Projektmanagement benötigt für den Erfolg eine korrekte Zeitplanung. Um diese einhalten zu können, ist der Arbeitsfortschritt zu dokumentieren. Eine manuelle Zeiterfassung für jede einzelne Aufgabenbearbeitung wäre zu ineffektiv. Der Einsatz von Software, wie sie der amerikanische Hersteller Harvest mit seinem gleichnamigen Produkt anbietet, ist deshalb die bessere Lösung.
Es gibt allerdings eine ganze Reihe von Harvest-Alternativen, die je nach Anforderungen Leistungsmerkmale bieten, die für den Einsatz im eigenen Unternehmen besser geeignet erscheinen. Die Software Harvest bietet als reines Zeiterfassungstool keine der üblichen Werkzeuge für das Projektmanagement. Wer zusätzliche Funktionen benötigt, wird nach anderen Produkten suchen.
Der folgende Artikel beschreibt 10 Softwaretools mit Features, die Leistungsmerkmale des Vergleichsproduktes ergänzen, erweitern oder besser für den deutschen Markt zugeschnitten sind.
Wer eine Zeitmanagement-Software sucht, die durch Leistungsumfang besticht und sich zugleich nahtlos in das Projektmanagement oder ein CRM integrieren lässt, wird an Bitrix24 nicht vorbeikommen. Das Tool zählt zweifellos zu den besten Harvest-Alternativen, steht als Cloud-Lösung zur Verfügung und ist zudem DSGVO-konform. Das letztgenannte Kriterium ist ein entscheidender Faktor für den Einsatz von Zeiterfassungs-Apps in deutschen Unternehmen, da es sich bei der Arbeitszeitkontrolle praktisch um die Erfassung personenbezogener Daten handelt.
Mit der Bitrix24-Software können Mitarbeiter ihren Arbeitstag beginnen, pausieren und beenden, ohne strenge Regelungen einhalten zu müssen. Das Tool eignet sich damit auch hervorragend für den Einsatz im Homeoffice.
Zu den zahlreichen Funktionen der Harvest-Time-Tracking-Alternative gehört die Möglichkeit zur gesamten Verwaltung der Arbeitszeit, inklusive Terminplanung und der Aufteilung in Teilaufgaben im Rahmen einer täglichen To-do-Liste. Eine Zeiterfassung aller laufenden Aufgaben und der Vergleich mit den geplanten Ressourcen steigert die Effizienz.
Die Integration der Time-Tracking-Software in die KI-betriebene Unternehmens-Software von Bitrix24 gewährleistet zugleich eine systematische Erstellung von Arbeitsberichten mit den entsprechenden Zeitangaben und die Übernahme der geleisteten Arbeitszeit in die Gehaltsabrechnung.
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Jetzt anmeldenKostenlose Alternativen zu Harvest erfreuen sich vor allem bei Freiberuflern und kleinen Unternehmen besonderer Popularität. Das ist sicher einer der wesentlichen Gründe, weshalb Clockify weltweit eines der beliebtesten Zeiterfassungstools ist. Zu den wichtigsten Zeitmanagementfunktionen der Software gehören die Stundenverfolgung in Echtzeit innerhalb der Aufgabenverwaltung und die Funktion des Timeblockings. Mithilfe eines Kalenders lassen sich Projektprozesse in einzelne Teilaufgaben untergliedern und diese mit einer reservierten Bearbeitungszeit versehen.
Weitere Features von Clockify sind das Ein- und Ausstempeln der täglichen Arbeitszeit und die daraus resultierende automatische Erstellung von Stundenzetteln. Gut geeignet ist die Protokollierung zur Berichterstattung, für die Rechnungserstellung und damit verbunden zur Ausgabenüberwachung.
Die Software gehört zu den Harvest-Alternativen, die sich neben dem reinen Zeitmanagement auch zur Projektverwaltung eignet. Das betrifft vor allem die Zuweisung von Aufgaben, deren Priorisierung und die Fortschrittskontrolle. Für ein umfassendes Projektmanagement lässt sich Clockify in beliebte Tools, wie den Google-Workspace oder in Microsoft Teams integrieren.
Die deutsche Software Factro wurde als leistungsstarkes Tool zur Zeiterfassung innerhalb des Projektmanagements entwickelt. Grundprinzip dabei ist die Aufstellung eines geplanten Zeitbudgets für jede Aufgabe. Alle Leistungen werden während der Bearbeitung zeitlich erfasst. Somit lassen sich der Fortschritt und der Restaufwand für die gesamte Projektlaufzeit tracken. Die Software steht als mobile App zur Verfügung und kann deshalb auch sehr gut in Remote-Teams genutzt werden. Ein smartes Nachrichtensystem weist auf Terminverzögerungen hin und gibt Bescheid, wenn die Aufgabenerfüllung in Gefahr gerät.
