Die Geschäftskosten beinhalten alle Verwaltungsausgaben eines Unternehmens und bilden einen wesentlichen Faktor bei der Kalkulation des Budgets.
Effektives Geschäftskosten-Tracking ist in der modernen Wirtschaft ein unverzichtbares Instrument zur Optimierung von Ausgaben und zur Verbesserung der Compliance, das heißt, der rechtskonformen Tätigkeit des Unternehmens. Die Ausgabenverwaltung umfasst den gesamten Prozess der Nachverfolgung, Genehmigung und Erstattung von Aufwendungen und kann dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Einsparungen erzielt werden können.
Durch den Einsatz digitaler Technologien lassen sich die Prozesse der Belegerfassung und Integration in vorhandene Buchhaltungs- und ERP-Systeme automatisieren, menschliche Fehler eliminieren und wertvolle Ressourcen für andere Arbeitsaufgaben freisetzen. Ausgabenanalysen in Echtzeit ermöglichen es, Unternehmen fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf ihre strategischen Ziele ausgerichtet sind.
Die folgenden sieben Tipps werden helfen, ein effizientes System für die Kostenverfolgung einzurichten.
Unter dem Begriff AGK sind die allgemeinen Geschäftskosten eines Unternehmens zu verstehen. Sie werden auch als feste Kosten bezeichnet und umfassen alle Verwaltungsausgaben. Wichtige Positionen der AGK sind Löhne und Gehälter der Beschäftigten, Ausgaben und Abschreibungen für die Geschäftsausstattung, Leasinggebühren, Bürokosten, Steuern, Versicherungen, Beiträge zu Verbänden, Reisekosten und Zinszahlungen.
Die Verfolgung der Geschäftskosten für kleine Unternehmen ist wichtig, um die Ausgaben rechtssicher bei der Abgabe der Steuererklärung beim Finanzamt nachweisen zu können. Das Tracking hilft zudem bei der Budgetplanung, deckt Möglichkeiten zur Kosteneinsparung auf und bildet die Basis dafür, die Liquidität sicherzustellen.
Zu den Best Practices für die Verfolgung der Geschäftskosten gehören die lückenlose Identifizierung aller relevanten Ausgaben, eine vollständige Digitalisierung der Belege, die Integration der Ausgabenverfolgung in die Buchhaltungssoftware und die Nutzung von speziellen Softwaretools für die Kostenverfolgung, wie zum Beispiel zur Spesenabrechnung.
Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Verfolgung der Geschäftskosten gehören:
Die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Geschäftskosten-Tracking ist die vollständige Ermittlung aller Geschäftsausgaben. Die Ausgaben für das Vorjahr können anhand des Jahresberichts berechnet werden, die laufenden Kosten anhand der aktuellen Budgetplanung, vorzugsweise unter Einsatz eines ERP-Systems. Die allgemeinen Geschäftskosten unterscheiden sich je nach Branche und Zielstellungen des Unternehmens. Einige Ausgaben sollten in allen Firmen berücksichtigt werden. Zu den wichtigsten gehören:
Die vollständige Ermittlung aller Geschäftskosten gibt Rückschlüsse zum Einfluss dieser Ausgaben auf den Gewinn eines Unternehmens. Ein effektives Geschäftskosten-Tracking ermöglicht es Ihnen, Kosten zu beeinflussen und Möglichkeiten zu ihrer Reduzierung zu finden, was wiederum maßgeblich zu einer Steigerung der Erlöse beitragen kann.
Das Geschäftsausgaben-Management beinhaltet Kontrolltechniken, wie die Bewertung des Bedarfs an neuen Investitionen, die Analyse der notwendigen Nebenkosten und Richtlinien für die Reisekostenverwaltung und Spesenabrechnung.
Die vollständige Identifizierung aller Geschäftskosten erleichtert ein ordnungsgemäßes Rechnungswesen und garantiert die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des Steuerrechts.
Die Archivierung von Zahlungsbelegen, wie Rechnungen, ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Über die einzelnen Fristen gibt der nachfolgende Tipp Auskunft. An dieser Stelle soll es zunächst um die Erfassung und Ablage bzw. Speicherung der Ausgaben gehen.
Die beste und sicherste Möglichkeit, die in gedruckter Form vorliegenden Belege zu organisieren, ist eine Digitalisierung. Diese ist gleichzeitig ein guter Schutz vor dem Verlust der Daten.
Der Zugriff auf digitale Dokumente und eine damit verbundene Geschäftskostenverfolgung lässt sich einfach verwalten. Die Ablage in einer unternehmenseigenen Cloud bringt den großen Vorteil, dass auch die mit einer entsprechenden Berechtigung ausgestatteten Mitarbeitenden, die nicht am Unternehmenssitz arbeiten, auf die Unterlagen zugreifen können.
Zur Digitalisierung von Papierunterlagen bieten sich zwei Möglichkeiten an:
Die Digitalisierung aller relevanten Belege ist nicht nur Voraussetzung für ein effizientes Geschäftskosten-Tracking, sie hilft auch, im Falle einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden, schnell Unterlagen aus einem zentralen Dokumentenmanagementsystem bereitzustellen.
