Die Zeiten, in denen Projektmanager mit Papier und Bleistift, einem Whiteboard und Markern Aufgaben für ihre Mitarbeitenden erstellen, Budgets mit Excel kalkulieren und Dokumente in einer einfachen Textverarbeitung auf ihrem PC speichern, sind längst vorbei. Ein digitaler Projektmanager hat längst alle wichtigen Prozesse online umgestellt und nutzt vielseitige Tools für die Verwaltung aller anstehenden Aufgaben.
Durch den Einsatz einer geeigneten Projektmanagementsoftware werden Planungsprozesse vereinfacht, Termine überschaubarer, Informationen leichter zugänglich und die Kommunikation vereinfacht. Damit diese Prozesse reibungslos funktionieren, bedarf es einiger ausgeprägter Fähigkeiten des Projektmanagers. Diese gilt es in einem praktischen Erfahrungsprozess zu entwickeln.
Ein ausgezeichneter digitaler Projektmanager zu werden ist kein einfacher Prozess. Seine Rolle und die Verantwortlichkeiten sind nicht fest definiert, sondern ergeben sich aus den jeweiligen Anforderungen der Aufgabenstellungen im Kontext mit den Unternehmenszielen.
Eine der grundlegenden Anforderungen liegt darin, die Wünsche und Bedürfnisse der Kund•innen, mit denen des eigenen Teams in Einklang zu bringen.
Der folgende Artikel gibt nähere Informationen zu den 10 wichtigsten Eigenschaften, die ein digitaler Projektmanager mitbringen muss, um seine Arbeit erfolgreich leisten zu können.
Digitales Projektmanagement wurde ursprünglich bei der Umsetzung von IT-Projekten verwendet. Heute werden die meisten Projekte durch den Einsatz von Software-Tools realisiert und werden deshalb ebenfalls dem digitalen Management zugeordnet. Eine besondere Bedeutung erlangt das digitale Projektmanagement in remote arbeitenden Teams, deren Zusammenarbeit auf virtuellen Tools basiert.
Ein Digital Projektmanager benötigt analytische Fähigkeiten zur Beurteilung von Projekten. Da die Lösung von Aufgabenstellungen im digitalen Zeitalter unter Einbeziehung von Softwaretechnologien erfolgen, muss der Projektmanager Kenntnisse über entsprechende Tools besitzen und Methoden wie Scrum und Agile beherrschen. Starke Sozialkompetenz, Kommunikations- und Zeitmanagementfähigkeiten sind weitere Voraussetzungen für diesen Job.
Ein Digital Projektmanager benötigt analytische Fähigkeiten zur Beurteilung von Projekten. Da die Lösung von Aufgabenstellungen im digitalen Zeitalter unter Einbeziehung von Softwaretechnologien erfolgen, muss der Projektmanager Kenntnisse über entsprechende Tools besitzen und Methoden wie Scrum und Agile beherrschen. Starke Sozialkompetenz, Kommunikations- und Zeitmanagementfähigkeiten sind weitere Voraussetzungen für diesen Job.
Der Einsatz digitaler Technologien erfordert neuartige Konzepte, die auf den Anforderungen der Kund•innen basieren und durch kreative Entwicklerteams technisch umzusetzen sind. Ein digitaler Projektmanager bildet dabei die wesentliche Schnittstelle zwischen dem Auftraggebenden und dem eigenen Team aus technischen Mitarbeitenden. Auftraggebende haben zwar meistens konkrete Vorstellungen zu den Eigenschaften von Produkten oder Dienstleistungen, die neu entwickelt werden sollen, nicht aber über den Weg zur Realisierung. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, gemeinsam mit den Kund•innen die Anforderungen für das Projekt zu definieren. Das erfordert ein umfangreiches Know-how und strategisches Denken. Es gilt, technologiebezogene Fragen zu beantworten und daraus einen Projektplan zu entwickeln. Aus dem Wissen heraus, dass es kein einzelnes Tool gibt, mit dem alle Aufgaben der Produktentwicklung abgebildet werden können, muss ein digitaler Projektmanager die Entscheidung für den Einsatz der geeigneten Software treffen.
Damit eine fundierte fachliche Auswahl getroffen werden kann, muss man auf jeden Fall über Wissen zu grundlegenden Methoden wie Scrum, Agile und den Umgang mit dem PMBOK Guide – der modernen Wissenssammlung für das Projektmanagement - verfügen.
