Hervorragende Organisation ist der entscheidende Faktor, um Projekte gut auf den Weg zu bringen. Für den gemeinsamen Start aller Beteiligten spielt deshalb ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting die zentrale Rolle. Das trifft insbesondere dann zu, wenn ein neuer Kunde den Auftrag erteilt. Als Auftaktveranstaltung bietet das Meeting die beste Gelegenheit zum Kennenlernen. Dem Kunden wird das Team persönlich vorgestellt. Durch die projektbezogene inhaltliche Erklärung der Arbeitsweise lernt der Auftraggeber die Kompetenz der Bearbeiter kennen. Aufgabe des Projektleiters ist es, Motivation und Teamgeist während des Kick-Off-Meetings zu aktivieren und damit für den Beginn einer positiven Arbeitsbeziehung zwischen Projektteam und Kunden zu sorgen.
Eine gute Vorbereitung und die Durchsetzung der Agenda, die auch genügend Zeit für Feedback enthalten muss, sind wesentliche Kriterien für den Erfolg des Meetings.
Damit Ihr nächstes Kick-Off-Meeting alle Wünsche und Zielstellungen erfüllt, sollten Sie unbedingt die folgenden acht Schritte beachten.
Folgende Schritte sind für die Durchführung eines erfolgreichen Kick-Off-Meetings notwendig:
Die Vorbereitung auf Ihr erstes Meeting mit dem Kunden beginnt damit, dass Sie sich die Namen der Teilnehmer merken. Von entscheidender Bedeutung ist es, vor dem Kontakt zu wissen, was der Kunde erwartet, das heißt, das Ziel des Meetings zu definieren. Pünktlichkeit und passende Kleidung sind beim ersten Treffen ebenfalls wichtig.
Zu einer erfolgreichen Geschäftskommunikation gehören solche wichtigen Elemente wie ein klarer und überzeugender Standpunkt, ein angemessener und höflicher Kommunikationsstil und aktives Zuhören.
Der erste Schritt, um das Auftakt-Meeting mit einem Neukunden zum Erfolg zu führen, ist die sorgfältige Vorbereitung. Der Umfang und die Details sind dabei von Charakter und Umfang des Projekts abhängig. Bei Projekten mit einem großen Auftragsvolumen ist neben dem Auftraggeber auch die Einbeziehung der wichtigsten Stakeholder einzuplanen. Steht die Einladungsliste fest, muss ein geeigneter Termin gefunden werden, der die Teilnahme aller gewährleistet. Gegebenenfalls können Beteiligte per Videokonferenz eingebunden werden. In diesem Fall ist neben der Organisation des Besprechungsraums auch an das technische Equipment und die Videokonferenzsoftware bereitgestellt werden. Letztere muss allen Teilnehmern zur Verfügung stehen und getestet werden.
Neben dem Termin sollte bereits in der Einladung die Zeitdauer mitgeteilt werden. Ein Protokollant übernimmt die Dokumentation des Gesprächsverlaufs. Wird das Meeting zum Projektauftakt als Videokonferenz abgehalten, ist eine Aufzeichnung und Speicherung sinnvoll. Einerseits können sich Abwesende nachträglich informieren, andererseits kann das Protokoll auf diese Weise ergänzt werden, falls erforderlich. Ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting ist niemals nur eine reine Informationsveranstaltung. Es ist notwendig, Projektziele klar zu bestimmen, zumindest grob einen Aktionsplan zu skizzieren, Verantwortlichkeiten zu vereinbaren und die Ergebnisse festzulegen, die für den Projekterfolg entscheidend sind.
An der ersten Projektbesprechung müssen unbedingt alle Beteiligten teilnehmen, die eine wesentliche Rolle bei der Auftragsbearbeitung spielen. Das sind der Auftraggeber, der Projektleiter, die Teammitglieder, wichtige Entscheidungsträger und gegebenenfalls externe Berater oder Freelancer, sofern sie benötigt werden. Die Anwesenheit des Auftraggebers beim Kick-Off-Meeting ist notwendig, um die Mitglieder des Projektteams kennenzulernen. Das Gleiche gilt, wenn Freiberufler oder Berater zum ersten Mal ins Projekt einbezogen werden.
