Moderne Arbeitsmodelle werden durch Digitalisierung, Flexibilität und die Fokussierung auf Mitarbeiterbedürfnisse charakterisiert. Flexible Arbeitszeiten und geografisch verteilt tätige Teams bestimmen die Projektarbeit. Doch wie funktioniert unter diesen Bedingungen die effiziente Gemeinschaftsarbeit?
Eine Lösung besteht darin, die Frage zu beantworten: Was ist Cloud-Kollaboration?
Sie definiert die Form der Zusammenarbeit, bei der ein Team im Rahmen der Projektarbeit gleichzeitig Informationen austauscht, ohne sich physisch am gleichen Ort aufzuhalten. Die Speicherung und Bearbeitung der Daten erfolgt in der Cloud, die auch Programme für direkte Kommunikation wie Chats oder Videokonferenzen bereitstellt. Die Cloud bezeichnet eine IT-Ressource für Speicherplatz, Rechenleistung, Software oder komplette IT-Infrastruktur. Zugriff auf benötigte Dienste erhalten die Nutzer über das Internet.
Die Vorteile der Cloud-Kollaboration liegen ganz allgemein in einer Produktivitäts- und Effizienzsteigerung durch verbesserte Zusammenarbeit, der Flexibilität aufgrund des ortsunabhängigen Arbeitens und einer Kostenreduzierung für Unternehmen, da bei skalierbaren Cloud-Lösungen in der Regel nur die genutzten Dienste zu bezahlen sind.
Der folgende Artikel beschreibt ausführlich die konkreten Vorteile dieser modernen und für Unternehmen unverzichtbar gewordene Form der Teamarbeit.
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Jetzt testenWenn man sich die Frage stellt, „Was ist Cloud-Kollaboration?“, kommt man für ein tiefergehendes Verständnis um die Grundlagen der Technologie nicht herum. Cloud-Zusammenarbeit basiert auf einer Kombination unterschiedlicher Verfahrensweisen, die es einem Team ermöglicht, gemeinsam Informationen zu nutzen und Arbeitstätigkeiten in enger Abstimmung zur Erfüllung von Zielstellungen auszuüben.
Zu den Kerntechnologien gehört die Nutzung eines Speicherplatzes, den Dienstleister auf ihren Rechnern bereitstellen und der über eine Internetverbindung zugreifbar ist. Die in Datenbanken abgelegten Informationen lassen sich über intuitiv zu bedienende Benutzeroberflächen filtern und abrufen. Spezielle Dienste und Protokolle sorgen dafür, dass alle an den Daten vorgenommenen Änderungen synchronisiert werden. Auf diese Weise stehen die gleichen Informationen allen Nutzern in Echtzeit zur Verfügung. Gleichzeitig erfolgt eine Versionierung, die alle historischen Zustände der Datenänderungen speichert und damit die Restaurierung früherer Systemzustände ermöglicht.
Um Sicherzustellen, dass auch geografisch weit entfernt voneinander tätige Mitarbeiter gleichzeitig auf die benötigten Informationen zugreifen können, wird ein Netzwerk von Servern – das Content Delivery Network – aufgebaut. Nutzer rufen die Daten somit immer auf dem jeweils nächstgelegenen Server ab, was die Performance der Nachrichtenübermittlung deutlich steigert.
Eine zentrale Komponente der Cloud-Kollaborationssoftware ist die Benutzerverwaltung und Zugriffssteuerung. Granular aufgebaute Rechtesysteme sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter nur die Daten abfordern darf, für die er eine Freigabeberechtigung besitzt. Die Sicherheit der Kommunikation wird über spezielle Protokolle mit Datenverschlüsselung gewährleistet. Zur Internetübertragung kommt dabei in der Regel das TLS-Protokoll (Transport Layer Security) zum Einsatz, als Verschlüsselung auf dem Cloudspeicher der Advanced Encryption Standard (AES).
Moderne Lösungen für Cloud-Teamarbeit bieten verschiedene Software-Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit an. Für den Austausch in Echtzeit kommen insbesondere Chats oder Messenger-Dienste zum Einsatz, Teammeetings können in Form von Videokonferenzen abgehalten werden und Projektmanagement-Tools sorgen für eine gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben.
Cloud-basierte Kollaborationstools bieten eine Reihe von Vorteilen für die Teamzusammenarbeit, insbesondere bei der Integration von remote arbeitenden Mitarbeitern. Die nachfolgend beschriebenen Faktoren tragen maßgeblich dazu, die Flexibilität in modernen Arbeitsumgebungen zu steigern und beantworten damit gleichzeitig auf eindrucksvolle Weise die Frage: Was ist Cloud-Kollaboration?
