Was ist Projektmanagement?
In der heutigen Zeit kommt man um den Begriff Projektmanagement kaum mehr drumherum. Manche fragen sich eventuell, was hinter dem Begriff Projektmanagement steckt? Unter dem Begriff Projektmanagement versteht man die Planungs-, Leitungs- und Kontrolltätigkeiten, die sowohl bei kleinen auch als bei großen Projekten anfallen.
Es gibt einige Unternehmen, die eine Misserfolgsquote ihrer Projekte von bis zu 70% melden. Es ist sehr wichtig, dass Projektmanager (PMs) und Teams jederzeit mit dem nötigen Wissen ausgestattet sind. Ein tiefgehendes Verständnis der Projektmanagement-Phasen und deren Funktion zur Überwachung des Projekts in allen Phasen kann Ihrem Unternehmen helfen, möglichst viele Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen und zu vermeiden, in die düstere Statistik der Projektscheiterung beziehungsweise Projektversagen zu geraten. Projekte können sehr chaotisch werden, aber die einzelnen Phasen sorgen für die dringend benötigte Klarheit und Ordnung des gesamten Prozesses. Ein gutes Projektmanagement ist das A und O, wenn Sie Ihre Projekte erfolgreich durchführen und abschließen möchten.
Der Projektmanagement-Lebenszyklus ist ein einheitliches Modell für den Verlauf eines Projekts, von seinem Beginn bis zum Abschluss. Jeder Projektprozess besteht aus fünf Schlüsselphasen, die Folgendes umfassen: Initiierung, Planung, Überwachung und Kontrolle sowie Beendigung. In diesen Phasen wird jeder Aspekt des Projekts detailliert beschrieben, von kleineren (aber dennoch entscheidenden) Elementen wie Abhängigkeiten und individuelle Verantwortlichkeiten bis hin zu den wichtigsten Bausteinen des Projekts wie Zeitplan, Budget und Schlüsselmeilensteine.
Es ist wichtig, dass das gesamte Projektteam die einzelnen Schritte des Projektmanagements versteht. Durch die Ausstattung der Teams mit einem Modell, das die einzelnen Phasen klar definiert, wird jeder einzelne Aspekt des Projekts viel überschaubarer und leichter zu verstehen. Der Projektlebenszyklus ist wie eine Roadmap, die Ihren Teams eine Richtung und Klarheit gibt. Indem sie wissen, was als Nächstes kommt, und verstehen, was jede Phase erfordert, erhalten alle Beteiligten ein Gefühl der Handlungsfähigkeit und Kontrolle über die Prozesse, für die sie verantwortlich sind. Darüber hinaus ermöglicht die Struktur, die der Lebenszyklus bietet, auch eine möglichst produktive Kommunikation zwischen den Teams.
Eine gründliche Kenntnis des Projektmanagement-Lebenszyklus ist auch für Projektmanager besonders wichtig, da sie so das Projekt effektiv planen und ausführen können. Durch die Strukturierung des Projekts in Phasen erhalten sie einen Überblick über den gesamten Prozess aus der Vogelperspektive und können so jeden Schritt vollständig kontrollieren.
Schließlich kann das Erlernen der Lebenszyklusphasen für die Beteiligten und Kunden sehr nützlich sein, da es die Transparenz für jeden Schritt des Projekts fördert und es diesen Parteien ermöglicht, Risiken zu bewerten und zu verstehen, was sie bei jedem Schritt erwarten können.
Das Projektmanagement kann in fünf Phasen unterteilt werden, die sich sehr unterscheiden:
• Einführung
• Planung
• Ausführung
• Überwachung und Kontrolle
• Abschluss
Es gibt eine Debatte über die tatsächliche Anzahl der Phasen im Projektzyklus, da sich diese Phasen häufig überschneiden. Jede der oben genannten Phasen hat jedoch sehr spezifische Merkmale und Ergebnisse, die dazu beitragen, sie von den anderen zu unterscheiden und zu trennen.
