Mit der Digitalisierung wandelt sich die Unternehmenskultur. In vielen Branchen wird es möglich, ortsunabhängig in Remote-Teams zu arbeiten. Das entspricht dem Wunsch der meisten jüngeren Mitarbeiter nach einer selbstbestimmten und flexiblen Arbeitszeit. Die neuen Arbeitsbedingungen und Methoden setzen allerdings ein Umdenken voraus. Alte Denkmuster funktionieren nicht mehr.
Mehrheit der Unternehmen gab laut Studien an, dass die Unternehmensziele durch den Einstieg in die Remote-Arbeit angepasst werden mussten. War bereits die Kommunikation von Zielstellungen in der „klassischen Büroumgebung“ nicht leicht, kommen bei der Abstimmung von Aufgaben und Zielsetzungen zwischen ortsunabhängig arbeitenden Teams neue Herausforderungen auf Manager und Teamleiter zu.
Besonders die Vermittlung des Zusammenhangs zwischen den Aufgaben und Zielsetzungen des eigenen Remote-Teams und den Unternehmenszielen erfordert ein hohes Maß an Kompetenz.
Zielstellungen müssen durch mündliche und schriftliche Kommunikation formuliert werden. Eine gute Kommunikation zwischen Teamleiter und den Mitarbeitern des Remote-Teams zeichnet sich dadurch aus, dass sie klar in der Botschaft, korrekt ausformuliert und respektvoll im Umgang verläuft. Virtuelle Teams benötigen konkret definierte Zielsetzungen und zugewiesene Verantwortlichkeiten, die aber einen Spielraum für die Ausführung der Arbeit lassen. Teamziele sollten im Idealfall aus dem Team heraus selbst entwickelt werden. Damit lässt sich eine besonders hohe Motivation erzielen.
Die folgenden Tipps werden Ihnen helfen, damit die Ausrichtung Ihres Remote-Teams an den Unternehmenszielen erfolgreich wird.
Richtige und attraktive Zielsetzungen steigern Motivation und Engagement des Teams. Sie stärken die Teamkultur und den Zusammenhalt der Mitarbeiter. Klare und eindeutig formulierte Zielstellungen stärken die eigenverantwortliche Arbeit und fördern die Selbstorganisation. Missverständnisse werden ausgeschlossen, Rückfragen minimiert. Exakt formulierte Ziele bieten eine gute Kommunikationsgrundlage in Teammeetings. Sie verbessern die Transparenz der Zusammenarbeit in Remote-Teams.
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Remote-Teams sind grundsätzlich mit Zielen auszustatten, die sich an der Unternehmensstrategie ausrichten. Ziele mit den täglichen Arbeitsvorgängen zu verknüpfen, ist eine vorrangige Aufgabe des Teamleiters. Dabei müssen die Zielstellungen für jedes Mitglied des Remote-Teams eindeutig formuliert werden und so attraktiv sein, dass der Mitarbeiter motiviert an die Erfüllung seiner Aufgaben geht. Bewährt hat sich dabei die SMART-Methode. Der Begriff steht für S = spezifische Formulierung des Ziels, M = messbare Kriterien werden definiert, A = anspruchsvoll und von allen Mitgliedern des Remote-Teams akzeptiert, R = realistisch in der Zielsetzung, das heißt, objektiv erreichbar, T = Termin, der eindeutig die Erfüllung der Aufgabenstellung festlegt. Für das Erreichen der Zielstellung sind konkret abrechenbare Schritte – die meist als Milestones bezeichnet werden – zu definieren. Dabei hat sich eine Methode bewährt, die Google bereits im Jahre 2002 einführte und die als OKR-Methode bekannt wurde. Der Begriff OKR steht dabei für „Objectives“ und „Key Results“, also Ziele und Schlüsselergebnisse. Bei OKR geht es nur um zwei einfache Fragen: „Was soll erreicht werden?“ (Objective) und „Wie wird der Fortschritt gemessen?