In der modernen Geschäftswelt ist das Reisen oftmals ein fester Bestandteil des Unternehmenslebens, weshalb ein effektives Reisemanagement für den Unternehmenserfolg äußerst wichtig ist.
In diesem Kontext gibt es jedoch viele Herausforderungen, die bei der Planung und Durchführung von Geschäftsreisen berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören unter anderem eine vorausschauende Organisation, die Verwaltung von Reiserouten und Ausgaben, die Sicherheit der Mitarbeitenden sowie eine nachhaltige Reisepolitik, die alle rechtlichen Vorschriften einbezieht.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen 7 Schritte für ein erfolgreiches Reisemanagement in Ihrem Unternehmen vor und beschreiben Ihnen unter anderem, wie Sie Kunden- oder Event-Reisen verwalten können und welche Rolle eine Reisemanagement-Software dabei spielt.
Das Reisemanagement umfasst die Planung, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen ein. Je nach Geschäftsfeld können aber auch Reisen für Kund•innen organisiert werden. Mit dem richtigen Reisemanagement gelingt es Ihnen, Ihre Zeit und Kosten zu sparen und die Effizienz und Sicherheit von Geschäftsreisen zu erhöhen.
Um Ihr Reisemanagement zu optimieren, können Sie klare Reiserichtlinien festlegen und eine Reisemanagement-Softwarelösung nutzen. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig schulen und bei der Reiseplanung auf die Nachhaltigkeit achten.
Es gibt eine Vielzahl an Tools, die Unternehmen bei ihrer Reisekoordination unterstützen können. Dazu gehören zum Beispiel Online-Buchungssysteme, Reisekostenabrechnung, mobile Apps für Reisebuchungen und -planung, Dashboards zur Überwachung von Reiseausgaben und zur Analyse von Reisedaten.
Sie können die Reisekosten nicht nur durch klare Reiserichtlinien senken, sondern auch wenn Sie die Nutzung von Gruppentarifen, die Buchung von Unterkünften außerhalb des Stadtzentrums oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel in Betracht ziehen und Ihre Kollegen darüber informieren. Videokonferenzen anstelle von Geschäftsreisen zu verwenden trägt ebenfalls zur Reisekostensenkung bei.
Für ein erfolgreiches Reisemanagement in Ihrem Unternehmen sind eine vorausschauende, strategische Planung und ein systematisches Vorgehen erforderlich. Arbeiten Sie mit einer Reisemanagement-Softwarelösung, erstellen Sie Reiserichtlinien, ernennen Sie Reisemanager oder -teams und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden.
Ein wichtiger Hinweis, der in Unternehmen oft vernachlässigt wird, ist die ordnungsgemäße Vorbereitung von Geschäftsreisen, um diese so effektiv und stressfrei wie möglich zu gestalten.
Mit Hilfe einer koordinierten Planung gewinnen sie nicht nur Zeit, um Ziele der Geschäftsreise zu definieren, sondern können sich auf das Wesentliche konzentrieren, wie zum Beispiel auf die rechtzeitige Buchung von Fahrkarten, Flugtickets und Unterkünften. Mit einer langfristigen Vorbereitung stellen Sie sicher, dass Sie die besten Preise und verfügbaren Optionen erhalten.
Eine durchdachte Reiseorganisation kann auch helfen, Probleme zu vermeiden, die bei der hektischen Organisation einer Reise auftreten können. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Sie ausreichend Zeit für die Fahrt zum Bahnhof oder Flughafen eingeplant haben, um rechtzeitig anzukommen.
Mit einer Reiseverwaltungssoftware wie Bitrix24 haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben und Projekte rund um Geschäftsreisen zu planen, Ihren Kalender im Auge zu behalten oder mit einer integrierten Telefonie jederzeit mit Kolleg•innen und Kund•innen in Kontakt zu bleiben.
Außerdem stellt Bitrix24 einen Berichtersteller bereit, der Ihnen wertvolle Informationen über Ihre Reiseaktivitäten liefert und Sie auch bei einem zuverlässigen Reisekostenmanagement unterstützt.
Die Nutzung von Reisemanagement-Software macht es möglich, alle Reiseinformationen an einem Ort zu sammeln und sicherzustellen, dass sich Ihre Mitarbeitenden auf ihrer Reisen um nichts kümmern müssen.
Die Sicherheit der Mitarbeitenden sollte bei jeder Geschäftsreise oberste Priorität haben. Gleiches gilt, wenn Sie den Reiseservice für Ihre Kund•innen anbieten. Es ist wichtig, dass Unternehmen eine klare Richtlinie zur Sicherheit auf Reisen bereitstellen und ihre Mitarbeitenden darüber informieren.
Ein erhöhtes Sicherheitsrisiko kann unter anderem bestehen, wenn Ihre Mitarbeitenden, aber auch Kund•innen in Länder reisen, die aus gesundheitlichen, sozialen oder politischen Gründen als unsicher gelten. Treffen Sie die notwendigen Vorsichtsmaßnahmen, um ein zuverlässiges Reiserisikomanagement zu gewährleisten.
