Beim Workload Management handelt es sich um eine Vorgehensweise, bei der die Arbeit in einem Unternehmen strategisch sinnvoll auf alle Mitarbeiter verteilt wird, um effizient das Arbeitsvolumen verwalten zu können und dadurch die Leistungsfähigkeit zu optimieren.
Zielstellung dabei ist es, sicherzustellen dass die Arbeit im geplanten Zeitrahmen erledigt wird und dabei ein gutes Gleichgewicht des Arbeitsaufwandes und Nutzens für jeden einzelnen Mitarbeiter aber auch für das gesamte Unternehmen besteht.
Wir haben Ihnen heute an dieser Stelle 7 Techniken für das Workload-Management gesammelt, die Ihnen dabei helfen, die Kunst des Workloads im Unternehmen umzusetzen. Dabei wird sowohl der Arbeitsaufwand von Führungskräften und Teamleitern berücksichtigt, die die Planung und Zuweisung vornehmen, sowie die Teammitglieder, die von einer fairen Aufgabenverteilung, unter Berücksichtigung ihrer Stärken, profitieren.
Technik 1: Ziele definieren
Zu den 7 Techniken für das Workload-Management gehört in einem ersten Schritt, dass Sie im Unternehmen für Sichtbarkeit sorgen und strategische sowie operative Ziele klar herausstellen.
Nur wenn jeder Mitarbeiter weiß, welche Herausforderungen es zu bewältigen gilt, lässt sich eine gut strukturierte Aufgabenverteilung realisieren. Unterstützend können in diesem Zusammenhang Tools wie ein softwaregestützter Umsatzplan herangezogen werden.
Dieser fördert auf einer einheitlichen Plattform die Kontrolle von gemeinsamen Zielsetzungen sowie Zielen jedes einzelnen Mitarbeiters. Passend dazu lassen sich nicht nur Zeiträume definieren, sondern auch die Umsatzziele, unter anderem nach Mitarbeitern, Pipeline oder unternehmensweit darstellen und so optimal nachvollziehen.
Achten Sie bei Zielsetzung und Erstellung von Zeitplänen darauf, dass Sie die Unternehmenswerte im Blick behalten. Im Zentrum dabei steht Ihre Mission oder Vision, an die Sie sich stets erinnern sollten, um die richtigen Projektziele auszuwählen und umzusetzen.
Eine gute Unternehmenskultur basiert auf einer funktionierenden Kommunikation auf Augenhöhe. Auch an dieser Stelle lassen sich eine Reihe von Werkzeugen nutzen, die eine Kommunikation auf ganz unterschiedlichen Wegen fördern und dafür sorgen, dass sich Ihre Mitarbeiter in Echtzeit, beispielsweise über anstehende Aufgaben, austauschen können.
Lassen Sie hier Projektteams oder einzelne Mitarbeiter selbst entscheiden, wie sie gerne in den individuellen Austausch mit ihren Kollegen treten wollen und halten mit Hilfe von Aufgaben- und Projektmanagement sowie Kommunikations- und Collaboration Tools verschiedene Optionen bereit.
Welche Projekte und die damit verbundenen Aufgaben stehen an und welcher Arbeitsaufwand ist dafür notwendig? Passend zu dieser Fragestellung lassen sich die benötigten Ressourcen mit Technik 3 der 7 Techniken für das Workload-Management in Ihrem Unternehmen bedarfsgerecht planen.
Eine wertvolle Grundlage bietet an dieser Stelle eine effiziente Ressourcenplanung. Darüber lassen sich nicht nur Kapazitäten festlegen, sondern auch die Projektdauer kontrollieren sowie freie Kapazitäten und einer optimale Auslastung Ihrer Mitarbeiter steuern.
Projektleiter können so zielorientiert entscheiden, welcher Kollege für welche Aufgabe verantwortlich gemacht wird und dabei nicht nur das Arbeitsvolumen verwalten, sondern eine optimale Aufgabenverteilung vornehmen.
Warten Sie nicht erst, bis sich langfristig Defizite zeigen, sondern finden Sie bereits bei den ersten auftretenden Problemen heraus, an welchen Stellen, beispielsweise der Aufwand für das Projekt unterschätzt wurde.
