Quantität ist nicht gleichbedeutend mit Qualität. Das zeigt sich auch beim Vergleich des Arbeitspensums mit der tatsächlichen Leistung sowie nachhaltigen Produktivität. Auch wenn wir 40 Stunden pro Woche arbeiten, verschwenden wir jeden Tag wertvolle Minuten und sogar Stunden mit unnötigen, lästigen, überflüssigen und sinnlosen Aktivitäten.
Schneller arbeiten und gleichzeitig produktiver, motivierter und zufriedener mit der Arbeit zu sein, spiegelt den Zeitgeist wider. Denn überall auf der Welt gibt es einen Trend zur Vier-Tage-Woche und Quality Time ist zu einem wertvollen Gut geworden.
Wir geben Ihnen heute 7 wertvolle Tipps, wie Sie schneller arbeiten, Ihre Zeit sinnvoller und effizienter organisieren und nutzen. Schneller arbeiten kann sogar Spaß machen!
Während der durchschnittliche Mitarbeiter jede Woche 40 Arbeitsstunden ableistet, wurde in einer Studie von Büro-Kaizen herausgefunden, dass aufgrund ineffizienter Arbeitsorganisation wöchentlich ein ganzer Arbeitstag verloren geht und somit 20 % der Arbeitszeit de facto verschwendet werden.
Ein Teufelskreis, denn der durchschnittliche Arbeitnehmer leistet gleichzeitig rund 6 Überstunden in der Woche.
Dieser Arbeitszeitverlust ist auf komplizierte Herangehensweisen an Projekte, schwierige Arbeitsprozesse, ein mangelhaftes Zeitmanagement sowie fehlende technische Tools zurückzuführen.
Zur Verbesserung der individuellen Arbeitszeit und zur Klärung der Frage: „Wie kann ich schneller arbeiten?“, sollten Sie deutlich mehr Wert auf Effizienz legen und gewohnte Arbeitsroutinen gezielt hinterfragen.
Welche Herangehensweise verspricht maximalen Erfolg und eine echte Zeitersparnis?
Auch heute noch glauben viele Mitarbeiter, dass Multitasking eine herausragende Eigenschaft ist, die zu mehr Effizienz und Produktivität führt. Mittlerweile wurde es aber in diversen Studien nachgewiesen, dass effizientes Arbeiten keinesfalls durch Multitasking, sondern vielmehr durch Monotasking erreicht werden kann.
Denn die ständige Neuorientierung des Gehirns verursacht eine erhebliche Zeitverzögerung, die zu zahlreichen Unterbrechungen im Arbeitsprozess führt. Wenn Sie sich hingegen innerhalb einer bestimmten Zeit auf eine einzige Aufgabe fokussieren, kann sie schneller erledigt werden.
Selbstverständlich haben Sie in den seltensten Fällen nur eine einzige Aufgabe zu erledigen und die To-Do-Liste ist fast endlos. Ein weiterer Trick ist die gezielte Priorisierung der Aufgaben. Die wichtigsten Aufgaben des Tages können am Morgen und vor allem in Ruhe erledigt werden. Auf keinen Fall sollten Sie sich durch Anrufe, soziale Netzwerke oder Antworten auf E-Mails ablenken lassen.
Zu den weiteren Tipps, wie man schneller arbeiten kann, zählt die sogenannte Eisenhower-Matrix, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower.
Sie besagt, dass alle Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit sortiert werden sollten. Die Matrix untergliedert sämtliche Tagesprojekte in 4 unterschiedliche Kategorien, die wiederum nach „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ sortiert sind.
Aufgaben, die diese beiden Kriterien erfüllen, gehören zu Hauptaktivitäten, für die Sie die meiste Zeit einplanen und reservieren sollten. Andere Aufgaben, die den Stempel „später“ erhalten, können möglicherweise auch delegiert werden. Beim Sortieren der eigenen Aufgaben stoßen Sie sicherlich auf unwichtige Aktivitäten, die noch ein wenig verschoben werden können.
Schneller arbeiten können Sie auch mit einer Struktur, die Pausen und Intervalle enthält. Eine gut geplante Routine steigert die Effizienz erheblich und viele erfolgreiche Menschen sehen darin die beste Möglichkeit, schneller zu arbeiten.
