Durch den Begriff Workspace wird ein gemeinsamer Arbeitsort charakterisiert, den sich einzelne Personen, Teams oder ganze Unternehmen teilen. Der Online Workspace ist die Bereitstellung der technischen Ressourcen in einer Cloud, das heißt in einer Rechenzentrumsumgebung mit dem Zugriff über das Internet. Diese Zugriffsform hat sich in den letzten Jahren durchgesetzt und eigene Verbindungen über separat geschaltete Kommunikationsleitungen weitestgehend abgelöst. Die Bereitstellung der benötigten IT-Leistungen erfolgt über technische Schnittstellen mit den zugehörigen Protokollen und einer Clientsoftware auf dem PC oder dem Mobilgerät des Nutzers. Die kostengünstigste Lösung ist dabei der Webbrowser als Client Software.
Der Online-Workspace bietet Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen und spart teilweise erhebliche Investitionen in eine eigene Infrastruktur. Die Einsparungen betreffen sowohl Investitionen im Bereich Hard- und Software als auch Personalkosten für Fachleute, die für die IT-Wartung benötigt werden würden.
Eine Erweiterung von benötigten Ressourcen ist bei Bedarf meist problemlos möglich. Zudem werden die notwendigen Maßnahmen zur Ausfallsicherung und zum Schutz der Infrastruktur von Angriffen von Hackern durch den Dienstleister übernommen. Es gibt allerdings nicht nur Vorteile von Online-Arbeitsbereichen. Auf einige Nachteile von Online-Workspaces muss an dieser Stelle auch hingewiesen werden. Zu nennen sind die Tatsachen, dass unter Umständen sensible Firmendaten außerhalb des eigenen Unternehmens liegen, sich das Unternehmen in eine gewisse Abhängigkeit eines Dienstleisters begibt, bei Ausfall der Technik oder des Internetzugangs ein Arbeiten im Workspace nicht mehr möglich ist und bei der Auswahl des IT-Dienstleisters unbedingt auf die Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen zu achten ist. Für deutsche Unternehmen wird beispielsweise die Datenspeicherung in den USA bei großen Unternehmen wie Google oder Amazon derzeit praktisch ausgeschlossen.
Mit der richtigen Auswahl des Dienstleisters bringt ein Online-Arbeitsbereich einen so großen Nutzen, dass ein modernes Unternehmen auf diesen kaum noch verzichten wird, wie die sieben folgenden Vorteile zeigen.
Mit einem Online-Workspace und der richtigen Konfiguration haben die Mitglieder eines Projektteams Zugriff auf alle benötigten Daten, ganz gleich, von welchem Ort aus, zu welcher Zeit oder mit welchem Gerät. Egal, ob aus dem Büro mit dem PC oder unterwegs mit einem mobilen Endgerät, Arbeitsergebnisse können jederzeit kontrolliert, diskutiert und gespeichert werden.
Online-Arbeitsbereiche können Aktivitäten in Echtzeit darstellen. Alle Teammitglieder sind damit über den gerade aktuellen Stand der Arbeiten informiert. Jeder kann verfolgen, wer und zu welcher Zeit Änderungen an Inhalten vorgenommen hat. Aktuelle Versionen von Dokumenten sind sofort einsehbar, neue Termine werden in den Onlinekalender der betreffenden Mitarbeiter eingetragen.
Lokal zwischengespeicherte Daten werden synchronisiert, fertige Projekte sind archivierbar. Probleme mit Datenverlusten durch fehlerhafte Festplatten oder defekte externe Speichermedien gehören der Vergangenheit an.
Für die Mindmap als visuelle Methode, um komplexe Ideen darzustellen und im Team zu entwickeln, ist ein Online-Arbeitsbereich geradezu prädestiniert. Einmal entwickelt, kann die Grafik jederzeit ergänzt oder geändert werden, auch von Mitarbeitern, die an weiter entfernten Orten mit ganz anderen Arbeitszeiten am Projekt mitwirken. Solche Mindmaps fördern zudem das Engagement im Team, da die Inputs der einzelnen Mitarbeiter anschaulich berücksichtigt werden können.
Es gibt dazu Tools, die es nicht nur ermöglichen, das Brainstorming ansprechend grafische aufzubereiten, sondern das Ergebnis in viele gängige Formate wie PDF, RTF, TXT, HTML oder PNG zu exportieren und dann beispielsweise in eine Office-365-Anwendung oder Google Docs zu importieren. Mit Werkzeugen wie Bitrix24 wird kollaborativer Online-Workspace dahingehend unterstützt, dass eine Mindmapping-Integration zum Funktionsumfang gehört.
Der Online-Arbeitsbereich erleichtert die Optimierung des Aufgabenmanagements. Virtuelle oder hybride Teams, bei denen ein Teil der Mitarbeiter in der Firma tätig ist und ein anderer Teil remote arbeitet, haben die Möglichkeit, Aufgaben jederzeit flexibel festzulegen und anzupassen. Es ist dabei nicht notwendig, dass sich die Teammitglieder physisch an einem bestimmten Arbeitsort aufhalten. Auch der Teamleiter muss die Zuordnung nicht ständig überwachen. Der Online-Workspace fördert vielmehr die Arbeitsweise agiler Teams.
