In der heutigen Zeit kommt man um ein gutes Projektmanagement kaum mehr drumherum. Manche fragen sich eventuell, was hinter dem Begriff Projektmanagement steckt? Unter dem Begriff Projektmanagement versteht man die Planungs-, Leitungs- und Kontrolltätigkeiten, die sowohl bei kleinen auch als bei großen Projekten anfallen und am besten mit passenden Projektmanagement Tools verwaltet werden können.
Es gibt einige Unternehmen, die eine Misserfolgsquote ihrer Projekte von bis zu 70% melden. Es ist sehr wichtig, dass Projektmanager (PMs) und Teams jederzeit mit dem nötigen Wissen ausgestattet sind. Ein tiefgehendes Verständnis der Projektmanagement-Phasen und deren Funktion zur Überwachung des Projekts in allen Phasen kann Ihrem Unternehmen helfen, möglichst viele Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen und zu vermeiden, in die düstere Statistik der Projektscheiterung beziehungsweise Projektversagen zu geraten. Projekte können sehr chaotisch werden, aber die einzelnen Phasen sorgen für die dringend benötigte Klarheit und Ordnung des gesamten Prozesses. Ein gutes Projektmanagement ist das A und O, wenn Sie Ihre Projekte erfolgreich durchführen und abschließen möchten.
In diesem Artikel werden die fünf Phasen des Projektmanagement genauer unter die Lupe genommen. Es wird erklärt, was jede Phase von den PMs und Teammitgliedern verlangt und wie Sie diesen Phasen nutzen können, um Ihr Projekt zum Erfolg zu bringen.
Der Projektmanagement-Lebenszyklus ist ein einheitliches Modell für den Verlauf eines Projekts, von seinem Beginn bis zum Abschluss. Jeder Projektprozess besteht aus fünf Schlüsselphasen, die Folgendes umfassen: Initiierung, Planung, Überwachung und Kontrolle sowie Beendigung. In diesen Phasen wird jeder Aspekt des Projekts detailliert beschrieben, von kleineren (aber dennoch entscheidenden) Elementen wie Abhängigkeiten und individuelle Verantwortlichkeiten bis hin zu den wichtigsten Bausteinen des Projekts wie Zeitplan, Budget und Schlüsselmeilensteine.
Es ist wichtig, dass das gesamte Projektteam die einzelnen Schritte des Projektmanagements versteht. Durch die Ausstattung der Teams mit einem Modell, das die einzelnen Phasen klar definiert, wird jeder einzelne Aspekt des Projekts viel überschaubarer und leichter zu verstehen. Der Projektlebenszyklus ist wie eine Roadmap, die Ihren Teams eine Richtung und Klarheit gibt. Indem sie wissen, was als Nächstes kommt, und verstehen, was jede Phase erfordert, erhalten alle Beteiligten ein Gefühl der Handlungsfähigkeit und Kontrolle über die Prozesse, für die sie verantwortlich sind. Darüber hinaus ermöglicht die Struktur, die der Lebenszyklus bietet, auch eine möglichst produktive Kommunikation zwischen den Teams.
Eine gründliche Kenntnis des Projektmanagement-Lebenszyklus ist auch für Projektmanager besonders wichtig, da sie so das Projekt effektiv planen und ausführen können. Durch die Strukturierung des Projekts in Phasen erhalten sie einen Überblick über den gesamten Prozess aus der Vogelperspektive und können so jeden Schritt vollständig kontrollieren.
Schließlich kann das Erlernen der Lebenszyklusphasen für die Beteiligten und Kunden sehr nützlich sein, da es die Transparenz für jeden Schritt des Projekts fördert und es diesen Parteien ermöglicht, Risiken zu bewerten und zu verstehen, was sie bei jedem Schritt erwarten können.
Das Projektmanagement kann in fünf Phasen unterteilt werden, die sich sehr unterscheiden: Einführung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle, Abschluss.