Für ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten persönlich kennenlernen. Deshalb sollte die erste Projektbesprechung nach einer kurzen Einführung durch den Moderator mit einer Vorstellungsrunde beginnen. Es empfiehlt sich, nicht nur den Namen und die Funktion im Projekt zu nennen, sondern auch Informationen über die Erfahrung, die übernommenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie eine kurze Beschreibung der fachlichen Qualifikationen zu geben. Diese Darstellung der eigenen Stärken trägt dazu bei, die Motivation zur Zusammenarbeit zu erhöhen. Es ist immer von Vorteil, wenn alle Mitglieder des Projektteams die anderen Partner nicht nur durch Telefongespräche oder E-Mail-Korrespondenz kennen, sondern auch positive persönliche Kontakte aufbauen.
Nachdem sich alle Projektbeteiligten kennengelernt haben, ist es die Aufgabe des Moderators, die Zielstellung für die künftige Zusammenarbeit zu verdeutlichen. Diese sollte immer im Kontext mit den Unternehmenszielen gesehen werden. Untersuchungen zufolge weiß nur etwa jeder vierte Mitarbeiter, wie sich die aktuelle Projektarbeit in die Unternehmensstrategie einordnen lässt. Die Erklärungen sollten die Fragen beantworten, weshalb der Auftrag angenommen wurde, welchen Mehrwert das Ergebnis der Arbeit liefern soll und welche Kriterien den Erfolg des Projekts kennzeichnen.
Für ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting ist es von großer Bedeutung, dass es allen Anwesenden vermittelt wird, welchen Gewinn sie durch die Beteiligung am Projekt erzielen können. Dem Projektleiter kommt die Aufgabe zu, Teamgeist und die Motivation zur Erreichung der gesetzten Ziele zu wecken. Dazu gehört auch die Entwicklung einer gemeinsamen Vision, die eine realistische und angemessene Einschätzung der eigenen Fähigkeiten einschließt. Wenn dies nicht zu Beginn des Projekts geschieht, können während des gesamten Projekts Zweifel aufkommen und den Erfolg gefährden.
Mit den bereits bestehenden Informationen zum Arbeitsablauf können die Ziele und Umfang des Projekts genauer definiert werden. Diese Roadmap für das Projekt ist ein wichtiger Faktor für ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting. Auch wenn in der Regel der detaillierte Inhalt der Planung noch nicht vorliegt, liefert der Projektrahmen wichtige Voraussetzungen für den Erfolg der Arbeit. Die Roadmap enthält eine Leistungsbeschreibung des Projektumfangs mit der Unterteilung in Projektphasen, deren inhaltliche Aktivitäten und einen Entwurf der Projektorganisation. Die unmittelbare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Rollen muss dabei noch nicht abschließend behandelt werden. Dagegen ist die Vorstellung eines Zeitplans, der den Start und den Abschluss des Projektes beinhaltet, wichtige Meilensteine nennt und zeitliche Puffer berücksichtigt, von großer Bedeutung. Der Zeitplan sollte zudem regelmäßige Teammeetings enthalten, die zu Meilensteinterminen auch den Kunden einbeziehen. Zum Projektrahmen gehören außerdem die Kalkulation der Projektkosten und die benötigten Ressourcen.
Wegen der großen Bedeutung sind dem Kommunikationskonzept und den benötigten Projektmanagement-Tools gesonderte Punkte innerhalb der Agenda des Kick-Off-Meetings einzuräumen.
Im Idealfall steht die Roadmap bereits bei der Versendung der Einladungen für das Meeting zur Verfügung und wird in einem allen Teilnehmern zugänglichen Dokumentenmanagementsystem bereitgestellt. Das ermöglicht es, zu Beginn des Projekts gut vorbereitet zu sein.
