In der heutigen globalisierten Wirtschaft werden Arbeitsprozesse immer komplexer und digitaler, das Wissen Einzelner reicht dafür nicht mehr aus. Teamwork oder die Arbeit an Gruppenprojekten hat bereits eine zentrale Bedeutung in modernen Unternehmen erlangt. Zunehmend ersetzen agile Teams starre Hierarchien der Unternehmensführung. Sie erhöhen die Produktivität und fördern die Innovation.
Wie lässt sich aber die Arbeit in Gruppenprojekten effizient gestalten? Manche Teams arbeiten deutlich effektiver als andere. Der Erfolg des Projektmanagements ist eng mit der Gruppendynamik am Arbeitsplatz verbunden. Manche Organisationsformen unterstützen die Teamarbeit, andere nicht.
Damit die Teamarbeit in Ihrem Unternehmen künftig ein voller Erfolg wird, setzen Sie folgende Tipps für die Arbeit in Gruppenprojekten um.
Die Arbeit in Arbeitsgruppen lässt sich effektiv gestalten, wenn das Team eine klare Zielstellung erhält, ausreichend motiviert und gut organisiert ist. Eine klare Rollenverteilung muss den Fähigkeiten der Mitarbeiter entsprechen. Zur effektiven Gruppenarbeit gehört außerdem eine gute Feedback-Kultur und ein konstruktiver Umgang mit Konflikten.
Jedem Mitglied der Arbeitsgruppe wird eine bestimmte Rolle und Verantwortlichkeit im Team zugewiesen. Allen Teammitgliedern müssen die gleichen Informationen und Quellen zur Verfügung gestellt werden. Die Mitarbeiter müssen sich öffnen und frei mit den Teammitgliedern kommunizieren können.
Es gibt zwei grundlegende Faktoren für eine erfolgreiche Teilnahme an Gruppenarbeiten: projektbezogene und menschliche. Zu den projektbezogenen Faktoren gehören eine aufgabenbezogene Rollenverteilung, die den Fähigkeiten der Mitarbeiter entspricht, eine gerechte Aufteilung der Arbeit und Kommunikation. Menschliche Faktoren sind Teamfähigkeit, ein respektvoller Umgang untereinander und Motivation.
In der Regel ist die Entwicklung der Vertriebsmanagmentstrategie Aufgabe der Vertriebsleitung. Als Führungskraft des Vertriebs trägt der Vertriebsmanager Sorge dafür, dass das Team effektiv arbeitet und entsprechend der Zielvorgaben Abschlüsse durchführt. Effektive Vertriebsmanagementstrategien führen zu langfristigen Erfolgen des Vertriebsteams.
Als erste Voraussetzung einer erfolgreichen Arbeit in Gruppenprojekten ist auf die richtige Größe und Zusammensetzung des Teams zu achten. Dabei zeigen Erfahrungen, dass kleinere Teams meist konstruktiver und zielführender zusammenarbeiten als Arbeitsgruppen, die aus sehr vielen Mitarbeitern bestehen. In kleinen Teams ist die Kommunikation einfacher, Unstimmigkeiten und Probleme lassen sich in der Regel leichter lösen. Es ist deshalb eine Überlegung wert, ob diese sich bei sehr komplexen Projekten aufteilen lassen und ob die Aufgaben auf mehrere kleinere Teams verteilt werden können.
Nach Festlegung der Größe und Auswahl der Teammitglieder müssen die Grundregeln für Zusammenarbeit definiert werden. Das gilt insbesondere für Remote-Teams und agile Teams, die sich selbst verwalten. Die Erreichbarkeit der Teammitglieder ist zu klären, gegebenenfalls mit bestimmten Kernarbeitszeiten abzustimmen. Kommunikationswege und Teammeetings müssen ebenfalls bestimmt werden.
Teams durchlaufen verschiedene Phasen in Projektgruppen, wie wissenschaftliche Untersuchungen belegen. Nur wer diese kennt und weiß, in welcher sich das Team befindet, kann die richtigen Maßnahmen ergreifen und die Effektivität der Projektarbeit erhöhen.