Zusammenarbeit im Remote-Work erfordert Ortsunabhängigkeit. Cloud-Kollaborationsplattformen sind der Garant für allumfassende Zugänglichkeit. Neben der orts- und zeitunabhängigen Verwendung der Dienste bei 24/7-Verfügbarkeit laufen die meisten Softwareprodukte plattformunabhängig und sind über den Webbrowser nutzbar. Dies ermöglicht Außendienstmitarbeitern den Zugriff über Mobilgeräte mit allen gängigen Betriebssystemen.
Online-Teamzusammenarbeit wird besonders durch integrierte Funktionen, wie Videocalls, Chats und Videokonferenzen unterstützt. Mit der Möglichkeit der Echtzeitkommunikation inklusive Feedbacks auf geteilte Dokumente oder Präsentationen lassen sich Entscheidungsprozesse beschleunigen. Das führt zur Verbesserung der Effizienz und damit verbunden zu kürzeren Projektlaufzeiten. Neben dem direkten persönlichen Austausch zwischen den Teammitgliedern liegt einer der größten Vorteile in der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Da alle das gleiche Dokument nutzen, werden Fehler und Doppelarbeiten vermieden. Durch die Versionierung bei der Ablage sind alle Änderungen mitarbeiterbezogen nachvollziehbar.
Skalierbarkeit der Cloud-Kollaboration sichert die dynamische Anpassungsfähigkeit an die Erfordernisse der Projektarbeit. Rechnerleistung und die Anzahl von Benutzerzugängen können flexibel erhöht oder vermindert werden. Die meisten Anbieter stellen nahezu unbegrenzt erweiterbaren Speicherplatz zur Verfügung.
Gegenüber dem eigenen Betrieb der technischen Infrastruktur profitiert ein Unternehmen durch kollaboratives Cloud-Computing hinsichtlich reduzierter Hardwarekosten, geringerer laufender Betriebskosten für die Rechentechnik und vermindertem Verwaltungsaufwand. Schließlich muss keine eigene IT-Abteilung für den stabilen Betrieb von Hard- und Software sorgen.
Aus Kostensicht nicht zu vergessen sind die Themen Sicherheit, Daten- und Katastrophenschutz. Hier liegen die Vorteile der Cloud-Kollaboration in automatischen Backups, die bei Datenverlusten – zum Beispiel im Katastrophenfall durch Brand oder Hochwasser – für die Wiederherstellung sorgen. Geo-Redundanz durch verteilte Server verbessert die Sicherheit. Strenge Vorschriften zur Einhaltung des Datenschutzes gewährleisten den DSGVO-konformen Umgang mit Personendaten.
Cloud-Kollaboration wird zunehmend zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen. Bei der Unterstützung von Remote-Arbeit, der Steigerung von Teamproduktivität und zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität kommen die Vorzüge einer Online-Teamzusammenarbeit voll zum Tragen.
Moderne Unternehmen agieren global, bieten ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle als Remote- oder Hybridarbeit an. Neben ortsunabhängigen Zugriffsmöglichkeiten wird die Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg gefördert. Sprachbarrieren durch die Mehrsprachigkeit der Mitarbeiter werden durch KI-gesteuerte Transkriptionssoftware minimiert. Aus per Videokonferenz abgehaltenen Meetings lassen sich automatisch Dokumente in verschiedenen Sprachen generieren und mit entsprechender Versionierung im Dokumentenmanagementsystem auf dem Clouddrive speichern.
Cloud-Kollaboration verbessert die Produktivität und Effizienz der Teamarbeit entscheidend. Neben den im Abschnitt zuvor beschriebenen Methoden der Echtzeit-Kommunikation bieten Softwaretools für das Projektmanagement eine zentrale Organisation aller Aufgaben. Das sorgt für Transparenz, Fortschrittskontrolle und verbesserte Termintreue. Engpässe und Ressourcenkonflikte können rechtzeitig erkannt und durch proaktives Handeln beseitigt werden.