Ein Geschäftskosten-Tracking kann nur dann aussagefähige Ergebnisse liefern, wenn es auf einer aktuellen Datenbasis beruht. Werden Rechnungen oder Spesenquittungen erst Wochen oder Monate nach ihrer Fälligkeit verifiziert, ist die Kostenverfolgung ineffektiv. Eine Ausgabenautomatisierung schafft hier Abhilfe. Diese beginnt grundsätzlich damit, dass Sie alle relevanten Belege digitalisieren, sobald Sie sie erhalten. Eine gute Möglichkeit, eine solche Bearbeitung zu gewährleisten, besteht darin, eine spezielle E-Mail-Adresse für den Empfang von Zahlungsdokumenten einzurichten. Dann müssen nur noch die per Post eingehenden Papiere gescannt werden. Wenn die Rechnungen digitalisiert sind, werden sie den Ausgabenposten zugeordnet und die für diese Verantwortlichen benachrichtigt. Die Ausgaben müssen geprüft und zur Zahlung angewiesen werden, sofern nicht eine Rechnungskorrektur erforderlich ist.
Eine Automatisierung der Abläufe reduziert nicht nur Fehler durch falsche oder nicht erfolgte manuelle Dateneingabe, sondern schafft auch die besten Voraussetzungen für eine rechtssichere Bearbeitung der Dokumente.
In Deutschland gilt eine Aufbewahrungsfrist für alle Buchungsbelege von 10 Jahren. Das gilt auch für Bewirtungs- und Tankbelege. Der hohe bürokratische Aufwand bietet durchaus einen Vorteil für die Geschäftskostenverfolgung. Wenn das Tracking in einem Unternehmen erst kürzlich eingeführt wurde, können die Ausgaben rückwirkend über bis zu 10 Jahre verglichen werden.
Nach der im vorangegangenen Tipp empfohlenen Automatisierung der Einreichung und Verarbeitung von Ausgaben ist es nun die logische Konsequenz, den Vorgang als Gesamtprozess mit der Buchhaltungssoftware zu verbinden. Marktführer in Deutschland in diesem Bereich ist die Firma DATEV. Sie bietet für fast alle Unternehmensgrößen – außer vielleicht für Kleinunternehmen wegen der relativ hohen Nutzungskosten – eine Komplettlösung zur Übermittlung von Daten an die Buchhaltung. Alle Dokumente werden über die zertifizierte DATEV-Cloud ausgetauscht, sind geschützt vor fremden Zugriff und werden nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO verarbeitet.
Ein an den PC angeschlossener Dokumentenscanner übernimmt sogar einen Teil der Arbeit des Steuerberaters. Die OCR-Rechnungserkennung des Tools "Belege Online" zeichnet sich durch eine automatische Vorbelegung von Daten aus. Der Einsatz der DATEV-Tools gewährleistet eine GoBD-konforme Führung des Kassenbuches. Damit werden über den gesamten Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen die in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung verankerten Ordnungsvorschriften eingehalten. So wird die für das Geschäftskosten-Tracking notwendige aussagekräftige und differenzierte Auswertung der Daten jederzeit gewährleistet.
Besonders für größere Unternehmen empfehlenswert ist eine Lösung der Firma Fimatics, die sich in die DATEV-Buchhaltung integrieren lässt. Sich wiederholende Aufgaben, also gleiche oder ähnliche, und Abläufe in der Buchhaltung, werden mit KI-basierter Software automatisiert. Dabei können Belege unsortiert gescannt werden. Die Software liest die Rechnungsbeträge aus, prüft und ordnet sie dem richtigen Konto in der Buchhaltung zu.
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Ausgabenverwaltungs-Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftskosten effizienter zu kontrollieren. Da es keinen einheitlichen Ansatz für die Verwaltung dieser Ausgaben gibt, muss jedes Unternehmen eine Lösung finden, die den eigenen Anforderungen gerecht wird und die sich spezifisch anpassen lässt.
Für große Unternehmen eignet sich eine Geschäftsausgaben-Management-Plattform, wie sie zum Beispiel Wallester anbietet. Durch die Ausstellung virtueller Mitarbeiterkarten kann das Management alle Geschäftsausgaben in Echtzeit verfolgen. Die Karten können für einzelne Mitarbeitende oder in Teamnutzung mit Zugriffsrechten ausgestellt werden. Die Ausgaben können durch Festlegung von Tages- oder Monatslimits begrenzt werden. Auch Barabhebungen sind möglich. Die Bestätigung der Verwendung des Betrags erfolgt durch den Upload eines Rechnungsfotos als Kaufbeleg.