Wie bereits im vorangegangenen Abschnitt festgestellt wurde, gibt es kein spezielles Werkzeug und keine einheitliche Methode für digitales Projektmanagement. In der Praxis finden sich kaum nahezu identische Projekte mit gleichen Aufgabenstellungen. Ein erfahrener digitaler Projektmanager passt seine Methode an die Kundenanforderungen und die Bedingungen in seinem Unternehmen an. Eine traditionelle Verfahrensweise stellt die Wasserfallmethode dar, die eine gute Planung und schrittweise Bearbeitung von Arbeitsaufgaben in chronologischer Verfahrensweise ermöglicht. Eine moderne Herangehensweise, die alle Merkmale des digitalen Projektmanagements unterstützt, basiert auf dem agilen Ansatz. Dieser kommt insbesondere im Bereich der Softwareentwicklung zur Anwendung und gliedert das Projekt in kurze Sprints von üblicherweise zwei Wochen. Die Ergebnisse der Arbeit werden nach dieser Phase getestet und in den nächsten Sprint überführt oder müssen erneut in die Entwicklung, wenn der Test kein positives Ergebnis liefert.
Das Verfahren aus der Softwareindustrie lässt sich in modifizierter Form auch für andere Projekte anwenden. Dafür wählt ein digitaler Projektmanager Scrum-Software als geeignetes Werkzeug.
Was machen digitale Projektmanager? Sie sind für die Planung, Koordinierung und Umsetzung von Projekten in einem digitalen Umfeld verantwortlich. Das gehört zu den klassischen Aufgaben ihrer Managementfunktion.
Darüber hinaus besetzt ein digitaler Projektmanager – nachfolgend kurz DPM genannt -- aber noch einige zusätzliche Rollen. Das mag von Unternehmen zu Unternehmen sowie von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein, aber einige der folgenden Funktionen werden sie übernehmen müssen. Ein DPM dient als direkter Ansprechpartner für Kund•innen und verwaltet diese auch über sein CRM (Customer Relationship Management). Er koordiniert Mitarbeitende in Remote-Teams und stellt geeignete Kommunikationstools für sie bereit. In agilen Teams fungiert ein DPM im Rahmen eines Netzwerkes aus Fachleuten als Ansprechpartner und Koordinator, nicht aber in der disziplinarischen Funktion des Teamleiters. In rein digitalen Projekten, wie zum Beispiel der Entwicklung und Implementierung eines Webshops, führt er Kund•innen durch den Designprozess, unterstützt SEO-Maßnahmen und berät in Marketingfragen, wie der Integration von Social-Media-Kanälen. Außerdem überwacht ein DPM bei solchen Projekten die Einhaltung von Qualitätsstandards hinsichtlich Bedienbarkeit und gesetzlichen Vorschriften.
Kommunikation ist der beste Weg um eine starke Verbindung zu Kund•innen, allen Stakeholdern und innerhalb des eigenen Teams aufzubauen. Ein digitaler Projektmanager muss als wesentliche Eigenschaft für seinen Job eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mitbringen. Damit ein kontinuierlicher Informationsaustausch mit allen zuvor genannten Projektbeteiligten aufrechterhalten werden kann, bedarf es einer Kommunikationsstrategie. Auf deren Grundlage sorgt der Projektmanager dafür, dass alle Teammitglieder Zugang zu relevanten Daten erhalten, und Kund•innen sowie weitere Interessensgruppen über den Projektverlauf informiert werden. Ein weiterer Bestandteil der Strategie ist die Auswahl der geeigneten Teamkommunikations-Tools für den jeweiligen Einsatzfall. Beachtung verdient die Berücksichtigung der Einbindung von Remote-Workern, sofern diese dem Projektteam angehören. Ein Kommunikationsplan muss in diesem Fall Videokonferenzen und persönliche Gespräche über Videoanrufe beinhalten.
Ein konsistenter Informationsaustausch mit der Bereitschaft, das eigene Wissen mit den Teammitgliedern zu teilen, fördert Vertrauen und Motivation unter allen Beteiligten. Kommunikation darf nicht als Einbahnstraße in Form einer reinen Weitergabe der Informationen verstanden werden. Zuhören und die bewusste Verarbeitung von Feedbacks – auch die von Kund•innen, sind ein entscheidender Baustein für den Projekterfolg.
