Die Software PandaDoc hat sich zur Erstellung von Dokumenten mit elektronischer Signatur in den letzten Jahren einen Namen gemacht. Doch es gibt eine Reihe von Alternativen, die es vor allem kleinen Unternehmen ermöglichen, Vertragsunterlagen einfach zu verwalten.
Für die Auswahl des geeigneten Tools kommt es bei der Vielzahl an PandaDoc-Alternativen darauf an, einen einheitlichen Workflow zu organisieren. Dieser beginnt mit der Erstellung des Vertragsdokuments. Vorlagen und die CRM-Integration für den Import der Daten des Vertragspartners können wichtige Hilfen bei der effizienten Texterstellung sein. Eine elektronische Signatur und der automatisierte Versand der Unterlagen sind weitere Schritte des Vertragsmanagements. Zum sogenannten Contract Lifecycle Management (CLM) gehören außerdem der Audit Trail – die Kontrolle von Veränderungen im Ablauf des gesamten Prozesses – und die sichere Speicherung im Dokumentenmanagementsystem.
Besonderes Augenmerk bei der Vertragsverwaltung muss auf die Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur gelegt werden. Hier gibt es länderspezifische Regelungen. Während bei formfreien Verträgen in der Regel eine einfache elektronische Signatur ausreichend ist, sollte für formgebundene Verträge Rechtsberatung eingeholt werden.
Der folgende Artikel beschreibt die technischen Möglichkeiten von 10 Softwaretools zum Management formfreier Verträge mit elektronischer Signatur.
Es gibt eine große Anzahl von Vertragsvorlagen für praktisch jeden Anwendungsfall. Ihr Manko ist allerdings, dass die Unternehmens- oder persönlichen Daten per Hand eingetragen werden müssen, was Fehler begünstigt. Hier setzt die Software von Bitrix24 an. Sie generiert das Dokument direkt aus dem systemeigenen CRM-System (Customer-Relationship-Management). Dank Integritätsprüfung wird die mehrfache Bearbeitung des Dokuments vermieden.
Die Vertragsunterzeichnung erfolgt mittels Bitrix24 Sign als elektronische Signierung. Eine Automatisierungsfunktion unterstützt die Ausstellung und Weiterleitung der Dokumente.
Das Signatur-Tool eignet sich auch für kleine Unternehmen als eine der PandaDoc-Alternativen und wurde unter Berücksichtigung der DSGVO-Bestimmungen konzipiert. Es gewährleistet die sichere Verarbeitung personenbezogener Daten und protokolliert alle Aktivitäten. Die Software erfüllt zudem die Anforderungen nach UETA und ESIGN, ist also zur amerikanischen Compliance kompatibel.
Ausgestellte Dokumente können per E-Mail oder SMS an den Vertragspartner weitergeleitet werden. Durch das systemeigene Dokumentenmanagement-Tool von Bitrix24 lassen sich alle Verträge effizient speichern und verwalten.
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JETZT ANMELDENDas Tool des bekannten Softwareherstellers Adobe gehört zu den E-Signatur-Lösungen, die sich nahtlos in die Plattform zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten einfügen und damit auch als Vertragssoftware für kleine Unternehmen genutzt werden können. Mit Adobe Acrobat lassen sich digitale Verträge auf der Grundlage verschiedener Textformate, wie Microsoft Word oder PDF-Dokumente, erstellen und über Sign mit einer digitalen Unterschrift versehen.
Ein großer Vorteil der als Cloudlösung verfügbaren Software liegt in der Möglichkeit, den gesamten Dokumenten-Workflow verfolgen zu können. Damit lässt sich der aktuelle Status eines Vertrags in Echtzeit prüfen. Beim Öffnen und Unterzeichnen des Dokuments erfolgt eine Statusmeldung an den Absender.
Adobe Sign zeichnet sich als eine der PandaDoc-Alternativen aus, die dem Compliance-Management hohe Priorität beimisst, zum Beispiel durch die Einhaltung der strengen FERPA- und HIPAA-Richtlinien (Datenschutz für Studierende und im Gesundheitswesen). Diese ermöglichen eine einfache Vertragsgestaltung mit Partnern in den USA.
