Hochproduktive Menschen verfügen über eine Mission oder eine Zielstellung für ihr gesamtes Leben und richten ihr Handeln daran aus. Wird der Mensch von einer bestimmten Intension angetrieben, erhöht das die Wahrscheinlichkeit, hart an der Verwirklichung zu arbeiten.
Langfristige Lebensziele müssen zwangsläufig in kleinere Abschnitte unterteilt werden, nach denen jeweils Bilanz gezogen werden kann. Ähnlich verhält es sich im Arbeitsprozess. Projektziele und komplexe Arbeitsaufgaben werden in Teilaufgaben zerlegt, mit einer Zeitachse versehen und nach Prioritäten geordnet. Auf diese Weise entstehen To-do-Listen, die konsequent umgesetzt werden.
Hochproduktive Menschen konzentrieren sich vorzugsweise auf ihr Fachgebiet und lassen sich davon nicht ablenken. Arbeiten, die nicht ihrer Qualifikation entsprechen, werden delegiert. Damit ihr kreatives Potenzial ausgeschöpft werden kann, müssen auch die fleißigsten Menschen mit ihrer Energie haushalten. Sie beachten deshalb die biologische Uhr ihres Körpers und beachten es bei der Arbeit. Auf Phasen höchster Konzentration und Arbeitsintensität müssen Erholungsphasen folgen. Solche Techniken, wie das Promodoro-Prinzip, helfen dabei.
Ohne technische Unterstützung wird der fähigste Mitarbeiter in der modernen Industriegesellschaft scheitern. Zu den Prinzipien hochproduktiver Menschen gehört deshalb folgerichtig die Nutzung moderner Arbeitsmittel und digitaler Tools. Die Arbeit effektiver zu gestalten, ist kein Geheimnis und lässt sich erlernen. Damit dieser Prozess erfolgreich verläuft, halten Sie sich an folgende Tipps.
Hochproduktive Menschen sind in der Lage, ihre Arbeitsaufgaben genau vorauszuplanen. Sie arbeiten hoch konzentriert und ohne Ablenkung, solange ihre Konzentrationsphase anhält. Da niemand über Stunden auf diese Weise tätig sein kann, legen sie in einem bestimmten Rhythmus kurze Pausen ein, in denen sie sich erholen können.
Als produktive Tätigkeiten werden alle Arbeiten geistiger oder körperlicher Art verstanden, die auf die Schaffung von Gebrauchswerten materieller oder ideeller Art ausgerichtet sind. Im betriebswirtschaftlichen Sinn bedeutet produktives Arbeiten, dass ein den Zielvorstellungen entsprechendes Ergebnis durch einen möglichst geringen Aufwand unter Schonung der Ressourcen erzielt wird.
Wer viel arbeitet, ist nicht zwangsläufig produktiv. Um produktiv zu sein, muss man die wirklich wichtigen Arbeitsaufgaben erledigen, ohne den Überblick über den gesamten Arbeitsumfang zu verlieren. Eine Orientierungshilfe dazu bietet die Eisenhower-Matrix, die Arbeiten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einordnen lässt (von wichtig und dringend bis unwichtig und nicht dringend).
Die effizienteste Aufgabenerledigung erfolgt durch hoch konzentrierte Tätigkeit ohne Ablenkung. Effizient arbeiten, bedeutet dabei das Setzen von Prioritäten auf die wichtigsten Aufgabenstellungen. Diese müssen zuerst unter Einhaltung der Zeitvorgaben zu Ende gebracht werden, ehe zu einer neuen Arbeit übergegangen wird.
Ein umfangreiches Tool für Teamarbeit
Produktivitäts-Apps erleichtern die Erfüllung der täglichen Aufgaben und sorgen dafür, dass die Ablenkung minimiert wird. Bitrix24 bietet eine ganze Reihe von Tools an, die beim richtigen Einsatz zu einer deutlichen Steigerung der Arbeitsproduktivität beitragen werden.
Über To-do-Listen lassen sich Aufgabenlisten erstellen. Projektmanagement unterstützt die Zusammenarbeit im Team, alle notwendigen Projektunterlagen und Dokumente lassen sich zentral – auch in einem Cloudspeicher – verwalten, der Workflow kann automatisiert und die Arbeitslast verwaltet werden. Ein gemeinsamer Kommunikationsbereich sorgt dafür, dass Teams zusammenarbeiten können. Da alle wichtigen Tools in einer mobile App verfügbar sind, wird auch der Arbeit von Vertriebsteams und remote arbeitenden Mitarbeitern keine Grenze gesetzt.
