Die Globalisierung hatte den Grundstein für die Veränderung von Teamstrukturen gesetzt, die Corona-Krise sorgte für eine Beschleunigung dieser Veränderung und zwang im Grunde fast jedes Team virtuell zu werden. Dieser Wechsel in die Onlinewelt bringt manche Schwierigkeiten mit sich. Deshalb stellt sich die Frage, wie man virtuelle Teams führt. In folgendem Artikel geben wir 12 wichtige Tipps zur Führung virtueller Teams.
Hat man keine Möglichkeit mehr seine Teammitglieder persönlich zu treffen, geht nach und nach das Gefühl von Zusammenhalt verloren und leidet die persönliche Bindung. Um dies zu verhindern, setzen Sie regelmäßige Meetings an und beschränken Sie sich nicht auf den Mailverkehr oder telefonischen Kontakt. Eine Face-to-Face Interaktion hat eine deutlich positivere Auswirkung für die Arbeit in virtuellen Teams.
Ein Tipp zur Führung virtueller Teams, welcher nicht immer in der Hand der Teammitglieder liegt, ist die benötigte Technik. Um in einem virtuellen Team arbeiten zu können, benötigt jedes Mitglied neben einem PC auch Zugang zu schnellem Internet, Headset samt Mikrofon und einer Webcam. Sind diese technischen Notwendigkeiten nicht vorhanden, wird das virtuelle Teammeeting schnell zum zeitaufwendigen und nervenaufreibenden Desaster. Verbindungsabbrüche und eine schlechte Tonqualität wirken nicht nur unprofessionell, sondern sind absolute Motivationskiller. Fehlende Webcams rauben das Persönlichkeitsgefühl und können zur Ausgrenzung von Mitgliedern führen.
Anders als bei herkömmlicher Teamarbeit sind virtuelle Teams oft international. Während der Kollege in New York gerade mit der Arbeit beginnt, denken Sie schon an den Feierabend. Werden virtuelle Meetings nun auf Dauer so geplant, dass sie für eine Ortsgruppe von Vorteil, für die andere jedoch zum Nachteil sind, schadet das der virtuellen Teamkultur. Gehen Sie Kompromisse ein, um das Stimmungsbarometer auszupendeln und kein Ungleichheitsgefühl zu schaffen.
Ein weiterer Tipp für die Führung virtueller Teams sind klare Strukturen, Ziele und Aufgaben. Genauso wie ein Offline-Team kann ein virtuelles Team nur dann erfolgreich sein, wenn Ziele klar definiert und Aufgaben klar verteilt werden. Auch Struktur wird im virtuellen Team noch bedeutsamer. Dank Task-Tools sind Aufgaben und Ziele immer klar ersichtlich und jeweiligen Teammitgliedern zuzuordnen.
Soziale Isolation führt in virtueller Teamarbeit häufig zu Problemen innerhalb der Gruppe. Schaffen Sie die Möglichkeit von privatem Austausch. Zum Beispiel mit einem Meeting pro Woche, in dem kein Projekt besprochen wird. Menschen haben das Bedürfnis, sich mitzuteilen, und Privatgespräche fördern das Vertrauen und geben dem Team das Gefühl, sich besser zu kennen.
Auch virtuelle Teams durchleben die vier Entwicklungsphasen nach Tuckman (forming, storming, norming, performing). Es besteht jedoch die erhöhte Gefahr, dass man nicht über die Storming-Phase hinauskommt, wenn aufkeimende Konflikte nicht gelöst werden. Die Gefahr für virtuelle Teamleiter, einen Konflikt zu spät zu erkennen, ist deutlich größer als in einem Offline-Team. Umso wichtiger ist es für die Führung virtueller Teams, eine Kultur der Offenheit zu schaffen, damit Probleme angesprochen und Konflikte verhindert werden können.
