Hybrides Arbeiten beschreibt einen starken Trend, der in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen wird. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig zu wissen, wie Sie hybride Teams effizient managen können.
Einerseits sind in bestimmten Bereichen immer weniger qualifizierte Fachkräfte zu finden, andererseits erkennen immer mehr Angestellte aber auch Arbeitgeber:innen, dass die Arbeit von zu Hause aus verrichtet werden kann. Die Führung von Hybrid-Teams setzt andere Anforderungen an Manager, denn hier arbeiten manche Mitarbeiter:innen teilweise oder ganz von zu Hause aus, andere nur im Büro und wieder andere Kollegen abwechselnd im Büro und im Homeoffice.
Dabei können nicht nur bei der Verteilung von Aufgaben oder der Zusammenarbeit Hürden entstehen, sondern beispielsweise auch das Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen kann ein Problem darstellen. Konkurrenzverhalten zwischen Mitarbeitenden kann ebenfalls zu Auseinandersetzungen führen. Sie wollen wissen, wie es Ihnen gelingt, ein effizientes Remote Team Management zu organisieren? Wir haben für Sie sechs Tipps und Best Practices zur Verwaltung von Hybrid-Teams im Jahr 2022 zusammengestellt.
Hybride Teams führen Sie am besten nach dem Prinzip Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser. Damit hybride Teams effektiv arbeiten, braucht es keine starre Kontrolle, sondern die Förderung von Gemeinschaftsgefühl und einer Bindung an das Unternehmen. Um hybride Teams effizient managen zu können, sind Empathie, eine klare Zielsetzung und tägliche Rituale, Fairness bei Arbeitsmethoden, eine solide technische Infrastruktur, moderne Softwaretools und eine gewisse Flexibilität nötig.
Große Herausforderungen entstehen durch räumliche und zeitliche Verschiebungen. Einer Ihrer Mitarbeiter sitzt in China und drei Kollegen sind von Deutschland aus tätig? Hybride Teams stehen vor verschiedenen Problemen wie dem Umgang mit unterschiedlichen Zeitzonen, aber auch mit der technischen Infrastruktur. Für Video-Calls braucht es entsprechende Video-Tools und eine stabile Internetverbindung. Darüber hinaus gilt es eine “Wir und Die” Front zu vermeiden und ein starkes Wir-Gefühl auch über die Distanz hinweg zu vermitteln.
Intuitive Tools für Videokonferenzen mit zahlreichen nützlichen Werkzeugen wie Bitrix24 sind empfehlenswert. Bei der Wahl der Tools für Videokonferenzen sind unter anderem die mögliche Anzahl der gleichzeitigen Nutzer, die Einfachheit und Übersichtlichkeit der Anwendung, sowie ein faires Preis-Leistungsmodell und der Punkt Sicherheit zu beachten. Das passende Tool ermöglicht schnellen Kontakt durch Chat-Funktionen, erlaubt das Teilen von Inhalten und bietet die notwendige Sicherheit inklusive Schutz vor Datenverlust oder Datenmissbrauch.
Ein großer Vorteil liegt darin, dass wenn sich ein Unternehmen für den Aufbau eines hybriden Teams entscheidet, dies den Zugang zu einem internationalen Fachkräftepool eröffnet. Zudem sparen Unternehmen Mietkosten für Büroflächen, Nebenkosten sowie Büromöbel und haben die Möglichkeit, Kunden an den unterschiedlichsten Standorten dezentral durch einen Kollegen vor Ort betreuen zu lassen.
Gemeinsame Online-Teammeetings und virtuelle Kaffeerunden tragen dazu bei, dass sich dezentral arbeitende Mitarbeiter näher kennenlernen und besser vernetzen. Die Verwaltung eines hybriden Teams erfordert passende Werkzeuge, die mit Hilfe von Cloud-Diensten und Content Management Systemen die Zusammenarbeit erleichtern. Ergänzt werden diese durch integrierte Tools wie Chats, die einen Austausch in Echtzeit ermöglichen.
Was braucht es, um Remote-Teams zu einer effizienten Arbeit zu motivieren? Arbeit, die einen spürbaren Wert und Zweck verfolgt, wird von Mitarbeitenden gerne umgesetzt. In der Führung von Hybrid-Teams gilt es, die Unternehmenswerte an dezentral arbeitende Mitarbeiter zu vermitteln und hybride Mitarbeitende in das Unternehmen miteinzubinden.
