Die Bedeutung der Kostenüberwachung ist wohl jedem Projektmanager bekannt. Aufgaben zu koordinieren, Zeitpläne abzustimmen und gleichzeitig immer das Budget im Auge zu behalten, erfordert Erfahrung und ausgeprägte Fähigkeiten zum Verständnis betriebswirtschaftlicher Abläufe. Die Kontrolle der Projektkosten gehört neben der Qualitätssicherung und der Umsetzung aller Anforderungen zu den entscheidenden Kriterien, die über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden.
Effektive Kostenkontrolle beinhaltet nicht nur die Überwachung der Einhaltung eines vorgegebenen Budgets, sondern erfordert auch das rechtzeitige Ergreifen geeigneter Maßnahmen bei Feststellung von Abweichungen, die zu einer Erhöhung der Gesamtausgaben führen würden. Das Controlling ist als laufender Prozess mit einer kontinuierlichen Berichterstattung über die gesamte Projektlebenszeit anzusehen.
Projektbudget-Management sollte ein wesentlicher Bestandteil jeder Finanzstrategie sein. Es kann - selbst bei Einhaltung der geplanten Projektkosten - durch die Verringerung der Ausgaben in einzelnen Teilbereichen dazu beitragen, den Gewinn zu steigern.
Die nachfolgend beschriebenen 10 innovativen Methoden der Projektkostenüberwachung werden Ihnen dabei helfen, die Ausgaben stets im Blick zu behalten und Ihr Projekt erfolgreich ans Ziel zu führen.
Bei der Kontrolle der Projektkosten treten häufig folgende Herausforderungen auf:
Mit innovativen Ansätzen zur Projektkostenkontrolle können Sie Ausgaben in Echtzeit verfolgen, analysieren und dadurch Abweichungen vom geplanten Budget zeitnah erkennen. Das ermöglicht Ihnen, rechtzeitig Maßnahmen zum Erreichen der Projektziele zu ergreifen, etwa durch angepasste Aufgabenstellungen oder Reduzierung der Kosten in Teilbereichen.
Technologie spielt eine wesentliche Rolle bei der Kontrolle und Verwaltung der Projektkosten. Technologische Prozesse können zum Beispiel zur Ausgabenerfassung genutzt werden oder für das Controlling mittels Earned Value Analyse (EVA). Softwaretools unterstützen die Projektkostenkontrolle durch automatisierte Zeiterfassung oder Projektfortschrittsüberwachung.
Die Erstellung des Projektplans muss eine Kostenkalkulation beinhalten. Sie bildet die Grundlage für eine effektive Kostenkontrolle und ist Voraussetzung für das Projektbudget-Management. Die Planung der finanziellen Aufwendungen wird in den meisten Fällen durch eine Schätzung erfolgen, allerdings auf der Basis aktueller Preise und objektiver Kennzahlen.
Sehr gute Ergebnisse liefert die als Bottom-up/Top-down-Schätzung bekannt gewordene Methode. Sie orientiert sich streng am Projektstrukturplan. Bottom-up bedeutet, dass ausgehend von der kleinsten Aufgabe der Aufwand, die Zeit und die Kosten für deren Realisierung ermittelt und über alle Ebenen hinweg aufsummiert werden, was die gesamten Projektkosten bestimmt. Bei Top-down wird der umgekehrte Weg eingeschlagen. Nach vorher festgelegten Kriterien wird ein Gesamtbudget für das Projekt – die Vorgabe kann auch durch den Auftraggeber erfolgen – auf alle im Strukturplan ermittelten Aufgaben „nach unten“ verteilt.
Neben dieser recht genauen Methode, die sich gut zur Kontrolle der Projektkosten eignet, gibt es weitere oft eingesetzte Verfahren, wie die Expertenbeurteilung oder die analoge Schätzung, die auf vergleichbaren Projekten beruht.
Zur Kontrolle der Projektkosten ist es zwingend erforderlich, alle einzelnen Posten des Budgets genau zu ermitteln. Dabei ist grundsätzlich zwischen internen und externen Kosten zu unterscheiden. Zu den internen Projektkosten gehören die Gehälter der Angestellten und alle weiteren Geschäftskosten, wie zum Beispiel Betriebskosten von Maschinen und Anlagen, Abschreibungen, Mieten, Versicherungen oder Reisekosten. Übernehmen Dienstleister Aufgaben innerhalb der Projektbearbeitung, müssen diese externen Kosten im Budget ebenfalls berücksichtigt werden.
