie Teammeetings oder Einzelgespräche. Zoom bietet Video-, Audio- und Screen-Sharing-Funktionen für alle gängigen Betriebssysteme, wie Windows, macOS, Linux-Distributionen, Chrome OS, iOS oder Android. Webinare und Videokonferenzen können mit bis zu 1000 Teilnehmern durchgeführt werden. Mit der Chatfunktion können Sie öffentliche und private Gruppen erstellen und verwalten sowie Dateien austauschen. Integrationen von Drittanbietern erweitern die Einsatzmöglichkeiten von Zoom. Mit dem Google-Kalender und Gmail-Tool ist es zum Beispiel möglich, Ihre Termine zu planen und Teilnehmer darüber zu informieren.