Führen Sie Ihren Mitarbeitenden vor Augen, welche Bedeutung ihre Arbeit für Ihr Unternehmen hat. Übertragen Sie die Unternehmenswerte auf einzelne Aufgaben und die Verteilung von Aufgaben. Zeigen Sie auf, wie sich einzelne Aufgaben in das Gesamtbild einfügen. Das kann in Form von Gantt Diagrammen, Videos, Storytelling oder Bildern geschehen.
Schaffen Sie eine Umgebung, in der auch dezentral arbeitende Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, ein wichtiger Bestandteil im Unternehmen zu sein und bei Fragen ein offenes Ohr finden. Beziehen Sie hybride Mitarbeitende in regelmäßige Belegschafts-Meetings ein, informieren Sie sie über Änderungen im Unternehmen und führen Sie Teambuilding-Maßnahmen durch, für die alle Mitarbeitenden die gleichen Voraussetzungen mitbringen. Zum Beispiel in Form eines Online-Kochkurses, einem gemeinsamen Kaffeeklatsch nach der Arbeit oder einer gemeinsamen Schulung.
Laden Sie Ihre Mitarbeitenden dazu ein, Ihr Unternehmen selbst mitzugestalten. Das geht beispielsweise durch direktes Feedback aber auch internen Projekten oder Wettbewerben. Vermeiden Sie es, Ihre Mitarbeitenden massiv kontrollieren zu wollen. Ob ein:e Mitarbeiter:in effektiv arbeitet, zeigt sich anhand von abgeschlossenen Projekten. Hängen Ihre Mitarbeitenden mit Projekten nach? Dann bieten Sie zunächst Ihre Unterstützung an, bevor Sie möglicherweise Kritik üben. Sie wollen hybride Teams effizient managen? Dann schaffen Sie ein stabiles Vertrauensverhältnis, bei dem nicht die Kontrolle im Vordergrund steht.
In einer Belegschaft, die zum Teil aus vor Ort arbeitenden und hybriden Mitarbeitenden besteht, sollte die Führungskraft nicht nur auf effiziente Tools für Videokonferenzen setzen, sondern in der Kommunikation im Rahmen von Video-Calls auch darauf achten, dass keine unstrukturierten Gespräche im Meeting-Raum stattfinden.
Stattdessen gilt es Beiträge von Mitarbeitenden zu moderieren und einen geregelten Kommunikationsraum zu schaffen. Wenn mehrere Gespräche gleichzeitig stattfinden, wird es für zugeschaltete Mitarbeitende schwierig, dem Gespräch zu folgen. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden vor allem in Gesprächspraxen, die zugeschaltete Mitarbeitende nicht ausschließen. Bei physischen Treffen kann ein Letterboard sinnvoll sein, bei gemischten Meetings sollten bereitgestellte Informationen jedoch für alle sichtbar sein.
Hier bietet sich ein virtuelles Whiteboard oder eine Kamera an, die direkt auf das Whiteboard oder die Präsentationsfläche gerichtet wird. Fassen Sie die am Rande einer Konferenz stattfindenden Gespräche zum Thema für zugeschaltete Mitarbeitende sinnvoll zusammen, fördern Sie die Interaktion und schaffen Sie Raum für Einwände durch hybride Mitarbeitende.
Hybride Teams effizient zu managen bedeutet für alle Mitarbeitenden die gleichen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Kein:e Mitarbeiter:in sollte bei einem Teamgespräch zurückbleiben und das Gefühl haben, dass der Beitrag nicht gehört wird.
In diesem Fall kann es auch sinnvoll sein, Führungskräfte und hochrangige Mitarbeitende in Sachen Moderation und möglichen Techniken für Video-Calls zu schulen. Jede:r Mitarbeiter:in sollte in der Lage sein, Video-Tools optimal zu nutzen und Meetings abzuhalten, die jede:n einbinden, unabhängig davon, von wo gerade gearbeitet wird. Sorgen Sie außerdem dafür, dass dezentralen Mitarbeitenden keine wichtigen Gespräche im Büro entgehen, auch wenn es sich dabei um die Unterhaltung in der Mittagspause handelt.
Nicht selten gehen Mitarbeiter:innen in Online-Meetings verloren, weil ihnen die notwendigen Informationen fehlen oder nicht ausreichende Pausen gewehrt werden. Gerade bei länger andauernden Online-Meetings sollten Sie auf eine Balance von Informationsfluss und Pausen achten.
