Zielorientiertes Projektmanagement ist für das Wachstum von Kleinunternehmen heute unverzichtbar geworden. In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt entscheidet die Effizienz der Teamarbeit maßgeblich über den Erfolg eines Unternehmens. Die richtigen Projektmanagement-Tools können dabei den entscheidenden Unterschied machen.
Projektmanagement-Tools dienen Teams zur Unterstützung bei der Bearbeitung von Aufgaben und helfen bei einer effektiven Organisation der Arbeit. Wichtige Funktionen, die gute Projektmanagement-Tools speziell für kleine Unternehmen mitbringen sollten, sind:
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JETZT TESTENDas klassische Projektmanagement hat bereits eine lange Entwicklungsgeschichte hinter sich. Im klassischen Projektmanagement legt eine Planungsphase den Umfang der gesamten zu entwickelnden Lösung fest. Stellt der Projektleiter während der Umsetzungsphase fest, dass das Budget nicht ausreicht oder die Zeit zu knapp kalkuliert wurde, sind meist aufwendige Korrekturen erforderlich, die oft mit Stress und einer leidenden Wirtschaftlichkeit verbunden sind.
Heute schlägt die Entwicklung einen anderen Weg vor: Agiles Projektmanagement für KMUs bietet eine flexible Alternative zum klassischen Projektmanagement. Das Adjektiv „agil" bezieht sich dabei auf die Projektumsetzung. Schritt für Schritt führt ein meist kleines Team, dass sich selbst organisiert, strukturierte Aufgaben in Zyklen zu einer Lösung. Dabei wird ein Projekt durch die Priorisierung von Arbeitsschritten spezifisch gehalten. Kundenwünsche lassen sich rasch umsetzen und auch in späteren Phasen des Projekts kann flexibel auf Änderungswünsche eingegangen werden. Der agile Ansatz definiert vor Beginn des Projekts Zeit und Budget als fixe Größen und setzt die Anforderung in Abstimmung mit dem Kunden um.
Die populärsten Methoden für das agile Projektmanagement heißen Scrum und Kanban. Die besten Projektmanagement-Tools unterstützen beide Methoden.
Ein Scrum-Projekt beginnt mit der Bestimmung eines Product Owners, der für das Team eine Aufgabenliste mit Prioritäten erstellt. Der Product Owner wird bevorzugt durch den Auftraggeber gestellt. Allen Aufgaben werden kurze Zeiträume zugewiesen (Sprints, zum Beispiel über zwei Wochen). Während dieser Sprints greift das Team auf die definierten Aufgaben (Product Backlog) zu und realisiert diese innerhalb einer bestimmten Zeitvorgabe. Das Vorgehen wird dabei im Team abgestimmt (Team Commitment).
Zwei Fehler sind bei dieser Vorgehensweise zu vermeiden: Es darf keinen klassischen Projektleiter geben, sondern das Team sollte die Autorität darstellen und es darf bei Zeitproblemen keine Verlängerung des Zeitrahmens geben. Im zweiten Fall sollten die Aufgaben an kleinere Projektschritte angepasst werden.
Die Kanban-Methode stellt sicher, dass Projekte in einem kontinuierlichen Arbeitsfluss umgesetzt werden. Die gesamte Schrittfolge bei der Bearbeitung des Projekts wird für das Team gut sichtbar visualisiert. Dafür wird das Kanban-Board genutzt. Das Board wird in Spalten aufgeteilt, in denen Stationen (zeitliche Abläufe) des Projekts definiert werden. Die Prozessschritte (Anforderungen, Aufgaben, etc.) werden als Haftnotizen untereinander angebracht und durchlaufen das Kanban-Board von links nach rechts bis zur Fertigstellung des Prozesses.
In der Praxis kommt es beim agilen Projektmanagement nicht selten zur parallelen Anwendung beider Methoden oder zur wechselnden Nutzung je nach Aufgabenstellung.