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Damit ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting tatsächlich als solches bezeichnet werden kann, muss die Art der Kommunikation während der Projektarbeit im Vorfeld geklärt sein. Deshalb wird ein Projektkommunikationsplan – zumindest ein Entwurf davon – in die Kick-Off-Meeting-Agenda integriert. Die Teilnehmer können durch Feedbacks Änderungsvorschläge einbringen, die eine Ergänzung zur finalen Version bis zum Start der praktischen Arbeit ermöglichen. Kommunikation entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Es geht dabei darum, wie Informationen ausgetauscht werden und mit welchen Mitteln.
Zum Kommunikationsplan gehören deshalb die Kommunikationskanäle, also die technischen Mittel zur Datenübertragung, Informationen über die Eignung der verschiedenen Kanäle für den jeweiligen Zweck und die Häufigkeit des Informationsaustauschs.
Bei der Festlegung der Kommunikationskanäle ist es wichtig, dass jeder Projektbeteiligte weiß, auf welchem Weg Informationen übermittelt werden sollten. Mit den geeigneten Kollaborationstools, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, können zum Beispiel Statusberichte im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt werden, direkte Kontakte zwischen Mitarbeitern via Messenger oder per Chat erfolgen und Kunden mit dem Videokonferenztool zu Abstimmungsgesprächen eingeladen werden.
Je nach Projektumfang kann der Rhythmus des Informationsaustauschs aus wöchentlichen Statusmeetings, monatlichen Projekt-Teammeetings und der Geschäftskommunikation mit dem Kunden bei der Erreichung von Meilensteinen bestehen.
Teamarbeit ist im digitalen Zeitalter ohne eine aktuelle Softwarelösung nicht mehr denkbar. Software zur Aufgabenverwaltung, dem Kundenmanagement durch funktionale CRM-Systeme, Websitebuilder und Kommunikationswerkzeuge zählen zu den wichtigsten Tools. Der Einsatz einer leistungsfähigen Projektmanagementsoftware gehört als Basiswerkzeug auf jeden Fall zur modernen Arbeitsweise. Für den Aufbau effektiver Teams ist es notwendig, dass sich jeder Mitarbeiter mit den benötigten Tools vertraut macht. Ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting zeichnet sich dadurch aus, dass nach dem Ende der ersten Projektbesprechung jeder Teilnehmer weiß, mit welchen Werkzeugen seine künftigen Aufgaben zu bearbeiten sind. Dabei sollten Tools bevorzugt werden, die den Arbeitsfortschritt dokumentieren und dem Auftraggeber transparente Zwischenergebnisse übermitteln, was besonders bei der Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden wichtig ist. Kanban-Boards bieten sehr gute Möglichkeiten zur grafischen Aufbereitung der laufenden Projektphasen. Wenn sie als Cloudanwendung mit entsprechenden Benutzerrechten verwendet werden, sind sie optimal für den Informationsaustausch mit dem Auftraggeber geeignet. Die Einrichtung eines gemeinsamen Terminkalenders stellt eine effektive Lösung zur schnellen Terminvereinbarung dar, nicht nur zwischen den Mitarbeitern des Projektteams, sondern auch zur Einbeziehung des Kunden.
Der erste wichtige Schritt der Projektarbeit ist geschafft, wenn alle Teilnehmer das Kick-Off-Meeting motiviert und gut informiert verlassen. Ein erfolgreiches Treffen endet mit der Annahme eines Arbeitsplans, in dem die nächsten Schritte inhaltlich und zeitlich festgehalten werden. Damit alle Festlegungen und Vereinbarungen umgesetzt werden können, ist es die Aufgabe des Protokollanten, die Notizen zeitnah schriftlich aufzubereiten und allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Am besten geeignet ist dafür ein cloudbasiertes System zur Dokumentenverwaltung. Auf diese Weise können Entscheidungsträger des Kunden einbezogen werden, die nicht direkt am Meeting beteiligt waren.