Neben der elektronischen Signatur zeichnet sich DocuSign vor allem durch das Vertragslebenszyklus-Management aus. Die CLM-Funktion (Contract Lifecycle Management) unterstützt besonders kleine Unternehmen ohne eine eigene Rechtsabteilung von der Vertragserstellung über die Umsetzung der vereinbarten Regelungen bis hin zur Erfüllung oder Beendigung der Vereinbarung. Das schließt auch die Workflowautomatisierung der Weiterleitungen innerhalb des Genehmigungsprozesses bis zur Unterzeichnung ein.
Die elektronische Unterzeichnung eines Dokuments kann auf jedem Gerät mit Touchscreen über den Bildschirm erfolgen. Die Unterschrift wird erfasst und automatisch in die Datei eingebettet.
Als eine der häufig genutzten PandaDoc-Alternativen unterstützt DocuSign auch die Dokumentenfreigabe für Verkaufstransaktionen und bietet in diesem Zusammenhang durch eine erweiterte Möglichkeit zur ID-Verifizierung die Einhaltung von Antigeldwäsche-Richtlinien.
Mit dem Tool lassen sich Verträge durch die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Kontrollen auf Unternehmensniveau schützen. Ein besonderer Vorteil ist die einfache Integrationsfähigkeit der Software in Standardanwendungen von Microsoft und Google.
Wer nach PandaDoc-Alternativen sucht und Zoho bereits als Projektmanagementsoftware oder das CRM nutzt, wird sicher das Modul Sign als gute Lösung ansehen. Die Software bietet neben der eigentlichen Funktion zur elektronischen Signatur auch Dokumentvorlagen und eine Workflowautomatisierung. Zoho Sign gehört deshalb – auch wegen der günstigen Preise und einer kostenlosen Basisversion – zu den Vertragsmanagement-Tools, die sich besonders für kleine Unternehmen eignen.
Dokumente können vom Computer oder aus der Cloud geladen und durch Felder ergänzt werden, in denen die Vertragspartner unterzeichnen. Durch die effektive Möglichkeit zum Datenaustausch mit dem Zoho CRM lassen sich Kundendaten direkt in die Vertragsunterlagen übernehmen, außerdem sind alle zum jeweiligen Kunden zugehörigen Verträge über das CRM leicht zu überwachen.
Weitere nützliche Funktionen, die für den Einsatz von Zoho als E-Signing-Tool sprechen, sind die Möglichkeiten zur einfachen Erstellung von Vorlagen und die Integrationsfähigkeit in Standardanwendungen von Google und Microsoft.
Obwohl es sich bei Juro in erster Linie um eine Software zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus handelt, umfasst sie auch Funktionen zum Erstellen und Signieren von Dokumenten. Da das Tool browserbasiert arbeitet, müssen keine aufwendigen Installationsprozesse der Nutzung vorausgehen. Dies ermöglicht ein effizientes Dokumentenmanagement auch für Mitarbeiter kleiner Unternehmen, die ohne IT- und Rechtsabteilung Verträge erstellen und überwachen müssen.
Der speziell für Juro entwickelte und leicht zu bedienende Vertragseditor begleitet den Anwender bei der Erfassung der Vertragsdaten, der Erstellung des eigentlichen Textes, der Genehmigung und Unterzeichnung durch die elektronische Signatur und der Überwachung der Vereinbarungen. Über das Dashboard der Software können Sie für den jeweiligen Vertrag Fristen festlegen, vor deren Ablauf eine Benachrichtigung verschickt wird, zum Beispiel wenn der Vertrag ausläuft und erneuert werden muss. Juro gehört damit zu den PandaDoc-Alternativen, die sich durch ein vollständiges Contract Lifecycle Management (CLM) auszeichnen.
Mit seinem umfassenden eSignature-Konzept ermöglicht OneSpan Sign die digitale Erstellung von Dokumenten, deren elektronische Unterzeichnung und den Versand per E-Mail. Verträge können innerhalb der Software durch Hinzufügen von Text, Grafiken oder anderen Elementen erstellt werden. Das Tool unterstützt die Vertragsautomatisierung und ist einer der renommierten PandaDoc-Konkurrenten, besonders unter Beachtung von Sicherheitsaspekten.