“ (Key Result). Wichtig ist es, die festgelegten Ziele und die Schlüsselergebnisse, die während der Bearbeitung erreicht wurden, an alle Mitglieder des Remote-Teams vollständig zu kommunizieren. Jeder Mitarbeiter muss zu jeder Zeit und von jedem Arbeitsort aus die Möglichkeit haben, Objectives und Key Results einsehen zu können. Damit wird der Rahmen geschaffen, damit alle Mitglieder agiler Teams ihre Arbeit selbst organisieren können bei ständigem Abgleich mit der Zielstellung und den vorgegebenen Terminen. OKRs werden in der Regel für kürzere Zeiträume festgelegt, beispielsweise quartalsbezogen. Denkbare sind auch längere Zyklen, die allerdings meist mit dem Sinken der Agilität eines Remote-Teams verbunden sind. Jeder Zyklus besteht aus einem festgelegten Ablauf, der aus folgenden Phasen – den Events – besteht: OKR-Planung. Das Management definiert die OKRs für das Unternehmen, die Teams diskutieren diese Zielstellungen und stellen OKRs für das Team auf. Daraus ableitend stellen die Teammitglieder eigene OKRs auf. Wöchentliches Update. Wöchentliche Meetings des Remote-Teams mit Status-Update. Dabei werden die einzelnen Key Results bewertet und dokumentiert. Der Confidence Level wird eingeschätzt, der die Wahrscheinlichkeit zur Erreichung der OKRs angibt. Nachfolgende Arbeitsschritte werden festgelegt. Bewertung. Das Review findet am Ende des Quartals bzw. des festgelegten Zeitraums statt und dient der Bewertung der Key Results und dem Erreichen der Objectives. Rückschau und Ausrichtung Team Ziele. Die Rückschau findet mit der Bewertung statt. Sie dient der Verbesserung der Methoden zur Umsetzung der OKRs und neuer Ausrichtung oder Präzisierung der Team-Ziele und kann auch unternehmensweit geführt werden, um den Austausch zwischen mehreren Remote-Teams zu fördern.
Nicht nur zur Umsetzung der OKR-Methode, aber vor allem auch zur Unterstützung dieser, ist die Auswahl der richtigen Tools für die Kommunikation von Teamzielen eine wesentliche Strategie bei der Durchsetzung der Unternehmensziele. Die E-Mail als wichtigste Form der Kommunikation innerhalb agiler Teams hat in den letzten Jahren ihre frühere Bedeutung verloren. Unübersichtlich wird die Informationsbearbeitung bei der Flut eingehender Nachrichten im Homeoffice und zu zeitaufwendig ist die Bearbeitung und Beantwortung. Im Projektmanagement haben sich deshalb modernere Kommunikationsformen etabliert, die für alle Mitglieder von Remote-Teams einen stets aktuellen Informations- und Wissensstand sichern.
Programme wie Bitrix24 bieten Tools, die als webbasierte ‘Software as a Service’-Lösungen (SaaS) oder als Apps für mobile Endgeräte die digitale Zusammenarbeit im Remote-Team fördern. Die Produktivität der Mitarbeiter im Homeoffice sicherstellen, steht dabei an erster Stelle. Die Möglichkeiten zum Informationsaustausch reichen vom Instant Messenger für Nachrichten und Gruppenchats, über die Business-Chat-Funktion bis hin zum Dokumentenmanagement, um nur die wichtigsten Werkzeuge zu nennen. Gerade eine gemeinsame Terminplanung und die zentrale Bereitstellung von Dokumenten an einem zentralen Ort stellt eine wichtige Grundlage dar, um Ziele im Team erarbeiten und visualisieren zu können.
Bei der Ablösung der E-Mail als einziges Kommunikationsmittel durch die Einführung von Kollaborations-Tools ist darauf zu achten, dass diese dem Team nicht einfach nur zur Nutzung vorgeschrieben werden. Besser ist zunächst die Analyse des bisherigen Workflows und des Projektmanagements und die Diskussion innerhalb des Remote-Teams darüber, welche Tools die Arbeit unterstützen können und welchen Vorteil diese Werkzeuge bieten. Ein Angebot für Schulung und Support sollte auf jeden Fall die Einführung der Tools unterstützen. Nur dann wird diese gelingen und zum Erfolg und höherer Effizienz in der Kommunikation beitragen.