Ein Kick-Off-Meeting ist definitionsgemäß nur der Startschuss für den Beginn der eigentlichen Projektarbeit. Aufgaben und Rollen können aufgrund des begrenzten Zeitrahmens nur bestimmten Teamstrukturen zugeordnet werden. Mit der Erstellung eines Projektstrukturplans geht es jetzt um die Aufgabenzuweisung an jeden Mitarbeiter. Rollen und Verantwortlichkeiten sind festzulegen, konkrete Maßnahmen im zeitlichen Rahmen zu spezifizieren.
Bei der Nachbereitung sollten Sie nicht vergessen, die Ergebnisse des Meetings selbst zu überprüfen. Auch ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting besitzt immer noch Verbesserungspotenzial. Die während der Beratung eingebrachten Feedbacks der Teilnehmer und insbesondere die Denkanstöße des Kunden sind einer genauen Analyse zu unterziehen. Gegebenenfalls müssen in einem Folgemeeting einige der Feedbacks genutzt werden, um Änderungen an der Projektplanung vorzunehmen.
Nur wenn es gelingt, einige grundlegende Fehler zu vermeiden, kann der Projektstart in ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting münden. Die folgenden Dinge sind deshalb unbedingt zu beachten.
Das Kick-Off-Meeting wird zum Vortrag des Projektleiters. Allen Teilnehmern muss regelmäßig die Gelegenheit zu Feedbacks eingeräumt werden. Das betrifft speziell auch den Auftraggeber, zumal dann, wenn es sich um einen neuen Kunden handelt.
Die Zeit für Feedbacks ist nicht vorgegeben. Feedbacks sind zeitlich zu begrenzen und der Fokus auf das zu diskutierende Thema ist strikt zu beachten, sonst besteht die Gefahr, dass sich die Diskussion in Nebensächlichkeiten verliert und das Kick-Off-Meeting scheitert.
Der Moderator kann die Projektbeteiligten nicht motivieren. Eine motivierende Rede bedarf der Planung und einiger Übung. Das gilt es bei der Wahl des Sitzungsleiters zu beachten.
Im Kick-Off-Meeting werden keine wichtigen Informationen vermittelt. Unvollständige oder fehlende Informationen oder Wissenslücken beim Moderator führen zu Demotivation oder Desinteresse.
Schlechtes Briefing der Teilnehmer. Das gilt besonders beim ersten Treffen mit einem Neukunden: Fast jedes Team besitzt gute Fachleute mit langjähriger Erfahrung, die zu Pessimismus neigen. Sache des Teamleiters ist es, diese Mitarbeiter darauf einzustimmen, dass im Kick-Off-Meeting konstruktive und positive Feedbacks in den Vordergrund gestellt werden sollten.
Und der schlimmste Fehler, den Sie vermeiden sollten: Die Ergebnisse des Meetings werden nicht umgesetzt.
Jedes Kick-Off-Meeting erfordert eine gute Vorbereitung, zu der eine Terminabstimmung mit den Teilnehmern, die Bereitstellung des technischen Equipments und die Ausarbeitung einer Agenda gehören. Findet das Meeting mit einem Neukunden statt, sollte es unbedingt mit der Vorstellung aller Teilnehmer beginnen. Ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting beinhaltet die Definition der Zielstellung für das Projekt, umreißt dessen Umfang, legt den Zeitrahmen fest und gibt einen Überblick über die zu erwartenden Kosten. Noch vor dem Projektstart sollten die Kommunikationswege innerhalb des Teams und mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. Alle Beteiligten sind über den Einsatz der vorgesehenen Projektmanagementsoftware zu informieren. Aus den Ergebnissen des Meetings sind die weiteren Schritte für eine erfolgreiche Projektbearbeitung abzuleiten.