Die technische Unterstützung kann einer der wesentlichsten Faktoren zur Steigerung der Leistungsfähigkeit sein, hochproduktive Menschen verlassen sich aber nicht allein darauf. Die Ablenkung durch soziale Medien und das Verlangen nach dem ständigen Check der E-Mails sind für eine effektivere Arbeit kontraproduktiv. Nutzen Sie deshalb fest definierte Zeiten für E-Mails, Facebook und Co.
Die E-Mail war viele Jahre das unübertroffene Werkzeug für eine schnelle Kommunikation im Unternehmensalltag. Diese Zeit ist vorbei. Heute verstopfen täglich hunderte elektronische Nachrichten die Postfächer. Nur ein Teil dieser Nachrichten ist dabei von Bedeutung und erwünscht. Hochproduktive Menschen beschränken deshalb ihre E-Mail-Aktivitäten und nutzen alternative Kommunikationsmöglichkeiten.
Auf die eigene Beschränkung der Zeiten, die mit der Beantwortung von Mails in Anspruch genommen werden muss, wurde bereits hingewiesen. Außer zu festgelegten Zeiten sollte das Postfach geschlossen bleiben. Zusatztools zeigen bei geschlossenem E-Mail-Client an, wenn ein Empfänger eine wichtige an ihn gerichtete E-Mail geöffnet hat.
Andere Kommunikationsmittel können E-Mail-Programme ersetzen und sind für bestimmte Funktionen deutlich effektiver. Termine lassen sich mit entsprechenden Tools planen und abstimmen, inklusive automatischer Erinnerungsfunktion. Chats oder Videokonferenzen sind eine Möglichkeit zur direkten und schnellen Kommunikation. Mit den geeigneten Werkzeugen lassen sich Dokumente verschicken und Termine im Kalender verankern. Videokonferenzen eignen sich zudem als Ersatz für Meetings mit physischer Präsenz und können damit Reisekosten und Zeit sparen.
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, durch den Einsatz der richtigen Technologien die eigene Leistungsfähigkeit zu steigern. Hochproduktive Menschen benutzen einen Großteil davon. Dazu gehören einige simple Methoden, die sich leicht erlernen lassen oder zusätzliche Ausrüstungskomponent.
Beispiele für produktive Arbeit sind das Erlernen von Tastenkombinationen bei der PC-Arbeit und der Einsatz von Vorlagen. Es lohnt sich, Tastenkombinationen für häufig benutzte Funktionen zu verwenden, als immer wieder zur Maus zu greifen, um eine Funktion zu aktivieren. Der Einsatz von selbst erstellten oder vorgefertigten Vorlagen für ständig wiederkehrende Aufgaben, wie zum Beispiel Monatsberichte oder E-Mail-Bestellungen beim Lieferanten, bringt einen sofort erkennbaren Produktivitätsgewinn. Der zweite Monitor kann die Arbeit am PC bei Grafikanwendungen oder der Bearbeitung sehr großer Kalkulationstabellen deutlich verbessern und erleichtern.
Der andere Aspekt ist die Zeiterfassung für die einzelnen Aufgaben des Arbeitstages. Mit nützlichen Tools, wie sie Bitrix24 mit der Stoppuhr oder der Zeitaufwandserfassung bereitstellt, haben Sie die verbrauchte Arbeitszeit stets unter Kontrolle. Nachdem eine Aufgabe begonnen worden ist, wird der Arbeitsfortschritt dokumentiert.
Komplexe Aufgabenstellungen schrecken viele Menschen ab, weil die Herausforderung riesig erscheint. Hochproduktive Menschen und effizient arbeitende Teams strukturieren solche Anforderungen in Teilaufgabe und versehen sie mit einer Zeitleiste. Dabei ist der Einsatz einer geeigneten Software sehr hilfreich.