Die ersten beiden Schritte - Initiierung und Planung - sind Vorprojektphasen, in denen Sie und Ihr Team in der Regel die gesamte Vorbereitungsarbeit leisten und ein starkes Fundament legen. Der größte Teil der Projektarbeit findet während der Durchführung statt. Die Überwachungs- und Kontrollphase läuft gleichzeitig mit der Projektausführung, während die Abschlussphase eine Bewertung und den Abschluss Ihres Projekts darstellt.
Der Projektmanagementzyklus berücksichtigt alle wichtigen Details Ihres Projekts, ob groß oder klein. Dazu gehören:
• Projektziele
• Ressourcen: einschließlich des Budgets, der Teams, der Zeit und der Werkzeuge, die für die Durchführung der Arbeit benötigt werden, und wie diese zugewiesen werden.
• Meilensteine, Zeitrahmen und Fristen für jeden Prozess innerhalb des Projekts
• Ergebnisse, die in jeder Phase erstellt werden
• Aufgaben-Workflows und Abhängigkeiten
• Alle Ergebnisse und Berichte
• Analyse und Bewertung nach dem Projekt
Eine gute Möglichkeit, Ihr Projekt zu betrachten, besteht darin, die Phasen des Projektmanagements mit einem Bauwerk zum Beispiel einem Haus, zu vergleichen, wobei jede neue Phase einen anderen Aspekt des Bauprozesses darstellt.
Bitrix24 für effektives Projektmanagement
Bitrix24 ist ein CRM- und kollaboratives Projektmanagementprogramm, das Ihnen die Möglichkeit bietet, alle Informationen an einem Ort zu speichern und die Kommunikation Ihres Teams zu zentralisieren. Bitrix24 hilft Ihnen, Arbeit zu organisieren, Aufgaben und Aktivitäten zu planen, mit dem Ziel, diese in kürzerer Zeit zu erledigen.
Projektmanagement-Werkzeuge und -Techniken sind für Teams wichtig, um Projekte leichter und effektiver zu verwalten. Die am weitesten verbreiteten Projektmanagement-Techniken sind Scrum, Agile, Wasserfall, Kanban, Prince2, Six Sigma, um nur einige zu nennen.
Es gibt keine richtige oder falsche Antwort auf die Frage, welche Technik für jedes Projekt zu wählen ist, und die Entscheidung liegt bei jedem einzelnen Team. Aber es ist auf jeden Fall ein großer Vorteil, die besten Projektmanagement-Tools an einem Ort zu haben.
Bitrix24 ist eine wenige Software, die diesen Vorteil bietet. Darüber hinaus ist Bitrix24 die einzige Plattform, die so viele Projektmanagement-Tools absolut kostenlos zur Verfügung stellt.
Bitrix24 kommt mit unbegrenzten Aufgaben, unbegrenzten Unteraufgaben und unbegrenzten Projekten, Gantt-Diagrammen, Kanban-Tafeln, Aufgabenabhängigkeiten, Scrum-Aufgabenzeitplanung, Scrum-Rollen (wie Ersteller, Verantwortlicher, Beobachter, Assistent), Projektkalendern und vielen weiteren kostenlosen Funktionen.
Bitrix24 ist viel mehr als nur eine Projektmanagement-Plattform. Bitrix24 bietet kostenlose Kollaborationswerkzeuge für das Projektmanagement wie interne Kommunikationswerkzeuge, Online-Dokumentenbearbeitung, Zusammenarbeit per E-Mail, Videokonferenzen, Gruppenchat und gemeinsame Kalender.
Alles in allem schränkt Bitrix24 die Anzahl der zu verwendenden Tools nicht ein und zwingt Sie nicht dazu, zwischen Projektmanagement-Methoden, Tools und Techniken zu wählen. Aber Bitrix24 hält sich an den GTD-Rahmen, damit Sie entscheiden können, welche Tools am besten zu jedem Projekt passen und diese kostenlos nutzen können. Bitrix24 hat auch kostenpflichtige Pläne mit unbegrenzter Benutzerzahl, unbegrenztem Online-Speicherplatz und vielen anderen erstklassigen Funktionen.