Es gibt eine Debatte über die tatsächliche Anzahl der Phasen im Projektzyklus, da sich diese Phasen häufig überschneiden. Jede der oben genannten Phasen hat jedoch sehr spezifische Merkmale und Ergebnisse, die dazu beitragen, sie von den anderen zu unterscheiden und zu trennen.
Die ersten beiden Schritte - Initiierung und Planung - sind Vorprojektphasen, in denen Sie und Ihr Team in der Regel die gesamte Vorbereitungsarbeit leisten und ein starkes Fundament legen. Der größte Teil der Projektarbeit findet während der Durchführung statt. Die Überwachungs- und Kontrollphase läuft gleichzeitig mit der Projektausführung, während die Abschlussphase eine Bewertung und den Abschluss Ihres Projekts darstellt.
Der Projektmanagementzyklus berücksichtigt alle wichtigen Details Ihres Projekts, ob groß oder klein. Dazu gehören:
Projektziele
Ressourcen: einschließlich des Budgets, der Teams, der Zeit und der Werkzeuge, die für die Durchführung der Arbeit benötigt werden, und wie diese zugewiesen werden.
Meilensteine, Zeitrahmen und Fristen für jeden Prozess innerhalb des Projekts
Ergebnisse, die in jeder Phase erstellt werden
Aufgaben-Workflows und Abhängigkeiten
Alle Ergebnisse und Berichte
Analyse und Bewertung nach dem Projekt
Eine gute Möglichkeit, Ihr Projekt zu betrachten, besteht darin, die Phasen des Projektmanagements mit einem Bauwerk zum Beispiel einem Haus, zu vergleichen, wobei jede neue Phase einen anderen Aspekt des Bauprozesses darstellt. Lassen Sie uns nun jede einzelne Phase zum besseren Verständnis genauer betrachten.
Die Phase der Projektinitialisierung ist sehr wichtig.
Mit der Initiierung wird die Grundlage für alle weiteren Schritte bis hin zum Abschluss des Projekts gelegt. In dieser Phase werden Sie und Ihr Team die Schlüsselfragen identifizieren, die das neue Projekt zu lösen versucht. Sie werden feststellen, wie durchführbar dieses Projekt wirklich ist und ob es tatsächlich Sinn macht, mit seiner Durchführung fortzufahren. Am Ende dieser Phase sollten sich alle Beteiligten über die Gründe für das Projekt im Klaren sein. Diese Phase kann ein Scheitern des Projektes verhindern.
Dies ist die Phase, in der Sie festlegen, wer an dem Projekt beteiligt ist, mit der Organisation von Teams beginnen und die wichtigsten Interessenvertreter identifizieren. Sie werden auch bestimmen, welche Ressourcen für dieses Projekt benötigt werden und woher sie kommen sollen.
Der letzte Schritt in dieser frühen Phase Ihres Projekts ist die Erstellung eines Business Case - dies wird die folgenden Schlüsselfaktoren organisieren und ein besseres Verständnis für diese Faktoren ermöglichen:
Welche Probleme wird das Projekt lösen? Was hat den Bedarf für dieses Projekt geschaffen?
Welche anderen Lösungen für das Problem wurden abgewogen? Warum ist dieses Projekt die beste Lösung?
Wie lange wird dieses Projekt voraussichtlich dauern und wann werden Sie die Ergebnisse sehen können?
Wie viel wird dieses Projekt Ihrer Meinung nach kosten?
Welchen Nutzen (finanziell und anderweitig) wird dieses Projekt bringen?
Was steht auf dem Spiel? Gibt es Risiken oder versteckte Hindernisse?
All dies sind Fragen, die ein Projektleiter in Betracht ziehen sollte, bevor er den Ball ins Rollen bringt.
Sobald die Einführungsphase abgeschlossen ist, geht Ihr Projekt in die Planungsphase. Wie der Name schon sagt, ist diese Phase alles, was mit der Planung und Vorbereitung des Projekts zu tun hat. Planen Sie alles korrekt und Ihr Projekt wird garantiert ein Erfolg werden.
