Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt, denn in vielen Unternehmen wurde hybrides Arbeiten zur Normalität. Dieser Mix aus der Tätigkeit vor Ort und aus der Ferne bietet unzählige Vorteile. Dazu gehören zum Beispiel das Einstellen von Mitarbeitern unabhängig vom Standort oder eine bessere Work-Life-Balance für Arbeitnehmer.
Die Kommunikation in hybriden Teams stellt jedoch oft eine Herausforderung dar. Sie wird durch fehlende Interaktionen, verschiedene Zeitzonen und Sprachen oder auch die Nutzung zahlreicher Tools erschwert. Es kommt zu Missverständnissen, Informationsverlust oder dem Gefühl der Isolation, die den Teamerfolg erheblich gefährden können.
Da die Zusammenarbeit ein wichtiger Erfolgsfaktor ist, erläutern wir im folgenden Artikel häufige Kommunikationsprobleme im Team und wie Vorgesetzte und Mitarbeiter eine offene und transparente Kommunikationskultur fördern können.
Bitrix24 ist eine zentrale Plattform, die CRM mit Projektmanagement vereint und über die sich Ihre Teams problemlos austauschen können. Optionen wie interner Chat, Notizen, Videokonferenzen und E-Mail sorgen für eine effektive Kommunikation, ganz gleich, ob sich Ihre Mitarbeiter im Büro oder Home-Office befinden.
Probieren Sie Bitrix24 mit Chat, E-Mail, Videokonferenzen und anderen Tools zur effektiven Kommunikation.
Jetzt startenFehler bei der Kommunikation im Team können mehrere Ursachen haben. Teammitglieder arbeiten oft an mehreren Standorten oder zu unterschiedlichen Zeiten, was zu Missverständnissen und einer Problemen bei der Koordination führen kann. Dabei gibt es die drei nachstehenden wichtigen Problemfelder.
Remote-Teams und die Mitarbeiter im Büro nutzen oft unterschiedliche Kommunikationskanäle. Einige bevorzugen beispielsweise E-Mails, andere wiederum Plattformen wie MS Teams oder Slack.
Häufig fehlen klare Kommunikationsregeln und wichtige Nachrichten gehen verloren oder werden nicht weitergegeben. Ohne zentrale Plattform ist die Team-Kommunikation eingeschränkt, weil Mitarbeiter keinen Überblick über die gesamten Daten haben und nicht auf dem neuesten Stand sind.
In hybriden Teams sind die Mitglieder häufig abwesend, was sich negativ auf die emotionalen Beziehungen auswirkt. Spontane Gespräche, wie sie in einer Arbeitsumgebung im Büro stattfinden, sind aufgrund der Entfernung nicht möglich.
Darunter kann die Teamdynamik leiden und es wird kein “Wir”-Gefühl aufgebaut. Außerdem ist es bei nonverbaler Kommunikation schwierig, Botschaften zu deuten, wodurch langfristig das Vertrauen in das Team geschwächt wird.
Mitarbeiter an unterschiedlichen Arbeitsplätzen wie in hybriden Teams machen die Zusammenarbeit schwierig. Bei dieser asynchronen Kommunikation erreicht eine Botschaft den Empfänger zeitversetzt. Dann kommt es zu Fehlschlüssen oder ganze Projekte geraten ins Stocken. Wenn keine gemeinsamen Zeitfenster oder klare Prozesse für die Teamarbeit festgelegt werden, kann das den Erfolg und die Teamkultur gefährden.
Probleme bei der Kommunikation im Unternehmen können durch verschiedene Aspekte entstehen, wie durch unterschiedliche Arbeitsumgebungen oder Zeitzonen, technische Barrieren sowie mangelnde persönliche Interaktion. Wenn Teams ihr volles Potenzial entfalten sollen, müssen Manager diese Hindernisse erkennen und sie direkt angehen.
Eines der Hauptprobleme von hybriden Teams sind Informationssilos. Wenn wichtige Informationen nur vor Ort weitergegeben werden, fühlen sich Remote-Mitarbeiter ausgeschlossen. Bei Meetings oder Begegnungen im Büro fallen oft spontane Entscheidungen, die nicht mit den Kollegen im Home-Office geteilt werden. Sie sind in diesem Fall nicht auf dem gleichen Informationsstand wie ihre Mitarbeiter vor Ort, weil neue Informationen nicht oder nicht ausreichend dokumentiert werden.