Die Software erfüllt globale Compliance-Standards, wie HIPAA, ESIGN und DSGVO. Durch die Zertifizierungsmöglichkeit nach SOC2 Typ II eignet sich der Einsatz für medizinische Einrichtungen oder Finanzdienstleister, die mit persönlichen Daten umgehen müssen. Die SOC 2 Typ-II-Compliance ist ein Framework für Unternehmen, das auf zertifizierte Kontrollen der Datensicherheit setzt.
Neben elektronischen Signiermöglichkeiten bietet OneSpan Sign Nutzern auch die Möglichkeit, per Maus oder Trackpad zu unterschreiben. Eine Audit-Trail-Funktion zeigt, wann Verträge signiert wurden und von wem. Das Tool lässt sich in andere Systeme, wie CRM oder ERP, integrieren, um Workflows zu automatisieren.3
Nach eigener Aussage ist Agiloft eines der am besten anpassbaren Vertragsmanagementsysteme auf dem Markt. Im Vertragslebenszyklus-Management besitzt Agiloft seine größten Stärken durch Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Automatisierung von Workflows, zentrale Ablage und Zugriff auf alle Vertragsdokumente sowie Risikomanagement und Compliance. Die skalierbare Plattform ermöglicht es Ihnen, den Prozess mit wenigen Klicks zu automatisieren, indem Sie Eckdaten für die Texterstellung angeben
Datenverschlüsselung für die Vertragsablage und DSGVO-Konformität zeichnen Agiloft gegenüber anderen Produkten besonders aus. Das Tool lässt sich als vollständig auditkonform mit Unterstützung für HIPAA und CFR21 (Compliance für Lebensmittel und Arzneimittel) einsetzen.
Weitere Vorteile der Plattform sind ihr großer Funktionsumfang, der von der Erstellung einer Wissensdatenbank über die Automatisierung von Genehmigungsprozessen, Reporting- und Analysefunktionen bis hin zur Einbindung in andere Systeme, wie CRM oder ERP, mittels API reicht.
Die Software Oneflow erweist sich dank ihres ganzheitlichen Ansatzes für die Vertragszusammenarbeit, mehrerer Signaturmethoden, künstlicher Intelligenz zur Optimierung der Vertragsabläufe und einer benutzerfreundlichen Oberfläche als eine der besten Alternativen zu PandaDoc.
Das Tool bietet eine schnelle Möglichkeit, Vertragsdokumente per Mausklick über einen verschlüsselten Link zu unterzeichnen. Dabei stehen vier Signaturoptionen zur Verfügung, die handschriftliche Signatur, die Standard-E-Signatur (SES), eine elektronische Identifikation (AdES) und die SMS-Verifizierung.
Mit Oneflow lassen sich interaktive Verträge erstellen, deren Metadaten die Auswertung erleichtern. Mit künstlicher Intelligenz gesteuerte Prozesse werten gleichzeitig mehrere Verträge anhand dieser Metadaten aus, erkennen Fehler und verbessern damit letztlich die Einhaltung der Compliance.
Die Template Library der Software bietet eine Vielzahl von Vorlagen, die sich nicht nur zur effizienten Erstellung von Vertragsunterlagen eignen, sondern auch Fehler minimieren. Eine als Integration Hub bezeichnete Funktion bietet die Datensynchronisation mit anderen Branchensoftwaresystemen.
Durch die mobile App für die Betriebssysteme Android und iOS eignet sich SignNow besonders für Außendienstmitarbeiter kleinerer Unternehmen, die Vertragsunterlagen direkt beim Kunden digital unterschreiben lassen möchten. Vorlagen ermöglichen zudem die einfache und kostengünstige Erstellung der Dokumente, auch unterwegs. Die Vorlagenverwaltung bietet eine Anpassung der Verträge an das Unternehmensbranding.
Datensicherheit spielt beim Softwareproduzenten von SignNow eine dominierende Rolle. Alle Daten werden durch die starke 256-Bit-Verschlüsselung gesichert und gespeichert. Das ermöglicht auch den datenschutzkonformen Versand der Dokumente über die mobilen Endgeräte.
Zu den weiteren leistungsstarken Funktionen des Tools, die es zu einer der besten PandaDoc-Alternativen für kleine Unternehmen machen, gehören eine E-Mail-Erinnerungsfunktion für die Unterzeichnung von Verträgen und die Möglichkeit zur Integration in andere Softwareprodukte. Die beschriebene App lässt sich mit den weitverbreiteten Microsoft- und Google-Standardanwendungen ebenso verbinden, wie auch über eine spezielle eSignature-API mit anderen Applikationen.
