Im Unternehmen ist es häufiger notwendig, mit mehr als zwei Gesprächsteilnehmern gleichzeitig zu reden. Mithilfe einer Konferenzschaltung oder Telefonkonferenz, kurz Telko oder TK, ist das ganz einfach mit dem Festnetz- oder Mobiltelefon möglich. Bei drei oder vier Teilnehmenden ist oft auch die Rede von einer Dreier- oder Vierer-Konferenz. Wenn es mehr Teilnehmende sind, heißt es einfach nur Telko. Damit die Konferenzschaltung ein Erfolg wird, gilt es ein paar Dinge zu beachten.
Damit eine moderne Telefonkonferenz funktioniert, ist laut hs-magdeburg.de nicht viel erforderlich, vor allem keine teure Telefonanlage. Sie funktioniert ganz einfach mit dem Smartphone oder dem Festnetztelefon. Zum Einwählen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Dial-out-Verfahren – ein Operator des Telko-Anbieters oder der Organisator der Telefonkonferenz ruft alle Teilnehmenden an und holt sie zur Konferenz. Hier trägt der Organisator die gesamten Verbindungsgebühren.
- Dial-in-Verfahren – jeder Teilnehmende wählt sich selbst in die Konferenz ein. Dazu sind Zugangsdaten notwendig, die der Organisator den Teilnehmenden vor der Konferenz übermittelt. Hier zahlt jeder Teilnehmende selbst die Verbindungsgebühren.
Für die Einrichtung und Umsetzung der Konferenz gibt es zahlreiche Anbieter am Markt, die diesen Dienst kostenlos anbieten.
Um eine Telefonkonferenz zu starten, muss der Organisator einen Anbieter auswählen und sich bei diesem anmelden. Das ist normalerweise nur beim ersten Mal notwendig und erfolgt direkt über die Internetseite des Diensteanbieters. Im nächsten Schritt erhält der Organisator der Konferenz die Zugangsdaten für einen virtuellen Telefonkonferenz-Raum. Die Zugangsdaten bestehen aus einer Telefonnummer zur Einwahl und einem PIN-Code für die Konferenz. Der PIN-Code kann unterschiedliche Namen haben, wie Konferenz-PIN, Einwahl-PIN oder Einwahl-Code. Diese Daten brauchen alle Teilnehmenden, damit sie sich in die Konferenz einwählen können. Jetzt müssen die Teilnehmenden sich nur noch über einen Zeitpunkt einig werden, schon kann die Telefonkonferenz starten.
Hinweis: Bei vielen Anbietern hat der Konferenzleiter eine eigene PIN. Er schaltet die Konferenz für alle frei. Die anderen Teilnehmenden hören bis zu Freischaltung Wartemusik.
Vor der Wahl des passenden Anbieters ist es notwendig, ein paar formale Aspekte zu betrachten. Diese Aspekte beeinflussen die Anbieter-Wahl und auch die Kosten der Telefonkonferenz.
- Wie viele Teilnehmende sind für die Telko geplant?
- Befinden sich alle Anrufer im Inland?
- Wer soll die Kosten für die Telefonkonferenz tragen?
- Sind Zusatzdienste notwendig, wie Websteuerung von Präsentationen oder die Aufzeichnung der Konferenz?
Für maximal zehn Teilnehmende ist eine standardisierte Telefonkonferenz in der Regel ausreichend. Dennoch ist es wichtig, auf eine eventuelle Limitierung der Teilnehmerzahl durch den Anbieter zu achten. Auch die Kosten für internationale Teilnehmende können höher sein. Die Telko kann hier schnell teuer werden.
Die Anbieter von Telefonkonferenz-Diensten werben sehr oft damit, dass die Telko vollkommen kostenlos ist. Das ist bei näherer Betrachtung nicht ganz richtig. Damit die Konferenzschaltung kostenlos ist, gibt es bei den meisten eine Begrenzung der Teilnehmerzahl. Manchmal ist auch nur die Registrierung kostenlos. Zudem entstehen, auch ohne Vertragsbindung und monatliche Gebühren, Kosten für die Gesprächszeit. Dabei handelt es sich meist um eine geringe Gebühr pro Gesprächsminute.
Wie hoch die tatsächlichen Kosten sind, hängt vom Telefonanbieter der Teilnehmenden ab, mit dem sie sich in die Konferenz einwählen. Wer beispielsweise über eine Flatrate ins deutsche Festnetz telefoniert, für den entstehen keine weiteren Gebühren für die Telefonkonferenz.
Für die Einrichtung und Umsetzung der Konferenz gibt es zahlreiche Anbieter am Markt, die diesen Dienst kostenlos anbieten, wie beispielsweise telefonkonferenz.de.
Die Technik ist eigentlich simpel, dennoch kann auch einiges schieflaufen.
Eines der häufigsten Probleme bei Telefonkonferenzen sind laut igmetall.de Einwahlschwierigkeiten. Es gibt immer einen Teilnehmenden, der es nicht schafft, am Gespräch teilzunehmen, weil er sich nicht einwählen kann. Gründe dafür können sein:
- Der Teilnehmende hat falsche Zugangsdaten bekommen oder sie falsch notiert.
- Die genutzte Software ist veraltet und funktioniert deshalb nicht. Das kann beispielsweise bei Skype sehr leicht passieren.
Verbindungsprobleme kommen ebenfalls häufiger vor. Sie sind ärgerlich, aber niemandes Schuld. Teilnehmende fliegen immer wieder aufgrund einer schlechten Verbindung aus der Konferenz und müssen sich neu einwählen.
Hintergrundgeräusche bei den Teilnehmenden können sehr störend sein, wenn beispielsweise ein Fenster offen steht, Hintergrundmusik läuft oder die Teilnehmende die Mute-Taste nicht gedrückt haben, während sie sich mit anderen Personen im Raum unterhalten. All diese Geräusche sind sehr störend.
Die Sprechdisziplin kann zum Problem werden, weil ich die Teilnehmenden nicht sehen können und deshalb die nonverbale Kommunikation komplett wegfällt. Die Koordination ist etwas schwieriger. Häufig antworten alle gleichzeitig oder keiner auf eine Frage.
- Der Moderator einer Telko muss ein wenig Ordnung in die Kommunikation bringen. Er hat folgende Aufgaben:
- Der Moderator eröffnet die Telefonkonferenz und begrüßt alle Teilnehmenden, erklärt, wozu die Telko stattfindet und worum es im Gespräch gehen soll.
- Der Moderator eröffnet eine Vorstellungsrunde. Das ist insbesondere dann notwendig, wenn neue Teilnehmende zu einer regelmäßig stattfindenden Telko hinzukommen oder wenn die Konferenz nicht regelmäßig stattfindet. Dadurch entsteht eine angenehmere Gesprächsatmosphäre.
- Die Hauptaufgaben des Moderators sind die Steuerung der Diskussion und die Koordination der Redebeiträge. Das geht am einfachsten, indem er den Teilnehmenden das Wort erteilt oder gegebenenfalls auch entzieht.
- Der Moderator muss die Zeit im Blick behalten, damit die Telko nicht zu einer Endlos-Veranstaltung wird. Dabei muss er auch darauf achten, dass die verschiedenen Punkte der Tagesordnung abgearbeitet werden.
- Am Ende schließt der Moderator die Telefonkonferenz und fasst die Ergebnisse noch einmal für alle zusammen. Abschließend kann er den Termin für das nächste Meeting bekannt geben.