Zwar ist der Funktionsumfang im Wesentlichen auf das Zeitmanagement beschränkt und macht das Tool damit zu einer der klassischen Harvest-Alternativen, eine ausführliche Schnittstellendokumentation ermöglicht jedoch die Einbindung von Factro in leistungsfähige Projektmanagementwerkzeuge. Mithilfe der API lässt das Tool den Datenaustausch mit CRM-Systemen zu, gestattet die Fakturierung und ermöglicht die Erstellung von Berichten.
Hervorgehoben werden soll abschließend das Hosting der als Harvest-Time-Tracking Cloudlösung zu bezeichnenden Anwendung in deutschen Rechenzentren und die damit verbundene Einhaltung der strengen deutschen Datenschutzstandards.
Wer sich für ClickUp entscheidet, plant mehr als den Einsatz einer reinen Time-Tracking-Software. Als eine der leistungsfähigsten Harvest-Alternativen bietet die Plattform vollständig anpassbare Tools für das gesamte Projektmanagement. Über ein benutzerdefiniertes Dashboard lassen sich die Teamverwaltung steuern und Ressourcenauslastung filtern. Unterschiedliche Pläne und Konfigurationsmöglichkeiten unterstützen auch Unternehmen, die sich im Wachstum befinden.
Die integrierte Zeiterfassungsfunktion bietet Möglichkeiten zur Messung des für jede einzelne Aufgabe erforderlichen Aufwands. Damit lässt sich die Arbeitsbelastung des gesamten Projektteams verwalten.
Mit der Timer-Funktion können Arbeitszeittabellen erstellt und angepasst werden. Detaillierte Berichte bewerten die Ausnutzung der wertvollen Ressource “Zeit“. Diese kann der Rechnungslegung zugewiesen werden, zum Beispiel für Supportleistungen im Kundendienst. Automatisch erfasste Arbeitszeiten sind manuell korrigierbar, sofern es erforderlich wird.
ClickUp gewährleistet die Zusammenarbeit mit kostenloser Standardsoftware, wie der Google Suite. Eine Integration als Chrome-Erweiterung erleichtert die Zeiterfassung in Webapplikationen, die Portierung der Funktionen in eine mobile App unterstützt die Remote-Arbeit.
Toggl Track setzt als eine der Harvest-Alternativen bevorzugt auf die manuelle Zeiterfassung. Das Tool lässt sich als Browsererweiterung und damit betriebssystemunabhängig nutzen. In solchen für das Projektmanagement gern eingesetzten Webanwendungen, wie der Google-Suite, erscheint im Browser der Toggl-Timer-Button. Zu jeder Zeit kann durch einen Klick die Zeitaufzeichnung für die gerade zu bewältigende Aufgabenstellung gestartet und nach deren Bewältigung auch wieder beendet werden.
Eine Gruppenkalenderintegration ermöglicht die Zeitverwaltung ganzer Teams. Mit der Erinnerungsfunktion lässt sich ein Hinweis zur Aktivierung des Timers verbinden. In Leerlaufzeiten benachrichtigt Toggl den Nutzer über die Möglichkeit zur Beendigung des Time Trackings.
Die Hauptmerkmale dieser einfachen Harvest-Alternative sind neben der reinen Zeiterfassung, die Erstellung von Berichten, eine Zeitansicht im Kalenderformat und der Export aufgezeichneter Arbeitszeiten, zum Beispiel für die Gehaltsabrechnung. Toggl lässt sich mit leistungsfähigen Projektmanagementtools verbinden. Die Software verfügt über einen Plan, der die kostenlose Nutzung mit Basisfunktionen ermöglicht.
Der Softwarehersteller betont mit der Rechenschaftspflicht aller Mitarbeiter und der Berichterstattung über den Einsatz der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit die wesentlichen Funktionen von Hubstaff.
Neben den Projektmanagement-Features wie Zuweisung von Aufgaben, Überwachung des Projektfortschritts und Koordinierung der Zusammenarbeit, besteht der Hauptanwendungszweck in der zeitlichen Überwachung der Aktivitäten aller Teammitglieder während ihres Arbeitstages. Das schließt die Nutzung der Anwendungssoftware, aber auch den Aufruf jeder Webseite und sogar der Tastaturaktivitäten ein. GPS-Tracking ermöglicht es dem Arbeitgeber, jeden Aufenthaltsort der Mitarbeiter zu bestimmen. Zur Auswertung stehen mehrere Berichtsformen bereit. Die wichtigste Zusammenstellung der Aktivitäten erfolgt mittels „Timesheets“, die nach Tagen oder Wochen gefiltert werden kann und die Arbeitszeit detailliert darstellt.