In der Orientierungsphase (Forming) lernen sich die Mitglieder in einer Projektgruppe kennen. In dieser Phase werden Regeln und Ziele des Teamworks definiert. Ein Teamleiter regelt den Prozess. In der folgenden Konfrontationsphase (Storming) werden Kontroversen auftreten. Konflikte sind wichtig, um Positionen innerhalb des Teams zu klären, die Kommunikation zu stärken und spätere Probleme vorzubeugen. In der Regelungsphase (Norming) werden die Strukturen innerhalb des Teams entwickelt. Teammitglieder kooperieren und können sich zielorientiert ihren Aufgaben zuwenden. In der Leistungsphase (Performing) sind Strukturen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams geklärt. Die Mitarbeiter kooperieren und arbeiten jetzt effizient zusammen. Je eher ein Team das Performing erreicht, umso effektiver wird das Arbeiten in Gruppenprojekten.
Nachdem eine Projektgruppe zusammengestellt ist, sollte sie klar definierte Ziele haben. Wie sollten diese Ziele definiert werden? Bei klassischen Arbeiten in Gruppen wird meist der Top-down-Ansatz gewählt. Das bedeutet, dass ein Teamleiter die Ziele festlegt und notwendige Kennzahlen bestimmt. In modernen Ansätzen für die agile Arbeit in Gruppenprojekten bestimmen die Mitglieder des Teams die Ziele selbst. Mit dieser Methode lassen sich besonders komplexe Aufgabenstellungen flexibler und kreativer lösen.
Eine Möglichkeit, beide Ansätze miteinander zu verbinden, ist der hybride Ansatz für Zielsetzungen. Dabei bestimmt das Management oder der Teamleiter das Gesamtziel eines Projektes mit der Vorgabe des Endtermins und den verfügbaren finanziellen Ressourcen, das Team bestimmt aber den Weg zum Erreichen der Zielstellung. Milestones und Kennzahlen (Key Performance Indicators) werden selbst bestimmt. Damit wird nicht nur die Motivation jedes einzelnen Mitarbeiters gesteigert, sondern es kommt auch zu einer Verbesserung der Teamdynamik.
Nach Definition der Zielstellungen gilt es, die anstehenden Aufgaben fair zu verteilen. Dabei kommt es darauf an, dass sich nicht nur ein kleiner Teil der Mitarbeiter hoch motiviert um die Lösung der Aufgabenstellungen bemüht. Das ist in höchstem Maß unproduktiv. Bei der Arbeit in Gruppenprojekten muss jedes Teammitglied genau wissen, welchen Anteil es im Workflow zu leisten gilt. Je präziser Aufgaben und Verantwortungen den Teammitgliedern zugeordnet werden, desto stärker werden sie sich engagieren. Die größte Effizienz bei der Teamarbeit wird erreicht, wenn jeder mit den Aufgaben beauftragt wird, die seinen Fähigkeiten am besten entsprechen. Ein Teamleiter ist gut beraten, wenn er sich dazu mit seiner Arbeitsgruppe abstimmt. Maximale Arbeitsergebnisse lassen sich auch erreichen, wenn Mitarbeiter gelegentlich aus ihrer Komfortzone herausgenommen und Aufgaben lösen, die neue Herausforderungen mit sich bringen.
Nach Definition der Ziele und der Verteilung der Aufgaben gehört das Monitoring zu einem erfolgreichen Projektmanagement. Beim Monitoring der Aufgabenumsetzung geht es nicht primär um die Überwachung der Teammitglieder, da diese sonst schnell demotiviert würden. Es kommt bei der Arbeit in Gruppenprojekten vielmehr darauf an, den Fortschritt des Projekts zu dokumentieren und diesen allen Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen. Zwischenberichte, die über eine online verfügbare Dokumentenverwaltung bereitgestellt werden, sind dafür ein geeignetes Mittel. Teamleiter und weitere Mitwirkende sind dadurch nicht nur über den konkreten Stand der Bearbeitung informiert, sie können durch Feedbacks auch auf die weitere Realisierung der Aufgabenstellung Einfluss nehmen. Zwischenberichte sind außerdem ein geeignetes Mittel, um den Projektverlauf zu dokumentieren und bei der Abrechnung des Gesamtprojekts behilflich zu sein.