Bevor Sie mit der Durchführung Ihres Projekts beginnen können, müssen Sie einen detaillierten Aktionsplan erstellen. Ein Projektplan bringt Klarheit und Systematisierung in einen Prozess, der schnell zu einem sehr chaotischen Prozess werden kann. Während der Planungsphase sollten Sie ein klares Verständnis für die folgenden Punkte entwickeln:
Projektvision
Projektzeitplan und Termine
Zusammensetzung des Teams
Gruppen- und Einzelzuständigkeiten
Verfügbare Ressourcen, einschließlich Budgets, und wie diese genutzt werden sollen
Werkzeuge, die Sie verwenden werden
Projekt-Workflows
Bei der Planung werden Sie und Ihr Team einen Fahrplan erstellen, in dem die Meilensteine Ihres Projekts mit den Schritten, die Sie zu deren Erreichung unternehmen werden, festgelegt sind. Darüber hinaus werden Sie auch ein klareres Verständnis für den Zeitplan des Projekts sowie für die Fristen, die jedes Teammitglied einhalten muss, entwickeln. Am wichtigsten ist, dass Sie die Ressourcen sammeln und dort einsetzen, wo sie benötigt werden: Finanzen, Zeit, Werkzeuge und Teams werden sehr konkret und messbar.
Wie bereits erwähnt, ist es sehr wichtig, dass Sie diesen Schritt richtig machen, denn er bildet das gesamte Gerüst für Ihr Projekt.
Phase 3. Projektabwicklung
In dieser Phase erwacht Ihr Projekt endlich zum Leben. Während der Ausführung setzen Sie Ihren Plan um und beginnen, alle notwendigen Schritte zu unternehmen, um das Projekt zu verwirklichen. Dies ist die längste und wichtigste Phase Ihres Projekts, in der alle Aktionen und Aktivitäten stattfinden. Wenn Sie der Projektleiter sind, wird diese Phase von Ihnen verlangt:
Aufgaben für die Teammitglieder festlegen
Arbeitsabläufe erstellen und organisieren
Motivieren Sie Ihr(e) Team(s)
Ressourcen, die für das Projekt zugewiesen wurden, effektiv nutzen
Sicherstellen, dass die Fristen eingehalten werden und alles reibungslos abläuft
Auf Stolpersteine schnell reagieren
Halten Sie die Beteiligten über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden
Das Hauptaugenmerk liegt hier auf den internen und externen Ergebnissen: von Berichten, die von den Teams gemeinsam genutzt werden, bis hin zu konkreteren Produkten, die an Kunden und Interessengruppen ausgegeben werden. Der Projektleiter muss den Fortschritt der Projektdurchführung im Auge behalten und jede Phase des Prozesses genau überwachen - aber darauf werden wir weiter unten noch näher eingehen. Ebenso wichtig ist es, sicherzustellen, dass die Teams jederzeit motiviert und ab Ball bleiben.
Schließlich zeichnet sich diese Phase auch durch ihre verstärkte Kommunikation und Zusammenarbeit aus. Während der Durchführung wird es aufgrund des ständigen Aufgabenstroms viel Interaktion zwischen den Teams und innerhalb der Teams geben. Daher ist es in dieser Phase wichtig, sicherzustellen, dass die Teams über die richtigen Werkzeuge für eine effiziente und mühelose Kommunikation verfügen, und dass die PMs über die notwendigen Werkzeuge für die Verwaltung dieser Kommunikation verfügen.
Einige Modelle des Projektmanagement-Lebenszyklus trennen die Überwachungs- und Kontroll- und die Ausführungsphase nicht voneinander, da diese gleichzeitig ablaufen und daher stark voneinander abhängig sind. Dennoch weist diese vierte Phase viele wichtige Unterscheidungsmerkmale auf und verdient eine besondere Erwähnung.
