Ein Projekt zu planen, zu steuern, auf Kurs zu halten und erfolgreich abzuschließen, ist mit einer Reihe an Herausforderungen verbunden. Eine gelungene Umsetzung ist das Aushängeschild erfolgreicher Projektmanager.
Doch welche Projektmanager Geheimnisse sind in diesem Kontext besonders vielversprechend und welche Projektmanager Tipps können Sie für Ihre tägliche Arbeit im Projektmanagement beherzigen?
In unserem Artikel erfahren Sie, welche Geheimnisse erfolgreicher Projektmanager dabei helfen, den Erfolg Ihres Projektes sicherzustellen. Entdecken Sie, welche Rolle dabei Fachkompetenzen spielen, aber auch welche Charakterzüge, Verhaltensweisen und Einstellungen Ihnen die besten Möglichkeiten eröffnen, die Kunst des Projektmanagements zu erlangen.
Als erfolgreicher Projektmanager wissen Sie, dass jedes Projekt Visionen und Ziele benötigt, um es auf Kurs zu halten. Legen Sie klare Ziele und Visionen fest, indem Sie damit beginnen, den Status quo zu ermitteln und das gewünschte Ergebnis gegenüberzustellen.
Definieren Sie im nächsten Schritt effektive Ziele und zerlegen sie diese in kleinere Teilziele, die Sie systematisch zum Projekterfolg führen. Von entscheidender Bedeutung ist es in diesem Zusammenhang, dass Sie Ihr gesamtes Team dazu bringen, die unternehmenseigenen Ziele und Visionen zu teilen.
Dies gelingt Ihnen, wenn Sie mit gutem Beispiel vorangehen, von Anfang an alle Teammitglieder ins Boot holen und die einzelnen Zieletappen an die Stärken der Teammitglieder anpassen.
Prüfen Sie, worin die Stärken ihrer Teamkollegen liegen und ordnen Sie den entsprechenden Personen wichtige Aufgaben und Teilaufgaben zu.
Sorgen Sie dafür, dass Ziele konkret und messbar sind und nicht nur ein klares Bild davon vermitteln, wie jedes einzelne Ziel erreicht werden kann, sondern auch die Relevanz der Zielstellungen hervorhebt, um die Produktivität zu steigern.
Dieses Vorgehen stellt sicher, dass die Leistungsfähigkeit auch auf lange Projektsicht aufrechterhalten wird und jeder Kollege ein tiefes Verständnis dafür entwickelt, wie Ziele und Visionen zusammenhängen und zum Endergebnis in Form eines erfolgreich abgeschlossenen Projektes beitragen.
Kommunikation und Führung sind elementare Bausteine, um Informationen zu vermitteln und den Erfolg eines Projektes sicherzustellen.
Ein erfolgreicher Projektmanager entwickelt dazu nicht nur eine starke Kommunikationsstrategie, sondern baut auch systematisch seine Führungsqualitäten weiter aus.
Dazu gehört unter anderem bereits eine Frühphasenkommunikation in Bezug auf Projektkonzept, Zweck, Geschäftsplan, Ziele, Umfang und Ergebnisse.
Außerdem umfassen die Kommunikationsstrategie und der Führungsprozess aber auch die Einbeziehung der Stakeholder in aktuelle Entwicklungen und das zugehörige Veränderungsmanagement.
Initiieren Sie passend dazu nicht nur regelmäßige Meetings, sondern stellen Sie eine transparente Kommunikation sicher, indem Sie verschiedene Kanäle zur Kommunikation bereithalten, die angepasst auf die Präferenzen und Anforderungen einzelner Teammitglieder unter anderem die Option bieten, sich via Sprach- und Videoanrufe, Instant Messenger, Screensharing und HD-Videokonferenzen auszutauschen.
Arbeiten Sie darüber hinaus aber auch mit To-Do-Listen und Abhängigkeiten sowie mit einem durchdachten Wissensmanagement, über das zu jeder Zeit standortunabhängig wichtige Informationen und Entwicklungen verfügbar gemacht werden.
