E-Mails sind aus dem täglichen Geschäftsprozess eines modernen Unternehmens nicht mehr wegzudenken. Sie sind eine schnelle und einfache Art der Kommunikation. Die immer steigende Anzahl der täglichen E-Mails bringt Anforderungen bei der Bearbeitung für viele Mitarbeiter. Es gibt nicht die für jedes Team geeigneten Tipps zum E-Mail-Management, die in jedem Fall anwendbar wären. Abhängig von den konkreten Aufgaben des Teams und der Zielstellung des Unternehmens wird es erforderlich sein, die eigene optimale Lösung zu finden.
E-Mail-Management oder einfach die E-Mail-Verwaltung hilft dabei, den Umgang mit einer großen Menge elektronischer Post zu optimieren. Ein effektiver Umgang mit den eingehenden E-Mails und deren Beantwortung spart Zeit, verbessert die gesamte Arbeitsproduktivität und erspart Stress.
Die folgenden sieben Tipps zum E-Mail-Management werden dabei helfen, dass Ihre Arbeitszeit künftig noch effizienter genutzt werden kann.
Zur E-Mail-Verwaltung lassen sich die Mails in einer Ordnerstruktur ablegen, wie das jeder Nutzer durch seine Dateiablage kennt. Dazu können im eigenen Postfach Ordner angelegt werden. Für die Vergabe der Namen eignen sich die Bezeichnungen von Projekten, anstehende Aufgaben oder wichtigen Kontakten. Die Vergabe des Namens ist dabei von untergeordneter Bedeutung, wichtig ist eine zuvor geplante sinnvolle Struktur. Durch diese Aufteilung lassen sich Mails später schneller auffinden, der Posteingang bleibt übersichtlich und organisiert.
Neben einer geordneten Ablage der Mails ist das regelmäßige Löschen ebenso notwendig. Oft werden Mails gespeichert, weil man der Meinung ist, diese später noch einmal zu benötigen. Aber wie oft passiert das wirklich? Es ist sinnvoll, in regelmäßigen Abständen - beispielsweise einmal wöchentlich - die Mailablage zu prüfen und ältere Mails entweder zu löschen oder zu archivieren.
Zu den wichtigsten Tipps zum E-Mail-Management gehört ein regelmäßiges Zeitfenster für die Bearbeitung. Die Größe dieses Zeitfensters und die Tageszeit sind dabei individuell zu gestalten. Es kommt darauf an, wie viele E-Mails täglich im Durchschnitt eingehen und welche Aufgaben zu bestimmten festgelegten Zeiten zu erledigen sind.
Eine weit verbreitete Methode besteht darin, Mails sofort nach dem Eingang zu bearbeiten. Doch das ist kein effektives E-Mail-Management. Die sofortige Bearbeitung wirkt sich meist negativ auf die Produktivität aus. Durch die Mailbeantwortung werden Mitarbeiter von Projekten oder Aufgaben abgelenkt, die sie gerade bearbeiten und die wichtiger sein können, als die zu beantwortende E-Mail.
Deshalb ist es besser, der E-Mail-Bearbeitung täglich festgelegte Zeitabschnitte zuzuweisen. Diese können auch in einem Teamkalender eingetragen sein. Gut organisierte Teams übernehmen solche Tipps zum Verwalten von E-Mails und reservieren im Gruppenkalender Zeiten für alle Mitarbeiter.
Für ein effektives E-Mail-Management ist es wichtig, zu verstehen, wann eine Mail wirklich unbedingt notwendig ist. Oft ist die Wahl eines anderen Kommunikationsweges effektiver, besonders dann, wenn es sich um den internen Mailverkehr innerhalb eines Unternehmens handelt.
Manchmal kann ein kurzes Telefonat schneller und effizienter sein, als das Schreiben einer E-Mail und das lange Warten auf die Antwort. Gerade bei der internen Kommunikation sind Kollaborations-Tools ein guter Ersatz oder eine Ergänzung zur internen E-Mail.
Bitrix24 bietet Kommunikationstools, wie Chats und Videokonferenzen, mit denen nicht nur Fragen geklärt, sondern auch Termine und Aufgabenstellungen sofort in einem gemeinsamen Kalender eingetragen werden können.
Neben den genannten Vorteilen bieten solche Kollaborations-Tools auch die Möglichkeit, eingegangene E-Mails zu teilen und damit Teammitgliedern zugänglich zu machen, die an der Bearbeitung einer Anfrage oder Lösung einer Aufgabe mitwirken sollen.
