Das Ziel jeder Unternehmensführung ist der langfristige wirtschaftliche Erfolg. Sich ändernde Marktbedingungen, fehlende Innovationen oder globale Wirtschaftskrisen können diese Ziele jedoch negativ beeinflussen. Um finanzielle Turbulenzen zu vermeiden, ist es wichtig, die Kosten zu senken, was beispielsweise durch einen Einstellungsstopp möglich ist.
Dies muss aber nicht zwangsläufig mit einem Wachstumsverlust einhergehen. Zwar verbinden die meisten Führungskräfte das Wachstum mit Umsatz- und Gewinnsteigerungen sowie mit größeren Marktanteilen. Im wirtschaftlichen Sinne bedeutet Wachstum aber auch die Verbesserung der Arbeitsprozesse, die Steigerung der Effizienz und die Stärkung der Human Resources. Investitionen in die Fähigkeiten der Mitarbeitenden sorgen dafür, dass das Unternehmen gestärkt aus wirtschaftlich schwierigen Situationen hervorgehen kann.
Die nachfolgend beschriebenen 10 Strategien zeigen Ihnen, wie Sie auch beim Einstellungsstopp Ihr Team stärken können.
Unter einem Einstellungsstopp versteht man ein Szenario, bei dem ein Unternehmen keine neuen Mitarbeitenden einstellt. Das bedeutet, dass auch Stellen, die durch Fluktuation frei geworden sind, unbesetzt bleiben. Ziel der Maßnahme ist in erster Linie die Konsolidierung der Personalkosten in der durch die veränderten Wirtschaftsbedingungen hervorgerufenen schwierigen Finanzlage des Unternehmens.
Für einen Einstellungsstopp gibt es unterschiedliche Gründe, die entweder einzeln auftreten oder voneinander abhängig sein können. Anlässe für einen Einstellungsstopp sind zum Beispiel sich ändernde Marktbedingungen, die sich negativ auf den Umsatz und die Rentabilität des Unternehmens auswirken, globale Wirtschaftskrisen, aufkommende Liquiditätsengpässe oder ein bereits vorhandenes Haushaltsdefizit.
Das Unternehmen kann das Team Empowerment, das heißt die Übernahme von Eigenverantwortung, kontinuierlich stärken. Darüber hinaus ist Innovation eine Schlüsselkomponente der Produktivität, deshalb sollte den Mitarbeitenden Raum für Innovation und Kreativität gegeben werden. Beides sorgt zudem für eine hohe Motivation.
Die Dauer eines Einstellungsstopps ist in der Regel an den Erfolg der vom Unternehmen eingeleiteten Maßnahmen zur wirtschaftlichen Stabilisierung geknüpft. Konsolidierungsprozesse lassen sich in der Regel innerhalb von drei bis sechs Monaten umsetzen, so dass anschließend eine erneute Rekrutierung möglich ist. Globale Wirtschaftskrisen können einen Einstellungsstopp allerdings erheblich verlängern.
Die Mitarbeitenden sind oft überrascht, wenn die Unternmehmensleitung einen Einstellungsstopp ankündigt. Bedeutung und Auswirkungen für die Teams und für jeden Einzelnen sind zunächst ungeklärt. Es ist wichtig, Fragen zu beantworten und zu vermeiden, dass sich die Ängste von Mitarbeitenden zu psychischen Problemen entwickeln. Die Aufgabe der Teamleitenden ist es, systematisch Zeit für die Kommunikation mit ihren Mitarbeitenden einzuplanen. Zunächst müssen die Gründe, die zum Einstellungsstopp geführt haben, erläutert werden. Es kommt vor allem darauf an, negative Emotionen abzubauen und einen gemeinsamen Austausch zu ermöglichen. Ein unternehmenseigenes Intranet ist dafür ein gutes Tool, das einen wichtigen Beitrag zum Vertrauensaufbau und zur Mitarbeiterbindung leisten kann.
Der Grund für einen Einstellungsstopp muss allen Teammitgliedern erläutert werden. Dies allein reicht jedoch nicht aus. Um die Motivation zu steigern und die Produktivität aufrechtzuerhalten, ist es von entscheidender Bedeutung, die Mitarbeitenden über alle Entscheidungen des Managements zu informieren, die die weitere Personalplanung betreffen. Die Teamleitung muss immer für Problemlösungen erreichbar sein. In diesen Phasen gibt es keine "Überkommunikation". Die Informationsweitergabe darf nicht als Einbahnstraße verstanden werden. Nur durch Feedbacks der Mitarbeitenden ist es möglich, die Employee Experience zu verbessern. Das bedeutet, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterbindung fördert. Die Kommunikations- und Feedback-Kanäle sind unter Berücksichtigung der Wünsche aller Teammitglieder zu gestalten, einschließlich derjenigen, die remote arbeiten.
