Das “papierlose Büro“ ist schon seit Jahren Ziel vieler Manager und deren Assistenz. Es verheißt das goldene Zeitalter der Büroarbeit. Nur die Umsetzung gestaltet sich viel schwerer als erwartet. Die Digitalisierung von analogen Abläufen, die jahrelang erfolgreich praktiziert wurden, ist nicht von heute auf morgen realisierbar.
Ein erster wichtiger Schritt zur vollständigen Digitalisierung der Officetätigkeiten heißt: Dokumente organisieren.
Dazu bedarf es der Erarbeitung eines Konzepts, welches im gesamten Unternehmen umzusetzen ist. Neben organisatorischen Richtlinien hilft der Einsatz leistungsfähiger Softwaretools bei der technischen Realisierung.
Wie viel Struktur braucht man, um eine digitale Ablage zu organisieren? So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Digitale Ordnungssysteme erfordern feste Regelungen und die Disziplin, diese einzuhalten. Die folgenden 10 Tipps werden dabei helfen, die richtige Balance zwischen Aufwand und Nutzen bei der Dateiorganisation zu finden.
Eine der grundlegenden Regeln einer effektiven Dateiorganisation besteht in der Namensvergabe. Dokumente zu organisieren bedeutet, sowohl für die Ordner, in denen die Dateien gespeichert werden, als auch für die Dokumente selbst, Regelungen für die Dateibenennung zu erstellen. Dabei gilt es, unternehmensweite Richtlinien zu definieren, an die sich alle Mitarbeitenden halten. Für die digitale Ablage ist es wichtig, dass die Namensgebung spezifisch und beschreibend erfolgt. Dadurch lassen sich digitale Dokumente effektiv sortieren. Eine Filterung nach bestimmten Kriterien führt zum schnellen Sucherfolg. Ein einheitliches Schema zur Bildung von Dateinamen sollte aus mehreren kurzen Wörtern bestehen, die den Inhalt des Dokuments beschreiben und es einer bestimmten Kategorie zuweisen. Solche Kategorien sind zum Beispiel “Rechnung“, “Angebot“ oder “Vertrag“. Für die elektronische Dateiordnung bieten sich zwei Prinzipien an: die alphabetische oder die chronologische Sortierung. Beide Vorgaben zur Dateibenennung haben ihre Berechtigung. Es liegt an der unternehmenseigenen Philosophie, entsprechende Richtlinien zu erstellen. Beispiele zur Benennung könnten folgende sein: Auftrag-Kundenname-Auftragsdatum-Kurzbeschreibung oder Auftragsdatum-Auftrag-Kundenname-Kurzbeschreibung.
Der Aufbau übersichtlicher und nachvollziehbarer Ordnerstrukturen ist die Grundvoraussetzung für eine Teamarbeit, bei der Dokumente innerhalb von Projekten durch mehrere Mitarbeitende gemeinsam genutzt und bearbeitet werden müssen. Selbst bei der individuellen Tätigkeit von Freelancern erleichtert die Ordnersystematik das schnellere Auffinden von Dateien. Die Regeln zur Benennung entsprechen denen der Dateinamen und wurden bereits im 1. Tipp erläutert.
Die Organisation von Dokumenten durch klare Ordnerstrukturen setzt einige Prinzipien voraus, die nachfolgend aufgeführt werden.
· Jedem neuen Projekt ist ein Hauptordner zuzuweisen. Dieser trägt den Projektnamen und das Datum des Projektstarts.
· Entsprechend dem Projektstrukturplan sind zum übergeordneten Thema Unterordner anzulegen, die entsprechend der Bedeutung nummeriert werden können. Damit wird das schnelle Auffinden der wichtigsten Dokumente erleichtert.
· Die digitale Dokumentenstruktur sollte aus nicht mehr als 10 Unterordnern bestehen, falls erforderlich, können einige dieser Unterordner nochmals unterteilt werden. Eine weitere Gliederung in mehr als drei Ordnerebenen wird nicht empfohlen.
· Die Gesamtstruktur sollte einen Ordner mit dem Namen “Archiv“ für abgeschlossene Projekte enthalten.
