Im Projektmanagement gilt effiziente Teamarbeit als eines der wichtigsten Kriterien für den Erfolg. Eine solche Form der Zusammenarbeit basiert auf einem sozialen Gefüge, das sich über einen bestimmten Zeitraum entwickeln muss. Fachliche Kompetenz, gute Kommunikation und der Aufbau von Vertrauen bilden die Grundvoraussetzungen für ein funktionierendes Team. Seine Zusammensetzung hängt von den konkreten Aufgabenstellungen ab. Im klassischen Projektmanagement nach dem Wasserfallprinzip werden Aufgabenstellungen nacheinander gelöst und von einem Fachbereich zum nächsten übergeben. Je nach Anforderungsprofil, das sich auch während der Bearbeitung ändern kann, entstehen Leerlaufzeiten. Hier kommt die crossfunktionale Zusammenarbeit ins Spiel.
Darunter versteht man Teamwork von Mitarbeitenden unterschiedlicher fachlicher Spezialisierung. Ausgestattet mit einem T-Shaped-Profil, das neben Spezialkenntnissen aus einem breiten Grundwissen besteht, und der Bereitschaft zum Wissenstransfer, eignen sich solche Teammitglieder besonders für den Aufbau leistungsstarker Projektgruppen.
In den folgenden Ausführungen wird anschaulich erklärt, welchen Vorteil der Einsatz funktionsübergreifender Teams für den Projekterfolg besitzt.
Der größte Vorteil, der durch crossfunktionale Zusammenarbeit entsteht, ist sicher die Ausprägung des Teamworks, da Mitarbeitende verschiedener Kompetenzen direkt gemeinsam an einem Projekt tätig sind. Solche Teams arbeiten in der Regel produktiver, zukunftsfähiger, das heißt, wirtschaftlich nachhaltiger und effizienter. Die höhere Effizienz resultiert daraus, dass in fachbezogenen Strukturen zunächst jeder abgeschlossene Prozess dokumentiert und als fertiggestellt definiert werden muss, wenn die folgende Aufgabe auf diesem basiert und von anderen Fachkräften fortzuführen ist. In einem crossfunktionalen Team ergibt sich eine nahtlose Folge der Bearbeitung, gegebenenfalls sogar die parallele Ausführung von Aufgaben, wenn das zu erwartende Ergebnis vorauszusehen ist.
Crossfunktionale Zusammenarbeit lässt sich durch einen weiteren ganz wesentlichen Vorzug definieren: den schnellen Wissenstransfer. Durch die gemeinsame Arbeit am Produkt erlangen die Teammitglieder Fachwissen aus anderen Bereichen. Verständnis für die Tätigkeit des anderen entwickelt sich aus der täglichen Arbeit. Durch die gesammelten Erfahrungen wird es – zumindest bis zu einem gewissen Grad – möglich, den kurzfristigen Ausfall eines Mitarbeitenden durch die Übernahme seiner Tätigkeit zu kompensieren.
Klassische fachbezogene Zusammenarbeit in Teams ist in den meisten Fällen an einen relativ starren Projektstrukturplan gebunden, der auf der Wasserfall-Methode beruht. Gerät die Planung in Verzug oder lässt sie sich durch geänderte Einflussfaktoren nicht umsetzen, ist der Projekterfolg in Gefahr. Eine funktionsübergreifende Teamzusammenarbeit eignet sich durch die Implementierung agiler Methoden, wie Scrum, viel besser dafür, flexibel auf sich ändernde Bedingungen bei der Projektarbeit zu reagieren.
Gute Voraussetzungen zur Einführung agiler Prinzipien bringen noch einen weiteren Vorteil mit sich: Selbstorganisation. Selbst wenn der Projektplan nicht konsequent auf agile Prinzipien setzt, können Abweichungen im Anforderungsprofil durch die vorhandene Kompetenz eigenverantwortlich in geänderte Aufgabenstellungen überführt werden.