Geteilte Verantwortung bei der Arbeit in Gruppenprojekten führt zu einer Verbesserung des Teamgeistes. Sie bedeutet einerseits, dass auftretende Probleme gemeinsam gelöst werden müssen, um andererseits den gemeinsamen Lohn für die erfolgreiche Erfüllung der Aufgaben erhalten zu können. Mit einer Aufteilung der Verantwortlichkeit für Teilprojekte wird das Risiko vermindert, dass sich einige Mitglieder des Teams in der „sozialen Hängematte“ wähnen, da andere ja für Termine und Ziele verantwortlich sind. Übernimmt dagegen jedes Mitglied der Projektgruppe einen Teil der Verantwortung, wird dieses Phänomen ausgeschlossen.
Dank Delegierung einzelner Teilaufgaben durch den Teamleiter auf die Mitarbeiter, wird die selbständige Organisation der Arbeit gefördert. Die Möglichkeit, Arbeit eigenverantwortlich zu organisieren, verbessert zudem die Motivation und das Engagement. Geteilte Verantwortung schafft Gruppendynamik am Arbeitsplatz.
Moderne Unternehmensführung ist ohne den Einsatz spezifischer Softwarelösungen undenkbar. Je nach Größe und Branche werden unterschiedliche Tools eingesetzt. Das betrifft auch die Arbeit in Gruppenprojekten. Es gibt Werkzeuge für das Aufgaben- und Projektmanagement, Kommunikation, Zeitmanagement, Kunden- und Warenwirtschaftsverwaltung oder für das Finanzwesen, um nur einige wichtige zu nennen.
Am besten funktioniert die Arbeit in Gruppenprojekten, wenn das Team gemeinsam eine einheitliche Software nutzt, die alle benötigten Funktionen abbildet. Als zentrale Informationsquelle, die für jedes Teammitglied von jedem Arbeitsort erreichbar ist, bilden solche Tools ideale Voraussetzungen für die Arbeit in Remote-Teams. Bitrix24 stellt verschiedene Services und Apps in einer einzigen Plattform für Unternehmen zur Verfügung. Projektteams finden Werkzeuge für die Kommunikation, Aufgaben- und Projektmanagement, Kundenverwaltung durch ein leistungsfähiges CRM, Dokumentenverwaltung, Websitebuilder und einen Onlineshop – beste Voraussetzungen also für Arbeit in Gruppenprojekten.
Ihnen stehen über 35 Business-Tools zur Verfügung. Überzeugen Sie sich selbst
JETZT ANMELDEN
Die Arbeit in Gruppenprojekten beinhaltet auch, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit so effektiv wie möglich einzusetzen, um das Projekt fristgemäß abschließen zu können. Zeitmanagement gehört zu den funktionsübergreifenden Mitteln des gesamten Ressourcenmanagements.
Durch eine realistische Planung der benötigten Arbeitszeit für jede einzelne Teilaufgabe wird die Erfüllung der Zielsetzungen wesentlich beeinflusst. Mit den richtigen Methoden und Werkzeugen kann die verfügbare Arbeitszeit optimal genutzt werden. Ein wichtiges Tool dafür ist ein geeigneter Terminplaner. Bei den Arbeiten als Gruppe besitzen Teamplaner, die online zur Verfügung stehen, einen besonders hohen Stellenwert. Arbeitsgruppenkalender, die auch auf mobilen Geräten genutzt werden können und über eine Erinnerungsfunktion verfügen, helfen dabei, Termine immer im Blick zu behalten.
Mit einem guten Zeitmanagement lässt sich ein positives Arbeitsumfeld schaffen, das den Stress minimiert und die Teamarbeit fördert.
Effektive und selbstbewusste Kommunikation fördert ein Arbeitsumfeld, das für erfolgreiche Gruppenarbeit entscheidend ist. Die Arbeit in Gruppenprojekten erfordert ein regelmäßiges Feedback. Für die Kommunikation sollten Normen etabliert werden. Dazu sind die zu übermittelnden Informationen in Kategorien einzuteilen. Welche Informationen können über E-Mail- oder Messenger-Dienste übermittelt werden, welche sind in einem Newssystem für alle Projektbeteiligten aufzubereiten, welche Informationen werden in ein Projektmanagement-Tool integriert und welche Informationen werden in Meetings geteilt? Geeignete Kollaborations-Tools bieten technische Möglichkeiten, alle vereinbarten Features abzubilden.
