Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern bringt einige Herausforderungen mit sich. Da der direkte persönliche Kontakt am Unternehmenssitz nicht oder nur eingeschränkt möglich ist, müssen klare Kommunikationsrichtlinien festgelegt werden. In einem detaillierten Zeitplan sind virtuelle Meetings zu fixieren, in denen Fragen geklärt werden. Pünktlich zum Arbeitsbeginn muss das technische Equipment verfügbar sein und der Zugriff auf alle technischen Ressourcen – insbesondere der Netzwerk- oder Cloudzugang – mit den entsprechenden Berechtigungen ermöglicht werden.
Die automatisierte Einarbeitung besitzt unter diesem Gesichtspunkt eine Reihe unverzichtbarer Vorteile. Durch Prozessstandardisierung lässt sich der Verwaltungsaufwand minimieren. Die zuvor genannte Softwarekonfiguration wird durch administrative Regelungen vorbereitet, und eine personalisierte, der Tätigkeit angepasste Freigabe von Dokumenten und Informationen sorgt für die schnelle Kontaktaufnahme mit dem Projektteam. Damit wird bereits in der ersten Phase der Einarbeitung die Mitarbeitererfahrung positiv geprägt. Schließlich vermeidet das automatisierte Onboarding Fehler, spart Ressourcen und führt letztlich zur Kostensenkung für das Unternehmen.
Unter Beachtung der nachfolgend beschriebenen sieben konkreten Vorteile und unter Einhaltung der damit in Verbindung stehenden Tipps wird Ihre kommende Einarbeitung neuer Remote-Mitarbeiter mit Sicherheit ein Erfolg.
Standardisierte Onboarding-Prozesse und die automatisierte Einarbeitung stellen sicher, dass neue Mitarbeiter die gleichen Schrittfolgen durchlaufen, um alle wesentlichen Informationen zu erhalten und Erfahrungen vermittelt zu bekommen. Eine gut strukturierte Checkliste schafft die Basis für den erfolgreichen Start remote arbeitender Neuanfänger.
Das automatisierte Mitarbeiter-Onboarding beginnt mit der Bereitstellung von Anleitungen, Vorlagen und Unternehmensrichtlinien, die über freigegebene Zugriffe auf das unternehmenseigeneCloud-Drive erfolgen sollten. Video-Tutorials und Webinare bieten die besten Möglichkeiten zur Erklärung komplexer Zusammenhänge. Solche Anleitungen besitzen zudem den großen Vorteil, dass sie zu jeder beliebigen Zeit abgerufen werden können, unterstützen damit auch die Einarbeitung von Teammitgliedern, die aufgrund ihres geografischen Arbeitsortes zu verschiedenen Zeiten tätig sind.
Detaillierte Zeitpläne für die ersten Wochen mit Schulungsmaßnahmen, Meetings und eigenständigen Aufgaben bilden eine weitere Grundlage für das Mitarbeiter-Onboarding. Damit die automatisierte Einarbeitung erfolgreich verläuft, müssen klare Ziele und Meilensteine definiert werden, die den Fortschritt der neuen Teammitglieder erkennen lassen.
Um den Erfahrungsaustausch mit dem gesamten Team konsistent zu gewährleisten, sind Kollaborationsplattformen unverzichtbar.Videokonferenz-Tools bieten das geeignete Mittel, damit neue Remote-Mitarbeiter in die Teamkommunikation eingebunden werden. Persönliche Interaktionen innerhalb des gesamten Teams stellen sicher, dass sich jeder willkommen und von Anbeginn seiner Tätigkeit in die Projektarbeit integriert fühlt.
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Jetzt ausprobieren!Die Automatisierung repetitiver Aufgaben im Onboarding-Prozess für Remote-Mitarbeiter führt zur erheblichen Effizienzsteigerung. Typische Beispiele dafür sind die Zuweisung von Arbeitsmitteln und IT-Zugängen. Stellvertretend soll an dieser Stelle die Hardware- und Account-Bereitstellung für dieProjektmanagementsoftware genannt werden. Automatisierte Einarbeitung beinhaltet die rechtzeitige Bestellung der benötigten Ausstattung für den Arbeitsplatz, wie PC mit Zubehör, Software, aber auch die Kommunikationstechnik sowie Order und Lieferung an den Arbeitsort der Remote-Mitarbeiter. Automatisierungstools übernehmen die Einrichtung des Accounts mit den vereinbarten Zugangsberechtigungen, erstellen das benötigte E-Mail-Konto und weisen Kommunikationsrichtlinien zu.