Genauso wie im Intranet des Unternehmens kann jedes Team und jeder Mitarbeiter – entsprechend seinen Zugriffsberechtigungen – über die einzelnen Aufgaben und den Fortschritt von Projekten auf dem Laufenden gehalten werden. Mit Kanban- oder Gantt-Charts lässt sich mit Tools wie Bitrix24 die Arbeit im Projektmanagement visualisieren und als Cloud-Anwendung im Online-Workspace verfügbar machen.
Ein Online-Arbeitsbereich bietet Cloudspeicher für ein professionelles Dokumentenmanagement. Der Vorteil eines solchen: Alle Dokumente befinden sich an einem zentralen Ablageort. Gleichzeitig sind sie aber von jedem Ort der Welt aus erreichbar, für die Mitarbeiter des Unternehmens, die über die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff verfügen.
Dateien lassen sich einfach ändern und ergänzen. Als Beispiel dazu sei ein Bauprojekt angeführt, welches durch Fotos während des Baufortschritts dokumentiert werden soll. Der Bauleiter schickt ganz einfach seine Fotos per Smartphone in den Online-Workspace und ordnet diese dem entsprechenden Dokument zu. Sofort sind alle am Projekt Beteiligten über den aktuellen Stand informiert.
Dokumente lassen sich versionsgesteuert bearbeiten und sperren. Damit wird gewährleistet, dass die Teammitglieder stets an der aktuellen Version der Datei arbeiten. Bitrix24 stellt eine solche kollaborative Plattform zur Verfügung. Eine Unterstützung gängiger Office-Formate gewährleistet unter anderem die Bearbeitung von MS-Office- und Google-Docs-Dateien. Der eigene Cloudspeicher Bitrix24.Drive sichert zudem die datenschutzkonforme Speicherung der Dateien und erfüllt gesetzliche Vorgaben.
Ausgereifte Softwareprodukte stellen einen Online-Arbeitsbereich in der eigenen Cloud-Anwendung zur Verfügung, der die Kommunikation zwischen Teammitgliedern oder innerhalb des gesamten Unternehmens unterstützt. Integrierte Messenger-Funktionen oder der Chat – als Einzel- oder Gruppenchat – erleichtern die kollaborative Zusammenarbeit ohne mühsames Durchsuchen von E-Mails, um Informationen oder Antworten zu gestellten Fragen zu erhalten.
Ein weiteres Mittel zur Kommunikation ist das Intranet, welches Informationen unternehmensweit publiziert. Entsprechende Threads können kommentiert und diskutiert werden.
Reichen diese Mittel zur Information nicht aus, lassen sich Videokonferenzen über den integrierten Onlinekalender ankündigen, einberufen und durchführen. Während einer Videokonferenz ist es möglich, digitale Inhalte einzufügen, wie Präsentationsfolien, Audio- oder Videoinhalte und parallel dazu Umfragen oder Abstimmungen laufen zu lassen.
Online-Workspace ist sicher und bietet heute eine selbstverständliche SSL-Verschlüsselung beim Zugriff auf die Daten bis hin zur Zweistufen-Authentifizierung bei der Anmeldung und einer festgelegten automatischen Logoutzeit bei Inaktivität durch den Nutzer.
Hierarchische Genehmigung-Workflows sichern die Aktualität von Dokumenten und die finale Freigabe der Endfassung. Damit wird gewährleistet, dass wichtige Dokumente tatsächlich gelesen werden, können Leseanforderungen eingerichtet werden. Ebenso ist es möglich, vor der Veröffentlichung wichtiger Informationen eine Genehmigungsanfrage zu stellen und die Freigabe durch den Teamleiter zu veranlassen.
Tools - wie Bitrix24 - verfügen neben der Vergabe von Dateiberechtigungen auch über die Möglichkeit der Zuweisung von Gruppenberechtigungen zum Teilen von Dateien, die zwar das Lesen der Dokumente erlauben, nicht aber die Lese- und Schreibrechte für den Ordner erteilen, in dem sich die Datei befindet.
Ein guter Online-Arbeitsbereich ermöglicht die Zusammenarbeit bzw. den Datenaustausch zwischen Tools verschiedener Anbieter. Damit wird die Investitionssicherheit gewährleistet. Bereits eingesetzte und in der Praxis bewährte Softwareprodukte können weiterhin genutzt werden. Besonders ein notwendiger Wechsel zwischen verschiedenen Plattformen, seien es Betriebssysteme oder verschiedene Anwendungen, kann die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams sehr erschweren.
Hier ist es wichtig, dass standardisierte Prozesse, Vorlagen und Formulare eine Datenübergabe zwischen den Systemen gewährleisten. Bitrix24 bietet einen Workspace in der eigenen Cloud, bei dem die Mitarbeiter nicht nur gemeinsam an Dokumenten arbeiten können, sondern gleichzeitig ein integriertes CRM zur Verfügung haben, welches das Team bei der Bewältigung komplexer Aufgaben in Marketing und Vertrieb unterstützt. Der Wechsel zwischen unterschiedlichen Programmen und das Suchen von Informationen entfällt, da kollaborative Tools die Kommunikation innerhalb eines und zwischen verschiedener Teams unterstützen.