Häufige Teammeetings gelten als unproduktiv. Ganz ohne Absprachen im Team geht es aber in der beruflichen Zusammenarbeit nicht. Umso wichtiger ist es deshalb, die Meetings produktiv zu gestalten. Die folgenden sieben Tipps sollen dabei helfen, dass die nächste Besprechung ein voller Erfolg wird.
Ein produktives Teammeeting beginnt bereits weit vor dem eigentlichen Termin mit einer guten Vorbereitung. Gehen Sie deshalb niemals unvorbereitet in ein Meeting. Klären Sie zuerst, ob es tatsächlich einen Bedarf für das Teammeeting gibt. Ist dieser vorhanden, beginnen Sie mit der Sammlung von Themen. Erstellen Sie eine Prioritätenliste und halten Sie sich unbedingt an diese. Produktive Teammeetings besitzen klare Regeln. Diese festzulegen und durchzusetzen klingt vielleicht hart, wird aber schnell zum Erfolg führen. Solche einfachen Regeln sind:
Planen Sie nach Möglichkeit das Teammeeting ohne Einsatz einer Powerpoint-Präsentation. Diese eignen sich hervorragend für Seminare oder Schulungen, für Teambesprechungen sind sie ungeeignet. Teammeetings sollen den Meinungsaustausch fördern oder werden als Brainstorming genutzt. Möchten Sie dennoch mit einer Präsentation arbeiten, erstellen Sie nur wenige Folien, sorgen Sie für Interaktion und vermeiden Sie lange Erklärungen. Bei der Planung des Meetings beachten Sie folgende Hinweise:
Früher wurden Teammeetings fast ausschließlich in Besprechungsräumen mit persönlicher Anwesenheit durchgeführt. Die Corona-Pandemie hat innerhalb weniger Monate dafür gesorgt, dass gegenwärtig die meisten Teammeetings in Form von Videokonferenzen stattfinden. Beide Formen bedürfen einer eigenen Organisation, zumindest für den technischen Ablauf. Betrachten wir zunächst die klassische Form der Teambesprechung in einem Konferenzraum. Die Wahl des geeigneten Besprechungsraums ist ein entscheidendes Kriterium für die Produktivität des Meetings. Der Konferenzraum sollte mit einem großen Tisch und bequemen Stühlen ausgestattet sein. Natürliches Licht fördert die Konzentration. Zum heutigen Stand der technischen Ausstattung gehören ein Notebook mit dem Zugang zum Internet, ein Beamer oder ein Videodisplay sowie Flipchart und Whiteboard. Für ausreichende Haftnotizen und Stifte ist zu sorgen. Vor dem Beginn des Meetings ist unbedingt ein Raumcheck durchzuführen. Selbstverständlich muss die Technik den Erfordernissen entsprechen und funktionsfähig sein. Produktive Teammeetings werden schnell zäh, wenn zu Beginn der Besprechung zunächst minutenlang die Internetverbindung hergestellt oder die Bildschirmauflösung des Notebooks mit dem Beamer synchronisiert werden muss. Wird das Teammeeting als Videokonferenz geplant, ist das besondere Augenmerk auf die technische Ausstattung zu richten. Die Teilnehmer sind nicht nur mit der notwendigen Hard- und Software auszustatten, sie müssen auch mit der Nutzung beider Komponenten vertraut sein. Mit dem einfach zu bedienenden Kommunikationsmodul von Bitrix24 können Sie Videokonferenzen für bis zu 48 Teilnehmer erstellen und Besprechungen ohne Zeitlimit führen.
Produktive Teammeetings zeichnen sich dadurch aus, dass rechtzeitig vor der Besprechung eine Einladung verschickt wurde, die folgende Punkte beinhalten sollte:
Jedes Meeting muss eine Agenda besitzen. Eine Agenda ordnet die Themen nach der Priorität und besitzt eine durchdachte Chronologie. Dem wichtigsten Tagesordnungspunkt muss ausreichend Zeit zur Diskussion eingeräumt werden. Bereiten Sie das Meeting inhaltlich vor und verschicken Sie die Agenda mindestens 48 Stunden vor dem Beginn der Besprechung. Damit erhalten die Teilnehmer eine ausreichende Vorbereitungszeit und die Möglichkeit, die als Anlage enthaltenen Unterlagen zu lesen. Planen Sie zum Abschluss der Besprechung einige Minuten für ein Resümee ein, das die getroffenen Festlegungen zusammenfasst und einen Ausblick auf die künftigen Arbeitsschritte gibt.