Eine der wichtigsten Maßnahmen ist, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden regelmäßig Schulungen und Trainings anbieten, die ihnen helfen, sich auf Reisen korrekt zu verhalten.
Diese können beispielsweise Trainingseinheiten zur Vermeidung von Diebstahl oder zu grundlegenden Gepflogenheiten und Sprachkenntnissen des Ziellands beinhalten. Ihre Mitarbeitenden sollten genau wissen, wie sie sich auch in einem Notfall verhalten, ohne in Panik zu verfallen, wen sie kontaktieren sollen oder wo sie schnelle Unterstützung erhalten.
Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden oder Kund•innen eine Reiseversicherung an, die bei medizinischen Notfällen oder bei Verlust von Eigentum helfen kann. Buchen Sie für Geschäftsreisen nur Unterkünfte in vertrauenswürdigen Hotels oder ähnlichen Einrichtungen und weisen Sie auch die Reisenden darauf hin.
Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Informationen über die aktuelle politische und soziale Situation im Zielland zur Verfügung, zu denen mögliche politische Unruhen, Naturkatastrophen oder andere Vorfälle, die die Sicherheit beeinträchtigen können, gehören.
Vereinfachen Sie Dienstreisen, indem Sie die Reisenden von der Idee bis zur konkreten Durchführung unterstützen. Wählen Sie einen Verantwortlichen aus, der die gesamte Reisekoordination begleitet. Ein gut organisiertes Reiseteam kann beispielsweise den Prozess der Reiseplanung vereinfachen und dafür sorgen, dass alle Mitarbeitenden auch auf Dienstreisen exakt die Unterstützung erhalten, die sie benötigen.
Ein wichtiger Baustein ist dabei die Verfügbarkeit von Informationen. Sie können Ihren Mitarbeitenden unter anderem Zugang zu einem Reiseplanungstool mit umfassender Reisedatenbank bereitstellen, das während der gesamten Reise aktuelle Informationen bietet, wie zum Beispiel Termine, Unterlagen, wichtige Kontaktdaten, Wegbeschreibungen, Flug- und Hotelbuchungen und Reiseversicherungen. Regelmäßige Updates per Mail unterstützen den Prozess und halten Ihre Mitarbeitenden auf dem Laufenden.
Um darüber hinaus die Zufriedenheit der reisenden Mitarbeitenden zu steigern, können Unternehmen auch zusätzliche Annehmlichkeiten und Vorteile bieten. Dazu gehören zum Beispiel Ticket-Upgrades oder Sitzplatzreservierungen, besondere Hotelangebote, organisierte Reiserouten oder sogar Freizeitaktivitäten und Ausflüge.
Als Unternehmen managen Sie vielleicht nicht nur Ihre eigenen Geschäftsreisen, sondern auch die Reisen Ihrer Kund•innen. Dies kann ein wichtiger Bestandteil Ihres Angebots sein, insbesondere wenn Sie in der Tourismus- oder Eventbranche tätig sind.
Beim Management von Kundenreisen ist es wichtig, auf die individuellen Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Kund•innen einzugehen. Ein personalisierter Ansatz kann dazu beitragen, dass sich Ihre Kund•innen gut betreut fühlen und gerne wieder mit Ihnen zusammenarbeiten.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass der Kontakt zu Ihren Kund•innen nie abbricht und Sie regelmäßig mit ihnen kommunizieren. Dies kann dabei helfen, Missverständnisse oder Verwirrungen auf Reisen zu vermeiden und Ihren Kund•innen ein hohes Maß an Vertrauen und Sicherheit zu vermitteln.
Geben Sie Ihrer Kundschaft die Gelegenheit, über die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle mit Ihnen in Kontakt zu treten. Eine Softwarelösung wie Bitrix24 bietet Ihnen ein Contact Center, das alle Kommunikationskanäle zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kund•innen zentral bündelt und in einem übersichtlichen Dashboard verwaltbar macht.
Damit nutzen Sie nicht nur Instant Messenger, Telefonie oder Videokonferenzen, sondern behalten über einen zentralen Hub den Überblick über alle Kundenaktivitäten auf Facebook, Instagram, WhatsApp, Viber oder anderen Plattformen.
Verwalten Sie Kundenreisen, indem Sie eine klare Preisgestaltung, eine umfassende Versicherung und schnelle Reaktion auf Probleme oder unvorhergesehene Ereignisse während der Reise bieten.
Zusätzlich ist es von Vorteil, eng mit lokalen Anbietern von touristischen Dienstleistungen zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Kund•innen ein authentisches und hochwertiges Erlebnis genießen. Dies trägt dazu bei, die Kundenbindung zu stärken und verschafft Ihnen einen klaren und langfristigen Wettbewerbsvorteil.
Eine der besten Reisemanagement-Lösungen
Wenn Sie Event-Reisen organisieren, kann dies eine der komplexesten und zeitaufwändigsten Aufgaben in Ihrem Unternehmen sein. Ganz gleich, ob es sich um Mitarbeiter-Events wie Konferenzen, Seminare oder Messen beziehungsweise um Kundenevents handelt, achten Sie darauf, neben einer genauen Planung der Veranstaltung selbst, ein detailliertes Budget sowie klare Ziele und Erwartungen festzulegen.