Kleine Unternehmen werden vor dem Einsatz eines Projektmanagement-Tools abwägen müssen, ob sich die Kosten lohnen. Bieten die angebotenen Tools alle notwendigen Funktionen? Welche Tools sind für die spezifischen Anforderungen kleiner Unternehmen am besten geeignet?
Ein Vergleich unterschiedlicher Projektmanagement-Tools zeigt, dass es derzeit Hunderte von Programmen gibt, die fast jeden Anwendungsfall abdecken. Nachfolgend stellen wir die zehn besten Projektmanagement-Tools vor, die über ein breites Funktionsspektrum verfügen und sich besonders für kleine Unternehmen eignen.
Bitrix24 ist die ideale Projektmanagement-Software. Neben Kommunikationstools wie Chat, Kalender und Videokonferenzen hat Bitrix24 vor allem ein leistungsstarkes CRM mit integriertem Projektmanagement, ein Dokumenten-Managementsystem, Gantt-Charts und viele weitere Tools.
Die Plattform verfügt über fortschrittliche Aufgabenpriorisierung, die Teams dabei hilft, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und Ressourcen optimal zuzuweisen. Dies macht Bitrix24 zur "einzigen Unternehmenssoftware, die Sie benötigen werden".
Dank der nahtlosen Integration aller Tools in einer einzigen KI-gestützten Plattform gilt Bitrix24 als eine der führenden Cloud-basierten Projektverfolgungslösungen. Die Echtzeit-Produktivitätsanalysen für Teams liefern wertvolle Einblicke in die Teamleistung und machen Engpässe frühzeitig sichtbar. Gleichzeitig ermöglichen integrierte Workflow-Automatisierungen die effizientere Gestaltung wiederkehrender Abläufe, sodass sich Teams auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
Bitrix24 räumt europäischen Kunden die Möglichkeit ein, ihre Daten auf deutschen Servern zu hosten und damit DSGVO-konform zu verarbeiten. Darüber hinaus stehen Desktop-Clients für Windows, macOS und Linux sowie mobile Apps für Android und iOS zur Verfügung, was Unternehmen jeder Größe maximale Flexibilität und Sicherheit garantiert.
Für kleine Unternehmen steht ein kostenloser Einstiegstarif mit grundlegenden Funktionen für unbegrenzte Benutzer zur Verfügung, was einen risikofreien Start gewährt. Die intuitive Benutzeroberfläche verkürzt die Einarbeitungszeit erheblich und der modulare Aufbau erlaubt es, nur die tatsächlich benötigten Funktionen zu aktivieren, um Komplexität zu reduzieren.
Die kollaborativen Funktionen wie gemeinsame Dokumentenbearbeitung und aufgabenbezogene Diskussionen sind perfekt für kleine Teams mit flachen Hierarchien. Zudem erleichtert die leistungsstarke Zeiterfassung eine transparente Projektkalkulation und Kundenabrechnung, was für kleine Dienstleistungsunternehmen besonders wertvoll ist.
[BANNER type="lead_banner_1" title="Starten Sie mit Aufgaben & Projekten" content-title="Starten Sie mit Aufgaben & Projekten" description="Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, um eine Anleitung herunterzuladen und mit einer beliebigen Projektmanagement-Software zu starten." picture-src="/images/content_de/articles/3-lead.png" file-path="/upload/files/DE-Project-management-implementation-guide.pdf"]Asana ist eine benutzerfreundliche Aufgabenmanagement-Software für kleine Teams, die sich durch ihre leicht verständliche Benutzeroberfläche und vielseitige Funktionalität auszeichnet. Die Plattform unterstützt verschiedene Projektansichten, einschließlich Listen, Boards und Zeitlinien, und erleichtert so die Visualisierung von Projekten nach den Bedürfnissen Ihres Teams.