Zentrale Plattformen wie Bitrix24 oder MS Teams können die Kommunikation im Team verbessern. Sie strukturieren den Austausch und halten alle Informationen an einem Ort bereit. Auf diese Weise können Unternehmen Updates, wichtige Dokumente oder Gesprächsprotokolle allen zugänglich machen, ohne dass ein Informationsverlust entsteht. Die konsequente Nutzung dieser Kommunikationstools verhindert somit, dass der Informationsfluss abbricht.
Unklare Rollenverteilungen und Verantwortlichkeiten sind ebenfalls Gründe für Kommunikationsfehler. Bei begrenztem persönlichen Austausch treten daher häufig Missverständnisse auf und es kommt zu doppelter Arbeit. Ein Teammitglied, das keine Informationen über die Zuständigkeit hat, ist vielleicht weniger effizient und motiviert.
Projektmanagement-Tools wie von Bitrix24 oder Asana sind eine Option hierfür. Sie sorgen für Transparenz, weil sie jeder Rolle die entsprechenden Aufgaben zuordnen. Alle Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten sind auf einen Blick sichtbar und immer aktuell. Dank der Definition von Workflows können Mitarbeiter ihre Ressourcen besser einsetzen und übersehen keine wichtigen Informationen.
Einige Teammitglieder erhalten zu wenig Nachrichten und andere wiederum fühlen sich von der Menge überwältigt. Unendlich viele E-Mails, Chat-Nachrichten oder Videoanrufe, auf die Kollegen reagieren müssen, wirken sich negativ auf die Motivation und Produktivität aus. Manchmal verbringen Arbeitnehmer mehr Zeit mit der Verwaltung ihrer Kommunikation als mit ihren eigentlichen Aufgaben.
Zu den Methoden, die eine Balance schaffen, gehören klare Leitlinien. Am besten ist es, wenn Sie eindeutig definieren, welche Kanäle für welche Kommunikation genutzt werden und wie oft Meetings stattfinden. Außerdem ist nicht jede Information gleich wichtig, daher ist bewusste Kommunikation der Schlüssel zum gemeinsamen Erfolg.
Der Aufbau persönlicher Beziehungen ist aufgrund der räumlichen Distanz kompliziert. Ohne direkte Interaktion fehlt es Teamkollegen oft an Vertrauen, die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist. Viele Arbeitnehmer im Home-Office führen sich weniger in das Team integriert und erleben ein Gefühl der Isolation.
Diese Schwierigkeiten können Sie durch virtuelle Team-Building-Aktivitäten, Videochats in der Kaffeepause oder regelmäßige persönliche Treffen beheben. Auch gemeinsame Online-Workshops oder virtuelle Spiele stärken das Gemeinschaftsgefühl, wenn man nicht am selben Ort arbeitet. Sie fördern das Verständnis für Kollegen und helfen oft dabei, Konflikte zu lösen.
Die Fähigkeit, mit digitalen Tools umzugehen, ist eigentlich eine Grundvoraussetzung für Hybridarbeit, allerdings sind nicht alle Mitarbeiter darin geschult. Darüber hinaus können eine gestörte Internetverbindung oder Softwareprobleme die Zusammenarbeit erheblich behindern. Die Folgen sind Frustration auf allen Seiten und die Verzögerung von Projekten.
Jede Führungskraft muss daher regelmäßige Schulungen und einen zuverlässigen technischen Kundenservice sicherstellen. Teammitglieder sollten Zugang zu allen Ressourcen haben, die ihnen bei der Bedienung von Tools weiterhelfen. Wenn bei mehreren Kollegen dieselben Schwierigkeiten auftreten, kann ein virtuelles Meeting vorteilhaft sein, in dem es Tipps und Anleitungen zur Nutzung von Software-Lösungen gibt.
Bei globalen Teams gibt es die Herausforderung verschiedener Zeitzonen. Gute Kommunikation im Team ist schwierig, weil nicht alle verfügbar sind. Ohne eindeutig festgelegte Prozesse können Fristen gefährdet sein oder das Ziel eines Projekts wird nicht erreicht.