Beispiele von Projektmanagern, die zeitgleich erfolgreich kommunizieren und führen, zeigen, dass Projekte mit dieser Herangehensweise nicht nur eine ausgezeichnete Vernetzung aller Teamkollegen vorweisen können, sondern durch den direkten Austausch auch schneller und effizienter umsetzbar sind.
Ein weiteres Geheimnis erfolgreicher Projektmanager ist deren Verhandlungsgeschick. Im unternehmerischen Alltag gibt es zahlreiche Situationen, in denen die Verhandlungsfähigkeit eine grundlegende Rolle für den Erfolg eines Projektes spielt.
Dazu zählen unter anderem das strategische Verhandeln mit Lieferanten rund um Waren und Werkzeuge, der Austausch mit möglichen Investoren, Verhandlungen mit Stakeholdern über die Unterstützung einer größeren Änderung aber auch die Auseinandersetzung mit Problemen und Konflikten.
In allen Fällen ermöglicht es ein ausgeprägtes Verhandlungsgeschick von Projektmanagern, solidere Beziehungen zu Stakeholdern und Kunden aufzubauen und ein positives Arbeitsumfeld für alle Teamkollegen zu schaffen.
Um das Verhandlungsgeschick zu verbessern, bedarf es in erster Linie viel Übung. Analysieren Sie genau, wie Sie sich fühlen, wenn Sie sich in einer Verhandlungssituation befinden und wie Sie interagieren, um Ihre Ziele zu erreichen.
An welchen Stellen erkennen Sie womöglich noch Schwachpunkte, die es in zukünftigen Verhandlungen zu vermeiden gilt?
Mit der passenden Selbstreflexion gelingt es Ihnen, ein ausgeprägtes Verhandlungsgeschick zu etablieren, das Sie dazu befähigt, mit den unterschiedlichsten Interessengruppen und Anbietern zu verhandeln.
Projektmanager-Geheimnisse umfassen auch die Fähigkeit, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben.
Flexibilität ähnelt der Anpassungsfähigkeit, aber ist nicht dasselbe. Flexibilität beschreibt die Art und Weise, wie Sie und Ihr Team arbeiten. Anpassungsfähigkeit an die vorherrschenden Umstände bedeutet, sich an unterschiedliche Bedingungen, Umgebungen oder Arbeitsweisen anderer Menschen anzupassen und lernen damit umzugehen.
Zunächst ist die Erkenntnis unvermeidbar, dass Unsicherheit ein Aspekt aller Projekte ist. Die Art, wie Sie und Ihr Team mit Veränderungen umgehen, wirkt sich nachhaltig auf das gesamte Unternehmen aus.
Stellen Sie sich schnell auf veränderte Umstände ein, indem Sie die Verwendung von agilem Projektmanagement für Ihre Projekte in Betracht ziehen und auch Notfallmechanismen sowie zusätzliche Ressourcen einkalkulieren.
Zeigen Sie Ihrem Team, wie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Projekte voranbringen. Wenn das nächste Mal eine größere Veränderung ansteht, ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, flexibler zu sein, indem Sie klar erklären, warum die Änderung notwendig ist.
Erläutern Sie die Vorteile für das Unternehmen und achten Sie darauf, keine Details zu beschönigen, aber gleichzeitig auch ein Gefühl der Sicherheit zu schaffen. Bleiben Sie gemeinsam im Teamwork stets aufgeschlossen für Neues und strahlen Sie auch bei massiven Veränderungen Ruhe aus.
Die Planung und Organisation steht und fällt mit dem zugehörigen Projektplan. Einen passenden Projektplan entwickeln Sie, indem Sie auf Softwaretools wie Bitrix24 setzen, die Sie mit zahlreichen Werkzeugen dabei unterstützen, Ihre Aufgaben und Projekte zu verwalten und wichtige Meilensteine im Blick zu behalten.