Kleinere Unternehmen, die bereits den kostengünstigen Cloudspeicher von Dropbox nutzen und eine Software zur digitalen Signierung ihrer Verträge suchen, können sich für Dropbox Sign als eine der PandaDoc-Alternativen entscheiden. Neben dem Speicherplatz stellt der Cloudanbieter mit Dropbox Paper eine App zur Verfügung, mit der Teams gemeinsam Dokumente erstellen und bearbeiten können. Die Funktionen von Dropbox Sign, vormals bekannt als HelloSign, bilden die Grundlage, die für ein effektives Vertragsmanagement erforderlich ist.
Die beschriebene Signatur-Software unterstützt alle wichtigen Dateiformate, die zur Vertragserstellung benötigt werden, einschließlich PDF, Word und Excel. Dokumente können direkt aus dem Speicher der Dropbox ausgewählt, signiert und anschließend versendet werden.
Der Anbieter setzt für die Datensicherheit modernste Verfahren ein, einschließlich 256-Bit-Verschlüsselung und SOC II-Konformität (siehe dazu Ausführungen im Abschnitt 6.). Ein detaillierter Audit Trail zeichnet zur Gewährleistung der Transparenz alle Aktionen während des Signaturprozesses auf.
Die hier beschriebenen Vertragsmanagement-Tools können alle als PandaDoc-Alternativen eingesetzt werden, wobei die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens im Mittelpunkt stehen müssen.
Wer auf ein Tool zur Vertragsverfolgung besonderen Wert legt, wird die CLM-Funktionen von DocuSign, Juro und Agiloft schätzen. OneSpan Sign und Oneflow punkten vor allem durch die Erfüllung globaler Compliance Standards, während SignNow mobiles Signieren per Android- oder iOS-App ermöglicht und damit für Außendienstmitarbeiter interessant erscheint.
Einige der vorgestellten Produkte sind Bestandteil von Softwareplattformen, die bereits viele Unternehmen als Komplettlösungen nutzen. Zu nennen sind hier Adobe Acrobat Sign, Zoho Sign, Dropbox Sign und natürlich Bitrix24 Sign.
Bitrix24 bietet einen besonders produktiven und effizienten Ansatz für Vertragsmanagement mit elektronischer Signatur durch die Integration in sein KI-gesteuertes CRM. Dieses automatisiert repetitive Aufgaben und bietet damit die Voraussetzung für höhere Geschäftserfolge. Die ausgestellten und elektronisch signierten Dokumente lassen sich per E-Mail oder SMS versenden und im Dokumentenmanagementsystem versionsgetreu hinterlegen. Neben der Einhaltung der Compliance – unter anderem werden alle Vertragsabläufe DSGVO-konform gestaltet – zeichnet sich Bitrix24 besonders durch die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards aus.
Probieren Sie Bitrix24 aus! Sie erhalten nicht nur ein automatisiertes Dokumentenmanagement innerhalb Ihres CRM, sondern können auch die modernen Funktionen eines vollwertigen Online-Arbeitsplatzes nutzen.
JETZT ANMELDENDie besten Alternativen zu PandaDoc für kleine Unternehmen sind:
Bitrix24
Adobe Acrobat Sign
DocuSign
Zoho Sign
Juro
OneSpan Sign
Agiloft
Oneflow
SignNow
Dropbox Sign
Vertragsmanagement-Tools verbessern die Effizienz durch Optimierung und Automatisierung. Dabei sind in erster Linie die vorlagenbasierte Dokumentenerstellung, automatisierte Genehmigungsprozesse und die elektronische Signatur zu nennen. Erinnerungsfunktionen weisen auf notwendige Vertragsverlängerungen, Kündigungs- oder Zahlungsfristen hin. Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem ermöglicht das schnelle Auffinden von Verträgen.
Es gibt eine Reihe von Funktionen, die kleine Unternehmen bei Vertragsmanagement-Software suchen sollten. Die wichtigsten sind:
Anpassbare Vorlagen zur Vertragserstellung
Elektronische Signatur
Genehmigungsprozesse mit Erinnerungsfunktion
Automatisierte Workflows mit detailliertem Audit Trail