Zum Tätigkeitsbeginn wird der neue Mitarbeiter durch eine automatisierte Begrüßungs-E-Mail empfangen und erhält die Checkliste für die ersten Einarbeitungsschritte mit entsprechend zugewiesenen Bearbeitungszeiten. KI-Onboarding-Lösungen überwachen die Einarbeitung und senden Erinnerungen an den Mitarbeiter bei fehlender Rückmeldung zum Bearbeitungsstand oder informieren die HR-Abteilung bei erfolgreicher Erfüllung der Aufgaben, damit der nächste Abschnitt im Einarbeitungsprozess initiiert werden kann.
Zu den wesentlichsten Vorteilen der HR-Automatisierung für Onboarding gehören Zeiteinsparung, da die Mitarbeiter der Personalabteilung von repetitiven Aufgaben entlastent werden, und die Reduzierung von Fehlern oder Versäumnissen, wie bei der eingangs beschriebenen Zuweisung von Arbeitsmitteln und IT-Zugängen. Effizientes Onboarding trägt zudem zur positiven ersten Mitarbeitererfahrung bei und fördert die Unternehmensbindung von Anfang an.
[BANNER type="lead_banner_1" title="Wie implementieren Sie HR-Software?" content-title="Wie implementieren Sie HR-Software?" description="Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, um eine Anleitung herunterzuladen und mit HR-Software zu starten. " picture-src="/images/content_de/articles/4-lead.png" file-path="/upload/files/DE-HR-management-software-implementation-guide.pdf"]Produktivitätswachstum während des Onboardings durch bedarfsgerechte Schulungen unter Zurverfügungstellung benötigter Ressourcen bestätigt den Erfolg, den automatisierte Einarbeitung gewährleisten kann. Voraussetzung für den richtigen Einsatz von Onboarding-Maßnahmen ist eine genaue Kompetenzanalyse der neuen Mitarbeiter. Die Identifizierung vorhandener Kenntnisse und Fähigkeiten bildet die Basis effizienter Schulungsmaßnahmen. Zu vermeiden sind zum Beispiel allgemeine Kurse über den Einsatz von Kollaborationstools, wenn sich der neue Mitarbeiter bereits in seiner früheren Tätigkeit jahrelange Erfahrungen auf diesem Gebiet aneignen konnte.
Sofern mehrere Remote-Mitarbeiter mit unterschiedlichen Voraussetzungen für die neue Tätigkeit eingestellt werden sollen, haben sich strukturierte Ressourcen und Wissensdatenbanken zur Schulung bewährt. Der On-Demand-Zugriff auf Schulungsmaterialien bietet gute Möglichkeiten zur Automatisierung des Trainings neuer Mitarbeiter. Die Erstellung einer Wissensbasis mit aufgezeichneten Webinaren und Video-Tutorials schafft in Verbindung mit praktischen Übungen und Simulationen die besten Voraussetzungen dafür, dass sich remote tätige Teammitglieder neue Fähigkeiten – aufbauend auf vorhandenem Wissen – aneignen können. Simulationen in einer sicheren Umgebung gestatten Fehler, aus denen sich sehr effektiv Schlussfolgerungen für die künftige Arbeit ableiten lassen.
Die frühzeitige Einbindung in die Projektarbeit in Verbindung mit der Zuweisung eines Mentors, der für Rückfragen bei auftretenden Problemen zur Verfügung steht, fördert den schnellen Wissenszuwachs und steigert bereits während der Onboarding-Phase die Produktivität.
Damit das Onboarding flexibel und skalierbar gestaltet werden kann, ist eine Kombination aus standardisierten Prozessen, Automatisierung und interaktiver Kommunikation erforderlich. Durch den Einsatz moderner Technologien kann die automatisierte Einarbeitung auch größerer Mitarbeiterzahlen ohne Qualitätsverlust vonstattengehen.
Eine wesentliche Rolle spielen dabei skalierbare Softwaretools für Kommunikation und Teamzusammenarbeit.Onlinearbeitsplätze, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, lassen sich schnell und flexibel an eine nahezu beliebige Anzahl von Mitarbeitern anpassen. Sie erleichtern einerseits den konsistenten Informationsaustausch während der Projektarbeit und gestatten andererseits die nahtlose Integration neuer Mitarbeiter unter Einbeziehung einer Wissensdatenbank zur Fortbildung im Rahmen des Prozesses „Learning by Doing“.