Ein sinnvoller Ansatz sind asynchrone Kommunikationsmethoden innerhalb eines bestimmten Zeitfensters. Teammitglieder kommunizieren also nicht in Echtzeit, sondern nutzen einen festgelegten Zeitraum, um zu antworten oder dringende Aufgaben zu bearbeiten. Hierfür sind Kollaborationstools wie Bitrix24 oder Trello von Vorteil, mit denen Sie Fortschritte dokumentieren und für alle nachvollziehbar machen können.
Um in hybriden Teams die Kommunikation zu verbessern, sind mehr als nur Tools notwendig. Unternehmen müssen strategisch planen, damit sie die richtigen Maßnahmen ergreifen und umsetzen. Dafür gibt es folgende wichtige Ansätze.
Hybride Teams brauchen eine klare Strategie, die festlegt, wie, wann und über welche Kanäle kommuniziert werden soll. Mit einem solchen Konzept, das Regeln für den Austausch festlegt, werden Informationen strukturiert und kommen rechtzeitig beim jeweiligen Mitarbeiter an.
Manche Firmen bestimmen einen Kommunikationsverantwortlichen, der eine entsprechende Richtlinie ausarbeitet und die Umsetzung überwacht. Falls es Schwierigkeiten gibt, muss dieser den Plan überarbeiten und anpassen, um eine gute Kommunikation aufrechtzuerhalten.
Kontinuierliche Feedbackschleifen sind eine Voraussetzung, um die Team-Kommunikation zu verbessern. Durch diese Rückmeldungen erkennen Firmen Schwierigkeiten rechtzeitig und können sofort gegensteuern. Hierfür eignen sich spezielle Feedback-Runden oder anonyme Umfragen besonders gut, in denen Mitarbeiter Kritik oder Verbesserungsvorschläge äußern und ihre Eindrücke mitteilen können.
Wichtig ist dabei, dass die Führung des Unternehmens alle Teammitglieder gleichermaßen einbezieht, egal wo sie sich befinden. So fühlen sich alle gehört und berücksichtigt, was wiederum das Vertrauen und die Teamkultur stärkt.
Mitarbeiter können einheitliche Software-Lösungen nutzen, die eine einfache und transparente Kommunikation sicherstellen. Dabei sollten alle dieselbe Anwendung verwenden oder zumindest bestimmte Nachrichten über vorher festgelegte Kanäle senden.
Auch wenn manche Unternehmen eigenständige Tools einsetzen, ist die Nutzung einer zentralen Plattform die bevorzugte Lösung. Ein Beispiel hierfür ist Bitrix24, das neben CRM auch Funktionen für Projekt- und Dokumentenmanagement sowie für die Kollaboration umfasst.
Sie können mit Bitrix24 die gesamte Teamkommunikation sicherstellen, egal ob es um Projekte oder andere Angelegenheiten geht. Damit Ihre Teammitglieder vom regelmäßigen Kontakt und Austausch profitieren, gibt es folgende Funktionen:
Da viele Menschen Kommunikation unterschiedlich auffassen, sollten Unternehmen einen einheitlichen Kommunikationsstil entwickeln. Bei Mitarbeitern an verschiedenen Arbeitsorten und mit einem anderen kulturellen Hintergrund ist das von besonderer Bedeutung.
Bei Schwierigkeiten sollte die Unternehmensführung zuhören und die Angelegenheit aus der Perspektive des Teammitglieds betrachten, bevor sie Schlussfolgerungen zieht. Verständnis für die Situation und das Einbeziehen der Kollegen in eine gemeinsame Problemlösung, die alle zufriedenstellt, ist hinsichtlich der Mitarbeiterzufriedenheit von großem Wert.
Auch für Manager selbst gibt es einige Möglichkeiten, die Kommunikation bei hybrider Arbeit zu verbessern. Es geht nicht nur darum, bestimmte Richtlinien und Tools festzulegen, sondern aktiv an der Gestaltung einer qualitativ hochwertigen Kommunikation mitzuwirken.
Als Vorgesetzter sind Sie das Beispiel für eine offene und klare Kommunikation im Team. Das gilt besonders in der Remote-Arbeit, wo Kollegen keinen persönlichen Kontakt mit Teammitgliedern haben. Leben Sie vor, wie Sie die Kommunikationsregeln umsetzen, damit alle anderen sich daran halten.