Prüfen Sie hier, ob die Arbeitslast tatsächlich gleichmäßig auf das Team verteilt ist und ob es möglich ist, Tätigkeiten auf weniger ausgelastete Mitarbeiter zu übertragen. Wenn Sie Aufgaben von einem Mitarbeiter auf den anderen delegieren, sollten Sie jedoch berücksichtigen, dass dieser einige Zeit benötigt, um sich in die neuen Anforderungen einzuarbeiten.
Es gibt aber auch eine Reihe von anderen Stellschrauben, beispielsweise im Rahmen der Zeitplanung. Kommt es bei der Planung von Zeiträumen zu Defiziten, muss womöglich der Zeitplan für das gesamte Projekt überdacht und eventuell Pufferzeiten eingefügt werden.
Unsere Technik 5 der 7 Techniken für das Workload-Management konzentriert sich auf den Wissenstransfer. Um das Arbeitsvolumen verwalten zu können und eine nachhaltige Arbeitsteilung zu gewährleisten, ist es nötig, dass alle Mitarbeiter über entsprechendes Wissen verfügen oder sich dieses zeitnah aneignen können.
Möglich wird dies über eine unternehmenseigene Wissensdatenbank. Diese unterstützt Sie dabei alle gesammelten Informationen zentral an einem Ort zu verwalten und über Zugriffsrechte Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen.
Dabei wird es beispielsweise möglich Onboarding Prozesse oder aber auch die Einarbeitung in ein neues Projekt gezielt mit Wissen zu unterstützen, das sich der jeweilige Kollege zu jeder Zeit und an jedem Ort aneignen kann. Einmal so gesammeltes Wissen, ist damit immer abrufbereit und geht auch bei einem Mitarbeiterwechsel in der Belegschaft nicht verloren.
Leider kommt das Honorieren der Arbeitsleistung in vielen Unternehmen bislang zu kurz. Ein erfolgreicher Abschluss von Projekten ist jedoch nicht immer selbstverständlich.
Vergessen Sie im Rahmen der Managementtätigkeit niemals, die einzelnen Mitarbeiter für Ihre Leistungen entsprechend auch zu loben.
Dies kann über ganz unterschiedliche Wege, unter anderem persönlich aber auch über eine Softwarelösung im Rahmen des alltäglichen Projektmanagements geschehen. Ein digitales Auszeichnungsschilder Tool ermöglicht es Vorgesetzten und Mitarbeitern besonders gute Arbeit zu würdigen. Auszeichnungen für Mitarbeiter sorgen für eine höhere Motivation und sind auch Ansporn für zukünftige, herausragende Arbeitsleistungen.
In der letzten wichtigen Technik dreht sich alles um das Controlling der Arbeitsergebnisse. Nur wenn Sie wissen, wie erfolgreich die Umsetzung eines Projektes am Ende gelungen ist, können Sie diese Erkenntnisse für die zukünftige Planung sowie das Management umsetzen.
Anhand von Arbeitsberichten wird vorab festgelegt, in welchem Turnus Mitarbeiter oder Projektteams ihre Berichte einreichen. Sie können zusätzlich auch Arbeitspläne umfassen.
Teamleiter erfahren mit Hilfe der Arbeitsberichte mehr über die Effektivität der Arbeitsabläufe und können diese auch entsprechend bewerten, kommentieren und für zukünftige Entscheidungen heranziehen.
Arbeitsvolumen verwalten in Ihrer Firma - so gelingt es Ihnen!
Mit unseren 7 Techniken für das Workload-Management erhalten Sie eine Reihe von wertvollen Hilfestellungen, die eine effiziente Aufgabenteilung in Ihrem Unternehmen ermöglichen und Sie somit auf lange Sicht, nicht nur das Arbeitsvolumen nachhaltig verwalten, sondern auch die gesamte Leistungsfähigkeit erhöhen.
Die Bitrix24 Unternehmenssoftware stellt Ihnen dafür zahlreiche Funktionen bereit, mit denen Sie Ihr Workload Management in der Praxis Schritt für Schritt umsetzen können. So wird Ihnen nicht nur die zielgerichtete Verteilung, Verwaltung sowie die Kontrolle der Arbeit möglich, sondern auch ein termingerechter Abschluss der jeweiligen Projekte.
Passend dazu sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter mit einem durchdachten Management optimal ausgelastet sind, ohne dabei jedoch überlastet zu werden.