Um hybride Teams effizient managen zu können, bedarf es gut funktionierende Informationskanäle und die Möglichkeit, ortsunabhängig auf projektbezogene Daten zugreifen zu können. Die interne Vernetzung und gemeinsame Projektplanung kann durch eine passende Softwarelösung die Zusammenarbeit optimieren.
Diese verfügen meist über eine Kombination von praktischen Tools für dezentrale Arbeitsweisen wie Cloud-Speicher, Chat-Funktion oder Projektkalender. Eine zentrale und für alle Kollegen verfügbare Plattform ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit.
Hybride Mitarbeitende haben die Option, sich beispielsweise über Ansprechpartner:innen zu informieren, den Status eines Projekts einzutragen oder ihre Arbeitsunterlagen für alle Kollegen sichtbar zu teilen.
Dieses Vorgehen stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort gesammelt werden und keine Kommunikationslücken entstehen. Für Führungskräfte hat der Einsatz einer Projekt- und Aufgabenmanagement Software den Vorteil, dass Sie den Arbeitsprozess jederzeit überwachen, Aufgaben verwalten und verteilen aber bei Bedarf auch kurzfristig eingreifen können.
Rund um die Führung eines Hybrid-Teams erleichtert ein zentraler Kalender zudem die Absprache bei Team-Meetings und Deadlines. Viele Prozesse werden dadurch auch automatisch durchgeführt und verkürzen somit die Projektlaufzeiten. Sie müssen sich im Einzelfall nicht erst durch unzählige Dokumente durcharbeiten, sondern finden alle Informationen gebündelt und gut strukturiert digital. Die so gewonnene, verbleibende Zeit lässt sich dazu nutzen, um sich anderen wichtigen Aufgaben zu widmen.
Dank der Cloud-Technik braucht es zudem weniger physischen Speicherplatz, weniger Lizenzen und weniger Kommunikationswege. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden Zugang zur Software haben und mit Ihrem Umgang vertraut ist. Das gilt für jedes Tool, das zur Kommunikation untereinander genutzt wird. Im Zweifelsfall sollten Sie darüber nachdenken, auch für die Arbeit von zu Hause aus, eine entsprechende Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Zum Beispiel in Form von Arbeitsgeräten oder Zuschüssen für die Einrichtung eines optimalen Online-Arbeitsplatzes.
Bieten Sie allen Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen die gleichen Chancen. Ihre vor Ort ansässigen Mitarbeiter:innen müssen jeden Tag im Büro erscheinen, während andere Kollegen die Arbeit von zu Hause aus bewältigen.
Achten Sie darauf, dass Sie auch den Mitarbeitenden im Büro die gleiche Flexibilität und Work-Life Balance bieten. Zum Beispiel in dem Sie mobiles Arbeiten fördern oder einen fixen Bürotag für alle festlegen.
Hat ein Teil Ihrer Mitarbeitenden das Gefühl, benachteiligt zu werden, kann das schnell dazu führen, dass starre Fronten entstehen.
Eine “Wir und Die” Gedankenhaltung wirkt sich negativ auf die Zusammenarbeit zwischen hybriden und vor Ort aus arbeitenden Mitarbeitenden aus. Sie fördert das Konkurrenzverhalten unter Mitarbeitenden und führt zu starren Beziehungen in Ihrem Unternehmen.
Um Hybride Teams effizient managen zu können, achten Sie darauf, dass die gleichen Rahmenbedingungen für alle bestehen. Hybride Teams zu managen, heißt ein Auge darauf zu haben, dass innerhalb des Unternehmens keine Macht- und Wettkämpfe entstehen. Mitarbeiter:innen, die sich gegenseitig ausspielen oder untereinander wetteifern, erschweren einen reibungslosen Arbeitsalltag. Zudem führen starre Fronten zu Frust und Unzufriedenheit.
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Auch wenn hybride Mitarbeitende Ihre Aufgaben von zu Hause aus erledigen und sich Ihre Arbeitszeit häufig selbst einteilen, sollten Sie klare Strukturen festlegen. Ein gemeinsames Meeting zum Arbeitsbeginn, die Abstimmung von Arbeitstagen und Arbeitszeiten ist auch für die Verwaltung eines Hybrid-Teams relevant.