Mit Asana können Teams Aufgaben erstellen, Fristen setzen, Dateien anhängen und in Echtzeit kommunizieren. Die Software bietet auch automatisierte Workflows, die wiederkehrende Prozesse rationalisieren und manuelle Arbeit reduzieren.
Asana ist ideal für Projektzusammenarbeit in Remote-Teams, da es eine nahtlose Zusammenarbeit unabhängig vom Standort zulässt. Die Integration mit anderen Tools wie Google Workspace, Microsoft Office und Slack erhöht die Anpassungsfähigkeit weiter.
Zudem stellt Asana umfangreiche Reporting-Funktionen bereit, mit denen sich Aufgabenverteilungen und Teamleistungen präzise analysieren lassen.
Durch die Möglichkeit, individuelle Felder anzulegen, bleibt das Aufgabenmanagement flexibel und lässt sich gezielt auf spezifische Projektanforderungen zuschneiden.
Trello ist bekannt für seinen intuitiven, Kanban-basierten Ansatz zum Projektmanagement. Mit seinen visuellen Boards, Karten und Listen ist es für Teams geeignet, die einen übersichtlichen, visuellen Überblick über ihre Projekte benötigen.
Trello ist ein effektives Tool für die Verwaltung von Projekten mit klar definierten Aufgaben und Workflows. Die einfache Drag-and-Drop-Funktionalität macht es zu einer der benutzerfreundlichsten Optionen auf dem Markt. Die Power-Ups-Funktion gestattet Integrationen mit zahlreichen Drittanbieter-Tools, wodurch die Funktionalität erweitert werden kann.
Für agiles Projektmanagement für KMUs ist Trello eine leicht zugängliche Lösung, die auch für Teams ohne umfangreiche Projektmanagement-Erfahrung geeignet ist.
Zusätzlich verfügt Trello über „Butler“, eine integrierte Automatisierungsfunktion, die wiederkehrende Abläufe eigenständig steuert und durch zielgerichtete Hinweise alle Beteiligten auf dem Laufenden hält. Damit wird die tägliche Organisation weiter vereinfacht, sodass sich alle auf wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren können.
Monday.com zeichnet sich durch seine hochgradig anpassbaren Arbeitsabläufe und visuell ansprechenden Dashboards aus. Die Plattform hat eine Vielzahl von vorgefertigten Vorlagen für verschiedene Branchen und Anwendungsfälle, von der Vertriebspipeline bis hin zur Produktentwicklung.
Das Projekt-Management-Tool von Monday.com hilft Teams, ihre finanziellen und personellen Ressourcen effektiv zu verwalten. Die Echtzeit-Datensynchronisierung gewährleistet, dass alle Teammitglieder stets auf dem neuesten Stand sind.
Gerade für kleine Unternehmen ist Monday.com aufgrund seiner klar strukturierten Benutzeroberfläche attraktiv, da nur eine kurze Einarbeitungszeit erforderlich ist. Für wachsende Betriebe lässt sich der Funktionsumfang bedarfsgerecht erweitern, ohne dass komplexe IT-Kenntnisse nötig sind.
Die umfangreichen Automatisierungsfunktionen ermöglichen es Teams, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und so Zeit für strategische Aktivitäten zu gewinnen. Monday.com bietet eine nahtlose Integration mit verschiedenen Tools wie Google Drive, Slack, Zoom und vielen weiteren.
ClickUp ist eine umfassende Projektmanagement-Plattform, die Aufgabenmanagement, Dokumentenerstellung, Zielsetzung und mehr in einer einzigen Anwendung vereint. Die Plattform hat mehrere Ansichten, darunter Listen, Boards, Kalender und Gantt-Diagramme, die es Teams vereinfachen, ihre Projekte aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten.
ClickUp's KI-gestützte Aufgabenpriorisierung hilft Teams, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und Ressourcen entsprechend zuzuweisen. Die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten erlauben es Managern, die Plattform genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuzuschneiden.