Was im Sinne der Produktivität höchst effektiv erscheint, ist allerdings ungeregelt nicht mit den Bestimmungen des deutschen Datenschutzes vereinbar. Während in großen Unternehmen Betriebsvereinbarungen die Datenauswertung und Archivierung einschränken können, muss der Einsatz des von einem amerikanischen Hersteller stammenden Tools in kleineren Betrieben als problematisch betrachtet werden.
Die Software Time Doctor kann im übertragenen Sinn als Harvest-Time-Tracking Cloudlösung betrachtet werden, da sie alle Anforderungen des Vergleichsprodukts erfüllt. Der Leistungsumfang beschränkt sich allerdings nicht nur auf die Zeiterfassung. Das Tool ist vielmehr eine Verwaltungslösung, die es Unternehmen ermöglicht, die Produktivität des Teams zu analysieren, Berichte zu generieren und aus der erfassten Arbeitszeit eine Gehaltsabrechnung zu erstellen.
Time Doctor zeichnet neben der produktiven Projektarbeitszeit auch die für Meetings, Anrufe oder die Internetnutzung benötigten Ressourcen auf. Eine für Mobilgeräte entwickelte Version lässt sich in verschiedene Softwareprodukte für die Buchhaltung – zur Gehaltsabrechnung – oder das Projektmanagement integrieren.
Als eine der Harvest-Alternativen, die auf Zeiterfassung und Produktivitätsüberwachung spezialisiert ist, wird Time Doctor auch von großen Unternehmen eingesetzt. Kritisch anzumerken sind dabei die Möglichkeiten zur Überwachung der Mitarbeiter. Von der Aufzeichnung des GPS-Trackings bei Außendienstmitarbeitern bis hin zu den Internetaktivitäten jedes Teammitglieds ist nahezu alles auswertbar. Unternehmensinterne Richtlinien zur Nutzung dieser Features sind deshalb, wie schon bei Hubstaff im Abschnitt zuvor erläutert, unbedingt erforderlich.
Timeular zeichnet sich durch einfache Bedienung bei einem überschaubaren Funktionsumfang aus und eignet sich damit besonders als eine der Harvest-Alternativen für Freiberufler, Agenturen und kleinere Unternehmen. Die Vorteile liegen in der automatischen Erfassung der täglichen Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter und die Aufsummierung für das gesamte Team mit der Möglichkeit, individueller Vorgaben als Voreinstellung. Auf diese Weise lassen sich Teilzeitbeschäftigte sehr gut verwalten. Über die Gesamtstundenübersicht lässt sich die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds überwachen. Mit Timeular können mühelos Anfragen für Urlaub, Dienstreisen und krankheitsbedingte Ausfallstunden verwaltet werden. Urlaubsanträge oder vorhersehbare Abwesenheiten fließen auf diese Weise in die Projektplanung mit ein.
Einer der Hauptvorteile dieser Alternative zu Harvest ist die Unterteilung der Arbeitszeit in abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden. Das erleichtert die Rechnungslegung für Kundenprojekte.
Mit einer leistungsstarken Berichtsfunktion lassen sich Stundenübersichten mit wenigen Klicks erstellen. Der Export in Formate wie CSV oder XLSX erleichtert den Import in Projektmanagementtools zur Weiterverarbeitung.
Die Software eignet sich nach eigener Aussage ideal zur Produktivitätsüberwachung und Verfolgung der Rentabilität im Unternehmen. Durch Erfassen der Arbeitszeit dient die App zur Anwesenheitsverfolgung. Auf Basis dieser Zeiterfassung können Berichte und Rechnungen erstellt werden. Wie bereits im zuvor beschriebenen Tool Timeular ist es auch in TimeCamp möglich, Zeitkategorien für abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu definieren. Damit wir insbesondere im Dienstleistungsbereich die Erstellung von Kundenabrechnungen deutlich erleichtert.
TimeCamp ist nicht nur eine reine Zeiterfassungssoftware. Mit dem Tool haben Anwender Zugriff auf die Produktivitätsanalyse des Teams durch Stundensätze der einzelnen Mitarbeiter mit Vergleich zum Projektzeitplan. Auf diese Weise können die Stärken, aber auch das Verbesserungspotenzial jedes Teammitglieds identifiziert werden. Zu den besonderen Leistungsmerkmalen, die das Produkt als eines der lohnenden Harvest-Alternativen kennzeichnet, gehört die Budgetbenachrichtigungsfunktion. Mitarbeiter des Projektteams erhalten vor Erreichen des Zeitlimits eine Information, dass ihr geplantes Budget fast ausgeschöpft ist, was eine rechtzeitige Einflussnahme ermöglicht.
