Studien belegen es: Mitarbeiter, die in einem Team arbeiten, sind produktiver, motivierter und liefern bessere Arbeitsergebnisse. Für eine erfolgreiche Projektarbeit ist es deshalb von großem Vorteil, ein gut funktionierendes Team aufzubauen. Doch das ist nicht ganz einfach. Es reicht nicht aus, Mitarbeiter allein nach speziellen fachlichen Fähigkeiten auszuwählen und aus dieser Gruppe ein Projektteam zu bilden.
Nur durch eine perfekt funktionierende Zusammenarbeit entsteht ein effektiv arbeitendes Projektteam. Die Human Resources sind neben den richtig eingesetzten technischen Hilfsmitteln, wie einer gut funktionierenden und auf die Bedürfnisse abgestimmten Projektmanagementsoftware, die wichtigste Komponente für den Projekterfolg.
Teambuilding ist eine Kunst. Es ist die Fähigkeit, eine Gruppe einzelner Mitarbeiter zu einer homogenen Einheit zu entwickeln, die auf der Basis einer guten Kommunikation eigene Fähigkeiten und Fertigkeiten weiterentwickelt. Dazu gehören insbesondere die Übernahme eigener Verantwortung, die sich an den Projektzielen orientiert und der Wille zur einvernehmlichen Konfliktlösung.
Mit den nachfolgenden 10 Tipps wird der Aufbau eines effektiven Projektteams gelingen und dem Erfolg kommender Projektarbeiten nichts mehr im Weg stehen.
Die zwei wichtigsten Eigenschaften eines guten Projektteams sind offene Kommunikation und ein auf den Erfolg orientiertes Motivationssystem. In der Kommunikation tritt der Teamleiter nicht dominant auf, sondern moderiert und hilft bei der Lösung von Konflikten. Diese werden offen angesprochen. Das Motivationssystem beteiligt Teammitglieder mit Entscheidungskompetenz.
Der Unterschied zwischen einer Arbeitsgruppe und einem Projektteam besteht darin, dass das Ergebnis einer Arbeitsgruppe durch die reine Arbeitsleistung der einzelnen Mitglieder nach Anleitung erbracht wird, bei einem Projektteam hingegen durch die Synergieeffekte aus der Zusammenarbeit aller Teammitglieder. Die Produktivität eines Projektteams ist höher als die einer reinen Arbeitsgruppe.
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Erfolgreiches Projektmanagement beginnt mit der Formulierung klarer Zielstellungen. Zielvorgaben sind eine grundlegende Voraussetzung dafür, dass ein Team effektiv zusammenarbeiten kann. Mitarbeiter müssen sich an Vorgaben orientieren können, um erfolgreich zu sein. Sie sollten ihren eigenen Beitrag erkennen können, den sie bei Projektumsetzung geleistet haben. Es ist deshalb von elementarer Bedeutung, das Projektziel für das gesamte Team und für jedes einzelne Teammitglied zu definieren. Ziele müssen messbar und abrechenbar sein. Aus diesem Grund setzen Teamleiter gern eine Methode ein, die unter dem Namen SMART bekannt geworden ist.
Dabei steht der Begriff fürZielsetzungen sollten unter Einbeziehung der Teammitglieder definiert werden. Das trägt zur Erhöhung der Motivation bei. Sind die Projektziele definiert, müssen sie schriftlich fixiert und allen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Gut geeignet ist dafür ein Dokumentenmanagementsystem als Bestandteil der eingesetzten Teamprojektmanagementsoftware.
Der Aufbau eines effektiven Projektteams erfordert die Auswahl der geeigneten Mitarbeiter. Das ist keine leichte Aufgabe unter den gegenwärtigen Bedingungen des Fachkräftemangels in Deutschland. Bei der Teamzusammensetzung ist stets auf eine gute Mischung aus fachlicher Qualifikation und den Softskills der Mitarbeiter zu achten. Hoch qualifizierte Spezialisten mit wenig Teamgeist werden die Projektarbeit eher behindern als voranbringen.
Mitarbeiter mit unterschiedlichen Fähigkeiten, die eine ausreichende Qualifikation für die Projektarbeit mitbringen, können sich gegenseitig ergänzen, sofern sie echte Teamplayer sind. Dem Teamleiter kommt die wichtige Aufgabe zu, in persönlichen Gesprächen die Eignung der Mitarbeiter einzuschätzen, die sie zur Übernahme bestimmter Aufgaben innerhalb der Projektarbeit befähigen. Neben der Zusammensetzung spielt die richtige Teamgröße für den Aufbau eines effektiven Projektteams eine entscheidende Rolle. Generell gilt: Das Team so klein wie möglich, aber so groß wie nötig zu halten. Die Anzahl der Mitarbeiter wird nach Art und Umfang des Projektes variieren. Eine ideale Teamgröße gibt es dabei nicht. In der Praxis bewährt haben sich Projektteams zwischen 3 und 10 Mitarbeitern. Erfordern sehr große Projekte mehr Mitarbeiter, sollten diese besser in zwei oder mehrere Teams aufgeteilt werden, sonst steigt der Kommunikationsaufwand überproportional, was einer effektiven Arbeitsweise abträglich ist.