Eine enge Zusammenarbeit mit möglichen Reiseveranstaltern und allen beteiligten Parteien kann helfen, Missverständnisse und Probleme zu vermeiden und alle Anforderungen an das geplante Event zu erfüllen.
Behalten Sie Ihre Kosten im Blick, um frühzeitig sicherzustellen, dass sie im Rahmen Ihres Budgets bleiben. Dazu können Sie einen detaillierten Budgetplan erstellen und regelmäßige Überprüfungen durchführen.
Falls Sie die Reisen zu Geschäftsveranstaltungen organisieren, dann prüfen Sie nach der Veranstaltung, ob alle Teilnehmenden zufrieden waren, alle Ziele erreicht und Budget und Fristen eingehalten wurden. Dazu können Sie zum Beispiel Feedback-Formulare erstellen oder eine Umfrage durchführen.
Nachhaltigkeit von Dienstreisen ist ein entscheidender Aspekt, der in der heutigen Zeit immer mehr an Bedeutung gewinnt. Zahlreiche Unternehmen setzen auf nachhaltige Geschäftsreisen, um ihre Umweltbilanz zu verbessern und auch ein positives "Green Image" zu schaffen.
Eine entscheidende Rolle für das nachhaltige Management von Unternehmensreisen spielt die Wahl des Verkehrsmittels. Vermeiden Sie, wenn möglich, Flugreisen und wählen Sie stattdessen Züge oder Busse aus.
Wenn eine Flugreise unvermeidbar ist, können Unternehmen den CO2-Ausstoß durch die Buchung von Flügen mit einer nachhaltigen Fluggesellschaft oder durch die Kompensation von CO2-Emissionen reduzieren.
Auch die Wahl der Unterkunft trägt zur Nachhaltigkeit bei. Wählen Sie beispielsweise bevorzugt Hotels und Übernachtungsmöglichkeiten aus, die auf erneuerbare Energien setzen und nachhaltige Praktiken anwenden. Dazu gehören beispielsweise Hotels mit einer "Green Key" Zertifizierung.
Auch die Nutzung von speziellen Unterkunftsportalen kann dazu beitragen, den Ressourcenverbrauch zu senken und auf bestehende Übernachtungsmöglichkeiten zurückzugreifen.
Neben der Wahl des Verkehrsmittels und der Unterkunft gibt es weitere Möglichkeiten, nachhaltiger zu reisen. Empfehlen Sie beispielsweise vor Ort die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder das Teilen von Autos, um den CO2-Ausstoß so gering wie möglich zu halten.
Berücksichtigen Sie darüber hinaus das Thema Verpflegung. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden oder Kund•innen darauf hin, dass sie Lebensmittel aus der Region kaufen und Produkte mit möglichst wenig Verpackungsmüll verwenden können.
Einige Unternehmen gehen sogar noch einen Schritt weiter und setzen auf Nachhaltigkeit im Reisemanagement als Teil ihrer Corporate Social Responsibility (CSR). Damit können Sie einen positiven Beitrag zur nachhaltigen Zukunft leisten und gleichzeitig auch das Bewusstsein für dieses Thema bei Mitarbeitenden und Kund•innen fördern.
Es existieren diverse rechtliche Bereiche, die bei der Reiseorganisation in Unternehmen zu beachten sind, wie unter anderem Reisekostenrichtlinien, Versicherung, Arbeitsrecht und Steuern.
Eine wichtige rechtliche Komponente bei Geschäftsreisen ist zum Beispiel die Einhaltung von Visa-, Zoll- und Einreisebestimmungen. Stellen Sie vor der Reise sicher, dass Ihre Mitarbeitenden oder Kund•innen alle notwendigen Dokumente und Genehmigungen haben, um ins Zielland einzureisen. Befolgen Sie alle Einreisebestimmungen, um Bußgelder oder Strafen zu vermeiden.
Überprüfen Sie darüber hinaus, dass Geschäftsreisen im Einklang mit dem Arbeitsrecht stehen. Hierbei gilt es, vertragliche Regelungen wie Arbeitszeitregelungen, Überstunden und Pausen zu beachten. Eine Nichteinhaltung dieser Bestimmungen kann rechtliche Konsequenzen mit sich bringen.
Auch Datenschutzgesetze müssen bei Dienstreisen beachtet werden. Schützen Sie personenbezogene Daten von Mitarbeitenden und Kund•innen während der Reise und vermeiden Sie Strafen oder einen Vertrauensverlust.
Ein durchdachtes Reisemanagement ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens und gleichzeitig auch für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und Kund•innen.
Die Implementierung einer Reisemanagement Software, eine transparente Kommunikation, gute Erreichbarkeit, die Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen und eine persönliche Unterstützung von Reisenden zählen zu den wichtigsten Schritten in der Reisekoordination.
Darüber hinaus stellen die Nachhaltigkeit im Geschäftsreisemanagement und die Beachtung von rechtlichen Rahmenbedingungen sicher, dass Ihre Unternehmensreisen effektiv und erfolgreich sind.