Für ein gutes Projektfinanzmanagement ist deshalb die Auflistung aller Budgetposten unerlässlich. Je nach Projektart und -umfang wird diese Aufstellung mindestens folgende Positionen enthalten:
Aufgaben und Teilaufgaben. Dazu gehören alle im Projektstrukturplan definierten Schritte zur Umsetzung des Projekts.
Teamgröße. Die Anzahl der zur Projektumsetzung benötigten Mitarbeiter muss bestimmt werden. Lohnkosten, Reisekosten und eventuelle Zusatzkosten sind zu kalkulieren.
Betriebsausgaben. Neben der Zuweisung von Mitarbeitern und Verantwortlichkeiten sind alle notwendigen Ressourcen, insbesondere auch die veranschlagte Zeit zur Aufgabenbearbeitung zu berücksichtigen.
Softwaretools zur Aufgabenverwaltung unterstützen die Zusammenstellung dieser Budgetposten.
Zu den wichtigsten Kostenüberwachungsstrategien gehört das Zeitmanagement. Zeitverzug bringt nicht nur den Projekterfolg in Gefahr, er verursacht in der Regel auch zusätzliche Kosten. Innovative Wege zur Kostenreduktion in Projekten setzen deshalb auf verschiedene Strategien zur bestmöglichen Auslastung der verfügbaren Arbeitszeit.
Eine kleine Auswahl solcher Methoden soll das skizzieren.
Beim Time Blocking werden festgelegte Zeiträume im Kalender der Mitarbeiter für sich wiederholende Aufgaben reserviert. Ein Beispiel dafür ist die tägliche Bearbeitung eingehender E-Mails zu festgelegten Zeiträumen, wie zu Arbeitsbeginn und nach der Mittagspause. Besonders effektiv ist diese Methode, wenn im Gruppenkalender des Teams für alle gleiche Zeiträume geblockt werden. Dadurch lassen sich Freiräume für die erforderliche gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben schaffen.
Beim Time Boxing werden für bestimmte gut definierbare Teilaufgaben Zeitvorgaben gemacht, die einzuhalten sind. Die Pomodoro-Technik setzt auf kurze Zeitfenster, bei der im sogenannten Deep Work als Zustand höchster Konzentration besonders effizient gearbeitet und danach eine kurze Erholungspause eingelegt wird. Durch Anwendung des Pareto-Prinzips werden 80 % der Aufgaben in 20 % der Zeit bearbeitet, für die restlichen 20 % der – meist schwierigeren – Tätigkeiten steht dann ausreichend Zeit zur Verfügung.
Die Earned Value Analyse (EVA) zählt sicher zu den effektivsten Methoden bei der Kontrolle der Projektkosten. Bei dieser Methode handelt es sich um ein Verfahren des Projektcontrollings, das den Fertigstellungswert – den „Earned Value“ – zu einem bestimmten Zeitpunkt während der Projektarbeit berücksichtigt. Ihre wiederholte Anwendung während der gesamten Projektlaufzeit ermöglicht recht gute Vorhersagen über das finanzielle Gesamtergebnis.
Bei der EVA-Bestimmung wird zunächst ermittelt, wie weit das Projekt bereits fortgeschritten ist, zum Beispiel 30 %. In Kenntnis der gesamten Projektkosten ist nun der Anteil der finanziellen Mittel zu berechnen, die zum Erreichen des Fortschrittsstandes von 30 % erforderlich waren. Auf der Grundlage der für die restlichen 70 % des Projektergebnisses geplanten finanziellen Aufwendungen, die nicht zwingend proportional zu den bisherigen Kosten sein müssen, lässt sich die Schlussfolgerung ableiten, ob das Projekt im Budgetrahmen liegt oder Abweichungen eingetreten sind.
Durch den Einsatz der Earned Value Analyse sind fundierte Aussagen zur effizienten Ressourcennutzung und zum ROI (Return on Investment) am Ende des Projekts möglich.
Die Earned Value Analyse ist ein sehr effektives Mittel zur Projektkostenüberwachung im klassischen Projektmanagement mit einer gut strukturierten Planung, während agile Teams gern das Cumulative Flow Diagramm (CFD) als wichtigen Indikator zur Kontrolle der Projektkosten verwenden.
