Software für die Teamarbeit ist zum festen Bestandteil moderner Büroarbeit geworden. Microsoft Teams erlangte in den letzten Jahren bei größeren Unternehmen eine führende Stellung. Kein Wunder, sind doch das Betriebssystem und die Office-Suite von Microsoft weit verbreitet und die Kollaborationstools von Teams bieten eine gute Integrationsfähigkeit. Allerdings steht das Produkt des Softwaregiganten in Europa wegen datenschutzrechtlicher Bedenken, Zuverlässigkeit und Bedienbarkeit in der Kritik. Der folgende Artikel beschäftigt sich deshalb mit den Top 10 der besten Alternativen zu Microsoft Teams für kleine Unternehmen. Bei der Beurteilung verlangt der Funktionsumfang, die intuitive Bedienbarkeit, einfache Installationsmöglichkeiten und der plattformunabhängige Einsatz – der nicht unbedingt das Betriebssystem Microsoft Windows voraussetzt größte Aufmerksamkeit.
Bei der Projektarbeit von Remote-Teams spielen neben den Kommunikationsmöglichkeiten auch solche Gesichtspunkte, wie die Bereitstellung von Werkzeugen für das Projektmanagement oder ein leistungsfähiges CRM (Customer Relationship Management) eine wichtige Rolle. Auch darauf soll nachfolgend speziell eingegangen werden.
Was sollte ich bei der Auswahl einer Alternative zu Microsoft Teams berücksichtigen?
Es gibt einige Faktoren, die kleine Unternehmen bei der Auswahl einer Alternative zu Microsoft Teams berücksichtigen sollten. Dazu gehören neben den Kosten vor allem der Funktionsumfang, die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit sowie Möglichkeiten zur Integration bereits genutzter Anwendungen.
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Welche Funktionen bieten die Microsoft Teams Alternativen?
Die Alternativen von Microsoft Teams unterscheiden sich in Bezug auf Funktionen und Benutzerfreundlichkeit deutlich. Einige Tools bieten nur die Grundfunktionen wie Nachrichtenübermittlung, Datei-Sharing und Videokonferenzen, andere eine Vielzahl von Tools für das Projektmanagement über ein benutzerfreundliches Dashboard.
Sind alle Teams ähnliche Programme auch für Remote-Teams geeignet?
Alle Alternativen zu Microsoft Teams sind auch für Remote-Teams geeignet. Neben grundlegenden Funktionen wie Videokonferenzen, Direktnachrichten über Messenger-Dienste und Dateifreigaben zeichnen sich die meisten Alternativen durch zusätzliche Kollaborationstools für das Projektmanagement aus, die Remote-Teams eine besondere Unterstützung gewährleisten.
Bitrix24 soll bei den Top 10 der besten Alternativen zu Microsoft Teams für kleine Unternehmen nicht zufällig an erster Stelle genannt werden. Vereinigt doch die Software alle Funktionen, die kleine Unternehmen zur Kommunikation benötigen. Darüber hinaus unterstützen eine Vielzahl von Kollaborationstools die produktive Zusammenarbeit in Remote-Teams. Zur Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit allen Stakeholdern stehen solche wichtigen Werkzeuge wie Chats, Gruppen- und Individualkalender, Webmail und ein Messenger-Dienst zur Verfügung.
Besondere Features bieten HD Videoanrufe und Videokonferenzen. Online-Meetings werden durch die Bildschirmfreigabe mittels Screensharing noch effizienter. So lassen sich Dokumente oder Präsentationen über Dateifreigaben auf dem geteilten Bildschirm anzeigen und besprechen. Die Videoanrufe und –konferenzen können gespeichert und bei Bedarf Interessenten nachträglich zur Verfügung gestellt werden.
Die Software bietet aber viel mehr und integriert dabei die vorgenannten Features in eine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche. Alle Funktionalitäten, die das Projektmanagement erfordert, werden ebenso unterstützt, wie Marketing und Vertrieb durch ein besonders leistungsfähiges CRM (Customer Relationship Management). Ein Website-Builder mit der Möglichkeit zur Integration eines Onlineshops runden das Portfolio in diesem Segment ab. Der Anwender erhält zwei Varianten für die Nutzung der Software, als selbst gehostete Version oder cloudbasiert. Alle wesentlichen Funktionen sind zudem in einer mobilen App verfügbar.
Das Preismodell richtet sich auch an kleine Unternehmen. Neben einer kostenlosen Version gibt es an die jeweiligen Anforderungen angepasste Tarife.