Eine digitale Ablage von Dokumenten und große Speichermedien verleiten dazu, alle Dateien aufzubewahren. Doch große Datenmengen verbrauchen Ressourcen und verlängern unnötig Suchvorgänge.
Das regelmäßige Löschen von nicht mehr oder aktuell nicht benötigten Dokumenten schafft Abhilfe. Der Abschluss eines Projektes bietet eine gute Möglichkeit, sich von Daten zu trennen. Stehen dem Löschen gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen, müssen die Dateien archiviert werden. Dazu mehr im nächsten Tipp.
Zwei Datenstrukturen sind unbedingt in regelmäßigen Abständen auf überflüssige Dateien zu überprüfen, der Downloadordner und die persönlichen E-Mails. Der erstgenannte Ordner sollte tatsächlich nur dazu genutzt werden, wofür er eigentlich gedacht ist, als temporärer Ablageplatz. Eine tägliche Überprüfung und das Aufräumen nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, ist aber sehr effektiv. Dokumente organisieren bedeutet auch, Anhänge von E-Mails möglichst sofort einem Projekt zuzuordnen und dort zu speichern. Das regelmäßige monatliche Löschen nicht mehr benötigter E-Mails sichert die Übersichtlichkeit des eigenen Postfachs, die tägliche E-Mail-Archivierung und das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen.
Es gibt viele Optionen, um Dokumente digital zu archivieren, auf keinen Fall darf aber darauf verzichtet werden. In kleinen Unternehmen oder als Freelancer kann bereits das Anlegen eines Archiv-Ordners und das regelmäßige Ablegen der Dateien und Ordnerstrukturen nach Projektabschluss, ein erster wesentlicher Schritt zur Aufbewahrung von Dokumenten sein. Zusätzlich muss zwingend die Integration des Archivordners in die Backupstrategie erfolgen.
In größeren Unternehmen oder bei einem hohen Datenaufkommen reichen solche Maßnahmen allerdings nicht aus. Hier müssen spezielle Tools eingesetzt werden, die eine automatische Archivierung durchführen. Dokumente durch Software zu organisieren, die neben der Archivierung gleichzeitig für regelmäßige Backups sorgt, ist auch ein Mittel der Wahl, wenn es um Rechts- und Dokumentensicherheit geht. Das betrifft insbesondere solche Dokumente, wie Rechnungen, Aufträge und Ausschreibungsunterlagen, aber auch E-Mails. Letztere müssen in Deutschland nach gesetzlichen Vorgaben revisionssicher archiviert werden. Spezielle Archivierungsprogramme helfen dabei, Dokumente organisieren zu können und gleichzeitig digitale Ordnungssysteme nachvollziehbar aufzubewahren.
Digitale Unterlagen zu organisieren, bedeutet immer auch den Einsatz einer Backupsoftware, die den Unternehmensanforderungen entspricht. Regelmäßige Datensicherungen schützen Dokumente vor Verlust oder Beschädigung. Die Dokumentensicherheit ist ein besonders kritisches Element der Dateiorganisation. In der Regel steckt viel Zeit und Arbeit im Aufbau der Datenstruktur, ohne aktuelle Backups können digitale Ordnungssysteme mitsamt aller Daten verloren gehen.
Die richtige Backupstrategie setzt auf eine Kombination von Sicherungseinrichtungen innerhalb des Unternehmens und zusätzlicher Auslagerung der Daten in eine besonders geschützte Umgebung. Damit wird das Grundkonzept der 3-2-1-Regel umgesetzt, das darin besteht, von allen zu schützenden Dateien drei Kopien zu erstellen, diese auf zwei verschiedenen Arten von Speichermedien zu sichern und eine Kopie der Daten an einem externen Standort aufzubewahren. Hier sind Anwender im Vorteil, die ihre Projekte cloudbasiert organisieren. So bietet Bitrix24 zum Beispiel eine Projektmanagementsoftware auf dieser Basis. Bei der Nutzung eines eigenen Cloudservers schützt die proaktive Web Application Firewall vor dem Eindringen von Malware und die Backupfunktion gewährleistet zuverlässige Datensicherungen in einer Rechenzentrumsumgebung.