Besonders beim Einsatz von Kanban lässt die grafische Darstellung durch das Fluss-Diagramm eine schlüssige Aussage zum Projektfortschritt und zur Kostenüberwachung zu. Ein Cumulative Flow Diagram liefert Informationen darüber, welche Aufgaben sich zu einem bestimmten Zeitpunkt im tatsächlichen Realisierungszustand befinden. Durch die komprimierte Darstellung können Zusammenhänge und eventuelle Gefahren für die Zielstellungen des Projekts schneller erkannt werden.
Als Mindestinformationen sind die noch unbearbeitet im Backlog liegenden, die in der Realisierungsphase befindlichen und die als erledigt markierten Aufgaben abzubilden. Eine größere Anzahl von Informationen in einem solchen Diagramm ermöglicht genauere Analysen zum Projektfortschritt. Bei idealem Projektverlauf steigen die Kurven ständig an und nähern sich der oberen Begrenzung. Schließlich ist das Backlog leer. Allerdings werden nur wenige Projekte diesen idealen Verlauf zeigen. Auffälligkeiten, wie ein plötzliches Abflachen von Kurvenverläufen, weisen auf Probleme hin. Jetzt ist die Kommunikation innerhalb des Projektteams gefragt, da das CFD zwar die Probleme aufzeigt, nicht jedoch deren Lösung.
Es gehört zur gängigen Praxis, umfangreiche Projekte in Meilensteine (Milestones) zu unterteilen. Sie markieren Kontrollpunkte innerhalb der Projektzeitleiste, helfen, den Projektplan zu veranschaulichen und dienen zur Sicherung der Qualität. Außerdem fördern sie die Motivation des Projektteams, insbesondere bei umfangreichen Projekten. Bei der Erstellung des Projektstrukturplans werden diesen Milestones auf der Zeitachse auch die Ressourcen und das anteilige Projektbudget zugewiesen. Zusätzlich wird ein regelmäßiger Berichtszeitraum festgelegt. Innerhalb des Berichts werden der aktuelle Stand der Projektbearbeitung und die aufgewendeten finanziellen Mittel dokumentiert. Termin- und Kostenabweichungen sind festzuhalten. Aus der etappenweisen Kontrolle der Projektkosten ist die Einhaltung des geplanten Projektbudgets zu prognostizieren.
Die Meilenstein-Trendanalyse wird als Diagramm erstellt. Den Projektfortschritt zeigt eine Trendlinie. Auf der horizontalen x-Achse sind die einzelnen Berichtszeitpunkte eingetragen. Zum Berichtszeitpunkt wird ermittelt, ob ein Meilenstein termingerecht und kostenkonform erreicht werden kann. Auf der y-Achse sind die Meilensteine mit dem geplanten Datum des Erreichens markiert. Im Idealfall dokumentiert der Bericht, der idealerweise für alle Teammitglieder in einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem hinterlegt sein sollte, die termingerechte Erreichung der Meilensteine unter Einhaltung des geplanten Budgets.
Die Projektkostenüberwachung ist ohne Softwareunterstützung bei größeren Projekten heute kaum noch vorstellbar. Moderne Projektmanagementsoftware bietet eine breite Palette von Werkzeugen, die zur Kontrolle der Projektkosten genutzt werden können. So besitzt die Aufgabenverwaltung von Bitrix24 ein Werkzeug zur Berichtserstellung für die wöchentliche oder monatliche Dokumentation der Arbeitsergebnisse, das sich hervorragend für die im vorangegangenen Abschnitt beschriebene Meilenstein-Trendanalyse einsetzen lässt. Zur Effizienzmessung eignet sich die Zeiterfassung, bei der für jeden Mitarbeiter die pro Aufgabe benötigte Arbeitszeit ermittelt werden kann. Diese wiederum bildet die Grundlage zur Bewertung der Einhaltung von geplanten Kosten.
Reichen die Möglichkeiten nicht aus, die bereits eingesetzte Tools des Projektmanagements zur Kontrolle der Projektkosten bieten, ist insbesondere bei sehr großen Projekten, die länderübergreifend zu realisieren sind, die Anschaffung einer speziellen Projektkostenmanagement-Software zu empfehlen. Diese zeichnet sich unter anderem durch eine komplexe Multiwährungsverwaltung aus. Die Übernahme von Daten aus der Buchhaltung und Planung ermöglicht es zudem, alternative Prognosen und Szenarien zu entwickeln, wenn sich Anforderungen während der Projektarbeit ändern oder die Projektziele in Gefahr geraten.