Um Remote-Teams an den Zielen des Unternehmens ausrichten zu können, bedarf es einer virtuellen Führung der Mitarbeiter. Auch wenn agile Teams weitgehend selbstorganisiert und in modernen Unternehmen ohne die klassischen Hierarchien tätig sind, bedarf es doch eines Managements, welches die organisatorischen und technischen Grundlagen des agilen Arbeitens ermöglicht.
Die Mitarbeiter des Remote-Teams müssen Rahmenbedingungen kennen, unter denen sie ihre Aufgaben zu erfüllen haben. Bei der virtuellen Teamführung kommt es für die Führungskräfte darauf an, den remote arbeitenden Mitarbeitern ein hohes Maß an Vertrauen entgegenzubringen. Virtuelle Meeting und digitale Besprechungsräume können Vertrauen bei der Projektbearbeitung aufbauen.
Der virtuelle Beratungsraum unterstützt das Remote Leadership. Die Mitarbeiter des Teams treten direkt von Angesicht zu Angesicht in Kontakt, der Teamleiter kann die Arbeitsatmosphäre einschätzen und die Stimmung positiv beeinflussen.
Generell erleichtert eine regelmäßige Kommunikation auch eine virtuelle Mitarbeiterführung. Die Einführung gewisser virtueller Meeting-Spielregeln, die zum eigenen Team passen, kann für den Teamleiter von Vorteil sein. Dabei müssen die Interessen aller Beteiligten berücksichtigt werden.
Virtuelle Meetings verlangen von allen Beteiligten Disziplin. Damit die Aufmerksamkeit aller Teammitglieder hochgehalten wird, gilt der wichtige Grundsatz: Kurz fassen. Trotzdem muss jeder Diskussionspartner ausreden dürfen.
Zum Remote Leadership gehört außerdem die Implementierung einer Feedback-Kultur. Regelmäßige Feedbacks signalisieren den Mitarbeitern das Interesse an der geleisteten Arbeit. Anerkennung durch den Teamleiter gehört ebenso dazu, wie berechtigte Kritik, wenn Termine nicht eingehalten oder Aufgaben nicht in der erforderlichen Qualität erfüllt wurden.
Trotz hoher Eigeninitiative und Selbstmanagement von agilen Teams bedarf es immer noch einer effektiven Verwaltung dieser durch das Management, wenn die gesteckten Unternehmensziele erfüllt werden sollen.
In der Praxis besteht das Problem bei Remote-Teams gerade darin, dass sie ungenügend oder gar nicht mehr verwaltet werden. Anleitung, Kommunikation und letztendlich das erzielte Ergebnis liegen aber immer noch in der Verantwortung des Teamleiters. Nur wenn ein Manager die nachfolgenden Fragen ohne Einschränkungen beantworten kann, ist er seiner Verantwortung gerecht geworden.
● Arbeitet das Team derzeit an den Aufgaben mit der höchsten Priorität?
● Ist der Zugriff auf alle benötigten Informationen zur Bewältigung dieser Aufgaben vorhanden?
● Stehen die benötigten Ressourcen zur Verfügung, um die Aufgabe bewältigen zu können?
● Welches Teammitglied arbeitet an welchem Teilprojekt?
● Wurden Milestones erstellt bzw. welche sind bereits erreicht?
● Kann der Projekttermin eingehalten werden?
Jede Teamführung ist eine Herausforderung, ganz gleich, ob es sich um die Arbeit in einem gemeinsamen Büro innerhalb des Unternehmens oder um ein Remote-Team handelt. Es ist wichtig, ein Umfeld zu schaffen, dass die Auseinandersetzung mit schwierigen Problemen erleichtert. Die Einführung einer Unternehmenskultur, die jede Videokonferenz und jeden Videochat auszeichnen sollte, hilft dabei. In regelmäßigen virtuellen Meetings besteht eine der Aufgaben des Teamleiters darin, konstruktive und positive Feedbacks zu geben und damit die Motivation zu steigern.