So klar die Vorteile auf der Hand zu liegen scheinen, es gilt auch einige Herausforderungen zu bewältigen, wenn das Projektmanagement auf die crossfunktionale Zusammenarbeit setzt. Ein Team aus reinen Spezialisten, die es gewohnt sind, ausschließlich ihrer fachlichen Tätigkeit nachzugehen, wird den Anforderungen eines Querschnittsteams nicht gerecht. Breites Grundwissen über möglichst viele Facetten der Projektarbeit sind dagegen sehr hilfreich. Ideale Mitarbeitende für funktionsübergreifende Teamzusammenarbeit zeichnen sich durch ein sogenanntes T-Shaped Qualifikationsprofil aus. Der senkrechte Strich des Buchstaben T steht für Spezialwissen, das durch ein Studium oder Weiterbildungsmaßnahmen erworben wurde, der waagerechte Strich für ein breitgefächertes Basiswissen, aber auch für Softskills wie Kreativität, Empathie und Kommunikationsbereitschaft. Die Fähigkeit der Teammitglieder, sich Fachwissen aus anderen Bereichen anzueignen und gleichzeitig ihre eigenen Kenntnisse mit anderen Mitarbeitenden zu teilen, wird gern als T-Shaped-Mindset bezeichnet. Die unterschiedliche Herangehensweise verschiedener Fachbereiche an die Aufgabenstellungen beinhaltet allerdings auch ein erhebliches Konfliktpotenzial, das es durch Kooperationsbereitschaft abzubauen gilt.
Crossfunktionale Teams stellen in alteingesessenen Unternehmen über Jahre gewachsene Strukturen infrage. Hierarchien werden flacher, traditionelle Führungspositionen können entfallen. Das kann zu Irritationen führen. Gute Vorbereitung und Kommunikation ist deshalb die Voraussetzung, um solche Herausforderungen zu meistern.
Die größte Herausforderung bei der Bildung funktionsübergreifender Teams besteht darin, dass die Abhängigkeiten von bestimmten Fachbereichen bei der Projektplanung nicht erkannt werden und das Team falsch zusammengesetzt wird. Der Einsatz einer leistungsfähigen Software für das HR Management schafft an dieser Stelle Abhilfe. Durch die Dokumentation der fachlichen Fähigkeiten und aller bisher erzielten Arbeitsergebnisse wird es um ein Vielfaches einfacher, die geeigneten Mitarbeitenden für das jeweilige Projekt zu finden und ein Team zu formen.
Auf die grundlegenden Faktoren für die Teamzusammensetzung und die wertvolle Unterstützung durch geeignete Softwaretools bei der Auswahl der Mitarbeitenden wurde bereits im vorangegangenen Abschnitt eingegangen. An dieser Stelle sollen spezielle Eignungen der einzelnen Mitarbeitenden und ihre Rolle innerhalb des Teams und für die crossfunktionale Zusammenarbeit näher betrachtet werden.
Bei der Teamzusammensetzung sind zunächst die benötigten fachlichen Fähigkeiten zu bestimmen, die einen Mitarbeitenden für den Einsatz bevorzugen. Außer den rein fachlichen Kompetenzen ist zu prüfen, ob die Mitarbeitenden bereits Erfahrungen bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit besitzen. Neben Selbständigkeit bei der Aufgabenbearbeitung, gehören solche Aspekte, wie die Fähigkeit zur Übernahme von Verantwortung, Bereitschaft zur Vermittlung eigenen Fachwissens und eine hohe Kommunikationsbereitschaft dazu.
Crossfunktionale Zusammenarbeit benötigt nicht zwingend einen Teamleiter zu haben, der für alle Mitarbeitenden und das gesamte Projekt die Verantwortung trägt. Beim Einsatz agiler Methoden werden Verantwortlichkeiten über Rollen geteilt. Der Scrum Master ist für die Einhaltung der Methodik verantwortlich, leitet das Team an und überwacht, dass sich alle Teammitglieder an die Scrum-Prinzipien halten. Der Product Owner bildet die Schnittstelle zum Kunden und ist dafür verantwortlich, dass gemeinsame Ziele erreicht werden, das heißt, ein Mehrwert für den Auftraggeber entsteht. Während der Product Owner dafür verantwortlich ist, welche Aufgaben bei der Projektarbeit gelöst werden müssen, verantworten die Entwickler aus fachlicher Sicht, auf welche Art und Weise dies geschieht.