Projekte und Aufgaben
Im Projektmanagement kommt es sehr oft vor, dass verschiedene Aufgaben zusammenhängen und die verantwortlichen Mitarbeiter können auch verschiedenen Unternehmensabteilungen stammen. Es ist empfehlenswert die einzelnen Aufgaben al sein Projekt zu sehen und zu bearbeiten. Bei Bitrix24 finden Sie alle Aufgaben, die zu einem Projekt gehören, gebündelt an einem Ort und Sie können jederzeit die Ergebnisse nachverfolgen.
Wenn man bei Bitrix24 ein neues Projekt anlegt, kann man gleich verschiedene Aufgaben hinzufügen. Bei der Projekterstellung können auch gleich Fristen angeben werden. Dies ist sehr wichtig für die Aufgabenstellung, den falls die Deadlines der jeweiligen Aufgabe außerhalb des Projektzeitrahmens liegen, tritt automatisch eine Fehlermeldung auf.
Die einzelnen Projektaufgaben können Sie im Menüpunkt Aufgaben - Projekte nachverfolgen.
Die verschiedenen zu erledigen Tasks beziehungsweise Aufgaben bilden die Hauptsteine eines Projekts, deswegen ist deren Planung und Verwaltung so wichtig. Mit Bitrix24 kann der Projektleiter zudem die Effektivität der einzelnen Projektmitglieder nachverfolgen.
Bitrix24 für die Projektplanung
Die Projektplanung spielt eine wesentliche Rolle, wenn es darum geht, Interessenvertreter, Sponsoren, Teams und den Projektleiter durch andere Projektphasen zu führen. Planung ist notwendig, um die gewünschten Ziele zu identifizieren, Risiken zu reduzieren, Terminüberschreitungen zu vermeiden und schließlich das vereinbarte Produkt, die Dienstleistung oder das Ergebnis zu liefern.
Bitrix24 bietet ein komplettes Paket an Projektmanagement-Tools, um letzendlich jedes Projekt zum Erfolg zu führen. Projektmanagement mit Bitrix24 ist darauf ausgerichtet, Dinge erledigt zu bekommen. Dies sind einige der wichtigsten Projektmanagement-Tools, die Bitrix24 anbietet:
• Unbegrenzte Aufgaben mit Teilaufgaben, sowohl persönliche als auch Gruppenaufgaben.
• Gantt-Diagramme mit einer verantwortlichen Person und Status für eine sorgfältige Planung und zum Erfassen eines vollständigen Bildes des Fortschritts jedes Projekts.
• Kanban-Ansicht für visuelle Aufgaben und Projekte mit vollständig anpassbaren Stufen.
• Workload-Management für Mitarbeiter mit Berichten zur Analyse der für Aufgaben aufgewendeten Zeit.
• Checklisten in Aufgaben und Unteraufgaben, um den Fortschritt jeder Aufgabe Schritt für Schritt zu planen und zu verfolgen.
• Aufgabenvorlagen mit sich wiederholenden Aufgaben zur Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen und regelmäßigen Aufgaben.
• Berichte zur Bewertung der Arbeitseffizienz und -effektivität.
Kanban in Bitrix24 Aufgaben
Kanban dient als virtuelle Tafel bei der Projektarbeit. Alle Aufgaben, die im Rahmen eines Projektes angelegt wurden, können Sie bei Bitrix24 manuell in Phasen einteilen. Die Phasen legt der Projektleiter oder der Accountadministrator fest, jedoch können alle Verantwortlichen selbst die jeweilige Aufgabe in eine andere Phase verschieben. Es ist sehr bequem, um nachzuverfolgen, in welcher der Phasen die Aufgabe sich im Moment befindet. Dies unterstützt den Projektleiter und das Projektteam sehr, um den Überblick zu bewahren.
Bitrix24 Gantt Diagramm Tool für Projektmanagement
Wenn Sie ein Gantt-Diagramm erstellen, müssen Sie alle in Ihrem Projekt enthaltenen Aufgaben durchdenken. Als Teil dieses Prozesses werden Sie herausfinden, wer für jede Aufgabe verantwortlich sein wird, wie lange jede Aufgabe dauern wird und auf welche Probleme Ihr Team stoßen könnte.
