Das Projektmanagement zählt zu den komplexen Aufgaben in jedem Unternehmen. Teamleitende benötigen den Überblick über eine ganze Reihe von gleichzeitig ablaufenden Prozessen. Der Projekterfolg hängt dabei vor allem von drei variablen Größen ab: Zeit, Kosten und Qualität. Den gesamten Überblick – besonders bei Änderungen innerhalb der genannten Größen – können Ihnen passende Softwares geben. Mit separaten Anwendungen, wie Tabellenkalkulationen oder Textprogrammen, ist es jedoch nicht möglich, komplexe Aufgaben team- und abteilungsübergreifend zu verwalten. Die beste Option in diesem Fall ist es, leistungsstarke Projektmanagement-Lösungen zu verwenden. Mit ihren vielzähligen Tools optimieren Sie das Aufgabenmanagement und sorgen für eine schnelle und effektive Kommunikation unter allen Projektteilnehmenden, egal ob sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten.
Da der Markt eine Vielzahl an Projektmanagement-Softwares bietet, möchten wir Sie bei Ihrer Auswahl unterstützen und haben hier die 15 wichtigsten Projektmanagement-Funktionen zusammengestellt.
Zum Projektmanagement gehören die Verwaltung, Organisation und technische Durchführung der Arbeiten, die für eine fristgerechte und qualitativ hochwertige Erfüllung der Projektziele erforderlich sind. Das Projektmanagement ist verantwortlich für die Einhaltung des Budgets, für die Problemlösung, die Teamorganisation und die Terminkontrolle.
Mit einer Projektmanagement-Software erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über all Ihre Aufgaben und Deadlines, Kontrolle über Ihren Ressourceneinsatz und viele praktische Tools für Teamarbeit.
Zu Projektmerkmalen zählen Zielvorgaben, Ressourcenvorgaben, Zeitplanung, Budgetrahmen und die Aufgabenkomplexität.
Projektmanagement-Skills sind Kompetenzen zur erfolgreichen Durchführung und Fertigstellung von Projekten. Sie werden in Hard Skills und Soft Skills unterteilt. Hard Skills sind die messbaren Fähigkeiten von Teammitgliedern, Ziele mithilfe einer Projektmanagement-Software zu erreichen. Unter Soft Skills werden die nicht messbaren Fähigkeiten verstanden, die für eine erfolgreiche Projektarbeit erforderlich sind.
Planungstools gehören zu jeder professionellen Projektmanagement-Lösung. Eine gute Planung ist praktisch Voraussetzung für die termingerechte und finanziell erfolgreiche Umsetzung von Projektzielen. Mit diesen Tools verteilen Sie bereits zu Beginn eines Projektes Zeit und Ressourcen auf alle wichtigen Aufgaben. Dazu gehören bspw. Gantt-Diagramme oder Zeitleisten. Damit werden Projektziele definiert, Aufgaben in Teilaufgaben gegliedert und Meilensteine gesetzt.
Sie helfen unter anderem dabei, die Einhaltung von Fristen zu überwachen. Ein modernes Planungstool für 2022 soll es ermöglichen, nicht nur mit einem persönlichen Kalender, sondern auch mit den Kalendern von Mitarbeitenden oder ganzen Teams zu arbeiten, sodass jeder Projektteilnehmende jederzeit die Ziele und den Fortschritt des Projekts nachverfolgen und seine eigenen Anpassungen in Echtzeit vornehmen kann.
Projekte beanspruchen nicht nur viel Zeit Ihrer Mitarbeitenden, sondern erfordern auch ausreichende finanzielle Mittel. Die Budgeterstellung gilt als eine der schwierigsten Aufgaben beim Projektstart. Die Budgeteinhaltung ist aber eine wichtige Kennzahl, die über den Erfolg des Projekts entscheidet.
Arbeitsmittelkosten, Sachkosten, Lohn- und Reisekosten sind wesentliche Faktoren bei der Budgetplanung. Deshalb sind professionelle Projektmanagement-Lösungen mit einem individuell anpassbaren Tool für Kostenplanung ausgestattet. Bei der Bewertung der Eignung solcher Tools ist unbedingt zu prüfen, ob diese einen Datenaustausch mit externen Systemen, wie beispielsweise der Finanzbuchhaltung des Unternehmens, ermöglichen.
Jedes Projekt besteht aus Aufgaben. Um die Arbeit mit großen Projekten optimal zu gestalten, sollten Sie Aufgaben in Teilaufgaben aufteilen und diese Ihren kleineren Projektteams zuordnen. Genau hier kann die Aufgabenverwaltung für Sie hilfreich sein.