Nachdem die Art der Kommunikation geregelt ist, kommt es darauf an, eine für das Unternehmen geeignete Kultur des Meinungsaustauschs zu etablieren. Regelmäßige Feedbacks ersetzen lange Teammeetings mit persönlicher Präsenz. Probleme benötigen möglichst kurz nach ihrem Entstehen eine Lösung. Ein offener und ehrlicher Austausch von Standpunkten ist ebenso wichtig, wie konstruktive Kritik. Beides ist im Sinne des erfolgreichen Projektmanagements.
Damit ein Team seine Arbeitsziele erreicht, muss es auf der menschlichen Ebene gut harmonieren. Besonders bei Arbeiten in Gruppenprojekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, ist der Beziehung der Teammitglieder zueinander große Aufmerksamkeit zu widmen. Teamleiter sollten deshalb dafür sorgen, dass sich ihre Mitarbeiter persönlich kennenlernen und auch außerhalb der Arbeit gemeinsame Erfahrungen teilen. Es gibt eine breite Palette an Teambildungsmaßnahmen, die bei einem gemeinsamen Frühstück beginnen und Freizeitaktivitäten, wie einen Kegelabend oder ein gemeinsames Wanderwochenende, einschließen können. Besonders wichtig sind solche Teambuilding-Maßnahmen bei Remote-Teams, die sich nur selten im Unternehmen treffen. Ein eigener Teamname oder ein Logo für die Arbeitsgruppe können dazu beitragen, ein Identitätsgefühl zu schaffen und das Engagement während der Arbeit zu fördern. Besonders wenn es zu Spannungen oder Problemen während der Bewältigung gemeinsamer Arbeitsaufgaben kommt, können Teammitglieder leichter miteinander kommunizieren und Situationen klären, wenn sie sich persönlich gut kennen.
Flache Hierarchien sind modern und entsprechen den Idealvorstellungen vieler junger Unternehmen. In der Praxis sieht es allerdings häufig ganz anders aus. Gestandene Manager und Projektleiter müssen sich den Anforderungen agiler Teams anpassen. Nur so haben sie in einer sich wandelnden Unternehmenskultur eine Perspektive. Agile Teams arbeiten selbstorganisiert und weitgehend autonom an Projekten oder Zielstellungen. Sie unterziehen ihre eigenen Projektfortschritte einer permanenten Überprüfung und beziehen Kunden in die Entwicklungsarbeit ein. Die Arbeit in Gruppenprojekten kann allerdings nur agil erfolgen, wenn das Unternehmen die entsprechenden Rahmenbedingungen schafft. Dem gesamten Team muss die Verantwortung übertragen werden. Langfristig wird sich nur eine Arbeitsweise mit beweglichen und flexiblen Organisationsstrukturen auf die sich ständig ändernde Anforderungen des globalen Marktes reagieren können. Festgefügte Hierarchien können nur reagieren – agile Teams arbeiten dagegen proaktiv.
Vielfalt hilft die Arbeit in Gruppenprojekten erfolgreich zu gestalten. Diversität bezieht sich dabei nicht vordergründig auf demografische Merkmale, sondern vor allem auf die Fähigkeiten und die charakterlichen Eigenschaften der Mitarbeiter innerhalb des Teams. Dabei fördern Unterschiede die Innovation und die kreative Herangehensweise bei der Lösung von Aufgaben und der Bewältigung von Problemen. Bei der Arbeit in Gruppenprojekten kommt es auf die richtige Teamzusammensetzung an. Neben der richtigen Gruppengröße ist die Auswahl der geeigneten Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche Projektbewältigung. Eine Gruppe, die vorwiegend aus dominanten Persönlichkeiten besteht, wird ebenso wenig funktionieren, wie die Zusammensetzung aus eher passiven Mitarbeitern, deren Stärken im Zuhören und Ausführen der ihnen zugewiesenen Arbeiten liegen. Treffen unterschiedliche Charaktere aufeinander und können dennoch gut miteinander kommunizieren, werden meist gute Ideen entstehen. Starken Persönlichkeiten sollte allerdings niemals das Gefühl vermittelt werden, innerhalb eines Teams gegeneinander konkurrieren zu müssen.