Eine gut durchdachte Projektteamstruktur ist die Basis für den Projekterfolg. Die Festlegung von Verantwortlichkeiten und die Zuweisung von Rollen unterstützt den Aufbau eines effektiven Projektteams. Solche Zuweisungen erhöhen die Transparenz der Arbeit und lassen den Projektfortschritt leichter nachvollziehbar erscheinen. Die Übergabe von Verantwortung an einzelne Teammitglieder fördert zudem die Motivation.
Der Einsatz von Teams für das Projektmanagement muss immer eng mit der Einführung einer Kommunikationsstrategie verbunden werden. Beim Aufbau eines effektiven Projektteams geht es darum, jeden Mitarbeiter zu ermutigen, alle projektrelevanten Informationen zu teilen. Teamleiter müssen dafür sorgen, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu allen für ihn relevanten Informationen erhält. Die richtigen Kollaborationstools sorgen dafür. Durch die Aufstellung eines Kommunikationsplans wird dafür gesorgt, dass regelmäßige Interaktionen zwischen allen Mitgliedern des Projektteams stattfinden. Dabei ist es besonders wichtig, remote arbeitende Teammitglieder vollständig in alle Kommunikationsprozesse zu integrieren. In einen Kommunikationsplan gehören deshalb Videokonferenzen, ebenso wie persönliche Beratungen mit der Möglichkeit zu Feedbacks.
Aufgabe des Projektmanagements ist es, die richtigen Methoden für die Kommunikation herauszufinden. Geeignete Teamkommunikations-Tools müssen allen Projektbeteiligten zugänglich gemacht und von diesen akzeptiert werden. Eine kontinuierliche Interaktion gewährleistet, dass alle Aufgaben termingerecht erfüllt werden können und diese schließlich in einem erfolgreichen Projekt münden.
Der Aufbau eines effektiven Projektteams basiert auf zwei wesentlichen Grundpfeiler: auf der kooperativen Zusammenarbeit im Team und auf einer starken Teamführung. Ein fachlich gut qualifizierter und mit emotionaler Intelligenz ausgestatteter Teamleiter besitzt die Fähigkeit – selbst hoch motiviert – sein Team zu hoher Produktivität zu entwickeln. Das bedingt keinesfalls einen autoritären Arbeitsstil. Teamleiter zeichnen sich vielmehr dadurch aus, Eigenverantwortung durch Vertrauen zu fördern, Mitarbeiter zur Ehrlichkeit zu ermutigen und dadurch eine Feedback-Kultur zu begünstigen, die alle Teammitglieder einbindet.
Welche besonderen Fähigkeiten werden von einer Führungskraft beim Einsatz von Teams für das Projektmanagement erwartet? Entscheidungen sollten transparent und für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar sein. Aufgaben werden unter Beachtung der fachlichen Qualitäten unter allen Teammitgliedern ausgewogen, das heißt mit gleicher Arbeitsbelastung, verteilt. Aufgaben werden entsprechend den Fähigkeiten der Mitarbeiter delegiert, unter Zuweisung von eigener Verantwortung. Jederzeit besteht die Möglichkeit zur Kommunikation zwischen dem Leiter und seinem Team. Konflikte werden einvernehmlich einer Lösung zugeführt.
Die Human Resources besitzen einen entscheidenden Anteil am Erfolg oder Misserfolg bei der Projektarbeit. Allerdings ist ein Erfolg ohne den Einsatz einer leistungsfähigen Teamprojektmanagementsoftware heute beinahe undenkbar, zumindest dann, wenn es sich um ein umfangreiches Projekt handelt. Eine einheitliche Online-Plattform für die Teamzusammenarbeit, wie sie Bitrix24 bietet, integriert alle notwendigen Tools unter einer einheitlichen Bedienungsoberfläche. Für den Aufbau eines effektiven Projektteams ist es unabdingbar, dass sich jedes Teammitglied bereits zu Projektbeginn mit den für die Projektabwicklung benötigten Tools vertraut macht. Es vereinfacht den Informationsfluss, wenn alle Mitarbeiter den Umgang mit den Kommunikationstools beherrschen. Teilaufgaben und Checklisten werden mit dem eigenen Kalender verknüpft, über den Gruppenkalender wird jeder Mitarbeiter über die Termine der Teammitglieder informiert.
Eine grafische Aufbereitung über Kanban-Boards ermöglicht dem Teamleiter und allen Mitarbeitern den aktuellen Bearbeitungsstand der anliegenden Aufgaben zu verfolgen. Zwischenberichte zum aktuellen Projektstatus lassen sich revisionssicher und für alle Mitarbeiter verfügbar über ein Online-Dokumentenmanagementsystem abrufen. Die Nutzung der Software als Cloud-Lösung sichert die Integration aller Remote-Mitarbeiter.