Mittels Gantt-Diagrammen lässt sich ein Gesamtbild aller Teilaufgaben und die Integration in das Projekt darstellen. Der Arbeitsfortschritt wird festgehalten, Verzögerungen sind auf einen Blick erkennbar. Über Gantt-Diagramme werden Teilaufgaben miteinander verknüpft und Ressourcen dargestellt. Mittels Kanban-Boards wird der Bearbeitungsstand der jeweiligen Teilaufgaben erfasst. Auf solchen Tafeln wird der Starttermin einer Teilaufgabe markiert und die Erfüllung ausgewiesen. Durch diese technischen Hilfsmittel können Teilaufgaben erkannt werden, deren Abfolge sich wiederholt. Vorlagen lassen sich daraus erstellen und im Ergebnis wird ein hochproduktiver Automatisierungsprozess erstellt, der immer wiederkehrende Teilaufgaben auch in späteren Projekten effizient löst.
Es gehört zu den weitverbreiteten Irrtümern, dass sich hochproduktive Menschen durch besondere Fähigkeiten im Multitasking auszeichnen. Multitasking behindert aber eher die Produktivität, als sie zu fördern. Produktive Arbeitsgewohnheiten zeichnen sich dadurch aus, dass einzelne Aufgaben mit höchster Konzentration und Effizienz verfolgt werden. Wenn es ein vorgegebener Zeitplan die Erfüllung mehrerer Aufgaben an einem Tag oder innerhalb eines Zeitrahmens erforderlich ist, ist es besser, sich die zur Verfügung stehende Arbeitszeit in Abschnitte aufzuteilen. Beginnen Sie zunächst mit der Aufgabenstellung der höchsten Priorität und setzen Sie sich ein Zwischenziel (Milestone). Wechseln Sie erst nach dem Erreichen dieser Milestones zur Aufgabe mit der folgenden Priorität.
Beim Multitasking wechseln die Gehirnaktivitäten über einen längeren Zeitraum aktiv zwischen zwei oder mehreren Aufgabenstellungen. Dies führt fast zwangsläufig zu einem Verlust an Genauigkeit und reduziert zudem die Geschwindigkeit der gedanklichen Abläufe. Bei der Mehrzahl der Berufstätigen – dabei sind hochproduktive Menschen ausdrücklich inbegriffen – senkt eine ständige Unterbrechung begonnener Arbeitsaufgaben sowohl die Kreativität als auch Leistungsfähigkeit. Wissenschaftliche Untersuchen belegen die Tatsache, dass häufiges Multitasking die Gedächtnisleistung schwächt. Längerfristig kann Multitasking damit sogar zum Karrierekiller werden.
Arbeit erledigen bedeutet auch, einen Teil der Aufgaben zu delegieren und einmal „nein“ zu sagen, um hochproduktiv tätig sein zu können. Es ist nicht die Aufgabe der produktivsten Mitarbeiter, die gesamte Last des Erfolges für das Unternehmen allein zu tragen. Arbeit kann besonders dann effizient erledigt werden, wenn fachlich kompetente Mitarbeiter die Arbeit leisten, die ihrer Kompetenz entspricht. Deshalb ist es wichtig, Routinearbeiten oder Tätigkeiten, die andere Teammitglieder ebenso gut erledigen können, zu delegieren. Damit ein qualifizierter Mitarbeiter hochproduktiv arbeiten kann, muss er von seinem Teamleiter oder dem Management des Unternehmens eine Möglichkeit bekommen, Arbeiten, die nicht seiner Qualifikation entsprechen, in höflicher und bestimmter Art abzulehnen. Das setzt allerdings eine entsprechende Unternehmenskultur voraus.
Hochproduktive Menschen kennen den Wert Ihrer eigenen Arbeitszeit, schätzen diese als wertvolle Ressource und können dies auch im Zusammenhang mit einer Ablehnung erklären. Denn eines ist sicher: Aufgabenstellungen, die nicht die Fähigkeiten der jeweiligen Teammitglieder ausschöpfen, sind eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen.
Auch die kreativsten und fleißigsten Menschen sind produktiver, wenn sie mit einem Team zusammenarbeiten. Dazu bedarf es nicht unbedingt der gemeinsamen Arbeit im gleichen Büro oder im Unternehmen. Auch hybride Arbeitsmodelle und die Remotearbeit im Homeoffice sind kein Hinderungsgrund für die Zusammenarbeit.
Mit den richtigen Kollaborationstools wird der Erfahrungsaustausch via Chat oder Videokonferenz zum Standard. Gerade hochproduktive Menschen schätzen diese Form der Teamarbeit, bei der sich Phasen der eigenen Arbeit mit kommunikativen Phasen innerhalb eines Teams abwechseln. Das bietet den Vorteil zur Bewertung der bisher geleisteten Arbeit, lässt sich mit der Delegation von Teilaufgaben verbinden und bietet die Möglichkeit andere Teammitglieder mit Tipps und Ratschlägen zu motivieren oder selbst solche entgegenzunehmen.