Zu den wichtigen Tipps zum E-Mail-Zeitmanagement gehört dieser: Geschäftliche E-Mails sollten möglichst innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Ist die aus Gründen der Arbeitsbelastung nicht möglich, darf die Beantwortung nicht weiter als auf 48 Stunden verschoben werden. Studien belegen, dass eine E-Mail-Beantwortungszeit von mehr als 48 Stunden zu Unzufriedenheit und nicht selten zum Verlust möglicher Kunden führt.
Ist die Einhaltung der genannten Bearbeitungsfrist durch Krankheit oder Urlaub nicht möglich, kann eine gute Software zur E-Mail-Verwaltung eingesetzt werden. Entweder wird die eingegangene E-Mail mit einem Mitglied des Teams, der die Beantwortung übernimmt, geteilt oder es wird ein Autoresponder eingesetzt, der den Absender benachrichtigt. In diesem Fall soll der Absender darüber informiert werden, dass eine detaillierte Antwort innerhalb einer kurzen Frist von drei bis fünf Tagen erfolgt.
Im Laufe der Zeit werden es immer mehr: die abonnierten Newsletter. Manager wollen sich über die neuesten Entwicklungen der Mitbewerber informieren und Branchentrends nicht verpassen.Zu den wichtigsten Tipps zum E-Mail-Management für Führungskräfte gehört dieser: Spätestens dann, wenn die Anzahl der abonnierten Newsletter so groß geworden ist, dass nicht einmal mehr alle geöffnet werden, besteht Handlungsbedarf. Weniger ist in diesem Fall – wie fast immer – mehr. Eine Beschränkung auf die zwei oder drei wirklich wichtigen regelmäßigen Informationsdienste wird sich dann als effizient erweisen, wenn diese auch gelesen und bewertet werden können.
Ähnlich wie mit den Newslettern verhält es sich mit Gruppennachrichten. Oft entstehen solche Gruppennachrichten aus persönlichen Kontakten und sind bei der Lösung einer bestimmten Aufgabe nützlich. Nach einer gewissen Zeit verstopfen sie einfach den Posteingang. Dann ist es Zeit, aus der Gruppe auszutreten.
E-Mails halten sich nicht an Arbeitszeiten und gehen zu jeder Tages- und Nachtzeit ein. Gerade bei großen Unternehmen gibt es keine Pausen beim Füllen der Inbox. Besonders wichtig ist es deshalb, die Benachrichtigungsfunktion zu deaktivieren. Denn meist ist es gar nicht der Inhalt der E-Mail, der einen Druck erzeugt, sondern der Signalton beim Eingang der Nachricht. Er sorgt für Ablenkung und unterbricht immer wieder den laufenden täglichen Arbeitsprozess.
Einer der wichtigen Tipps zum E-Mail-Management lautet deshalb: schalten Sie alle Postfächer stumm, und zwar sowohl auf dem Computer als auch auf den Mobilgeräten.
Für besseres E-Mail-Management muss Ihr Postfach überhaupt nicht im Dauerbetrieb laufen. Es kann einige Stunden geschlossen bleiben. Viel wichtiger als die permanente Kontrolle ist die regelmäßige Bearbeitung in festgelegten Zeitabschnitten.
Alle professionellen E-Mail-Dienste bieten die Möglichkeit zum Speichern der Vorlagen an. Damit wird gewährleistet, dass das Corporate Design des Unternehmens ohne zusätzlichen Aufwand bei jeder E-Mail umgesetzt werden kann. Gleichzeitig ist es möglich, für sich immer wiederholende Prozesse passgenaue Antworten zu erstellen und diese entweder in mehreren Varianten als Textbausteine zu verwenden oder daraus automatisierte Mails zu erzeugen. Zu den am häufigsten genutzten Vorlagen gehören diejenigen, die alle Kontaktdaten enthalten und den Abschluss jeder geschäftlichen E-Mail bilden sollten.
Leistungsfähige E-Mailprogramme bieten zudem den Einsatz benutzerdefinierter Varianten an. Damit kann sehr leicht eine persönliche Anrede generiert oder ein auf den speziellen Anforderungen aufgebautes Angebot erstellt werden.
Auch wenn die Erstellung eigener Templates einen gewissen Zeitaufwand bedeutet, so wird sich dieser immer dann lohnen, wenn die Vorlagen häufig zum Einsatz gelangen können. E-Mail-Vorlagen und die Nutzung von Templates gehören zwar zu den aufwendigsten, dafür aber den effektivsten Tipps zum E-Mail-Management.