Dieses detaillierte Nachdenken hilft Ihnen sicherzustellen, dass der Zeitplan durchführbar ist, dass jeder Aufgabe die richtigen Personen zugewiesen werden und dass Sie für potenzielle Probleme Abhilfe schaffen können, bevor Sie beginnen.
Sie helfen Ihnen auch dabei, praktische Aspekte eines Projekts herauszuarbeiten, wie z.B. die Mindestzeit, die für die Durchführung des Projekts benötigt wird, und welche Aufgaben erledigt werden müssen, bevor andere beginnen können. Außerdem können Sie damit den kritischen Pfad ermitteln - die Abfolge von Aufgaben, die einzeln termingerecht erledigt werden müssen, wenn das gesamte Projekt termingerecht abgeschlossen werden soll.
Und schließlich können Sie sie dazu verwenden, Ihr Team und Ihre Sponsoren über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Aktualisieren Sie einfach das Diagramm, um Zeitplanänderungen und ihre Auswirkungen zu zeigen, oder verwenden Sie es, um zu kommunizieren, dass wichtige Aufgaben abgeschlossen sind.
Bei Bitrix24 haben Sie die Möglichkeit Gantt-Diagramme in einem flaschen, moderenen Design zu erstellen. Bei Bitrix24 können Sie die Sortierfunktion nutzen und somit die Aufgaben nach einem Parameter ordnen beziehungsweise sortieren.
Im kostenfreien Bitrix24 Tarif kann man bis zu fünf Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Tasks einrichten. Wenn man jedoch mehr als fünf Abhängigkeiten benötigt, muss man einen Premiumaccount erwerben.
Tools für die Projektzusammenarbeit
Bitrix24 bietet mehrere Tools für die Projektzusammenarbeit an, um diese zu vereinfachen. In den folgenden Abschnitten werden die Tools und deren Funktion vorgestellt.
[Header H3] Chat der Projektgruppe
Explain group chat and how to use
Bei Bitrix24 gibt es in jeder Projektgruppe einen Chat. Wenn man auf das Chatsymbol klickt, öffnet sich ein Privatchat, zu diesem kann man mehrere Leute einladen. Wenn man einen Nutzer einladen möchte, der nicht in der jeweiligen Projektgruppe ist, muss dieser erst der Projektgruppe hinzugefügt werden. Wenn man die Chatfunktion nicht wünscht, kann diese Funktion vom Projektgruppenleiter auch deaktiviert werden.
Der Projektgruppenchat ist eine sehr gute Möglichkeit, um immer auf dem Laufenden zu bleiben und sich auszutauschen, vorallem wenn man remote arbeitet.
Kalender in der Projektgruppe
Jede Projektgruppe bei Bitrix24 hat eine eigenen Projektkalender, wo jedes Projektmitglied projektbezogene Termine hinzufügen und verwalten kann. Ein sehr nützliches Tool, um den Überblick zu behalten und zu checken, was in der jeweiligen Woche ansteht.
Erinnerungen in Aufgaben
Bitrix24 hat die Funktion der Aufgabenerinnerung, das heißt man kann zeitgesteuerte Reminder einstellen. Die Einstellung dafür ist simpel: klicken Sie auf den Button Erinnerung hinzufügen im Feld An Aufgabe erinnern, wenn Sie eine Aufgabe anlegen oder editieren.
Man kann auswählen, ob man per Sofortnachricht oder per Mail über die Erinnerung informiert werden möchte. So vergessen Sie keine Task mehr!
Effektivität in Aufgaben
Bei Bitrix24 kann jedes Projektmitglied seine eigene Effektivität, was seine Aufgabenerledigung betrifft, überprüfen. Die Projektleiter jedoch bekommen einen kompletten Überblick über alle zugeordneten Aufgaben und können somit nachsehen, wie viele Aufgaben ihre Mitarbeiter fristgerecht und ohne Kritik abgearbeitet haben.
Diese Funktion finden Sie im Menüpunkt Aufgaben unter dem Punkt Effektivität.