Effektive Teammeetings müssen klare Zielstellungen verfolgen. Jeder Teilnehmer muss die Ziele kennen. Anderenfalls bedarf es keines Teammeetings. Produktive Teammeetings zeichnen sich dadurch aus, dass Inhalt und Zweck der Besprechung genau definiert sind. Sie sollten die in der Einladung zur Teambesprechung genannten Ziele und Erwartungen zu Beginn der Besprechung nochmals benennen. Der Erfolg eines Meetings steht oder fällt mit den Teilnehmern. Bei der Auswahl der Teilnehmer ist deshalb genau zu überlegen, wer einen konstruktiven Beitrag zu den Themen der Agenda liefern kann. Es geht dabei nicht nur um die Aufgabenbereiche der Mitarbeiter, sondern auch um die Persönlichkeit. Passive Teilnehmer oder solche, die zu konstruktiven Lösungen nur selten etwas beitragen, sind entbehrlich. Laden Sie vor allem Teammitglieder ein, die regelmäßig durch kreative und konstruktive Vorschläge auffallen und die über besondere Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen. Moderieren Sie das Meeting entsprechend der Zielvorgaben und bewerten Sie es zum Schluss. Schätzen Sie ein, ob die definierten Ziele während des Meetings erreicht wurden. Halten Sie die Ergebnisse in einem Protokoll fest.
Beginnen Sie Ihr Teammeeting immer pünktlich. Schaffen Sie durch Wertschätzung eine angenehme Atmosphäre. Wahrscheinlich werden nicht alle Teilnehmer gleichzeitig eintreffen. Ein kleiner Imbiss wir besonders Teilnehmer mit einer weiteren Anreise erfreuen. Fünf Minuten Karenzzeit erspart Teilnehmern die Peinlichkeit der Entschuldigung für eine geringfügige Verspätung. Sorgen Sie dafür, dass nach einer kurzen Begrüßung die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sofort geweckt wird. Aktuelle Untersuchungen belegen, dass sich ein Mensch nur die letzten sieben Sekunden der gesprochenen Wörter merkt. Vermeiden Sie deshalb in Ihren Ausführungen lange, verschachtelte Sätze, die mit Fremdwörtern gespickt sind. Eine bildhafte Sprache und die Wiederholung der wichtigsten Aussagen unterstützen die Botschaft der Ausführungen. Visualisieren Sie Inhalte. Bilder oder Grafiken lassen Zusammenhänge schneller erkennen. Erhöhen Sie die Aufmerksamkeit durch Fragen. Regen Sie zur Diskussion an. Schaffen Sie dafür ein offenes Gesprächsklima und respektieren Sie die Antworten der Mitarbeiter. In einem Meeting müssen nicht alle einer Meinung sein müssen. Ganz im Gegenteil! Findet während eines Meetings keine Diskussionen statt, muss man sich die Frage stellen, ob die Besprechung überhaupt notwendig war. Eine produktive Teambesprechung darf gern als Ideenwettbewerb betrachtet werden. Die besten Vorschläge sind am Ende umzusetzen.
Alle Entscheidungen und Beschlüsse des Teammeetings werden in einem Protokoll sichtbar dokumentiert. Für Mitarbeiter, die an der Besprechung nicht teilgenommen haben, dient das Protokoll als erste Informationsquelle. Ohne Protokoll können im Meeting getroffene Entscheidungen später nur schwer nachvollzogen werden. Das Protokoll des Teammeetings sollte folgende Punkte beinhalten:
Die besten Ergebnisse eines Teammeetings sind wertlos, wenn sie nicht umgesetzt werden. Eine wichtige Grundlage für produktive Teammeetings ist deshalb die kurzfristige Bereitstellung der Dokumentation der Ergebnisse in Form eines Protokolls. Danach gilt es, die Ergebnisse aktiv umzusetzen. An dieser Stelle wird letztendlich der Erfolg des Teammeetings sichtbar. Je positiver die Teilnehmer das Meeting in Erinnerung behalten, desto einfacher wird es gelingen, die formulierten Zielsetzungen erfolgreich umzusetzen.
Produktive Teammeetings erfordern eine gute Vorbereitung. Über den Erfolg des Meetings entscheidet das Ergebnis. Laden Sie nur Mitglieder eines Teams ein, die einen wertvollen Beitrag leisten oder eine notwendige Entscheidung treffen können. Versenden Sie spätestens 48 Stunden vor dem Meeting eine Agenda, die alle wichtigen Ziele für die Besprechung enthält und einen klaren Zeitplan vorgibt. Gestalten Sie die Besprechung mit hoher Präsenz, die bei allen Teilnehmern höchste Konzentration erzeugt. Führen Sie eine kontroverse Diskussion durch gute Moderation zu einem Konsens. Lassen Sie die Ergebnisse des Teammeetings in einem Protokoll dokumentieren und kontrollieren Sie die Umsetzung der formulierten Ziele.