Unverzichtbar für den Onboarding-Erfolg einer größeren Mitarbeiterzahl ist die Fortschrittsverfolgung des Einarbeitungsprozesses. KI-Onboarding-Lösungen zur Überwachung des Lernfortschritts, sogenannte Learning Management Systems (LMS), werden zum Monitoring neuer Mitarbeiter eingesetzt. Dabei spielt deren Anzahl eine untergeordnete Rolle für die Softwareeffizienz.
Um sicherzustellen, dass sich die automatisierte Einarbeitung auch bei wachsenden Projektteams während des gesamten Prozesses qualitativ hochwertig und konstant vollzieht, sind Key-Performance-Indicators (KPIs) zu definieren, die eine Erfolgsmessung garantieren. Als Beispiele solcher Kennzahlen können der zertifizierte Abschluss von Schulungsmaßnahmen innerhalb einer vorgegebenen Zeit, regelmäßige Feedback-Berichte der Mitarbeiter zur geleisteten Arbeit oder der Zeitraum bis zum Erreichen der vollen Produktivität genannt werden.
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Die automatisierte Einarbeitung muss sich flexibel auf das Erfahrungsniveau der rekrutierten Mitarbeiter anpassen lassen. Unter Berücksichtigung des Kenntnisstandes sind Tools dahingehend zu konzipieren, dass bei vorhandenem Know-how Lernmodule übersprungen werden können, ohne den notwendigen Informationsfluss zu unterbrechen. Ein schnelleres Onboarding bereits erfahrener Fachleute wird zum Beispiel durch die Bereitstellung von Bausteinen mit Spezialwissen möglich, die für Berufseinsteiger erst zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoll einsetzbar sind.
Als besonders wichtig für den Onboarding-Erfolg soll an dieser Stelle auf die Festlegung individueller Ziele für jeden Einzelnen hingewiesen werden. Durch Parametrierung innerhalb der Automatisierung des Trainings neuer Mitarbeiter werden Erfolgskriterien personalisiert definiert. Die Festlegung sollte nicht allein durch die HR- und Projektverantwortlichen, sondern unbedingt in Abstimmung mit dem Neueingestellten vorgenommen werden.
Regelmäßige Feedbacks durch den Mitarbeiter und die bereits im Abschnitt zuvor genannte Monitoring-Software helfen bei der konsistenten Einordnung des erreichten Stands der Einarbeitung. Diese Methodik stellt sicher, dass jedes neue Teammitglied die von ihm benötigte individuelle Unterstützung erhält.
Mit der Bereitstellung aller wichtigen Informationen an einem zentralen Speicherort wird digitales Mitarbeiter-Onboarding erheblich vereinfacht und damit gleichzeitig effizienter. Neben der übersichtlichen Inhaltsstruktur, die in Unternehmensdaten, HR-Dokumente, IT-Ressourcen, Teamverzeichnisse und Schulungsunterlagen gegliedert sein sollte, ermöglicht eine leistungsfähige Suchfunktion das schnelle Auffinden der gewünschten Informationen.
Voraussetzung für die optimale Funktionsweise derWissensdatenbank ist die nahtlose Integration in die unternehmensweite IT-Systemarchitektur. Damit wird der automatisierte Zugang zu den Informationen für alle neuen Mitarbeiter ermöglicht. Wie bereits im Abschnitt zwei erläutert, übernehmen Automatisierungs-Tools die Einrichtung des Accounts, sodass bereits am ersten Arbeitstag die Nutzung der zentralen Wissensbasis gewährleistet wird.
Da das zentrale Portal unter Berücksichtigung gesetzter Zugriffsrechte auch den Zugang auf HR-Informationen zulässt, können neue Mitarbeiter ihre persönlichen Daten prüfen und gegebenenfalls anpassen. Über die eingesetzten Payroll-Tools werden Stundenabrechnung und Gehaltszahlung transparent, ein wichtiger Faktor für die automatisierte Einarbeitung.
Last but not least soll an dieser Stelle auf das Teamverzeichnis im Zusammenhang mit sozialen Interaktionen verwiesen werden. Neue Remote-Mitarbeiter benötigen unbedingt und möglichst schnell Kontakt zu ihren Teammitgliedern. Da physische Treffen eher selten stattfinden, sind Zusammenkünfte in Chatrooms, Foren oder innerhalb von Videokonferenzen von essenzieller Bedeutung. Die Anleitung zur Nutzung der Medien und wesentliche Informationen zu den direkten Ansprechpartnern sollten deshalb in der zentralen Informationsplattform leicht auffindbar sein.