Natürlich sollte diese Art von Kontrolle nur im begrenzten Rahmen stattfinden. Sie können hybride Teams nicht effizient managen, wenn Sie nicht wissen, wann Ihre hybriden Mitarbeitenden verfügbar oder abwesend sind.
Nutzen Sie die Situation, um Ihre Mitarbeitenden auf ihre Effizienz hin zu überprüfen. Wie wichtig ist es, dass jede:r Mitarbeiter:in den Empfang einer Nachricht bestätigt? Welche:r Mitarbeiter:in muss an welchem Meetings teilnehmen? Wer sollte an welchen Entscheidungen beteiligt sein? Welche Kernarbeitszeit ergibt Sinn? Wo liegen die Prioritäten als Team? Hybride Teams effizient zu managen setzt verständliche Strukturen voraus, die auch hybride Mitarbeitende in Ihren regulären Arbeitsalltag einbeziehen.
Legen Sie beispielsweise auch Richtlinien fest, wann Mitarbeitende einen bestimmten Kommunikationskanal nutzen sollen. Dazu kann unter anderem ein regelmäßiger Bericht gehören, der Aufschluss über die Verfügbarkeiten und die Arbeitsauslastung gibt.
Mitunter braucht es vielleicht auch Kompromisse: Remote-Teams legen Wert auf die Flexibilität ihrer Arbeitszeiten, Teams vor Ort wünschen sich womöglich mehr Struktur. Schaffen Sie ein Konstrukt, das beiden Seiten einen reibungslosen Arbeitsablauf garantiert. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass hybride Mitarbeitende an gewissen Tagen zumindest den Teil Ihrer Arbeitszeit in der festgelegten Kernarbeitszeit absolvieren.
Wie gut war unsere Leistung in der letzten Woche? Wo braucht es Verbesserungen? Wer wünscht sich Unterstützung? Was haben wir besonders gut hinbekommen? Regelmäßige Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden ermöglicht ein effizientes Managen von Hybrid-Teams.
Regelmäßige Feedbackgespräche bieten Ihnen zudem die Möglichkeit, Stolpersteine in den Arbeitsabläufen zu erkennen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter:innen im Blick zu behalten und Talente individuell zu fördern. Sie haben neue Maßnahmen in Ihrem Betrieb umgesetzt und möchten wissen, wie gut sich diese etabliert haben? Holen Sie sich das Feedback Ihrer Teamkollegen ein.
Ein weiterer Vorteil von regelmäßigen Feedbackgesprächen und einer offenen Führungshaltung ist eine positive Arbeitseinstellung Ihrer Mitarbeitenden. Wer das Gefühl hat, gehört zu werden, sich einbringen zu können und ein offenes Ohr bei Fragen zu haben, bindet sich enger an seinen Arbeitgeber. Führen Sie zum Beispiel monatliche Feedbackgespräche ein, die Sie zusammen im Team oder mit einzelnen Mitarbeitenden durchführen.
Best Practices zur Verwaltung von Hybrid-Teams im Jahr 2022 erfordern vor allem eine offene und vernetzte Arbeitsweise. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf der regelmäßigen Kommunikation, einer zentralen Arbeitsplattform und dem Vertrauen der Führungskräfte in ihre Mitarbeitenden aber auch einem kollegialen Miteinander unter den Kollegen.
Um hybride Teams effizient managen zu können, darf keine Konkurrenz zwischen internen und externen Mitarbeitenden entstehen. Team-Building-Maßnahmen sind bei hybriden Teams besonders wichtig. Klare Strukturen und Zielsetzungen garantieren den Erfolg der Zusammenarbeit.
Versuchen Sie nicht, Ihre Mitarbeitenden zu überwachen. Fördern Sie stattdessen die emotionale Bindung an Ihr Unternehmen und seine Werte. Kommunizieren Sie den Wert und Nutzen bestimmter Aufgaben und Projekte. Stellen Sie sicher, dass keine Ungleichheiten entstehen und die technischen Voraussetzungen für hybrides Arbeiten gegeben sind.
Bieten Sie aktiv Ihre Unterstützung an, wenn es zu Problemen bei Arbeitsabläufen kommt. Fordern Sie aktives Feedback Ihrer Mitarbeitenden an und verschaffen Sie sich einen Überblick über den Arbeits- und Familienalltag Ihrer Mitarbeitenden. Dadurch wird ein effizientes und ortsunabhängiges Arbeitsumfeld geschaffen.