Eine gute Projektmanagement-Software zeichnet sich durch folgende Features für Aufgabenverwaltung aus: persönliche und Teamaufgaben, Checklisten, Zeiterfassung, Aufgabendelegation, Aufgabenautomatisierung, Aufgabenvorlagen, Zugriffsberechtigungen und vielzählige Aufgabenansichten.
Ein umfangreiches Tool für Ihr Projekt- und Aufgabenmanagement.
Die Kommunikation in Echtzeit und die Teamarbeit mit einer Vielzahl an Kollaborations-Tools sind heute grundlegend für den Erfolg des Projektmanagements. Das klassische Telefon und die E-Mail haben dabei ihre führende Rolle als wichtigstes Kommunikationsmittel längst verloren. Da das hybride Arbeitsmodell immer beliebter wird, werden Instant Messenger, Chats, Videoanrufe und Videokonferenzen zu den wichtigsten Kommunikationstools. Ein mit solchen Tools ausgestattetes Projektmanagement-System, sichert nicht nur einen stetigen Informationsfluss innerhalb des Projektteams, sondern ermöglicht es auch, Kundinnen & Kunden über den aktuellen Fortschritt zu informieren.
Die Projektarbeit beinhaltet auch, die zur Verfügung stehenden Ressourcen so effektiv wie möglich einzusetzen, um das Projekt fristgemäß abschließen zu können. Von daher gehört das Budget- und Ressourcenmanagement zu den wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement-Software. Durch eine realistische Planung der benötigten Ressourcen für jede einzelne Aufgabe wird die Erfüllung der Zielsetzungen wesentlich beeinflusst. So kann sichergestellt werden, dass es zu keinen Missverständnissen kommt, die sich kostspielig auf das Projekt auswirken können.
Ein passendes Tool zur Terminplanung und Zeiterfassung bietet zahlreiche Vorzüge für jedes Projektteam im Unternehmen an. Bei der Teamarbeit besitzen Teamplaner, die online zur Verfügung stehen, einen besonders hohen Stellenwert. Arbeitsgruppenkalender, die auch auf mobilen Geräten genutzt werden können und über eine Erinnerungsfunktion verfügen, helfen dabei, Termine immer im Blick zu behalten.
Es ist besonders empfehlenswert vorab zu prüfen, ob die Projektmanagement-Software auch eine Zeiterfassungsfunktion bereitstellt. Damit können Sie immer verfolgen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen und können so eventuelle Engpässe schneller erkennen.
Eine leistungsstarke Berichterstattung gibt immer Aufschluss darüber, in welchem Stadium Sie sich gerade mit Ihrem Projekt befinden, vorausgesetzt, Sie haben Berichtszeiträume bereit in der Planungsphase festgelegt.
Eines der wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement-Software ist daher ein passendes Berichtstool, das alle erfassten Daten sammelt und mit praktischen Vorlagen, die sich individuell anpassen lassen, einen schnellen Überblick bereitstellt. Diese Berichte und die darin enthaltenen Statistiken können nach dem Projektabschluss analysiert und ausgewertet werden, damit Sie die richtigen Schlüsse ziehen und diese für die Planung Ihrer nächsten Projekte berücksichtigen können.
Zu den grundsätzlichen Funktionen einer Projektmanagement-Software gehören auch unterschiedliche Ansichten. Neben einer Auflistung und Beschreibung aller Aufgaben können Sie hier eine graphische Darstellung zur Visualisierung von Projekten erhalten.
Die wichtigsten graphischen Darstellungsmöglichkeiten innerhalb des Projektmanagements sind:
Eine zeitgemäße Projektmanagement-Lösung muss unter anderem eine vollfunktionsfähige Dokumentenverwaltung bieten, die es ermöglicht, jegliche Art von Dateien – also Textdokumente, Kalkulationstabellen, graphische Darstellungen und Bilddateien – zu speichern. Neben einer zentralen Datenablage ist es wichtig, diese mit dem gesamten Projektteam teilen zu können. Dabei sollten Sie darauf achten, dass viele Projektteams heute nicht mehr gemeinsam im Büro arbeiten, sondern teils remote und nicht selten im Ausland tätig sind. Entscheiden Sie sich nur für das Dokumentenmanagement-Tool, das Ihnen einen Cloud Dateimanager bereitstellt, bei dem Ihre Projektmitarbeitenden entsprechend ihrer Zugriffsrechte jederzeit alle benötigten Informationen abrufen, kommentieren oder eigene Dateien hochladen können.
