Deshalb benötigt Ihr Unternehmen Projektmanagement Tools
Projektmanagement Tools dienen Teams zur Unterstützung bei der Bearbeitung von Aufgabenstellungen und helfen bei einer effektiven Organisation der Arbeit. Wichtige Funktionen, die gute kostenlose Projektmanagement Tools mitbringen sollten, sind:
Terminplanung mit einem Kalender, der allen am Projekt mitarbeitenden Teammitgliedern zur Verfügung steht.
Kommunikationsmittel, über die Aufgaben zugewiesen, kommentiert und geprüft werden können.
Dokumentenverwaltung mit Zugriffsverwaltung, mit deren Hilfe Dateien bearbeitet und Versionsstände gespeichert und gesichert werden können.
Reporting, mit dessen Hilfe Ergebnisse analysiert werden können.
Projektmanagement ist nicht gleich Projektmanagement
Das klassische Projektmanagement hat bereits eine lange Entwicklungsgeschichte hinter sich. Im klassischen Projektmanagement legt eine Planungsphase den Umfang der gesamten zu entwickelnden Lösung fest. Stellt der Projektleiter während der Umsetzungsphase fest, dass das Budget nicht ausreicht oder die Zeit zu knapp kalkuliert wurde, sind meist aufwendige Korrekturen erforderlich, die oft mit Stress und einer leidenden Wirtschaftlichkeit verbunden sind.
Heute schlägt die Entwicklung einen anderen Weg vor: Agile Projektmanagement Tools bieten kleinen Unternehmen eine kostengünstige oder sogar kostenlose Alternative zum klassischen Projektmanagement. Das Adjektiv „agil“ bezieht sich dabei auf die Projektumsetzung. Schritt für Schritt führt ein meist kleines Team, dass sich selbst organisiert, strukturierte Aufgaben in Zyklen zu einer Lösung. Dabei wird ein Projekt durch die Priorisierung von Arbeitsschritten spezifisch gehalten. Kundenwünsche lassen sich rasch umsetzen und auch in späteren Phasen des Projekts kann flexibel auf Änderungswünsche eingegangen werden. Der agile Ansatz definiert vor Beginn des Projekts Zeit und Budget als fixe Größen und setzt die Anforderung in Abstimmung mit dem Kunden um.
Scrum oder Kanban – welche agile Methode ist die richtige Wahl?
Die beiden populärsten Methoden für das agile Projektmanagement heißen Scrum und Kanban. Kostenlose Projektmanagement Tools gibt es für beide Methoden.
Ein Scrum-Projekt beginnt mit der Bestimmung eines Product Owners, der für das Team eine Aufgabenliste mit Prioritäten erstellt. Der Product Owner wird bevorzugt durch den Auftraggeber gestellt. Allen Aufgaben werden kurze Zeiträume zugewiesen (Sprints, zum Beispiel über zwei Wochen). Während dieser Sprints greift das Team auf die definierten Aufgaben (Product Backlog) zu und realisiert diese innerhalb einer bestimmten Zeitvorgabe. Das Vorgehen wird dabei im Team abgestimmt (Team Commitment). Zwei Fehler sind bei dieser Vorgehensweise zu vermeiden: Es darf keinen klassischen Projektleiter geben, sondern das Team sollte die Autorität darstellen und es darf bei Zeitproblemen keine Verlängerung des Zeitrahmens geben. Im zweiten Fall sollten die Aufgaben in kleinere Projektschritte angepasst werden.
Die Kanban-Methode stellt sicher, dass Projekte in einem kontinuierlichen Arbeitsfluss umgesetzt werden. Die gesamte Schrittfolge bei der Bearbeitung des Projekts wird für das Team gut sichtbar visualisiert. Dafür wird das Kanban-Board genutzt. Das Board wird in Spalten aufgeteilt, in denen Stationen (zeitliche Abläufe) des Projekts definiert werden. Die Prozessschritte (Anforderungen, Aufgaben, etc.) werden als Haftnotizen untereinander angebracht und durchlaufen als Tickets das Kanban-Board von links nach rechts bis zur Fertigstellung des Prozessschrittes.
In der Praxis kommt es beim agilen Projektmanagement nicht selten zur parallelen Anwendung beider Methoden oder zur wechselnden Nutzung je nach Aufgabenstellung.
Es kommt auf die richtige Auswahl der Projektmanagement Tools an
Kleine Unternehmen werden sich vor dem Einsatz eines Projektmanagement Tools die Frage nach dem Kosten-Nutzen-Verhältnis stellen. Bieten kostenlose Projektmanagement Tools alle notwendigen Funktionen oder muss es doch die kostenpflichtige Software sein?
Ein Vergleich unterschiedlicher Projektmanagement Tools zeigt, dass es derzeit etwa 300 kostenlose Programme gibt, die fast jeden Anwendungsfall abdecken. Nachfolgend sollen fünf kostenlose Projektmanagement Tools betrachtet werden, die über ein breites Funktionsspektrum verfügen und ein kostengünstiges Upgrade ermöglichen, das auch ein kleines Budget nicht sprengen wird.