ClickUp versteht sich als Produktivitätsplattform, die alle Funktionen für das Projektmanagement in einzelnen Tools bereitstellt. Die Software lässt sich entsprechend der Aufgabenstellungen skalieren und ist mit wenigen Klicks anpassbar. Funktionen, die nicht benötigt werden, lassen sich ausblenden. Zu den wichtigsten Features zählen das Anlegen, Organisieren und Teilen von Projekten, eine Aufgabenautomatisierung mit Vorlagen und individuellen Regeln, Whiteboards zur Unterstützung von Brainstorming und die gemeinsame Erstellung von Dokumenten, die mit Aufgaben verknüpft und in Workflows integriert werden können.
Cloudbasiert lassen sich Projektdaten in verschiedenen Ansichten darstellen, zum Beispiel als Listen, Tabellen, Gantt-Diagramme, in Timelines oder Mindmaps.
Als gute Alternative zu Microsoft Teams bietet die Software unter anderem Kommunikationstools für kleine Unternehmen. Die kollaborative Zusammenarbeit an Aufgabenstellungen wird durch den eigenen Chat und eine E-Mail-Integration unterstützt. Kommentare erlauben Anmerkungen zu laufenden Projektprozessen.
Man zählt ClickUp zu den Microsoft Teams Konkurrenten mit dem größten Leistungsspektrum. Bereits in der kostenlosen Version sind Kanban Boards, ein Real-Time Chat und das Sprint-Management als Teamkommunikations-Software enthalten.
In den letzten Jahren hat sich Google als führender Suchmaschinendienst in Deutschland mit einem Marktanteil von etwa 85 % bei den PC-Anwendern und über 96 % bei den Mobilgeräte-Nutzern – dank Android - etabliert. Es ist deshalb kein Wunder, dass der Google Workspace mit seinen Tools für virtuelle Teams auch für kleine Unternehmen sehr interessant geworden ist.
Für die Kleine Unternehmenskommunikation steht der E-Mail-Dienst Gmail zur Verfügung, Meet lässt sich für Videokonferenzen einsetzen, Chat zum Team-Messaging und eine komplette Office-Suite für Textverarbeitung, Kalkulation und Präsentation bieten den Anwendern einen ähnlichen Leistungsumfang, wie die Office-Produkte von Microsoft. Über einen Online-Kalender können Teams ihre Termine koordinieren. Mit Drive steht ein Cloudspeicher bereit, auf dem Dokumente gespeichert und geteilt werden können. Während einige der einzelnen Apps gratis angeboten werden, der Cloudspeicher auf Drive ist dabei auf 15 GB limitiert, gibt es für den Google Workspace im Business-Betrieb derzeit drei kostenpflichtige Tarife mit monatlichen Beträgen ab 5,75 €.
Wer verschiedene Alternativen für Teamkommunikation miteinander vergleicht, wird an Slack nicht vorbeikommen. Die Software wurde speziell zur Gruppenzusammenarbeit für verteilt arbeitende Teams entwickelt, kann aber auch innerhalb eines Unternehmens eingesetzt werden. Als Instant Messenger ermöglicht das Tool die Einrichtung von sogenannten Kanälen, die nach Projekten, Kunden oder Mitarbeitergruppen strukturiert werden können. Innerhalb der definierten Channels wird der Informationsaustausch in Echtzeit unabhängig von Ort und Zeit gewährleistet. Weitere leistungsstarke Funktionen ergänzen die Kommunikation. Dazu gehört die Suchfunktion, mit der Nachrichten, Dateien oder einzelne Personen sehr schnell auffindbar sind. Das Teilen von Dateien, wie Dokumente, Fotos, Videos oder Links zu Informationsquellen erleichtert den Datenaustausch. Eine Integration anderer Tools erweitert den Einsatzbereich von Slack. So kann zum Beispiel die Nutzung von Google Drive Cloudspeicher für die Dateiablage bereitgestellt werden.
Als Alternative zu Microsoft Teams ist Slack besonders für kleine Unternehmen attraktiv. Eine kostenlose persönliche Version kann zum Test der Leistungsfähigkeit genutzt werden, die Businessversion wird derzeit ab 6,75 € pro Monat angeboten.
Die Software Monday vereint die wesentlichsten Tools für eine effiziente Teamarbeit auf einer cloudbasierten Plattform. Bevorzugt wird das Produkt im Projektmanagement, als CRM, bei der Softwareentwicklung oder im Personalwesen. Monday eignet sich als Alternative zu Microsoft Teams für kleine Unternehmen besonders dann, wenn sie Projekte planen, Aufgaben zuweisen und über Kennzahlen den Projektfortschritt verfolgen wollen, dabei aber nicht von einem Tool zum nächsten wechseln möchten.