Zudem hilft das integrierte Zeit-Tracking dabei, Aufwand und Fortschritt präzise zu erfassen, was besonders kleineren Firmen eine zuverlässige Ressourcenplanung erleichtert. Ein umfangreiches Kommentarsystem fördert dabei die direkte Kommunikation zu einzelnen Aufgaben und reduziert die Anzahl an E-Mails im Team erheblich.
Die Docs-Funktion hat die kollaborative Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten direkt in der Plattform integriert, was ClickUp zu einem vollständigen Projekt-Kollaborations-Tool für Remote-Teams macht.
Wrike ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Lösung, die sich durch ihre robusten Analysen und umfangreichen Ressourcenplanungsfunktionen auszeichnet. Die Plattform bietet detaillierte Einblicke in die Projektleistung, Ressourcenauslastung und Teamproduktivität.
Wrike's interaktive Gantt-Diagramme erleichtern die Visualisierung von Projektabläufen und Abhängigkeiten. Die Ressourcenmanagement-Funktionen ermöglichen eine optimale Zuweisung von Arbeitskräften und anderen Ressourcen.
Die Plattform bietet außerdem erweiterte Sicherheitsfunktionen, darunter benutzerdefinierte Zugriffsrechte und Zwei-Faktor-Authentifizierung, was Wrike zu einer verlässlichen Wahl für Unternehmen mit sensiblen Daten macht.
Zudem fördert Wrike die teamübergreifende Kommunikation durch umfangreiche Kommentarmöglichkeiten und anpassbare Benachrichtigungen, sodass alle Beteiligten jederzeit informiert bleiben. Vor allem für kleinere Firmen mit komplexen Projekten liefert Wrike einen strukturierten Rahmen, der eine präzise Abstimmung der Arbeitsprozesse unterstützt.
Basecamp ist bekannt für seine geradlinige, intuitive Herangehensweise an Projektmanagement und Teamzusammenarbeit. Die Plattform organisiert Projekte in übersichtliche Abschnitte für Aufgaben, Diskussionen, Dateien und Terminpläne.
Die Message-Board-Funktion erleichtert die Kommunikation im Team und stellt sicher, dass wichtige Informationen nicht in langen E-Mail-Threads verloren gehen. Die Campfire-Chatfunktion erlaubt schnelle, informelle Gespräche innerhalb des Teams.
Basecamp ist ausgesprochen gut für kleine Teams geeignet, die eine unkomplizierte, aber effektive Projektmanagement-Lösung suchen. Die Einfachheit der Plattform macht sie ideal für Teams ohne umfangreiche technische Kenntnisse.
Smartsheet verbindet die Vertrautheit von Tabellenkalkulationen mit leistungsstarken Projektmanagement-Funktionen. Die Plattform eignet sich besonders für Teams, die mit datenintensiven Projekten arbeiten und detaillierte Analysen benötigen.
Die automatisierten Workflows von Smartsheet helfen dabei, wiederkehrende Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. Die umfangreichen Berichts- und Dashboard-Funktionen liefern einen klaren Überblick über den Projektstatus und die Teamleistung.
Smartsheet integriert sich nahtlos mit einer Vielzahl von Business-Tools wie Salesforce, Microsoft Teams und Google Workspace, was es zu einer vielseitigen Option für Unternehmen mit bestehenden Toolkits macht.
Zusätzlich verbessert Smartsheet die Zusammenarbeit, indem es alle Projektdaten in Echtzeit synchronisiert und so eine reibungslose Abstimmung zwischen den Teammitgliedern ermöglicht.
Mit individuell anpassbaren Berechtigungseinstellungen gewährleistet die Plattform zudem einen sicheren Umgang mit sensiblen Informationen, sodass Unternehmen höchste Datenschutzstandards erfüllen können.
Jira wurde ursprünglich für Softwareentwicklungsteams konzipiert, hat sich aber zu einer vielseitigen Projektmanagement-Lösung für verschiedene Branchen entwickelt. Die Plattform ist stark in der Unterstützung agiler Methodiken wie Scrum und Kanban.