Moderne Technologien nutzen die automatisierte Einarbeitung neuer Remote-Mitarbeiter in Verbindung mit Belohnungssystemen. Arbeiten neue Teammitglieder geografisch weit entfernt vom Unternehmenssitz, helfen virtuelle Unternehmensrundgänge dabei, einen ersten Eindruck von der neuen Arbeitsstelle zu gewinnen und Teammitglieder persönlich kennenzulernen. Der Einsatz von Virtual Reality (VR) gestattet einen Rundgang durch die Büroräume, in denen ein Teil der Projektmitarbeiter beschäftigt ist, Augmented Reality (AR) lässt den Nutzer zum Beispiel am Fertigungsprozess oder bei der Durchführung von Labortests teilhaben.
Gleichzeitig kann die Technologie dafür eingesetzt werden, um während des Onboarding-Prozesses Simulationen in einer geschützten Umgebung durchzuführen, wie bereits im Abschnitt drei erläutert wurde.
Die virtuelle Teilnahme an Workshops und Webinaren bietet neuen Mitarbeitern bereits während der Einarbeitungsphase die Gelegenheit, Führungskräfte oder hoch qualifizierte Fachleute bei der Arbeit zu erleben und mit ihnen in den Dialog einzutreten. Online-Workshops oder Teammeetings lassen sich durch Breakout-Sessions erweitern, bei denen die Remote-Mitarbeiter während ihres Onboardings in persönlichen Kontakt mit ihren Teammitgliedern kommen.
Zur Steigerung des Engagements dienen interaktive Abstimmungen und Umfragen zu den virtuellen Zusammenkünften. Hier können sich die Neueinsteiger aktiv beteiligen und ihre Meinung äußern, gegebenenfalls bereits erste Vorschläge zur Projektarbeit einbringen. Durch den Einsatz von Gamification-Elementen wie Punktesystemen oder Ranglisten werden neue Remote-Mitarbeiter zur aktiven Beteiligung während des Onboarding-Prozesses motiviert und belohnt.
Standardisierte Prozesse und optimales Onboarding im Personalwesen stellen sicher, dass alle neuen Remote-Mitarbeiter ohne Informationsverlust die gleichen Einarbeitungsschritte durchlaufen. Die Automatisierung repetitiver Aufgaben führt zu einer deutlichen Verbesserung der Effizienz und reduziert Fehler, bedarfsgerechte Schulungen und eine ausreichende Bereitstellung von Ressourcen zur Integration neuer Mitarbeiter in die Teamarbeit fördern die Produktivität.
Durch skalierbare Prozesse lässt sich die automatisierte Einarbeitung auch an größere Mitarbeiterzahlen ohne Qualitätsverlust anpassen. Mit der Bereitstellung aller wichtigen Informationen wie Unternehmensdaten, HR-Dokumente, IT-Ressourcen, Teamverzeichnisse und Schulungsunterlagen an einem zentralen Speicherort wird digitales Mitarbeiter-Onboarding erheblich vereinfacht. Interaktive Inhalte fördern Engagement und der Einsatz von Gamification-Elementen, wie Punktesysteme oder Ranglisten, belohnt neue Remote-Mitarbeiter.
Personalverwaltung und Workflow-Automatisierung sollten eine Einheit bilden. Mit dem Einsatz geeigneter Softwaretools lassen sich eine Reihe von Geschäftsprozessen innerhalb der Personalverwaltung deutlich effizienter gestalten. Bitrix24 liefert ein ausgezeichnetes Beispiel dafür. Der Onlinearbeitsplatz enthält neben spezifischen HR-Tools zur Mitarbeiterverwaltung auch eine ganze Reihe von Programmen, die sich hervorragend für den Onboarding-Prozess von Remote-Mitarbeitern eignen. Hervorgehoben werden sollen an dieser Stelle die zentrale Kommunikationsplattform als Cloud Anwendung, eine gut zu strukturierende Wissensbasis, die mit einer leistungsfähigen Suchfunktion ausgestattet ist und die Projektmanagementsoftware mit der KI-gestützten Aufgabenerstellung über den CoPilot, ein intelligentes Werkzeug, das bei der spezifischen Formulierung von Texten Unterstützung bietet und damit Neueinsteigern die Lösung ihrer ersten Arbeitsaufgaben erleichtert.
Schließlich bietet das Videokonferenzmodul beste Voraussetzungen zur schnellen Integration der remote tätigen Mitarbeiter, da diese aufgrund der einfachen Handhabung des Tools bereits beim ersten Teammeeting nach Aufnahme ihrer neuen Tätigkeit in die Projektarbeit integriert werden können.
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Folgende Tools sind am besten geeignet, um den Onboarding-Prozess zu automatisieren:
Remote-Teams profitieren von automatisiertem Onboarding vor allem durch