Andere Firmen, die zum Beispiel die im vorhergehenden Tipp vorgeschlagene Integration der Ausgaben in die Buchhaltungssoftware nutzen, suchen gegebenenfalls ein zusätzliches Tool zur Verwaltung von Reisekosten für Außendienstmitarbeitende, die den größten Teil ihrer Arbeit außerhalb des Unternehmenssitzes leisten. Für das Geschäftskosten-Tracking und die damit verbundene Auswahl der richtigen App zur Verwaltung der Spesen ist der Fokus daraufzulegen, dass alle Transaktionen in Echtzeit genehmigt und Belege per Smartphone online übertragen werden können. Eine Kontrollfunktion sollte beim Erreichen einer bestimmten Ausgabenhöhe die Limitierung gestatten.
In den vorangegangenen Abschnitten haben Sie einige wichtige Tipps erhalten, wie das Geschäftskosten-Tracking erfolgreich einzusetzen ist. Es geht aber auch darum, die richtigen Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen zu ziehen. Deshalb ist es unbedingt notwendig, einen Kontrollzyklus zu planen. Je nach Unternehmensgröße kann der Überwachungszeitraum variieren. Eine monatliche Auswertung der Geschäftskostenkontrolle ist für jeden Manager empfehlenswert. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf große einmalige Ausgaben und monatlich wiederkehrende Geschäftskosten gelegt werden. Diese können in bestimmte Kategorien unterteilt und separat analysiert werden.
Ein Beispiel für die Kategorisierung:
Die permanente Überwachung sichert die Konformität der Ausgaben mit der Budgetplanung. Eine Ausgabensteigerung, die sich negativ auf die Unternehmensentwicklung auswirkt, kann kurzfristig gestoppt werden. So können beispielsweise erheblich gestiegene Spesenabrechnungen durch eine Änderung der Reisekostenrichtlinie oder durch den teilweisen Ersatz von Dienstreisen durch Videokonferenzen aufgehalten werden. Versicherungs- und Leasingkosten können bei Erhöhungen in der Regel durch kurzfristige Vertragskündigungen und Neuabschlüsse reduziert werden.
Die regelmäßige zyklische Überwachung der Geschäftsausgaben ist ein wichtiger Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele.
Es gibt einige Dinge, auf die Kleinunternehmen und insbesondere Freelancer achten sollten, um ihre Geschäftsausgaben unter Kontrolle zu halten. Für Kapitalgesellschaften, wie eine GmbH, eine GmbH & Co. KG oder AG, besteht in Deutschland die gesetzliche Pflicht zur Führung eines Geschäftskontos. Von dieser Regelung ausgenommen sind Einzelunternehmende. Es ist dennoch zu empfehlen, private und geschäftliche Ausgaben zu trennen. Ein separates Konto hilft dabei, die Ausgaben für kleine Unternehmen zu überwachen und die Liquidität zu sichern.
Zu den weiteren Vorteilen zählen:
Der zuletzt genannte Vorteil eines Geschäftskontos ist gleichzeitig ein weiterer Tipp für Kleinunternehmer. Mit einer speziellen Business-Kreditkarte, die einige Banken anbieten, kann der Unternehmende Kleinkredite zu günstigeren Konditionen erhalten oder vorteilhaftere Verträge mit Lieferanten aushandeln. Oft bieten die Geschäftsbanken für die Nutzung dieser Karten zusätzliche Anreize und Prämien.
Für die Kostenaufstellung kleiner Unternehmen ist ein weiteres Hilfsmittel unverzichtbar: der Einsatz einer geeigneten Buchhaltungssoftware. Bis zu einem gewissen Umsatz reicht für einen Freelancer vielleicht noch eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Übersicht in Form eines Spreadsheets, werden aber die ersten Mitarbeitenden eingestellt, bedarf es eines professionellen Systems. Produkte zu einem monatlichen Preis von deutlich unter 100 € bieten ausreichende Funktionalitäten, Rechtssicherheit und einfache Bedienbarkeit.
Größere Unternehmen haben die Pflicht zur Finanzberichterstattung gegenüber ihren Gesellschaftern oder Aktionären. Darüber hinaus müssen die Ausgaben bei der Steuererklärung dem Finanzamt rechtssicher nachgewiesen werden.
Das Geschäftskosten-Tracking ist aber nicht nur aus den vorgenannten Gründen notwendig, sondern vor allem dafür, um notwendige Entscheidungen für die Erreichung der Unternehmensziele treffen zu können. Eine regelmäßige und systematische Erfassung erschließt zudem Möglichkeiten zur Kostensenkung.
Ein erfolgreiches Management beginnt mit der Identifizierung aller relevanten Ausgaben, setzt sich über eine vollständige Digitalisierung der Belege fort und führt zur Automatisierung des Prozesses, von der Einreichung bis zur Verarbeitung aller Belege. Die Integration der Ausgabenverfolgung in die Buchhaltungssoftware und die Nutzung von speziellen Softwaretools zur Kostenverfolgung unterstützen den Prozess einer lückenlosen Ausgabenerfassung. Regelmäßige Überwachungszyklen sichern die Konformität mit der Budgetplanung.
Auch Kleinunternehmen sollten keinesfalls auf die permanente Geschäftskostenkontrolle verzichten, auch wenn die Gesetzgebung in Deutschland diese Unternehmensform von einigen rechtlichen Verpflichtungen entbindet.