Geschäftskontinuität ist für den langfristigen Unternehmenserfolg einer der wichtigsten Faktoren. Auch dafür bietet Cloud-Kollaboration die besten Voraussetzungen. Wer seine Datenbestände zuverlässig speichert und über eine georedundante Cloud-Infrastruktur über automatisierte Backups und getestete Wiederherstellungsprozeduren schützt, schafft gute Voraussetzungen dafür, Cyberangriffe, Stromausfälle oder Naturkatastrophen am Unternehmensstandort ohne langandauernde Geschäftsausfälle zu überstehen.
Was ist Cloud-Kollaboration lässt sich im Zusammenhang mit Teamproduktivität und Geschäftskontinuität zusammenfassend ganz einfach beantworten:
Sie hat die Remote-Arbeit auf ein völlig neues Level gehoben und ist damit die wesentlichste Voraussetzung zur Einführung flexibler Arbeitsmodelle.
Cloud-Kollaborationssoftware verbessert die Produktivität durch Automatisierung und Echtzeit-Updates, reduziert zudem Fehler, spart Zeit und gestaltet die Zusammenarbeit effizienter.
Datenhaltung in Rechenzentren sichert die Geschäftskontinuität und fördert die Resilienz von Unternehmen, die auch bei Cyberangriffen oder unvorhergesehenen Ereignissen, wie Naturkatastrophen, Grundlagen für die Weiterführung ihrer Tätigkeit besitzen.
In den letzten Jahren hat die Anzahl leistungsfähiger Cloud-Kollaborationssoftware stark zugenommen. An dieser Stelle sollen drei der bekanntesten Produkte mit den wichtigsten Leistungsmerkmalen vorgestellt werden.
Der Google Workspace setzt sich aus einer ganzen Anzahl einzelner Tools zusammen, die Produktivität und virtuelle Teamkollaboration fördern. Wesentliche Funktionen sind:
gemeinsame Echtzeit-Dokumentenbearbeitung von Texten (Google Docs), Tabellen (Google Sheets) und Präsentationen (Google Slides)
Datenspeicherung und -freigabe über Google Drive unter Berücksichtigung vergebener Nutzerrechte.
Teamkommunikation mittels Chats (Google Chat) und Videokonferenzen (Google Meet)
E-Mail-Dienst (Gmail) und Kalender (Google Calendar) zur Terminverwaltung mit Integrationsmöglichkeit von Google Meet
Produktivitäts-Tools (Google Keep für Notizen und Google Forms für Umfragen und Formulare)
Administrationskonsole zur Benutzerverwaltung und Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Einhaltung des Datenschutzes
Microsoft Teams ist eine häufig genutzte Kollaborationsplattform, die sich nahtlos in das Microsoft 365-Ökosystem integriert. Sie beinhaltet im Wesentlichen:
Chat und Messaging
Videokonferenzen und Anrufe
Dateispeicherung und kollaborative Zusammenarbeit an Microsoft Office-Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint) direkt in Teams.
SharePoint und OneDrive zur Verwaltung und Freigabe von Dateien in der Cloud
Team- und Kanalorganisation
Produktivitäts-Tools, wie Planner und To Do zur Aufgabenverwaltung
Nahtlose Integration in Microsoft Office 365
Sicherheit und Compliance mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sichere Kommunikation und Compliance-Tools zum Schutz von Daten sowie Richtlinienmanagement
Die Antwort auf die Frage „Was ist Cloud-Kollaboration“ hebt Bitrix24 als umfassende Plattform zur Zusammenarbeit auf eine neue Ebene. Sie zielt darauf ab, sowohl die interne Kommunikation als auch das Kundenbeziehungs-Management zu verbessern.
Wichtige Funktionen der All-in-One-Lösung:
Cloud-basierte Projektmanagement-Tools mit Aufgabenverwaltung inklusive Visualisierung durch Gantt-Diagramme und Kanban-Boards, die auch integrierte Kalender- und Zeitmanagementfunktionen für die Team- und Projektverwaltung bieten
KI-gesteuertes CRM (Customer Relationship Management) zum Kundenmanagement mit Automatisierung von Marketingkampagnen und Analyse von Sales Funnels
Automatisierung und Workflows
Teamkommunikation über Chat, Messenger, Videocalls, Videokonferenzen
Dokumentenmanagement mit zentraler Dokumentenverwaltung und über Benutzerrechte gesteuerte Speicherung in der Cloud
Die Implementierung von Cloud-Kollaborationstools in den Geschäftsablauf erfordert eine sorgfältige Planung, um die optimale Nutzung zu gewährleisten. Das beginnt mit der gründlichen Analyse bestehender Arbeitsprozesse. Zu prüfen sind die aktuellen Abläufe der Kommunikation sowie die dafür genutzten Kanäle und Werkzeuge. Daran anschließen, muss eine Bedarfsermittlung, die Engpässe aufdeckt.
