Remote-Leadership – eine Herausforderung im digitalen Zeitalter
Das Remote-Führungsmodell beinhaltet die Leitung und Koordination der Arbeit von Remote-Teams unter Beachtung der definierten Unternehmensziele. Dabei kommt der positiven Lenkung und Motivation der Teammitglieder eine ebenso wichtige Rolle zu, wie der Förderung der Kooperation zwischen ihnen und einer intakten Kommunikation.
Die Leitung eines Teams auf Distanz bringt Vor- und Nachteile mit sich. Alle Prozesse des Projektmanagements verlaufen beinahe ausschließlich remote. Den Vorteilen wie Eigenverantwortung und Selbstbestimmung der Teammitglieder, mehr Freiheiten durch weniger Kontrollen, kein Zeitaufwand für den Arbeitsweg, eine weitgehend freie Einteilung der Arbeitszeiten und keine lokalen Einschränkungen bei der Auswahl der Fachkräfte, stehen auch Nachteile gegenüber.
Dazu zählen technische und kommunikative Probleme bei der Zusammenarbeit, Nichterreichbarkeit anderer Teammitglieder und der eigene Druck von ständiger Erreichbarkeit. Außerdem ist die Unternehmenskultur weniger ausgeprägt, da nur ein geringer Zusammenhalt des Teams möglich ist und Schwierigkeiten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter entstehen.
Die folgenden remote Leadership Tipps sollen einen wertvollen Beitrag dazu leisten, damit das Remote-Leadership ein voller Erfolg wird.
Tipp 1: Klare Spielregeln helfen beim remote Team Leadership
Eine der wichtigsten Regeln bei der Führung von virtuellen Teams ist ein Leadership, das auf Vertrauen basiert. Große Konzerne haben diesen Trend schon vor Jahren erkannt und setzen ihn um. Das verlangt von Managern die Abkehr vom Kontrolldenken. Bei einer kooperativen Führung können dem Team nicht einfach Vorgaben gemacht und Ergebnisse kontrolliert werden. Es gilt den Sinn von übertragenen Aufgaben zu vermitteln. Im Idealfall werden Aufgaben und Ziele gemeinsam in einem agilen Team formuliert und umgesetzt. Dem Teamleiter kommt die Rolle der Koordinierung der Aufgaben zu, das heißt, Ideen zu kanalisieren und Entscheidungsprozesse als Moderator zu begleiten. Um dieses Prinzip durchzusetzen, hat ein großer deutscher Softwarekonzern durch ein Remote-Führungstraining seine Manager geschult.
Einige wenige Spielregeln der Zusammenarbeit stärken den Zusammenhalt und die Kooperationsbereitschaft innerhalb des Teams. Diese müssen aufgestellt und von allen Mitarbeitern inklusive des Chefs eingehalten werden. Erfahrungen zeigen, dass mit nur wenigen konkreten Spielregeln der Zusammenhalt innerhalb eines Teams gefördert wird. Alle können sich an diesen Regeln orientieren und unnötige Diskussionen bleiben aus.
Tipp 2: Vermeidung von Informationsdefiziten
Bei der Arbeit in Remote-Teams gilt es, den Verlust von Informationen zu vermeiden. Im Büro können sich die Teammitglieder kurzfristig und schnell austauschen. Ist ein Mitarbeiter nicht erreichbar, nimmt er an einem Meeting teil oder hat einen Termin außer Haus. Bei der remote Arbeit gibt es diese Informationen zunächst nicht. Unsicherheit kommt auf. Arbeiten die anderen Mitglieder meines Teams eigentlich im Moment? Mail- oder Chatanfragen werden nicht umgehend beantwortet. Weshalb nicht?
Dem Remote Team Leadership kommt deshalb die Aufgabe zu, innerhalb des Teams Informationsdefizite zu vermeiden. Beispielsweise können kurze morgendliche Meetings zur Kommunikation der Verfügbarkeiten der einzelnen Teammitglieder genutzt werden. Gleichzeitig können Prioritäten und die Art der Nachrichtenzustellung und –beantwortung geklärt werden. Ein gemeinsamer Teamkalender und von allen akzeptierte Arbeit mit Kollaborationstools helfen dabei entscheidend.
Eine wichtige Form zur Vermeidung von Informationsdefiziten ist die Dokumentation der eigenen Arbeit. Regelmäßige Statusupdates helfen dabei, Fortschritte innerhalb der Projektarbeit zu erfassen. Hindernisse können frühzeitig erkannt und Lösungen im Team gefunden werden.