Fertige Workflows gehören zur Standard-Funktionalität einer Projektmanagement-Software. Angepasste Workflows sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit im Team immer glatt verläuft. Mit Work-in-Progress-Grenzen können Sie eine minimale und maximale Anzahl von Teilaufgaben innerhalb eines Zeitrahmens definieren und so die Überlastung Ihrer Mitarbeitenden verhindern.
Ein anderes Tool, mit dem Sie Ihre Workflows automatisieren können, sind automatische Benachrichtigungen. Sie erhalten diese zum Beispiel, wenn der Status einer Aufgabe aktualisiert wurde, und können so den gesamten Projektfortschritt leichter verfolgen.
Eine gute Projektmanagement-Software soll auch über ein Dashboard-Tool verfügen, das die Echtzeitverfolgung des Projektverlaufs erlaubt. Dieses Dashboard gibt dem Teamleitenden einen guten Überblick über den Bearbeitungsstand des Projektes und wie viel der geplanten finanziellen Mittel bereits verwendet wurden. Mit diesem Tool können Sie außerdem über mögliche Aufgabenverzögerungen rechtzeitig benachrichtigt werden.
Dank den Projekt-Dashboards können Sie das Gesamtprojekt leicht kontrollieren und rechtzeitig handeln, wenn Probleme bei der Termintreue oder Finanzierung auftreten.
Projektmanager:innen und Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, werden sie zu schätzen wissen: Vorlagen für die Planung, Berichterstattung oder wiederkehrende Aufgaben. Anstatt bei jedem Projekt von vorn zu beginnen, nutzen Sie dieses Tool, das Ihre Arbeitsabläufe erheblich optimiert.
Die Nutzung von Projektmanagement-Tools mit Vorlagen bietet eine Reihe von Vorteilen, wie die effiziente Planung durch bereits vorhandene Aufgaben-Checklisten, eine deutliche Zeitersparnis, da Aufgaben nicht neu beschrieben und dokumentiert werden müssen, und die bessere Vergleichbarkeit mit ähnlichen Projekten.
Im Idealfall können Teams solche Vorlagen von bereits abgeschlossenen Projekten einfach kopieren und danach individuell anpassen.
Besonders umfangreiche teamübergreifende Projekte oder solche, an denen viele Mitarbeitende beteiligt sind, erfordern die Vergabe von Zugriffsrechten durch einen Account-Administrator. Insbesondere bei Cloud-Lösungen, bei denen alle Daten zentral abgelegt werden, braucht man eine gute Strategie.
In diesem Zusammenhang gehört es zu den wichtigen Funktionen einer Projektmanagement-Software, Benutzergruppen mit den entsprechenden Rechten anlegen zu können. Einerseits ist es notwendig, dass Projektgruppenmitglieder, die gemeinsam – auch teamübergreifend – an einer Aufgabe arbeiten, alle benötigten Informationen abrufen und kommentieren können oder neue Dokumente erstellen dürfen. Andererseits ist es nicht sinnvoll, dass jeder Mitarbeitende über alle Details großer Projekte im Einzelnen informiert wird.
Oft werden in Unternehmen neben den Projektmanagement-Tools andere Softwareprodukte eingesetzt. Dann ist es hilfreich, wenn die Funktionalität einer Projektmanagement-Software die Integration von anderen Tools oder sogar von Fremdsystemen zulässt.
Ein gutes Beispiel dafür ist die Bitrix24 Software mit einem integrierten CRM, welches nahtlos mit der Projektmanagement-Lösung zusammenarbeitet. Zugleich gestattet Bitrix24 die Erweiterung mit zahlreichen Drittanbieter-Integrationen, die viele Vorteile bieten und Zeit sparen. Besonders zu erwähnen ist die Einbindung einer Helpdesk- und Support-App, mit der aufgabenbezogene Support-Tickets im Laufe des Projektes erstellt und den fachlich qualifizierten Mitarbeitenden gesendet werden können.
Cloudbasiert oder On-Premise? Diese Frage stellte sich noch vor wenigen Jahren bei der Auswahl der geeigneten Projektmanagement-Lösung. Heute ist die Unterstützung sowohl selbstgehosteter Software als auch der Cloudanwendung selbstverständlich geworden.
Die Vorteile der Cloud-Lösung überzeugen allerdings immer mehr Unternehmen. Da die meisten Unternehmen Projektteams haben, die hybrid oder remote arbeiten, gehört auch die Unterstützung von mobilen Endgeräten zu den wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement-Software. Die Bitrix24 Mobile App erfüllt praktisch alle Anforderungen einer ausgereiften Projektmanagement-Lösung. Von der Aufgabenverwaltung bis zur Teamkommunikation werden hier alle wesentlichen Features unterstützt.