Wenn Sie ein schlechtes Vorbild sind, wird es schwer, Ihr hybrides Team von den Vorzügen Ihrer Leitlinien zu überzeugen und es zum Nachmachen zu inspirieren. Wenn Veränderungen anstehen, sollten Sie diese rechtzeitig und offen allen mitteilen.
Niemand im Team sollte Angst haben, sich zu Wort zu melden, Bedenken zu äußern und Fragen zu stellen. Sorgen Sie daher für eine Kommunikationskultur, die alle einbezieht und in der jeder seine persönlichen Einblicke äußern kann. So fühlen sich Teammitglieder gehört und Sie erhalten Anregungen, wie Sie die Kommunikation verbessern können.
Virtuelle Meetings sollten moderiert werden, damit alle Stimmen zu Wort kommen. Am besten ist es, wenn Sie eine Agenda zu den einzelnen Themen festlegen und Mitarbeiter vorher ihre Vorschläge einreichen können. Dadurch fühlt sich niemand ausgeschlossen und Sie stellen sicher, dass Sie keine Ideen oder Hinweise verpassen.
Sie sollten die Qualität der Kommunikation beim hybriden Arbeiten nicht dem Zufall überlassen, sondern sie messen und anpassen. So können Sie Schwachstellen feststellen und gezielt Verbesserungen vornehmen.
Die wichtigsten Instrumente hierfür sind Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Tools. Hiermit erhalten Sie Einblicke in die Zufriedenheit Ihrer Teams und erfahren, ob Ihre Kommunikationskonzepte wirksam sind.
Weitere Hinweise geben KPIs wie die Abschlusszeiten von Projekten, die Häufigkeit von Missverständnissen oder die Teilnahmequote an Meetings. Auf dieser Basis können Manager neue Tools einführen oder bestehende Prozesse optimieren.
Die ständige Verbesserung ist eine Schlüsselkomponente – seien Sie daher bereit für Rückmeldungen und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Strategie. Wenn Sie eine offene und produktive Kommunikationskultur etablieren, sorgen Sie für den langfristigen Erfolg Ihrer hybriden Teams.
Hybride Teams stehen vor allem bei der Kommunikation vor besonderen Herausforderungen. Räumliche Distanz, verschiedene Zeitzonen und technische Barrieren können den Austausch einschränken. Mit einem Kommunikationskonzept, Feedback und digitalen Tools können Sie Schwierigkeiten angehen. Außerdem fördern regelmäßige Teamaktivitäten die Integration alle Mitarbeitenden und klare Richtlinien vermeiden Überforderung. Als Vorgesetzter spielen Sie eine Schlüsselrolle, indem Sie Vorbild sind und eine inklusive Kommunikationskultur sicherstellen.
Kollaborationstools wie Bitrix24 bieten Ihnen alle Möglichkeiten, die Zusammenarbeit und Kommunikation Ihrer hybriden Teams zu verbessern. Funktionen wie CRM und Projektmanagement, gepaart mit Chats, Sofortnachrichten und Videokonferenzen ermöglicht Ihnen, Ihr Kommunikationskonzept einfach umzusetzen.
Probieren Sie Bitrix24 mit Chat, E-Mail, Videokonferenzen und anderen Tools zur effektiven Kommunikation.
Jetzt startenIntrovertierte Teammitglieder fühlen sich oft wohler, wenn sie ihre Meinung schriftlich äußern können, anstatt in einer Videokonferenz vor vielen Teilnehmern zu sprechen. Sie können sich in asynchroner Kommunikation oder in Umfragen mitteilen.
In globalen Teams gibt es häufig kulturelle Unterschiede, daher müssen die Kommunikationsstandards auf gegenseitigem Respekt beruhen. Vorgesetzte sollten sich über den jeweiligen Hintergrund informieren und eine offene und inklusive Atmosphäre vorleben. Außerdem helfen interkulturelle Schulungen oder Tools mit verschiedenen Sprachen, diese Hindernisse zu überwinden.
Für die Konfliktlösung benötigen Sie einen klaren und strukturierten Ansatz, denn Missverständnisse werden durch die Entfernung oft verstärkt. Als Manager sollten Sie Konflikte frühzeitig erkennen und in Einzelgesprächen oder moderierten Meetings ansprechen. In einer offenen Diskussionskultur können Sie Probleme leichter sachlich und lösungsorientiert zur Sprache bringen.