Nach der Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten, gilt es, die Regelungen der Zusammenarbeit zu vereinbaren. Entscheidungen sind unter Einbeziehung des Teams oder durch die Möglichkeit zum Abgeben von Feedbacks zu treffen. Kommunikationswege und die notwendigen Werkzeuge zur Übermittlung der Informationen müssen festgelegt werden. Idealerweise enthält die eingesetzte Projektmanagementsoftware bereits die notwendigen Kollaborations-Tools.
Der Einsatz agiler Methoden bietet einen unbestreitbaren Vorteil für die crossfunktionale Zusammenarbeit, ist aber nicht zwingend erforderlich. Während zum Beispiel bei Scrum Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind, bedarf es auch im klassischen Projektmanagement eine neue Form des Führungsstils, wenn ein funktionsübergreifendes Teamwork gelingen soll. Die wichtigste Führungsaufgabe besteht in einer guten Vernetzung der Mitarbeitenden, die ursprünglich aus verschiedenen Fachbereichen kommen.
Es gilt, den gesamtunternehmerischen Erfolg in den Fokus zu stellen. Den Teammitgliedern muss in jeder Situation der Projektbearbeitung bewusst sein, dass nur die Zusammenarbeit aller zum Ergebnis führt. Besteht das Projekt zum Beispiel aus der Weiterentwicklung eines Produkts und wird dessen Erfolg unmittelbar mit dem messbaren Umsatz verbunden, gehört es zur wichtigsten Führungsaufgabe, den Entwicklern bewusst zu machen, dass ohne Ihre Teammitglieder aus dem Vertrieb die Zielsetzung nicht erreicht werden kann und umgekehrt, der Vertrieb von der Arbeit der Entwickler profitiert.
Crossfunktionale Zusammenarbeit setzt einen Führungsstil voraus, der zu einem wesentlichen Teil auf diesen Prämissen beruht:
Die Etablierung eines solchen Führungsstils stellt die Tatsache in den Mittelpunkt, dass Entscheidungen nicht mehr über Hierarchieebenen weitergeleitet werden, sondern Teammitgliedern Mitverantwortung übertragen wird und sie dadurch direkt auf die Erfüllung der Projektziele Einfluss nehmen können.
Jede einschneidende Strukturänderung sollte im Unternehmen frühzeitig und inhaltlich gut vorbereitet kommuniziert werden. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, weshalb Eingriffe in die bisher gewohnten Abläufe vorgenommen werden. Es gilt, die Vorteile einer crossfunktionalen Zusammenarbeit deutlich zu machen und Raum für Fragen und Diskussionen einzuräumen. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die Entscheidung von einer breiten Mehrheit der Teammitglieder getragen wird.
Der Neuaufbau funktionsübergreifender Teams erfordert das Setzen klarer Zielstellungen. Dabei ist unbedingt darauf zu achten, dass die übergeordneten Unternehmensziele mit den Aufgabenstellungen der konkreten Projektarbeit abgeglichen und die persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten jedes einzelnen Mitarbeitenden im Rahmen der Neustrukturierung berücksichtigt werden.
Crossfunktionale Zusammenarbeit bedeutet Vielfalt. Die Zusammensetzung der Teams aus verschiedenen Fachbereichen ergibt sich schon aus der Definition des Begriffs. Bei der Implementierung solcher Strukturen bietet sich aber auch die einmalige Chance für mehr Diversität. Mitarbeitende aus allen Altersgruppen, verschiedener Geschlechter und Anschauungen können eine gute Mischung bilden, um die unterschiedlichsten Herangehensweisen an die gestellten Projektziele zu gewährleisten, ein großer Vorteil, besonders dann, wenn es um die Einführung agiler Methoden geht.