1. Bitrix24 – Komplettpaket für jeden Anwendungsfall
Bitrix24 bietet als Komplettpaket kostenlose Projektmanagement Tools mit Funktionen, die weit über das reine Projektmanagement hinausgehen. Neben Kommunikationstools wie Chat, Kalender und Videokonferenzen bietet Bitrix24 vor allem ein leistungsstarkes CRM, ein Dokumenten-Managementsystem, Gantt-Charts und viele weitere Tools. Die folgende Aussage ist nicht nur für kleine Unternehmen zutreffend – „Bitrix24 die einzige Unternehmenssoftware, die Sie benötigen werden“.
Bitrix24 gibt es in einer Cloud-Version mit einem deutschen Serverstandort und DSGVO-konformer Datenverarbeitung, als Desktop-Clients für Windows und MacOS und als mobile App für Android und iOS. Die Funktionen des Projektmanagements können in der kostenlosen Version vollumfänglich genutzt werden, lediglich der Speicherplatz in der Cloud ist auf 5 GB beschränkt, was für kleinere Unternehmen ein durchaus attraktives Angebot darstellt.
2. Factro – cloudbasiertes Projektmanagement mit Datenschutz nach DSGVO
Die cloudbasierte Projektmanagement-Software Factro überzeugt durch seine klare Oberfläche und intuitive Nutzerführung. Ihr Team kann ohne lange Einarbeitungszeit sofort starten. Mit der Projektmanagement-Software Factro können Sie durch Kommentare und Dateianhänge aufgabenbezogen kommunizieren. Zielgerichtete Teamarbeit wird unter anderem dadurch gestärkt, dass Kunden oder externe Partner als Gastnutzer einbezogen werden können.
Der Projektstatus wird in Echtzeit dokumentiert. Durch ein individuell einstellbares Benachrichtigungssystem verpasst kein Teammitglied einen Termin. Mit dem Strukturplan kann ein ganzes Projekt mit allen dazugehörigen Aufgaben in Einzelschritten erstellt werden. Der so entstandene Baum bietet den optimalen Überblick über die Organisation des Projektes.
Das kostenlose Projektmanagement Tool Factro kommt aus Deutschland. Auch der Serverstandort ist in Deutschland. Zudem erfüllt die Software die Anforderungen der DSGVO und bietet einen deutschsprachigen Support. Die kostenlose Basisversion kann von maximal 10 Teammitgliedern genutzt werden. Eine Android- und eine iOS-Version gestattet es auch Nutzern mobiler Endgeräte sich am Projekt zu beteiligen.
3. Wrike – großer Funktionsumfang für kleine Teams
Das jetzt als deutsche Version verfügbare agile Projektmanagement Tool zeichnet sich durch diese Funktionen aus:
Personalisierte Kanban-Boards mit Haftnotizen und der Priorisierung von Aufgaben
Visualisierung von Abhängigkeiten und Fristen mittels Gantt-Diagrammen
Kalender mit automatischen Verlinkungen zu Teams, Aufgaben und Projekten
Berichterstellungsfunktion
Anfrageformulare
Zeiterfassung
Wrike ist ein spezifisches, enggegliedertes und intuitiv zu bedienendes Tool, das Funktionen bietet, die auch Anwender mit geringen Erfahrungen im Projektmanagement nicht überfordern werden. Auch in der Gratisversion ist die Anzahl der Projekte unbegrenzt. Maximal 5 Nutzer können sich einen Cloudspeicher von 2 GB teilen, in dem Dateien bis zu einer Größe von maximal 500 MB hochgeladen werden können.
4. Hygger – das agile Projektmanagement Tool für kleinere und mittlere Projekte
Bei Hygger handelt es sich um eine Software aus der Kategorie ‚kostenloses online Projektmanagement Tool‘, bei dem die Möglichkeit besteht mit Scrum oder Kanban-Boards zu arbeiten. Selbst die gemeinsame Nutzung beider Technologien ist bei Hygger möglich.
Die Software kategorisiert in Projekte und Kollektionen. Die erste Funktion bietet einen Überblick über alle laufenden Projekte (Teams, Aufgaben, Boards), die zweite Funktion überwacht vier verschiedene Arten von Boards (Zeitleisten zur Verfolgung und Verwaltung von Aufgaben in einem Kalender, Kanban-Boards, Listen zur Vereinfachung der Navigation, Sprint-Boards für Projektfortschritte innerhalb kurzer Zeiträume).
Zu Hygger gehört Zeiterfassung, eine Berichtsfunktion sowie der Datenexport in PDF- und CSV-Formate. Die Arbeit auf mobilen Geräten wird durch eine Android- und eine iOS-Version unterstützt.
Kostenlose Projektmanagement Tools der Software Hygger stellen alle notwendigen Funktionen zur Verfügung, allerding ist der Speicherplatz auf 100 MB und 50 Aufgaben beschränkt.
5. Clubhouse – das Scrum-Tool für Softwareentwickler
Abschließend sollte dieses besonders spezifisch einsetzbare Tool von kleinen Teams oder Freelancern betrachtet werden, die an Softwareprojekten arbeiten. Clubhouse versucht nicht nur alle Bereiche des Projektmanagement-Markts abzudecken, sondern richtet sich speziell an Teams, die Softwareprojekte mit Scrum managen.
Besonders hervorzuheben ist das intuitiv zu bedienende Dashboard, das kaum Einarbeitungszeit benötigt. Die Gratisversion von Clubhouse ist für Freelancer oder kleine Entwicklungsteams mit bis zu drei Personen geeignet, da Projekte agil gemanagt werden können.