Was auch immer der Grund für den Einstellungsstopp in Ihrem konkreten Fall ist, Sie müssen sich an die neuen Bedingungen anpassen, neue Ziele setzen und Wachstumspläne, Technologien und Geschäftsabläufe entsprechend optimieren. Außerdem müssen in der Projektarbeit möglicherweise neue Rollen zugewiesen werden. Es ist dabei wichtig, sicherzustellen, dass alle Teams und jeder einzelne Mitarbeitende die Anforderungen an ihre Arbeit verstehen und akzeptieren.
Das Management steht vor der Aufgabe, die Anpassungsfähigkeit des Teams zu erhöhen. Es gilt Wege zu finden, um die Mitarbeitenden flexibel und funktionsübergreifend einzusetzen und das Potenzial jedes Teammitglieds voll auszuschöpfen.
Bei einem Einstellungsstopp wird die Personaleinstellung durch das Team-Empowerment ersetzt. Das Management sollte die Mitarbeitenden motivieren, selbst Aufgaben zu übernehmen.
Es kommt oft vor, dass traditionelle Organisationsstrukturen Teams daran hindern, ihr volles Potenzial zu entfalten. Die Selbstorganisation hingegen fördert die Motivation. Durch die Einführung agiler Methoden wie Scrum und den Einsatz geeigneter Softwareprodukte kann die Produktivität während eines Einstellungsstopps nicht nur aufrechterhalten, sondern sogar gesteigert werden. Während im klassischen Projektmanagement der Teamleitende die Planung übernimmt, sind bei Scrum die Teammitglieder in verschiedenen Rollen für die Arbeitsorganisation verantwortlich. Eine Voraussetzung für den Erfolg ist die Auswahl geeigneter Teammitglieder, die ihre Rollen und Aufgaben vollumfänglich erfüllen können. Eine leistungsfähige HR-Software kann Ihnen helfen, diesen Auswahlprozess optimal zu gestalten.
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Besonders wenn das Unternehmen nicht aktiv neue Mitarbeitenden einstellen kann, ist es von größter Bedeutung, die Toptalente zu halten. Hochqualifizierte Mitarbeitende, die zudem sehr gut in die Teamarbeit integriert sind, müssen vom Unternehmen geschätzt und ihre Leistungen anerkannt werden.
Die Personalabteilung muss ihren Schwerpunkt von der Personalbeschaffung auf die Entwicklung eines Belohnungssystems für die aktuellen Mitarbeitenden und die Förderung der Unternehmenskultur verlagern. Erfolge der Mitarbeitenden, insbesondere die Steigerung der Produktivität, können durch ein attraktives Vergütungs- oder Bonussystem belohnt werden.
Die Mitarbeitenden orientieren sich am Verhalten ihres Teamleitenden. Das gilt nicht nur für die Arbeitsleistung, sondern auch für die Teilnahme am Unternehmensleben und die emotionale Einstellung. Die Aufgabe der Teamleitenden ist es, Motivation innerhalb des Teams zu steigern und zu vermeiden, dass sich der Einstellungsstopp negativ auf die Teamleistung auswirkt oder dass die Führungskräfte selbst in ihrer Arbeit demotiviert werden.
In diesem Fall ist es ratsam, sich an einen erfahrenen Coach zu wenden, der das passende Wissen für den Umgang mit schwierigen Unternehmenssituationen vermitteln kann.
Besonders für neue Mitarbeitende, die gerade ihre ersten Erfahrungen in der Projektarbeit sammeln, ist die Unterstützung sehr wichtig. Nur auf der Grundlage von gegenseitigem Respekt und Vertrauen entstehen kreative Ansätze und neue Ideen, auch wenn die Einstellung neuer Mitarbeitenden vorübergehend begrenzt ist.
Die Digitalisierung der modernen Wirtschaft stellt hohe Anforderungen an die fachliche Qualifikation der Mitarbeitenden.