Die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten von Jira gestatten es Teams, Workflows, Felder, Berechtigungen und mehr genau auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Die Roadmap-Funktion erleichtert die langfristige Planung und Visualisierung von Projektzielen.
Jira's robuste Reporting-Funktionen bieten wertvolle Einblicke in die Teamleistung und den Projektfortschritt. Die Integration mit anderen Atlassian-Produkten wie Confluence und Bitbucket macht Jira zu einer umfassenden Lösung für technisch orientierte Teams.
Ergänzend profitieren Anwender von einem breiten Support-Netzwerk und einer engagierten Community, die den Austausch von Best Practices fördert – was sich als äußerst wertvoll für Unternehmen mit überschaubaren Teams erweist. Ferner sorgen regelmäßige Updates und innovative Erweiterungen dafür, dass Jira stets den aktuellen Anforderungen entspricht und agile Prozesse kontinuierlich optimiert werden.
Die cloudbasierte Projektmanagement-Software Factro überzeugt durch seine klare Oberfläche und intuitive Nutzerführung. Ihr Team kann ohne lange Einarbeitungszeit sofort starten. Mit der Projektmanagement-Software Factro können Sie durch Kommentare und Dateianhänge aufgabenbezogen kommunizieren. Zielgerichtete Teamarbeit wird unter anderem dadurch gestärkt, dass Kunden oder externe Partner als Gastnutzer einbezogen werden können.
Der Projektstatus wird in Echtzeit dokumentiert. Durch ein individuell einstellbares Benachrichtigungssystem verpasst kein Teammitglied einen Termin. Mit dem Strukturplan kann ein ganzes Projekt mit allen dazugehörigen Aufgaben in Einzelschritten erstellt werden. Der so entstandene Baum verschafft den optimalen Überblick über die Organisation des Projektes.
Das Projektmanagement-Tool Factro kommt aus Deutschland. Auch der Serverstandort ist in Deutschland. Zudem erfüllt die Software die Anforderungen der DSGVO und hält einen deutschsprachigen Support bereit.
Bei der Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools für Ihr kleines Unternehmen sollten Sie Ihre spezifischen Anforderungen, Ihr Budget und die Größe Ihres Teams berücksichtigen. Viele der oben genannten Tools gewähren kostenlose Testversionen, die es Ihnen ermöglichen, die Funktionen vor dem Kauf auszuprobieren.
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BITRIX24 KOSTENFREI ERHALTENUnverzichtbare Funktionen für Projektmanagement-Software in kleinen Unternehmen sind:
Die besten Projektmanagement-Tools bieten all diese Funktionen in einer intuitiven, leicht zu bedienenden Oberfläche.
Automatisierung verbessert Projektmanagement-Workflows und Teameffizienz durch:
Workflow-Automatisierungssoftware wie Bitrix24 ermöglicht es Teams, sich auf strategische, kreative Aufgaben zu konzentrieren, während routinemäßige Prozesse automatisch ablaufen.
Für Teams, die mehrere Kundenprojekte verwalten, sind Tools mit folgenden Funktionen am besten geeignet:
Bitrix24 und Monday.com zeichnen sich besonders durch ihre CRM-Integration und anpassbare Workflows aus, die ideal für die Verwaltung mehrerer Kundenprojekte sind.
KI verbessert die Projektverfolgung und Ressourcenallokation durch:
KI-gestützte Aufgabenpriorisierung hilft Projektmanagern, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Ressourcen effizienter einzusetzen.
Die Hauptvorteile von cloudbasierten Projektmanagement-Tools sind:
Cloudbasierte Projektverfolgungslösungen wie Bitrix24 bieten kleinen Unternehmen Zugang zu Enterprise-Level-Funktionen ohne große Investitionen in IT-Infrastruktur.