Ohne Controlling gibt es keine effektive Kostenkontrolle. Je nach Projektumfang kann die Aufgabe einem Mitglied des Teams zugewiesen werden, der über die notwendigen betriebswirtschaftlichen Kenntnisse verfügt, oder der in größeren Unternehmen beschäftigte Controller übernimmt die Tätigkeit.
Grundvoraussetzung für aussagefähige Ergebnisse zu den bisherigen Ausgaben ist eine aktuelle Datenbasis. Die Kontrolle der Projektkosten kann nur dann wirklich effektiv erfolgen, wenn alle Ausgaben zeitnah erfasst wurden. Eine Verifizierung von Spesenquittungen oder Materialrechnungen erst Wochen nach dem Eingang ist dafür kontraproduktiv.
Regelungen zur sofortigen Erfassung von Belegen und Rechnungen gewährleisten dagegen einen genauen Überblick der angefallenen Kosten. Das beginnt mit einer Digitalisierung aller in Papierform eingehenden Belege und deren Speicherung in einem Projektausgabenordner. Die Einrichtung einer speziellen E-Mail-Adresse, an die alle Rechnungen zu schicken sind, unterstützt ebenfalls den Prozess. Die automatisierte elektronische Erfassung der laufenden Ausgaben verhindert nicht nur Fehler oder Zeitverzug bei der Kostenüberwachung, sie bietet zudem die besten Voraussetzungen für eine rechtssichere Ablage der Dokumente und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.
Das Kostenmanagement in Projekten erfordert die Bereitstellung aller dazu notwendigen Informationen in Echtzeit. Nur dann wird es möglich, bei Budgetabweichungen schnell zu reagieren und die im nachfolgenden Abschnitt beschriebenen Maßnahmen der Änderungssteuerung einzuleiten. Der Onlinezugriff auf Zwischenberichte, grafische Darstellungen zum Projektfortschritt - wie sie Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards bieten - und der Gruppenkalender zur Koordinierung der Arbeit ist besonders für remote oder hybrid arbeitende Projektteams von großer Bedeutung. Dadurch wird die reibungslose Zusammenarbeit ohne Verzögerungen unabhängig vom Arbeitsort der Teammitglieder unterstützt, eine wichtige Voraussetzung fristgemäßer Aufgabenerfüllung und der Budgettreue.
Eine nicht zu unterschätzende Rolle spielt in diesem Zusammenhang auch die Kommunikation innerhalb des Projektteams. Regelmäßige Statusmeetings sorgen für Transparenz hinsichtlich der aktuellen Kosten. In agilen Teams können solche Budgetinformationen regelmäßiger Bestandteil der Stand-up-Meetings sein. Remote arbeitende Mitglieder klassischer Projektteams sind über Videokonferenzen in die Projektkostenüberwachung einzubeziehen. Nicht vergessen werden dürfen die Stakeholder, die auf dem gleichen Informationsstand zu halten sind.
Wie eingangs erwähnt, beginnt die Kontrolle der Projektkosten bereits in der Planungsphase. Ziele werden definiert, Aufgaben strukturiert und ein Budget ermittelt. Da die Budgetkalkulation allerdings in der Regel als Schätzung vorgenommen werden muss, die auf bestimmten Annahmen basiert, kann es während der Projektarbeit zur Überschreitung der vorgegebenen Ausgaben kommen. Zu den richtigen Kostenüberwachungsstrategien gehört es deshalb, einerseits die Gefahr der Budgetüberschreitung rechtzeitig zu erkennen, und andererseits, durch eine Änderungssteuerung entgegenzuwirken.
Häufiger Grund zur Einleitung von Maßnahmen der Änderungssteuerung ist die im Projektmanagement als Scope Creep bezeichnete Erweiterung des Projektumfangs nach dem Beginn der Arbeit. Das ursprüngliche Ziel wird durch Kundenwünsche verändert.
Die Änderungssteuerung führt zur Einleitung einer festgelegten Abfolge von Schritten, um den Projektplan zu korrigieren, das Budget anzupassen oder Kosteneinsparungen bei geplanten Aufgaben zu erzielen. Dabei werden die neuen Anforderungen bewertet, die durchzuführenden Maßnahmen analysiert und schließlich umgesetzt, was die erfolgreiche Erreichung des erweiterten Projektziels gewährleistet.