In der Überwachungsphase wird der Projektleiter in der Regel die Kontrolle ausüben:
Kosten
Mitteilungen
Qualität der Ergebnisse und Qualität der Leistung
Risiken - neue Risiken sowie die in der zweiten Phase vorher festgelegten Risiken
Tatsächlich liegt in dieser Phase der größte Teil der Verantwortung beim Projektleiter, aber auch Teams und Einzelpersonen können den Projektprozess steuern und überwachen. Die Hauptverantwortlichkeiten des Projektleiters in dieser Phase konzentrieren sich alle darauf, sicherzustellen, dass das Projekt gemäß dem in der zweiten Phase genehmigten Plan und Zeitplan voranschreitet. Dazu gehört die Verwaltung des Budgets und aller anderen Ressourcen sowie die Sicherstellung, dass jeder einzelne Schritt des Projekts termingerecht durchgeführt wird. Während dieser Phase ist der Projektleiter auch dafür verantwortlich, Probleme und Engpässe vorherzusehen und zu identifizieren und schnell zu handeln, um sie zu beheben. In dieser Phase finden zahlreiche Bewertungen und Analysen statt, darunter die Bewertung der Leistung von Einzelpersonen und Teams, die Berechnung von Leistungskennzahlen (KPIs) und die Durchführung von Qualitätskontrollen.
Obwohl die Überwachung nicht so aktiv ist wie die Durchführung, erfordert sie dennoch eine große Beteiligung. Da sie parallel zur Ausführung läuft, werden Sie sie nicht als separate Phase als solche wahrnehmen, aber Sie müssen die beiden Phasen ausbalancieren. Das liegt daran, dass jeder Schritt des Projektausführungsplans Kontrolle und genaue Überwachung erfordert.
In der Abschlussphase des Projekts geht es um Analyse und Bewertung. In dieser Phase ziehen der Projektleiter und die Teams eine Bilanz des Projekts, was gut gelaufen ist und was hätte verbessert werden können (lessons learned).
Die Checkliste eines Projektleiters für die Abschlussphase des Projekts sieht in der Regel etwa so aus – folgendes muss sichergestellt werden>
Freigabe von allen Ergebnissen
Lose Enden verbunden und dafür gesorgt, dass alle Aspekte des Projekts abgeschlossen sind
Bewertete Gruppen- und Einzelleistungen
Versand Berichte an alle Hauptakteure
Durchführung einer abschließende Analyse und Bewertung des Projekterfolgs
In dieser Phase geht es darum das Projekt abzuschließen, indem Sie sicherstellen, dass Sie alle Aufgaben erledigt und die Abschlussberichte an die wichtigsten Interessenvertreter verschickt haben.
Was bei der Beendigung ebenso wichtig ist, ist der Aspekt der Evaluierung. Eines der Hauptunterscheidungsmerkmale dieser Phase ist die starke Betonung der Analyse nach dem Projekt. Wurden die Projektziele erreicht? Wurde das anfängliche Problem gelöst? Wie steht es mit dem Team - hat es seine Ziele erreicht? Waren sie in der Lage, die Fristen einzuhalten, und in welcher Qualität konnten sie ihre Aufgaben erfüllen? Sie müssen all diese Fragen berücksichtigen, um dem Team konstruktives Feedback zu geben und die Leistung in zukünftigen Projekten zu steigern.
Vom Projektleiter bis zu den Teammitgliedern ist ein Verständnis der 5 Phasen des Projektmanagements für jeden, unabhängig vom Grad seiner Beteiligung, unerlässlich. Zu wissen, was in jeder Phase des Zyklus des Projektmanagements geschieht (und was als nächstes auf das Team zukommt), gibt Ihrem Projekt mehr Struktur und Organisation, was zu einer größeren Effizienz für alle Projektbeteiligten führt und das Projekt zum Erfolg führt.