Teamarbeit profitiert von den Aufgaben einer gemeinsamen Zielstellung, die sich auf die Unternehmensstrategie ausrichtet. Sie motiviert damit jeden Einzelnen durch eine gemeinsame Vision und fördert die Weiterentwicklung der besonderen Stärken jedes Mitarbeiters.
Hochproduktive Menschen haben keine Angst davor, Fehler zu begehen. Das Eingehen bestimmter Risiken, die auch zu Fehlern führen können, gehört zu ihrer Arbeitsweise. Eine zu lange Fehleranalyse behindert die Produktivität. Jeder Fehler bietet die Chance für eine Verbesserung bei der nächsten ähnlichen Aufgabe. Erfolgreiche und produktive Mitarbeiter überwinden die Angst nach einem Misserfolg und richten ihren Fokus auf die positiven Aspekte der Arbeit, nicht auf das Ergebnis des Scheiterns. Wie ein aufgetretener Fehler zukünftig vermieden werden kann, ist eine wesentliche Erkenntnis eines solchen Entwicklungsprozesses.
Aber nicht nur das Lernen aus Fehlern führt zur Steigerung der eigenen Produktivität, auch das Analysieren der eigenen Erfolge. Auch effiziente Prozesse lassen sich in der Regel immer noch verbessern. Es ist richtig, Erfolge zu feiern. Hochproduktive Menschen analysieren ihre Erfolge, finden heraus, weshalb es gut verläuft und nutzen diese Erfahrungen für zukünftige Projekte. Erfolge zu verstehen, hilft, diese zu reproduzieren.Um produktiv zu sein, müssen Sie verstehen, durch welche Aktivitäten sich die besten Ergebnisse erzielen lassen. Jede To-do-Liste enthält wichtige und nicht so wichtige Aufgaben. Eine chronologische Bearbeitung ergibt eine Mischung aller Arten von Arbeiten. Manchmal ist es leichter, sich zunächst den einfachen Aufgaben zu widmen, um schnelle Erfolge zu erzielen. Hochproduktive Menschen arbeiten anders. Sie wählen die wichtigsten und dringendsten Arbeiten zuerst aus. Die Eisenhower-Matrix bietet ein gutes Hilfsmittel für die Einordnung der Aufgaben.
Mit dieser werden alle Elemente der To-do-Liste in vier Kategorien eingeteilt:
„wichtig und dringend“,
„nicht wichtig und dringend“,
„wichtig und nicht dringend“
„nicht wichtig und nicht dringend“.
Dabei spielt noch ein zweiter Aspekt eine Rolle: die 80/20-Regel, die auch als Pareto-Prinzip bekannt wurde. Die Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse der Arbeit aus nur 20 % der Handlungen resultieren.
Wie der Körper eines Sportlers benötigt auch das Gehirn nach anstrengender Arbeit eine Pause. Pausen steigern die Produktivität. Das wissen hochproduktive Menschen. Niemand kann stundenlang hoch konzentriert arbeiten. Wie lange eine hochproduktive Phase anhält, ist sicher von Mensch zu Mensch verschieden. Es gibt kein Patentrezept dafür, wie lange man bis zur nächsten Pause arbeiten sollte. Einige Untersuchungen empfehlen, dass man pro Stunde eine Pause von etwa fünf Minuten einlegen sollte. Andere schwören auf die Pomodoro-Technik. Diese funktioniert wie folgt:
Wählen Sie eine Tagesaufgabe aus der To-do-Liste. Stellen Sie einen Timer – dafür eignet sich ein Smartphone oder eine
entsprechende App hervorragend - auf 25 Minuten.
Arbeiten Sie konzentriert und ohne jegliche Ablenkung an der Aufgabe
Machen Sie eine Pause von fünf Minuten. Auch dafür sollte ein Timer gestellt sein.
Nach vier solcher Prodomo-Intervalle ist eine etwas längere Pause von etwa 15 Minuten einzulegen.
Ganz gleich, wie lange die effektive Arbeitszeit dauerte, wichtig ist das „Abschalten“ während der Pausenzeiten und die damit verbundene geistige Regeneration. Das Checken von E-Mails oder des Facebook-Accounts gehören sicher nicht dazu.