Eine positive Arbeitsatmosphäre leistet einen entscheidenden Beitrag zum Aufbau eines effektiven Projektteams. Doch wie schafft man eine solche Atmosphäre? An erster Stelle dafür ist die Motivation zu nennen. Ein Team ohne Motivation arbeitet uninspiriert und damit letztlich unproduktiv. Eine recht einfache Methode der Motivationssteigerung ist die Wertschätzung der Arbeit.
Wer für seine Tätigkeit gelobt wird, fühlt sich wahrgenommen und wird motiviert. Das klingt sehr einfach, wird aber vielfach unterschätzt. Mangelnde Kenntnisse über Charaktereigenschaften der eigenen Mitarbeiter und die Flut an täglichen Arbeitsaufgaben verhindern es oft, dass der Teamleiter seine Mitarbeiter persönlich anspricht und lobt. Motivierend wirkt aber nicht nur ein Lob durch das Management, auch der eigene Kollege darf seine Anerkennung gern zeigen. Das fördert die Teamarbeit. Eine Unternehmenskultur, mit der sich die Mitarbeiter identifizieren können und die auf Toleranz und Diversität setzt, wird in den meisten Fällen zur Motivationssteigerung und damit verbunden zu einer höheren Produktivität führen.
Teamarbeit bedingt die Zusammenarbeit von Menschen unterschiedlicher Charaktere mit unterschiedlichen Arbeitsstilen. Dabei entstehen fast zwangsläufig Konflikte. Dies gilt es beim Aufbau eines effektiven Projektteams zu berücksichtigen. Um Konflikte lösen zu können, müssen diese möglichst schnell erkannt werden, um eine Eskalation zu vermeiden. Eine offene Kommunikation über auftretende Probleme ist der erste Schritt zu deren Lösung.
Diese sollte einvernehmlich gefunden werden. Einen guten Ansatz dafür bietet die Harvard-Methode. Ziel der Methode ist eine konstruktive und interessenorientierte Beilegung des Konflikts mit einem von den Konfliktparteien anerkannten Ergebnis. Dabei werden folgende Grundsätze beachtet:
Nicht immer mündet die Teamarbeit nach ihrer Beendigung in dem Satz: Das war ein erfolgreiches Projekt. Manchmal verhindern Faktoren, wie unerwartet steigende Rohstoffpreise, ständige Anpassungswünsche des Kunden oder gar die Insolvenz des Auftraggebers einen profitablen Abschluss des Projektes. Aber auch eigene Fehler, wie ungenügende Ressourcenplanung und nicht berücksichtigte Risiken, wie der krankheitsbedingte längere Ausfall von Mitarbeitern, können zu einem unbefriedigenden Ergebnis bei der Projektarbeit führen. Mittelfristig gesehen, wird der Aufbau eines effektiven Projektteams aber nur dann erfolgreich sein, wenn es gelingt, aus Fehlern zu lernen.
Hochproduktive Teams haben keine Angst vor Fehlern, das Eingehen bestimmter kalkulierter Risiken gehört zur Arbeitsweise. Fehler müssen dokumentiert und analysiert werden, dann bieten sie die Chance zur Verbesserung bei ähnlichen Aufgabenstellungen.
Damit andere Teams aus Fehlern und Erfahrungen lernen können, sollten innovative Unternehmen eine Wissensdatenbank aufbauen, in der wichtige praktische Erfahrungen während der Projektarbeit dokumentiert werden. Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung von Fehlern, sondern auch um die Dokumentation erfolgreicher Strategien.
Mitarbeiter, die auf der persönlichen Ebene gut miteinander harmonisieren, werden produktiver arbeiten. Wer sich persönlich gut kennt, wird sich auf den anderen verlassen. Das trifft besonders auf kritische Phasen zu, die jede Projektarbeit von Zeit zu Zeit beinhaltet. Zudem lassen sich Konflikte leichter lösen, wenn die Charaktereigenschaften untereinander bekannt und akzeptiert sind. Teambuilding-Maßnahmen dienen dem Zweck des Kennenlernens auf persönlicher Ebene. Besonders wichtig sind solche Aktivitäten, wenn Teile des Projektteams remote arbeiten oder Remote Worker generell das Team bilden. Für Remote-Teams kann beispielsweise ein eigener Name zur Stärkung des Identitätsgefühls beitragen und die Motivation bei der gemeinsamen Arbeit fördern.
Es gibt eine breite Auswahl verschiedener Aktivitäten, die ein Team auf persönlicher Ebene näher zusammenbringen können. Diese reichen von gemeinsamen sportlichen Aktivitäten über Outdoor-Events, bis hin zu einem gemeinsamen Frühstück, welches auch in einer virtuellen Umgebung abgehalten werden kann, oder einem Quiz mit persönlichen Fragen zu Beginn einer Videokonferenz.