Eine Softwarelösung hilft Ihnen in diesem Zusammenhang auch dabei, Ressourcen effektiv zu organisieren, indem Sie bereits bei der Projekterstellung die Kapazitäten festlegen, die Projektdauer bestimmen oder Zeiträume definieren und kontrollieren.
Beispiele von Projekten, die durch gute Planung und Organisation erfolgreich waren, finden sich branchenübergreifend und spiegeln sich unter anderem in folgenden Erfolgsgeschichten wider.
Sie zeigen, dass eine erfolgreiche Umsetzung dann möglich wird, wenn sich Projektmanager Zeit für die Planung genommen und einen Projektplan erstellt haben, regelmäßig den Fortschritt kommunizieren und über alle Phasen hinweg den Umfang, Zeiten, Kosten und das Qualitätsmanagement überwachen.
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Ein erfolgreicher Projektmanager ist in der Lage, Probleme schnell und effektiv zu lösen und situationsabhängig die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Das Erkennen und die Definition des Problems besitzen zunächst oberste Priorität. Um herauszufinden, an welchen Stellen es genau hakt, müssen Sie die Gründe für das Problem aufspüren und passende Lösungsideen sammeln. Dies gelingt Ihnen am besten, wenn Sie wichtige Stakeholder miteinbeziehen und gemeinsam Lösungsansätze diskutieren.
Wenn Sie wissen, wo das Problem liegt und welche Lösung Sie implementieren müssen, wird es Zeit für die Umsetzung. Ein erfolgreicher Projektmanager zögert hier nicht, sondern kommt ohne Umwege zu einer Entscheidungsfindung, die er vorab von allen Seiten genau beleuchtet hat und deren Konsequenzen abschätzen kann.
Zu den Beispielen von Projektmanagern, die erfolgreich Probleme gelöst und Entscheidungen getroffen haben, zählen unter anderem Bitrix24-Kunden wie Frosta, EscapeWelt, XXL-Netz, Immoveo oder Projekt MoSAiK.
Risikomanagement beschreibt die Art und Weise, wie man Risiken identifiziert und minimiert.
Bestimmen Sie dazu zunächst, welcher Teil des Projektes das größte Risiko mit der größten Ungewissheit und dem größten Potenzial für Änderungsaufträge birgt.
Integrieren Sie im Risikomanagement auch die eigene Erfahrung und die Ihrer Teamkollegen aus früheren Projekten mit ein. Das gesammelte Wissen im Unternehmen hilft Ihnen dabei, riskante Phasen im Voraus zu filtern.
Auf Basis der identifizierten Risiken haben Sie nun die Option, zum Beispiel ein großzügiges Zeitpuffer einzufügen, für den Fall, dass das Worst-Case-Szenario eintritt. Auf diese Weise akzeptieren Sie von Anfang an, dass ein Risiko eintreten könnte, und machen es zum Teil Ihrer vorausschauenden Schätzungen.
Sensibilisieren Sie auch Ihr Team dafür, Risiken zu berücksichtigen, indem Sie Ihre Kollegen regelmäßig um Rückmeldung zum Projektstand bitten und auch mögliche Bedenken abfragen, die risikobehaftete Situationen für alle frühzeitig erkennbar machen.
Veröffentlichungen in der Presse beschreiben in diesem Zusammenhang im Detail, an welchen Stellen eine Softwarelösung für Aufgaben- und Projektmanagement wie Bitrix24 die tägliche Arbeit unterstützt, und ein erfolgreiches Risikomanagement fördert.
Stress wirkt sich nicht nur auf die Leistung aus, sondern kann sich auch negativ auf Ihre persönliche Gesundheit, Ihr Wohlbefinden und Ihr Familienleben legen. Ein guter Projektmanager weiß, wie wichtig es ist, mit Stress umzugehen und wie eng die Stressbewältigung mit einem guten Zeitmanagement verknüpft ist.