Tipp 3: Online-Meetings müssen interaktiv und lebendig gestaltet werden
Online-Meetings abhalten und Teammitglieder zum Gespräch in eine Videokonferenz einladen, gehören zu den Standardanforderungen in einem Remote-Führungsmodell. Doch jeder kennt Mitarbeiter, die während dieser Meetings unbeteiligt in den Bildschirm starren oder nebenbei ihre Mails checken? Teamgeist und Motivation müssen während der Videokonferenz aufrechterhalten werden. Dazu eignen sich keine langweiligen Powerpoint-Präsentationen, wohl aber diese einfachen Regeln:
● Jedes Meeting muss vorbereitet werden, auch oder gerade, wenn es online stattfindet.
● Jeder Teilnehmer muss rechtzeitig Zugang zum virtuellen Meetingraum haben. Die Webcam muss eingeschaltet sein.
● Der Moderator sollte fünf Minuten früher online gehen und den Teammitgliedern einen kurzen Smalltalk ermöglichen.
● Bei der Moderation liegt der Fokus auf einer Interaktion. Alle Teammitglieder müssen dafür motiviert werden, sich zu beteiligen.
● Gleich zu Beginn sollten die Erwartungen und das Ziel des Meetings innerhalb einer Agenda geklärt und Kommunikationsregeln vereinbart werden.
● Präsentationen müssen so interessant und interaktiv wie möglich sein. Zu vermeiden sind textlastige Folien. Gut funktionieren kurze Videoeinblendungen. Fragen und Kommentare dürfen jederzeit per Chat eingebracht werden, nicht erst am Ende der Präsentation.
Tipp 4: Teamatmosphäre durch Offline-Meetings schaffen
Bei aller Begeisterung für ein Remote-Leadership sollte eines nicht vergessen werden: Die Teamatmosphäre leidet ohne persönliche Kontakte. Auch regelmäßige Videokonferenzen können sie nicht ersetzen. Menschen müssen sich begegnen können, um eine harmonische Teamatmosphäre zu ermöglichen. Wie oft solche Treffen stattfinden, lässt sich nicht definieren. Dabei spielen viele Faktoren eine Rolle, unter anderem die räumliche Entfernung. Ist diese nicht zu groß, sollten sich die Mitglieder des Remote-Teams aller sechs bis acht Wochen im Stammsitz des Unternehmens treffen. Bei sehr großen Unternehmen ist auch ein Wechsel zwischen den einzelnen Standorten denkbar. Wichtig ist nicht der Ort, sondern allein die Face-to-Face Kommunikation.
Bei diesen Meetings sollte es dabei nicht nur um das gemeinsame Teamwork gehen, denn hier bietet sich eine gute Gelegenheit, auch einmal außerhalb der Arbeit zusammenzukommen. Je besser sich die Mitarbeiter verstehen, desto besser wird die Atmosphäre im Job.
Die richtigen Software-Tools sind unabdingbar, wenn das Remote-Leadership ein Erfolg werden soll. Nur mit der richtigen Software wird es gelingen, ein Team effizient aus der Distanz zu führen, Kommunikation zu gewährleisten und Projekte erfolgreich zu managen.
Bitrix24 bietet genau die richtigen Werkzeuge, damit Ihr Remote Team Leadership gelingt. Bitrix24 verfügt über Tools für Videoanrufe und -konferenzen in HD-Qualität, Chats für private und Gruppenchats. Onlinekalender stehen, wie auch weitere vielzählige Programme zur Verfügung.
Und das Beste für Remote Teams: Für die Arbeit mit Bitrix24 wird weder ein Büro noch ein Computer benötigt, denn alle Aufgaben lassen sich mit der mobilen App für Android und iOS erledigen – eine App, die alles kann.
Bitrix24 bietet unter anderem diese Features:
● Mobile App
● Mobiles CRM
● Aufgabenmanagement
● Dateifreigabe und -speicherung
● Kommunikation in Echtzeit
● Zeitmanagement & Kalender
Das Remote-Führungsmodell lebt auch von Social Events. Dazu können beispielsweise eine virtuelle Kaffeepause oder das Feierabendbier im Zoom-Meeting gehören. Es kommt auch gut an, wenn sich Mitglieder anderer Remote-Teams dazugesellen. Ein besonderer Anlass für solche digitalen Treffs – aber sicher nicht der einzige – kann ein Geburtstag sein. In einem guten Remote Team Leadership vergisst der Chef bestimmt nicht den Geburtstag seiner Teammitglieder.
Sollten solche virtuellen Treffs im Laufe der Zeit zu langweilig werden, hilft der digital Energizer. Hier ist Kreativität gefragt. Zum Beispiel kann bei jedem Treff ein Mitglied des Teams nicht nur sein Home-Office, sondern seinen Garten oder den gemütlichsten Platz in seiner Wohnung vorstellen. Auch kleine Spiele können die Atmosphäre am Bildschirm auflockern.