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Ganz gleich, welche Methoden des Projektmanagements zum Einsatz kommen, das Sammeln und Bewerten von Feedbacks ist eine der erfolgversprechendsten Methoden, um Teamarbeit positiv zu gestalten. Wird die Gruppenarbeit am Sitz des Unternehmens geleistet, hat es ein digitaler Projektmanager einfach. Durch regelmäßige Teammeetings und persönliche Einzelgespräche mit den Mitarbeitenden kann effektiv kommuniziert werden. Anders sieht es aus, wenn Teile des Teams oder alle Mitarbeitenden im Homeoffice oder remote an einem entfernten Ort tätig sind. Ein Remote-Projektmanager muss unter diesen Bedingungen gegebenenfalls große Zeitunterschiede einplanen, die Videokonferenzen erschweren sich auf Grund unterschiedlicher und sich nicht überschneidender Arbeitszeiten.
In einem solchen Fall helfen Umfragen über das unternehmenseigene Intranet zum Sammeln von Feedbacks. Social Intranet Tools von Bitrix24 stellen Umfragen zur Verfügung, in denen Mitarbeitende zur Meinungsäußerung aufgefordert werden. Diese Beiträge können wiederum von anderen Teammitgliedern durch Likes und eigene Kommentare bewertet oder ergänzt werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass grundsätzlich anonyme oder namentlich gekennzeichnete Feedbacks zugelassen sind. Die Auswertung der gesammelten Information und die anschließende Bewertung durch den Projektmanager ermöglichen wesentliche Rückschlüsse für die weitere Arbeit.
Digitales Projektmanagement boomt. Immer mehr Produkte und Dienstleistungen werden in die digitale Welt überführt. Viele Kund•innen haben allerdings nicht die geringste Vorstellung, welchen Aufwand ein Projekt erfordert. Gern wird diese Situation mit dem „wilden Westen“ verglichen, in dem „extravagante Kund•innen mit einem winzigen Budget und irrwitzig kurzen Fristen Wunderdinge erwarten“. Auftraggebende besitzen häufig kein oder nur ungenügendes Wissen über digitale Prozesse oder sie haben eine völlig falsche Vorstellung davon, was noch schlimmer ist.
Im Spannungsfeld zwischen Kundenwünschen und technischen Möglichkeiten des eigenen Entwicklungsteams ist ein digitaler Projektmanager gefragt, der beide Interessenslagen in Einklang bringen kann. Er muss dafür sorgen, dass die Kund•innen sich gut aufgehoben fühlen, dass ständig mit ihnen kommuniziert wird und dass ihre Anforderungen an die Projektziele erfüllt werden. Mit dem notwendigen technischen Know-how wird der Projektmanager eine bestimmte Entwicklungs- und Testzeit einfordern und die benötigte finanzielle Ausstattung erhalten, die den Erfolg garantiert. Gelingt es, unter diesen Bedingungen ein Projekt erfolgreich zu gestalten, hat ein digitaler Projektmanager seinen Job gut erledigt.
Ein Projektmanager muss während des gesamten Arbeitsprozesses über die Einhaltung von Qualitätsstandards informiert sein. In die Zwischenberichte beim Erreichen von Milestones, in die jede Projektarbeit gegliedert werden sollte, gehören nicht nur quantitative Aussagen zum Budget und der Einhaltung von Terminen, sondern auch die Bestätigung zur Einhaltung der geforderten Qualität. Für die Qualitätsbeschreibung werden aus Kundenanforderungen Merkmale, Funktionen oder Verhaltensweisen abgeleitet, deren Eigenschaften durch Indikatoren gemessen und bewertet werden.
In digitalen Projekten ist eine Bewertung oft nicht ganz leicht. Der Projektmanager spricht nicht unbedingt die gleiche Sprache, wie ein Programmierer oder ein Entwicklungsingenieur. Er muss sich aber soweit mit der Technologie der geleisteten Arbeit vertraut machen, dass eine qualitative Beurteilung möglich wird. Zu den Verfahrensweisen bei umfangreicheren Projekten gehört die Präsentation von Zwischenergebnissen und deren Qualität vor Kund•innen und gegebenenfalls auch den Stakeholdern. Dem Projektmanager obliegt diese Aufgabe. Er ist die Schnittstelle zwischen dem Entwicklungsteam und den Interessensgruppen, die den erfolgreichen Projektverlauf sehen möchten.