Die Stärken hinsichtlich der Kommunikation liegen im direkten Informationsaustausch, der ohne zusätzliche Hilfsmittel als Direktnachrichtenversand in Echtzeit oder via E-Mail erfolgen kann. Über die Benachrichtigungszentrale auf dem Dashboard werden alle Teammitglieder sofort über eingehende Mitteilungen informiert. Teams lassen sich dabei in Gruppen für die Nachrichtenzustellung organisieren. Es gibt allerdings keine Chatfunktion in Monday.com. Durch Integration von Slack oder anderen Tools kann dieses Manko behoben werden.
Für die Kleine Unternehmenskommunikation gibt es einen kostengünstigen Plan ab 8,00 € pro Anwender und Monat, Freelancer können eine kostenlose Version nutzen.
Wer Alternativen zu Microsoft Teams sucht und speziell den Einsatz einer Software für Videokonferenzen mit Kunden plant, ist mit Zoho-Meeting gut beraten. Während des Webmeetings lassen sich Präsentationen über einen interaktiven Bildschirm teilen und Dateien übertragen. Die Aufzeichnungen der Videokonferenz werden Teilnehmern, die zum Meeting nicht anwesend sein konnten, offline zur Verfügung gestellt. Besonders gut eignet sich das Tool für Webinare. So lassen sich mehrere Videofeeds oder Monitorinhalte auf einem geteilten Bildschirm übertragen.
Für Zoho-Meetings wird keine spezielle Software benötigt. Die App läuft browserbasiert und damit unter jedem gängigen Betriebssystem. Eine besondere Stärke des Videokonferenz-Tools liegt in der Integration des unternehmenseigenen CRM-Systems. Dadurch wird es ganz einfach, Kunden aus dem CRM zu Besprechungen einzuladen oder ihnen aufgezeichnete Webinare bereitzustellen. Da Zoho außerdem eine eigene Office-Suite besitzt, wird auch die Berichterstellung nach der Videokonferenz unterstützt.
Günstige Preise erleichtern den Einsatz der Meeting-Software für kleine Unternehmen. Die Standardversion kostet aktuell nur 1 € pro Host und Monat für 10 Teilnehmer, eine Basisversion gibt es gratis.
Weltweit nutzen aktuell täglich 300 Millionen Teilnehmer Zoom. Innerhalb der letzten fünf Jahre hat sich die Software zu einem der in Deutschland am meisten genutzten Videokonferenztools entwickelt und gehört damit zweifellos in die Top 10 der besten Alternativen zu Microsoft Teams für kleine Unternehmen.
Zoom ermöglicht einzelne Chatsitzungen, Gruppengespräche, Präsentationen oder Webinare mit bis zu 1000 Teilnehmern. Die Desktop-Anwendung der Software ist für Windows, MacOS und auch für Mobilgeräte unter Android und iOS verfügbar. Neue Versionen erlauben die Einbindung als Outlook-Add-on oder als Browser-Erweiterung für Chrome und Firefox. Zoom-Besprechungen lassen sich zudem über den Google-Kalender planen und mit einer integrierten Schaltfläche ganz einfach starten. Nach anfänglichen Bedenken hat der Softwareentwickler die Sicherheit und Datenschutzkonformität verbessert.
Kleine Unternehmen profitieren vom kostenlosen Plan, der die Nutzung allerdings auf Videokonferenzen mit 40 Minuten und maximal 100 Teilnehmer beschränkt. Meetings zwischen zwei Personen sind von der Zeitbeschränkung nicht betroffen. Kostenpflichtige Tarife belaufen sich bei 139,90 € pro Jahr.
Cloudbasierte Tools wie Slack oder Zoom haben in den letzten Jahren eine hohe Marktpräsenz im Bereich der Online-Kommunikationsdienste erreicht. Wer sich nicht in die Abhängigkeit dieser Anbieter begeben möchte oder einfach eine Alternative zu Microsoft Teams mit eigener Datenhoheit sucht, ist bei Rocket.Chat gut aufgehoben. Instant Messaging gilt derzeit als beliebtester Dienst zum Austausch textbasierter Nachrichten. Schnell, zuverlässig und intuitiv bedienbar, besitzen Chatprogramme klare Vorteile gegenüber der klassischen E-Mail oder wenn der Aufwand für eine Videokonferenz zu hoch erscheint.