Die in den beiden ersten Tipps genannten Verfahrensweisen sind gut geeignet, um in kleineren Unternehmen Dokumente organisieren zu können. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße wird allerdings der Aufwand zu hoch, um die digitale Ablage per Hand vorzunehmen und diese einer Kontrolle zu unterziehen. Hier muss eine leistungsfähige Dokumentenmanagement-Software zum Einsatz kommen. Solche Tools bieten Funktionen wie Schemata zur Dateinamensgebung, für Ordnerstrukturen, Tags, um Dokumente mit Schlagwörtern für eine bessere Auffindbarkeit zu versehen und Wiederherstellungspunkte zu bestimmten Versionen an. Dokumente werden durch ein System der zentralen Speicherung und mittels Volltextsuche schneller auffindbar, langwierige Suchvorgänge entfallen dadurch.
Eine Dokumentenmanagement-Software bietet durch ein Rechtekonzept mit Authentifizierung zudem die Möglichkeit, nur Mitarbeitenden mit der entsprechenden Autorisierung die Nutzung der Dateien zu ermöglichen. Außerdem gewährleistet ein Dokumentenmanagementsystem, wie es Bitrix24 bereitstellt, die besten Bedingungen zur Projektarbeit im Team. Anstatt Dateien von Mitarbeitenden zu Mitarbeitenden zu schicken und dabei im ungünstigsten Fall verschiedene Versionen zu verteilen, arbeiten alle Teammitglieder am gleichen Dokument. Das Bitrix24.Drive stellt den notwendigen Speicherplatz in einer Rechenzentrumsumgebung zur Verfügung.
Auch ein Unternehmen mit einer bereits gut funktionierenden digitalen Ablage muss sich mit der Tatsache auseinandersetzen, dass Dokumente in Papierform den Posteingang erreichen. Typische Beispiele dafür sind Rechnungen. Kunden oder Lieferanten können dazu aufgefordert werden, Rechnungen digital zuzustellen, aber Außendienstmitarbeitende werden immer wieder Hotelquittungen oder Tankbelege von Ihren Dienstreiseabrechnungen beifügen. Durch das Scannen lassen sich Papierformate digitalisieren. Um maschinell lesbare Textdokumente zu erzeugen, sind Softwarelösungen auf OCR-Basis – OCR steht für “Optical Character Recognition“ und bedeutet optische Zeichenerkennung – im Einsatz. Dafür werden seit Jahren Dokumentenscanner genutzt. Diese gewährleisten aber nicht automatisch eine Integration der digital erstellten Dokumente in die Dateiorganisation. Analoge Dokumente organisieren bedeutet also viel mehr als die reine Digitalisierung mittels Scannens.
Hierfür ist, in Kombination mit einem Scanner, der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems erforderlich. Damit lassen sich Dokumente indexieren, kategorisieren, mit einer Namenssyntax versehen und in der richtigen digitalen Ordnerstruktur speichern. Gleichzeitig erfüllt eine solche Software die rechtlichen Vorgaben der GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form, und kann Dokumente unveränderbar archivieren.
Intelligente Softwarelösungen gestatten es, dass immer wiederkehrende Arbeitsschritte innerhalb der Organisation von Dokumenten automatisiert werden. Dabei lassen sich Abläufe festlegen, die sich auf eine bestimmte Art von Dateien beziehen. Das betrifft zum Beispiel die Veröffentlichung von Dokumenten. Regelungen können hier ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren in Gang setzen, bei dem das Dokument durch die entsprechenden Fachleute bei Bedarf korrigiert oder ergänzt wird.
Dokumente organisieren, bedeutet also nicht zwangsläufig, dass diese durch Mitarbeitende bearbeitet werden und danach “per Hand“ zum nächsten Bearbeitenden weitergeleitet werden müssen, falls dies erforderlich ist. Ein modernes digitales Dokumentenmanagement zeichnet sich durch die Einrichtung von Workflows aus, die Dokumente automatisch weiterleiten, nachdem die notwendigen Bearbeitungsschritte erfolgt sind. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel die Prozesse innerhalb des HR-Managements deutlich effizienter gestalten. Bitrix24 stellt dafür eine Lösung bereit, mit der Genehmigungsprozesse automatisiert werden können. Das erleichtert und beschleunigt das Erstellen von Urlaubsanträgen oder die Antragstellung für Dienstreisen sowie deren Abrechnung erheblich.