Unternehmensziele müssen allen Teams bekannt sein. Wichtige Kennziffern, wie Quartals- oder Jahresumsätze oder die Ergebnisse der Kundenzufriedenheitsanalyse sind den Remote-Teams ebenso zugänglich zu machen. Firmeninterne Kollaborationstools sind geeignete Werkzeuge für diese Informationsvermittlung.
Teammanagement-Software kann dabei helfen, die täglichen Aufgaben jedes Teammitgliedes mit den Zielen des Teams abzugleichen und die Ergebnisse kontinuierlich zu dokumentieren. Flexible Arbeitszeiten, wöchentliche Teammeetings helfen dabei, Kommunikationsprobleme zu lösen, besonders dann, wenn die einzelnen Mitarbeiter asynchron arbeiten. Bei räumlich und zeitlich getrennt arbeitenden Teams können auf diese Weise wichtige Zielstellungen innerhalb von Sprints koordiniert werden, jeder bekommt Einblicke in die Arbeit des anderen. Dadurch wird es besser möglich, eigene tägliche Arbeitsergebnisse zu bewerten und in die Zielstellung des laufenden Sprints einzuordnen. Nur wenn jedes Mitglied des Remote-Teams die Sprintziele oder die wöchentlichen bzw. monatlichen Zielsetzungen versteht, auf die das gesamte Team hinarbeitet, kann es seinen Arbeitstag richtig organisieren und strukturieren. Homeoffice und die Arbeit in einem Remote-Team ist immer verbunden mit der Kontrolle über den eigenen Arbeitsplan. Das erfordert klar definierte Zielstellungen und die Selbstdisziplin diese zu erreichen. Wer in der Lage ist, das täglich umzusetzen, leistet einen wesentlichen Beitrag zur Verwirklichung der Unternehmensziele.
Tipp 6: Aufgaben und Verantwortung delegieren zur Verbesserung der Motivation
Teamziele müssen sich an den Unternehmenszielen orientieren. Nachdem allen Teammitgliedern diese bekannt sind, definieren Sie als Teamleiter klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Remote-Teams.
Remote-Teams arbeiten dann effizient, wenn die Arbeit nicht durch Einzelaufgaben in Teilschritten organisiert wird, sondern durch Orientierung an der Zielstellung, das heißt an der Fertigstellung der Aufgabe. Jedes Teammitglied muss ein klares Verständnis über die eigene Rolle und Verantwortung innerhalb der übernommenen Aufgaben besitzen. Mitarbeiter wachsen mit ihren Erfahrungen und Fähigkeiten. Aufgabe des Teamleiters ist es zu erkennen, welcher Mitarbeiter befähigt ist, welche Aufgabe übernehmen zu können.
Nach der Delegation einer Aufgabe sollte jedes Teammitglied unabhängig, selbstbestimmt und selbstorganisiert arbeiten können. Dann wird die Delegation ein Gewinn. Sie steigert die Motivation und damit letztendlich die Produktivität.
Um die Motivation aufrechtzuerhalten, findet ein guter Teamleiter immer eine Gelegenheit, gute Arbeit anzuerkennen. Nicht erst nach dem Erreichen einer Zielstellung ist das Lob des Vorgesetzten wichtig, auch die Anerkennung der täglichen Arbeit setzt ein positives Signal. Der Teamleiter ist dafür verantwortlich, einen Mechanismus zu implementieren, der ein Feedback auch in einer virtuellen Arbeitsumgebung ermöglicht. Regelmäßige virtuelle Meetings in Form von Videokonferenzen mit dem gesamten Team oder Videochats mit einzelnen Mitarbeitern bieten eine gute Gelegenheit dafür. Die Teammitglieder sollten immer wissen, worauf die Wertschätzung ihrer Arbeit basiert.