Genau an dieser Stelle kommt der Einsatz von Rocket.Chat ins Spiel. Das Tool ähnelt im Aufbau einem der ältesten Vertreter der Messenger, nämlich IRC. Der Informationsaustausch erfolgt über Kanäle mit einzelnen Personen. Diese agieren in Gruppen. Ein großer Rocket.Chat-Vorteil: Es gibt „private Groups“. Sie sind nicht durch die chateigene Suchfunktion auffindbar. Der Zugang erfolgt nur über die Einladung durch einen Administrator. Das komplett kostenlose System zeichnet sich durch hohe Sicherheitsstandards, Datenverschlüsselung und DSGVO-Konformität aus.
Als wichtigste Funktionen der Teamkommunikation stellt Lark einen Messenger und Tools für Videokonferenzen, Zeitplan und Dokumentenverwaltung, sowie Cloud-Speicher und Workflow-Anwendungen in einer gemeinsamen Softwareumgebung zur Verfügung.
Chats mit Sprach- und Videofunktion ermöglichen die unternehmensweite Kommunikation der Teams oder darüber hinaus mit Kunden. Nutzer können Nachrichten-Threads erstellen, Diskussionen führen, diese in der aufgezeichneten Chathistorie nachverfolgen und über Entscheidungen abstimmen. Die Daten werden in einer eigenen Cloud gespeichert. Der integrierte Kalender gestattet die Terminverwaltung direkt aus einer Onlinekommunikation heraus. Die Einbindung von E-Mails unterstützt zudem die immer noch beliebte und klassische Form des Informationsaustauschs.
Als Alternative zu Microsoft Teams ist die Software neben einer PC-Version auch für mobile Geräte unter Android und iOS erhältlich. Für die Kleine Unternehmenskommunikation bietet sich Lark als interessante Lösung durch eine kostenlose Basisversion ohne Chateinschränkungen, 100 GB Cloudspeicher und auf 60 Minuten begrenzte Videokonferenzen an. Pro-Versionen sind aktuell ab 12 € pro Monat erhältlich.
E-Mails galten jahrelang als wichtigste Technologie für den schnellen Informationsaustausch. Obwohl es heute vielfältige andere Möglichkeiten der Onlinekommunikation gibt, gehört die elektronische Post immer noch zu den häufig genutzten Werkzeugen. Spike ist als Alternative zu Microsoft Teams besonders dann interessant, wenn Nutzer Funktionen rund um die E-Mail als bevorzugtes Instrument der Zusammenarbeit betrachten. Das Tool bietet Features wie Echtzeit-Chats, Videokonferenzen, Dateifreigaben und eine einfache Integration mehrerer Kalender, um nur die wesentlichsten Merkmale zu nennen. Während Microsoft Teams nur in einer eigenen geschlossenen Umgebung einsetzbar ist, können Spike-Anwender ihre gewohnte E-Mail-Adresse weiterhin verwenden und alle zusätzlich benötigten Funktionen integrieren.
Der wesentliche Vorteil beim Einsatz von Spike im Zusammenhang mit der E-Mail-Konversation ist die Darstellung. Alle Antworten mit den Gesprächspartnern werden als übersichtlicher Dialog angezeigt. Die Nachrichtenübertragung erfolgt verschlüsselt, gewährleistet damit die Vorgaben des Datenschutzes und bietet Vertraulichkeit.
Die Software lässt sich funktionseingeschränkt kostenlos oder als Vollversion ab 5,00 € pro Monat nutzen.
Um die Top 10 der besten Alternativen zu Microsoft Teams für kleine Unternehmen bewerten zu können, müssen in erster Linie alle Anforderungen berücksichtigt werden. Suchen Unternehmen eine Software für die Nachrichtenübermittlung oder den Informationsaustausch in Echtzeit, kommen als beste Kommunikationstools solche Werkzeuge wie Zoom oder Zoho-Meeting, die besonders bei Videokonferenzen behilflich sein können, oder Slack, Spike und Rocket.Chat für die schnelle Datenübertragung in die engere Auswahl.
Werden dagegen Kollaborationswerkzeuge zusätzlich zur Kommunikation benötigt, sind Produkte wie Bitrix24 – eine besonders leistungsfähige Software für das Projektmanagement, den Vertrieb und die HR-Verwaltung – oder ClickUp, Google Workspace, Monday.com und Lark zu präferieren.
Neben dem Funktionsumfang dürfen kleine Unternehmen besonders die Preisstaffelung hinsichtlich der Nutzeranzahl und eine intuitive Bedienbarkeit, die den Schulungsaufwand reduziert, als wichtige Entscheidungskriterien keinesfalls außer Acht lassen.