Die Dateiorganisation kann Unternehmen vor Herausforderungen stellen, die mit heterogenen Hard- und Softwareumgebungen arbeiten. Grafiker bevorzugen häufig Rechner mit dem Betriebssystem macOS, die meisten Office-Anwendungen werden allerdings für das Betriebssystem Windows bereitgestellt. Da die Dateisysteme nicht direkt kompatibel sind, müssen Lösungen geschaffen werden, um alle Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und die Teamarbeit damit zu unterstützen. Hier hilft ein cloudgestützes Dateiverwaltungsprogramm wie Bitrix24 es zur Verfügung stellt.
Dokumente mit dem Mac zu organisieren, wird durch die Installation des Bitrix24.Drive genauso einfach, wie Dokumente mit einem Windows-PC zu verwalten. Da die Technologie mit dem Windows Explorer und Mac Finder kompatibel ist, lassen sich alle auf dem Cloud-Laufwerk gespeicherten Dateien auch wieder auf das jeweilige Endgerät zurückübertragen.
Neben der Betriebssystemübergreifenden Speicherung von Dokumenten, bietet die Dateiverwaltung via Cloud zudem den großen Vorteil der gemeinsamen Bearbeitung im Team. Es wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden an der gleichen, also aktuellen Version eines Dokuments arbeiten.
Die digitale Organisation von Dateien und Dokumenten ist zunächst ein technischer Vorgang. Dieser muss jedoch rechtskonform ablaufen und sich in Deutschland an die Richtlinien der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) halten. Dazu ist eine ausreichende Dokumentation notwendig. Rechnung, Verträge und Patente sind hochsensible Daten. Sie müssen in Ordnersystemen gespeichert und archiviert werden, die mit entsprechend granularen Zugriffsrechten ausgestattet sind. Nur das gewährleistet die Nutzung durch autorisierte Mitarbeitende des Unternehmens. Unter besonderer Beachtung steht auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Bei der Verwendung von CRM-Software ist diesem Gesichtspunkt erhöhte Aufmerksamkeit zu widmen. Dokumente organisieren und die Dateisicherung in der Cloud zu gewährleisten, darf unter diesem Aspekt nur bei einem Anbieter von Rechenzentrumsleistungen erfolgen, der eine Speicherung und Archivierung nach den DSGVO-Richtlinien vertraglich zusichert. Beim Einsatz der Customer-Relationship-Management-Software von Bitrix24 sind alle rechtlichen Auflagen erfüllt. Die Daten werden in zwei deutschen Rechenzentren gehostet, die allen Auflagen der europäischen Datenschutzgesetze entsprechen. Neben täglichen Backups erfolgt der Zugang zur Cloud verschlüsselt, geschützt durch das SSL-Protokoll. Damit wird auch die Remotearbeit zuverlässig und von jedem Standort aus möglich.
Wer seine Dokumente digital organisieren möchte, muss diese zuerst nach festgelegten Regeln benennen und in einer definierten Ordnerstruktur speichern. Zur Dateiorganisation in einer sicheren Umgebung, die ausreichend Schutz vor Hackerangriffen und Viren bietet, ist die Cloudnutzung zu bevorzugen. Bei der Beauftragung eines zertifizierten deutschen Rechenzentrums für diese Dienstleistung wird die Rechtskonformität, insbesondere die Beachtung der Regelungen der DSGVO, gewährleistet. Alle wichtigen Unternehmensdaten müssen regelmäßig durch Backups gesichert werden. Hinzu kommt eine revisionssichere Archivierung von Dateien und E-Mails, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Der Einsatz eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems ermöglicht sowohl die Digitalisierung von Papierdokumenten als auch die Nutzung von Workflows bei der Teambearbeitung von Dokumenten.