Dieser Tipp ist nicht spezifisch für einzelne Aufgaben, sondern konzentriert sich auf Zeitintervalle, in denen bestimmte Aufgabenkategorien erledigt werden. Diese sollte man nach seinem individuellen Biorhythmus und seinen persönlichen Vorlieben organisieren.
Entscheidend ist es dabei, Pausen einzuplanen und somit dem Gehirn die dringend benötigten Erholungsphasen zu ermöglichen. Das menschliche Gehirn, das in Intervallen arbeitet und sich gezielt selbst regenerieren kann, arbeitet viel effizienter, nachhaltiger und produktiver.
Das Stichwort Pausen bringt uns zu den nächsten Tipps zur Beschleunigung Ihrer Arbeit. Auch wenn es zunächst widersprüchlich klingen mag, ist es mittlerweile bewiesen, dass mit gezielten Pausen die Mitarbeiter schneller arbeiten.
Geplante Arbeitspausen ermöglichen dem Körper, sich zu erholen und neue Energie zu tanken. Ob die eingeplanten Pausen mit festen Ritualen verbunden werden, oder Sie sich gezielt den Wecker stellen, können Sie sich selbst entscheiden.
Aber man kann mit Sicherheit sagen, dass Pausen eingesetzt und ernst genommen werden müssen, um den eigenen Akku aufzutanken und die Energie nicht zu verlieren.
To-do-Listen können Ihnen helfen, ein Organisationschaos zu vermeiden und den Arbeitsalltag zu strukturieren. Strukturierte und übersichtliche To-Do-Listen machen Ihre Büroarbeit deutlich schneller.
Ein Wochenplan strukturiert hierbei die gesamte Arbeitswoche und liefert einen Gesamtüberblick. Eine sinnvolle Lösung ist es auch, größere Aufgaben in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, damit Sie einzelne Ausführungsschritte schnell markieren können.
Die tägliche To-Do-Liste sollte zudem auch realistisch und individuell angepasst sein. Ein normaler Arbeitstag kann beispielsweise aus 3 großen und bis zu 8 kleinen Aufgaben bestehen.
Eine weitere wichtige Methode, die Ihnen helfen kann, schneller zu arbeiten, beschreibt die Flow-Theorie. Bei dieser Methode geht es um die Bedeutung der Arbeitszufriedenheit. Es wird davon ausgegangen, dass Menschen bessere Leistungen erbringen können, wenn sie „im Flow sind“.
Dieser Flow bezeichnet eine gesunde Balance von Herausforderung und Kompetenz, bei der man sich weder unter- noch überfordert fühlt. Es geht in diesem Zusammenhang um einen sinnvollen Mittelweg und eine Ausgeglichenheit, die eine dauerhaft effiziente Arbeit garantieren.
Unser letzter Tipp lautet: um schneller zu arbeiten, können Sie Meetings im Stehen abhalten oder zumindest regelmäßig Ihren Arbeitsplatz wechseln.
Die Studien zu diesem Thema haben bereits vor vielen Jahren gezeigt, dass Diskussionsrunden, Gespräche und die Aufgabenbearbeitung im Stehen zu deutlichen Arbeitszeitverkürzungen um mehr als 30 % führen und somit mit einer deutlich gesteigerten Effizienz einhergehen.
Längere Arbeitszeiten haben oft negative Nebenwirkungen wie Burnout, Erschöpfung, Unproduktivität, Fehler, Konzentrationsprobleme und sogar Unfälle.
Im Vergleich dazu führt ein kürzerer Arbeitstag zu höherer Motivation, besserem Wohlbefinden, deutlich mehr Zufriedenheit und vor allem zu einer deutlichen Steigerung der persönlichen und Teameffektivität.
Ganz nach dem Motto „work smarter, not harder“ lässt sich mit einer intelligenten und zielgerichteten Planung ein effizienter Arbeitsalltag gestalten, der die individuelle Work-Life-Balance nachhaltig und entscheidend verbessert.
Welche der hier beschriebenen Methoden für Sie und Ihre persönlichen Bedürfnisse am besten funktioniert, sollten Sie mit der altbewährten „Probieren geht über Studieren“-Methode selbst herausfinden.