Der Wille zum Aufbau einer bisher nicht praktizierten Form der Zusammenarbeit setzt neben der Bereitschaft aller Mitarbeitenden zur Innovation auch voraus, dass sich die Führungsstruktur des Unternehmens offen dafür zeigt, Neues zu lernen. Vertrauen auf die Leistungsfähigkeit des Teams und die Übertragung von Verantwortung sind wichtige Faktoren beim Übergang zu einer modernen Form des Projektmanagements.
Human Resources bildet das Fundament für den Erfolg funktionsübergreifender Zusammenarbeit. Ohne eine leistungsfähige Technologie wird dieser allerdings ausbleiben. Deshalb ist es ebenso wichtig, mit der Bildung der Teams für die Bereitstellung einer leistungsfähigen Projektmanagementsoftware zu sorgen.
Die Bildung crossfunktionaler Teams beinhaltet die Festlegung klarer Zielstellungen. Diese gilt es überprüfbar zu formulieren und die Erfüllung zu bewerten. Dafür hat sich eine Managementmethode bewährt, die als OKR bezeichnet wird und für Objectives & Key Results (Ziele und Schlüsselresultate) steht. Das Modell basiert auf einem festgelegten Bewertungszyklus. Dabei werden zum Beispiel alle drei Monate die für das Team definierten Ziele mit den tatsächlich erreichten Resultaten verglichen. Während die als Schlüsselkennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) definierten Werte die Möglichkeit bieten, den Erfolg von Projekten oder einzelnen Aufgabenstellungen zu bewerten, geht die OKR-Methode noch einen Schritt weiter. Sie reflektiert den Projekterfolg im Zusammenhang mit den ganzheitlichen Unternehmenszielen und kann damit als Gradmesser für die crossfunktionale Zusammenarbeit und die Produktivität des Teams angesehen werden.
Einen anderen wesentlichen Faktor für den Erfolg der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit bildet die Teamkultur. Die Identifikation mit der Arbeitsgruppe besitzt eine hohe Motivationskraft und ist ein wesentlicher Faktor für Produktivität und Effizienz. Die Festlegung gemeinsamer Spielregeln erleichtert die Etablierung der Teamkultur. Querschnittsteams sollten sich dabei durch eine hohe Integrationsfähigkeit für neue Mitglieder auszeichnen. Die Art und Intensität der Kommunikation spielt eine wesentliche Rolle beim Wissenstransfer und für die gegenseitige Unterstützung. Die Herausbildung gemeinsamer Werte bildet die Basis für die Art und Güte von Konfliktlösungen. Gerade in crossfunktionalen Teams, bei denen die Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Arbeitsumgebungen kommen, schaffen regelmäßige Teambuilding-Maßnahmen eine gute Basis zum gegenseitigen Kennenlernen über den reinen Arbeitsprozess hinaus. Der Aufbau persönlicher Kontakte schafft ein besseres Verständnis für die Handlungsweisen des Arbeitspartners.
Modernes Projektmanagement nutzt die Vorteile crossfunktionaler Teams, die durch schnellen Wissenstransfer und Übernahme von Verantwortung produktiver arbeiten. Eine Herausforderung ist dabei die richtige Zusammensetzung der Arbeitsgruppe. Ideale Mitarbeitende besitzen ein sogenanntes T-Shaped Qualifikationsprofil. Es besteht aus fundierten Fachkenntnissen, gepaart mit einem breiten Basiswissen. Neben der Fähigkeit zur eigenverantwortlichen Lösung der übertragenen Aufgaben zeichnen sich die Teammitglieder durch eine hohe Kommunikationsbereitschaft aus.
Crossfunktionale Zusammenarbeit wird durch Vielfalt gekennzeichnet. Die Zusammensetzung der Teams aus verschiedenen Fachbereichen und Diversität bietet Möglichkeiten für neue Herangehensweisen zur Erfüllung der Projektziele. Diese müssen überprüfbar formuliert werden. Regelmäßige Bewertungen durch Managementmethoden wie OKR (Objectives & Key Results, Ziele und Schlüsselresultate) sichern den Erfolg.