Verfügt das Unternehmen über ausreichende finanzielle Mittel, kann der Mangel an Fachkräften, die für die Entwicklung innovativer Produkte oder die Umsetzung völlig neuer Konzepte benötigt werden, durch die Einstellung neuer Mitarbeitenden ausgeglichen werden. Im Fall eines Einstellungsstopps muss jedoch eine andere Lösung gefunden werden. So können beispielsweise Fachwissen und Fähigkeiten der vorhandenen Mitarbeitenden durch Weiterbildung auf das erforderliche Niveau verbessert werden. Die Aufgabe des HR-Managements ist es, den Qualifizierungsbedarf zu ermitteln und die entsprechenden Angebote vorzubereiten.
Für die Mitarbeitenden bedeutet Weiterbildung auch eine Chance für den Karriereaufstieg. Während des Einstellungsstopps können auch Leitungspositionen frei werden, die neu zu besetzen sind. Daneben ändern sich Hierarchien, je nach der Verteilung der Zuständigkeiten in einem bestimmten Projekt. Es ist deshalb für jeden Mitarbeitenden eine smarte Strategie, die Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten zu nutzen und seinen Teamleitenden gezielt darauf anzusprechen.
Fluktuationen gibt es immer in jedem Unternehmen. Auch oder gerade während eines Einstellungsstopps unterziehen viele Mitarbeitende ihre gegenwärtige Tätigkeit einer Analyse und prüfen die Karrierechancen. Einige werden feststellen, dass die Zeit für einen Jobwechsel gekommen ist. Geschäftsführung, Teamleitung und HR-Abteilungen in größeren Unternehmen müssen auf diese Situation vorbereitet sein. In einem Backfill-Plan werden Mitarbeitende erfasst, die entsprechend qualifiziert sind, um Positionen zu besetzen die durch das Ausscheiden anderer Teammitglieder frei geworden sind.
Um die notwendigen Daten zu jedem Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand zu halten, können Personalabteilungen datenbankbasierte Tools wie die Talentmanagement-Software von Bitrix24 nutzen.
Grundsätzlich gilt: je gesünder und zufriedener die Mitarbeitenden sind, desto motivierter und produktiver sind Sie bei ihrer Arbeit. Während eines Einstellungsstopps sind die meisten Teammitglieder einer psychischen Belastung ausgesetzt. Damit dies nicht zu länger anhaltenden gesundheitlichen Problemen führt, die im schlimmsten Fall in einem Burnout enden können, muss das Unternehmen im Vorfeld entsprechende Maßnahmen ergreifen. Führungskräfte können darin geschult werden, Symptome von Angst und Stress richtig zu erkennen. Regelmäßige Gesundheitschecks und psychologische Vorsorgeuntersuchungen der Mitarbeitenden ermöglichen eine Früherkennung von Krankheiten.
Der beste Weg, psychische Belastungen zu reduzieren, ist eine ausgewogene Work-Life-Balance. Diese setzt sich aus Arbeit, Gesundheit, sozialen Kontakten und persönlichen Werten zusammen. Besonderes Augenmerk ist auf die Möglichkeit zur Selbstverwirklichung zu legen. Dafür ist es wichtig, individuelle Ziele für die Teams und deren Mitglieder zu definieren.
Sofern es keine globale Wirtschaftskrise gibt, ist das Management dafür verantwortlich, die Fakten aufzuarbeiten, die zu den Problemen des Unternehmens geführt haben. Eine SWOT-Analyse bietet dazu eine gute Möglichkeit. Dabei werden die Stärken (Strengths), Schwächen (Weakness), Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats) der bisherigen Geschäftsprozesse bewertet.
Bei den Stärken sollten Sie analysieren, welche Fähigkeiten die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens haben und wie Sie sich dadurch von der Konkurrenz abheben können.
Zu den Schwächen gehört alles, was das größte Verbesserungspotenzial birgt, also fehlende Ressourcen.
Chancen ergeben sich daraus, dass die bewerteten Schwächen reduziert oder sogar in Stärken verwandelt werden können.
Im Hinblick auf die Risiken lohnt es sich besonders auf die aktuellen Markttrends und aufstrebende Konkurrenten zu achten.
Die Erkenntnisse aus der SWOT-Analyse werden an die Teams kommuniziert und helfen, wirtschaftliche Probleme künftig frühzeitig zu erkennen und die Auswirkungen zu minimieren.