Verwalten Sie Zeiten effektiv mit der passenden Zeitverwaltung und setzen Sie dazu auf Tools, mit deren Hilfe Sie Ihre eigene Zeitmanagement-Strategie entwickeln können. Dabei ist es entscheidend, nicht nur eine lückenlose Zeiterfassung und die Planung von Deadlines für das Projekt vorzunehmen, sondern auch Freizeit, Urlaub oder Krankentage mit einzuplanen.
Übertragen Sie Ihre Erkenntnisse anschließend auf Ihr gesamtes Team sowie die gemeinsam zu erfüllenden Aufgaben und sorgen Sie für eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast. So vermeiden Sie ein Burnout, bewältigen Ihren persönlichen Stress und halten das Stresslevel im Team möglichst niedrig.
Ein weiteres Geheimnis erfolgreicher Projektmanager ist, dass sie ihre Teammitglieder sehr genau kennen und verstehen, wie sie am besten arbeiten.
Im Idealfall bauen Sie ein erfolgreiches Team bereits anhand dieses Wissens auf und sorgen dafür, dass die nötigen Kernkompetenzen und Soft Skills gut verteilt und optimal vertreten sind.
Motivieren Sie Ihr Team, indem Sie alle Kollegen von Anfang an auf Augenhöhe wahrnehmen und intensive Gespräche führen, in denen Sie in Erfahrung bringen, was den einzelnen Kollegen besonders liegt und wie sie deren Weiterentwicklung individuell fördern.
Geben Sie regelmäßig Aufgaben ab und ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, eigenständig und kreativ Lösungen zu finden und neue Erkenntnisse zu sammeln. Damit signalisieren Sie Vertrauen in die Fähigkeiten und fördern neue Denkweisen.
Forcieren Sie Teamwork, indem Sie auf Kollaborationstools mit zahlreichen Werkzeugen setzen, wie Bitrix24 sie bietet, um die Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu gestalten.
Nachhaltige Teamarbeit und Motivation basieren darüber hinaus auf gegenseitigem Respekt. Zeigen Sie Wertschätzung für Anstrengungen und belohnen Sie die erbrachte Leistung angemessen.
Zu guter Letzt sind erfolgreiche Projektmanager stets darum bestrebt, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse durch kontinuierliches Lernen und berufliche Weiterentwicklung zu verbessern.
Technologien und Prozesse ändern sich schnell und bieten neue Tools sowie Vorgehensweisen. Aus diesem Grund ist es für Projektmanager unabdingbar, professionelle Methoden zu etablieren, die eine kontinuierliche persönliche und berufliche Entwicklung möglich machen.
Sie ruhen sich nicht auf Ihren Erfahrungen und Erfolgen aus, sondern suchen immer wieder nach Möglichkeiten, Ihr Wissen und Ihre Soft Skills zu vertiefen und auch weiterzugeben.
Möglich wird dies durch regelmäßige Trainings, aber auch Praxiserfahrung, die von einer gesunden Fehlerkultur geprägt ist. Dies bedeutet gleichermaßen für Projektmanager und Teammitglieder, dass Fehler erlaubt sind, jedoch nicht mehrfach wiederholt werden sollten. So profitiert das gesamte Unternehmen von der Weiterentwicklung, die alle Aspekte des täglichen Geschäfts und neue Technologien berücksichtigt.
Unsere 10 Geheimnisse erfolgreicher Projektmanager verdeutlichen, dass eine gute Mischung aus klaren Zielen und Visionen, transparenter Kommunikation, starkem Verhandlungsgeschick, hoher Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, strukturierter Planung und Organisation aber auch Problemlösungskompetenz besonders wichtig ist.
Zu den weiteren Faktoren erfolgreicher Projektmanager gehören darüber hinaus ein durchdachtes Risikomanagement, ein effektives Zeit- und Stressmanagement, die nachhaltige Teamarbeit und Motivation und der Wille zu kontinuierlichem Lernen und Weiterentwicklung.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Geheimnisse von Projektmanagern verinnerlichen, um Ihre Projekterfolge voranzutreiben und dabei zu jedem Zeitpunkt des Projektzyklus eine klare Führung übernehmen.