Vor allem Freiberufler, die sich einen genauen Überblick über ihre am PC verbrachte Zeit verschaffen möchten, werden sich schnell mit dem klar definierten Leistungsumfang und der einfachen Bedienung dieser zu den Harvest-Alternativen gehörenden Software anfreunden.
RescueTime hat sich zur Aufgabe gemacht, durch Beseitigung von Ablenkungen die Produktivität zu verbessern. Dabei verfolgt das Programm ein recht simples Prinzip. Auf Basis der gesamten PC-Nutzungszeit wird eine Analyse aller besuchten Websites, eingesetzter Programme und des zeitlichen Bedarfs für E-Mail-Konversationen ermittelt. Die gesammelten Informationen lassen sich für eine übersichtliche Darstellung in Tabellenform oder grafisch aufbereiten. Die datengestützte Aussage zu Nutzungszeiten allein bringt natürlich noch keinen Produktivitätsgewinn.
Gesammelte Erfahrungen können dafür einsetzen werden, Parameter innerhalb des Programms zu definieren. Einerseits lassen sich bestimmte Websites für den Aufruf sperren, um Ablenkung zu vermeiden, andererseits können Ziele festgelegt werden, die unter Zeitvorgaben zu erreichen sind. Im Falle sinkender Produktivität sendet RescueTime Benachrichtigungen oder Warnungen.
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Jetzt anmeldenEs gibt eine breite Palette von Softwareprodukten, die neben den Funktionen von Harvest weitere Features zur Verfügung stellen und teilweise sogar kostenlos einsetzbar sind. Clockify ist eines dieser Tools mit einem Funktionsumfang, der im Wesentlichen dem des Vergleichsprodukts entspricht. Ähnliches gilt für die beiden Programme RescueTime und Toggl.
Die beiden Zeiterfassungs-Apps TimeCamp und Timeular punkten durch die Unterscheidung in verrechenbare und nicht verrechenbare Stunden, die beide Produkte im Servicebereich besonders zur Rechnungsstellung geeignet erscheinen lassen.
Hubstaff und Time Doctor besitzen besonders hoch entwickelte Leistungsmerkmale in Bezug auf die Überwachung der Arbeitszeit. Was sich im Sinne der Produktivität als besonders nützlich erweist, muss in Einklang mit den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen gebracht werden, um die Softwareprodukte gesetzeskonform zu nutzen.
Besonders hervorzuheben sind Produkte, die als Top-Zeiterfassungswerkzeuge betrachtet werden können, sich gleichzeitig aber auch in das Projektmanagement integrieren lassen. Neben ClickUp ist hier besonders Bitrix24 zu nennen. Die Funktionen des Zeitmanagements arbeiten nahtlos mit den Projektmanagementtools zusammen. Ob Online-Stoppuhr, die Messung des Zeitaufwands für jede Aufgabe, die Erstellung von Arbeitsberichten oder Dienstplänen, die Arbeitszeiterfassung ist überall präsent. Als DSGVO-konforme Cloudanwendung lässt sich das Tool auch problemlos für die Arbeit aus dem Homeoffice nutzen. Wer also das ideale Werkzeug für Zeitmanagement als Alternative zu Harvest sucht, wird bei Bitrix24 fündig. Registrieren Sie sich, um alle Vorteile des Tools innerhalb des Projektmanagements nutzen zu können.
Es gibt eine ganze Reihe von Vorteilen, die Harvest-Alternativen für die Zeiterfassung bieten können. Dazu gehören vor allem:
erweiterte Funktionen, wie zum Beispiel Aufgabenverfolgung oder Gehaltsabrechnung über die erfasste Arbeitszeit
Integrationsmöglichkeiten in Projektmanagementtools, CRM-Systeme oder Buchhaltungssoftware
höhere Datensicherheitsstandards unter Berücksichtigung der DSGVO
bessere Skalierbarkeit
Wie man die beste Zeiterfassungssoftware auswählt, hängt insbesondere von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Einige allgemeine Kriterien dafür sind:
Funktionsumfang
Integrationsmöglichkeiten mit den im Unternehmen eingesetzten Softwareprodukten
Benutzerfreundlichkeit und Support. Steht ein deutscher Kundendienst zur Verfügung?
Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
Preis-Leistungs-Verhältnis mit kostenloser Testversion
Ob kostenlose Harvest-Alternativen die Anforderungen des eigenen Teams erfüllen können, hängt von den spezifischen Bedürfnissen ab. Gratistools bieten oft nur die grundlegenden Funktionen zur Zeiterfassung und Berichterstellung an. Das kann für kleine Teams ausreichend sein. Bitrix24 stellt eine Ausnahme dar und bietet im Free-Tarif sogar zusätzliche Projektmanagementtools.