Hinweis: die Funktion Effektivität in Aufgaben ist nicht im kostenfreien Account mitinbegriffen, sondern nur in allen kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Arbeitszeiten und Arbeitsberichte
Bei Bitrix24 finden man im Menübereich Arbeitszeit die kompletten statistischen Informationen zu den Arbeitstagen der Mitarbeiter und die Übersicht aller Tagesberichte – und das alles an einem Ort. In der Tagesübersicht werden die Arbeitszeit, Pausendauer und der Tagesbericht des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt.
Über die Arbeitszeitberechnung hinaus kann man mit Bitrix24 Arbeitsberichte erstellen. Man kann diese so anpassen, wie sie Ihr Unternehmen benötigt. Man kann zum Beispiel einstellen, ob ein Tages-, Wochen- oder Monatsbericht einzureichen ist.
Hinweis: die Funktionen Arbeitszeiterfassung und Arbeitsberichte sind ausschließlich im Tarif Professional mitinbegriffen.
Bitrix24 - Cloud und On-Premise Version. Desktop und mobile Apps
Man kann Bitrix24 als Cloud (SaaS = Software as a Service) und als On-Premise Version (das heißt die Installation wird auf dem eigenen Server vorgenommen) erwerben.
Heutzutage sind Cloud-Software-Lösungen sehr beliebt. Der Vorteil davon ist, dass man von jedem Ort der Welt rund um die Uhr zugriff darauf hat, man braucht dafür nur eine Internetleitung.
Die Bitrix24 Cloud-Lösung kann die optimale Lösung für Ihr Unternehmen sein, da sie nicht installiert werden muss und keine Wartung benötigt.
Die Bitrix24 On-Premise ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die ihre Daten auf dem eigenen Server haben – mit Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten. Mit Bitrix24 On-Premise haben NUR SIE Kontrolle über die Daten. Darüber hinaus kann man flexible einstellen, wer in der Firma auf was genau zugreifen darf beziehungsweise soll. Die Datenübertragung passiert über eine SSL-verschlüsselte Verbindung mit einem 256-Bit-Schlüssel. Das Verfahren der Zwei-Faktor-Authentifizierung garantiert eine hohe Kontrolle und zusätzlichen Schutz.
Anwendungen für PC und mobile Geräte
Bitrix24 bietet Anwendungen für den PC und für mobile Geräte.
Die Bitrix24 Dektop-App für den PC funktioniert mit allen Browsern, ist verfügbar für Mac, Windows und Linux. Man hat Sofortzugriff auf seine Nachrichten und alle Dateien sind gebündelt an einem Ort aufzufinden.
Die Bitrix24 Mobile App gibt Ihnen die volle Kontrolle über Arbeitsprozesse, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Sie erhalten vollständigen Zugriff auf alle Ihre Projekte, legen Aufgaben fest und sorgen dafür, dass alles rund um die Uhr reibungslos läuft. Bleiben Sie auch unterwegs mit Ihren Kollegen in Kontakt und schließen Sie Geschäfte direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet aus ab.
Schlussfolgerung
Ein erfolgreiches Projektmanagement ist heutzutage das A und O. Der Anbieter Bitrix24 erleichtert einem das Leben enorm, nicht nur im Bereich Projektmanagement.
Wie oben schon beschrieben, ist Bitrix24 eine kostenlose Online-Projektmanagement-Lösung mit unbegrenzt vielen Projekten, Aufgaben und Teilaufgaben. Sie umfasst Zeiterfassung, Workflows zur Aufgabenautomatisierung, Gantt-Diagramme, Dokumentenmanagement und Tools zur Zusammenarbeit bei Aufgaben, wie z. B. Gruppenchat und Videokonferenzen.
Bitrix24 bietet ein komplettes Paket an Projektmanagement-Werkzeugen an, um jedes Projekt zum Erfolg zu führen. Ganz egal, um was für ein Projekt es sich handelt, Bitrix24 hilft Ihnen, es zu verwalten, erfolgreich durchzuführen und zu Ende zu bringen. Eins steht fest die Tools von Bitrix24 werden Ihnen das Leben im Beruf garantiert erleichtern.
Worauf warten Sie noch? Probieren Sie Bitrix24 heute noch aus.