Zu den entscheidenden Voraussetzungen einer erfolgreichen Projektarbeit gehören präventive Aspekte, die bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden müssen. Dem Risikomanagement muss in diesem Zusammenhang hohe Priorität zugewiesen werden. Ein digitaler Projektmanager übernimmt die Aufgabe, Risiken zu identifizieren, zu überwachen und bei Eintritt eines Falles darauf zu reagieren. Die digitale Transformation der Unternehmensprozesse führt zu einer Reihe neuer Gefahren, wie sie in der traditionellen Geschäftstätigkeit bisher nicht bekannt waren. Es gilt, ein spezielles Digital Risikomanagement zu etablieren. Die Entwicklung einer entsprechenden Strategie bleibt dabei nicht allein der IT-Abteilung des Unternehmens vorbehalten. IT-Fachleute sind auf den Input der Projektmanager angewiesen. Die gesamte Technologie der Projektarbeit muss einer Prüfung unter Sicherheitsaspekten unterzogen werden. Alle Projektbeteiligten, insbesondere auch Remote Mitarbeitende, sind mit Hard- und Software auszustatten, die einen verschlüsselten Datenaustausch ermöglicht.
Risikomanagement in digitalen Projekten bleibt nicht auf den IT-Bereich beschränkt. Ein Projektmanager muss ebenso rechtzeitig Gefahren erkennen, die den Zeitplan oder das Budget betreffen und daraus ableitend, Entscheidungen treffen. Die Entscheidungsfähigkeit gehört deshalb ebenfalls zu den wesentlichen Eigenschaften eines guten Projektmanagers.
Neben dem Zugang zu technischen Systemen, wie sie eine unternehmenseigene Wissensdatenbank bietet, benötigen Mitarbeitende eine zentrale Anlaufstelle für fachliche Fragen und erwarten die Bereitstellung von detaillierten Informationen zur Lösung der ihnen übertragenen Aufgabenstellungen. Ein digitaler Projektmanager übernimmt genau diese Funktion und steht gleichzeitig in der Pflicht zur Personalführung. Das bedeutet allerdings nicht zwangsläufig die Ausübung einer Leitungstätigkeit mit disziplinarischer Verantwortung, sondern vielmehr die zielorientierte Einflussnahme auf die Mitarbeitenden für eine kooperative Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Projektmanager werden oft mit völlig unterschiedlichen Charakteren, mit einer divergierenden fachlichen Qualifikation konfrontiert. Die emotionale Intelligenz entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Tätigkeit des Managers. Er muss lernen, die Stärken und Schwächen jedes einzelnen Mitarbeitenden zu verstehen und sie dazu zu motivieren, ihr volles Potenzial bei der Projektarbeit auszuschöpfen.
Ein guter Manager erkennt Probleme bereits in einem frühen Stadium, informiert sein Team darüber und schafft Möglichkeiten, über geeignete Kommunikationsmittel Lösungen zu finden. Wichtig ist es dabei, ein positives Umfeld zu schaffen, das die Auseinandersetzung mit schwierigen Problemen erleichtert.
Das Projektmanagement wird nach allgemein anerkannten Grundsätzen in fünf Phasen gegliedert, die teilweise parallel laufen. Diese auch als Projektzyklus bezeichneten Prozesse sind die Projektentwicklung oder Vorbereitung, die Planung, die Durchführung, das Controlling und der Projektabschluss mit einer Nachbereitung. Auch digitale Projekte durchlaufen den Projektzyklus. Ein digitaler Projektmanager (DPM) übernimmt dabei einige spezifische Aufgaben, die Fähigkeiten von ihm verlangen, wie sie zuvor charakterisiert wurden. Damit ist seine Tätigkeit nicht eingeschränkt, ganz im Gegenteil. Auch in einer digitalen Arbeitswelt muss der Projektmanager die klassischen Aufgaben der Planung, Verwaltung und des Controllings übernehmen und natürlich auch das Ergebnis der geleisteten Arbeit präsentieren und dokumentieren.
Allerdings stehen dem DPM dabei eine Reihe von Softwareprodukten zur Verfügung, die seine klassische Arbeit unterstützen. Für die Projektplanung gibt es Werkzeuge zur Ressourcen- oder Terminplanung. Zur Projektausführung sind Aufgabenverwaltungs-Tools verfügbar, der Projektfortschritt und die Terminkontrolle für das Erreichen wichtiger Meilensteine lassen sich über Kanban-Boards und Gantt-Diagramme visualisieren. Schließlich können die Ergebnisse der Projektarbeit über eine cloudbasierte Dokumentenverwaltung dauerhaft gespeichert und jederzeit allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.