Das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren ist ein herausfordernder Tipp zur Führung virtueller Teams. Denn durch die Isolation konzentriert sich jedes Teammitglied automatisch verstärkt auf die eigenen Aufgaben und Teilbereiche. Der Fokus für die Arbeit der Kollegen schwindet. Um dem entgegenzuwirken, bietet es sich, an jedes Teammitglied seine Fortschritte präsentierten zu lassen und etwaige Schwierigkeiten zu diskutieren. Das gesamte Team erlebt somit Erfolge und wird für mögliche Probleme Anderer sensibilisiert.
Schenken Sie jedem Teammitglied Gehör, um Ihr virtuelles Team erfolgreich zu führen und sorgen Sie für regelmäßiges Feedback. Analysieren Sie, was gut verlaufen ist und wo das Verbesserungspotenzial vorhanden wäre. Seien Sie als Teamleitung präsent und arbeiten verstärkt mit Mimik und Gestik. Diese Ausdrucksformen sind in Feedbackprozessen enorm wichtig und können bei virtueller Teamarbeit generell zu selten genutzt werden.
Ein Tipp zur Führung virtueller Teams, der vor allem in Zeiten von Home-Office eine noch gewichtigere Bedeutung bekommt, ist das Schaffen von klaren Arbeitszeiten. Da Berufs- und Privatleben noch enger verschmelzen und jedes Teammitglied jederzeit arbeiten kann, entwickelt sich schnell und gerne eine belastende Situation für Ihr virtuelles Team. Während die Einen morgens nicht erreichbar sind, versuchen Andere abends vergebens jemanden zu erreichen. Die Produktivität der Teamarbeit sinkt und Teammitglieder haben das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen. Schaffen Sie klare Arbeitszeiten für Ihr Team und führen einen virtuellen Begrüßungs- und Abschiedsgruß ein. So ist jederzeit klar, wann jemand verfügbar ist.
Tipps zur Führung von virtuellen Teams können nicht immer nur auf die Mitglieder oder das Team an sich abzielen, sondern auch auf die Teamleitung selbst. Es gibt immer wieder Skeptik gegenüber virtuellen Teams und Remote-Work. Ist die Teamleitung selbst davon betroffen, wird die Arbeit für das gesamte Team schwierig. Seien Sie offen für die neue Art der Arbeit und übermitteln Sie diese Positivität und Offenheit an Ihr Team.
Erfolge wollen gefeiert werden – egal ob offline oder virtuell. Die Erreichung von Meilensteinen oder der Abschluss eines gesamten Projekts ist ein Erfolgserlebnis für jedes einzelne virtuelle Teammitglied. Was ein Offline-Team vielleicht nach Dienstschluss in der Büroküche oder einer Bar macht, ist für virtuelle Teams leider nicht möglich. Umso wichtiger ist es, eine virtuelle „Feier“ einzubringen. Ein unbeschwertes Zusammentreffen aller Beteiligten mit einem Glas Wein stärkt den Zusammenhalt nachhaltig. Gelacht und gefeiert werden kann im Endeffekt nämlich auch virtuell.
Auch virtuelle Teams kommen nicht darum herum, sich zumindest einmal jährlich persönlich zu treffen. Am besten an einem Ort, der für alle gut erreichbar ist, sollte eine Face-to-Face Interaktion erfolgen. Besprechen Sie neue Projekte, blicken Sie zurück auf Geschafftes und stärken Sie den Zusammenhalt des Teams, in dem ein Treffen ein besonderer Moment ist, auf den gerne zurückgeblickt wird.
Abschließend kann man sagen, dass virtuelle Teams nur dann erfolgreich geführt werden können, wenn viele bereits bekannte Normen von Offline-Teams übernommen werden. Zusätzlich kommen neue Herausforderungen aufgrund der Distanz, aber auch Chancen, die ohne Remote-Work niemals möglich gewesen wären. Dank unserer Tipps zur Führung virtueller Teams steht einem erfolgreichen Zusammenarbeiten nichts mehr im Wege.