Als Ergebnis der Analyse erfolgt die klare Definition von Zielstellungen, zum Beispiel eine Verbesserung der Remote-Arbeit, Produktivitätssteigerung, Förderung der Echtzeit-Zusammenarbeit bei Reduzierung des E-Mail-Verkehrs oder die Automatisierung innerhalb des Projektmanagements durch effizientere Genehmigungs-Workflows. Im nächsten Schritt ist eine Checkliste zur Auswahl der geeigneten Tools für die Cloud-Kollaboration zu erstellen. Mehr dazu später in diesem Abschnitt.
Nach der Auswahl der Software folgt eine Testphase, in der durch Mitarbeiter-Feedback Probleme bei der Einführung erkannt und der Schulungsbedarf ermittelt werden. Weiterbildung der Teammitglieder und Change Management sind die sich anschließenden Maßnahmen. Ausreichend geschulte Mitarbeiter können die Vorteile der Cloud-Kollaboration schneller nutzen. Der Umstellungsprozess muss auf jeden Fall durch klare Kommunikation begleitet werden und die Frage klären: Was ist Cloud-Kollaboration? Damit versteht jedes Teammitglied die Notwendigkeit zur Implementierung. Schließlich ist sicherzustellen, dass die neue Software nahtlos in bestehende Lösungen, wie etwa ERP-Systeme oder die Finanzbuchhaltung, integriert wird. Eine kontinuierliche Überwachung zur Nutzung der Cloud-Kollaborationssoftware liefert Aussagen über das Erreichen der gewünschten Zielstellung.
Zur Auswahl der geeigneten Kollaborationstools ist eine Checkliste unter Einbeziehung folgender Kriterien zu erstellen:
Funktionalität entsprechend Bedarfsanalyse und Zielstellungen
Nutzerfreundlichkeit mit intuitiver Bedienoberfläche
Skalier- und Anpassbarkeit. Kann die Software mit wachsendem Datenvolumen und steigender Nutzerzahl umgehen sowie an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden?
Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme der vorhandenen IT-Infrastruktur
Sicherheit der Daten, Backups im Rechenzentrum, Erfüllung der Datenschutzbestimmungen
Schulung und Support durch den Anbieter
Kosten, unter Berücksichtigung skalierbarer Preismodelle
Cloud-Zusammenarbeit basiert auf einer Kombination unterschiedlicher Technologien, die es Teams gestattet, Informationen gemeinsam zu verarbeiten und zu nutzen. Ein Dienstleister stellt dafür Speicherplatz in seinem Rechenzentrum zur Verfügung. Der Zugriff auf die als Clouddrives bezeichneten Laufwerke erfolgt über das Internet. Virtuelle Teamkollaboration bietet zahlreiche Vorteile. Echtzeit-Zusammenarbeit, einfache Zugänglichkeit zu stets aktuellen Dokumenten, Unterstützung der Remote-Arbeit, Skalierbarkeit der Softwaretools, Kosteneinsparungen und Katastrophenschutz durch geografisch verteilte redundante Backups sind einige dieser Vorteile, die zur Steigerung der Teamproduktivität und Sicherstellung der Geschäftskontinuität beitragen.
Die Implementierung von Cloud-Kollaborationstools in den Geschäftsablauf erfordert sorgfältige Planung und die Definition von Zielstellungen. Zur Auswahl der geeigneten Software ist eine Checkliste zu erstellen, die Einführung beginnt mit einer Testphase. Change Management und Mitarbeiterschulung sorgen für Akzeptanz der Tools.
Bekannte und häufig eingesetzte Cloud-Kollaborationsplattformen sind Google Workspace, Microsoft Teams und Bitrix24. Letztgenannte Software zeichnet sich besonders durch ihre flexiblen und leistungsfähigen Werkzeuge der Teamzusammenarbeit aus, die skalierbar sowohl für kleine Teams als auch für große Unternehmen einsetzbar sind.
Einen der Schwerpunkte bietet die Kommunikation via Instant Messaging, Gruppenchats und Videokonferenzen. Mitarbeiter können direkt innerhalb der bekannten Benutzeroberfläche miteinander in Kontakt treten, ohne auf eine externe Plattform wechseln zu müssen. Neben dem persönlichen Informationsaustausch bietet Bitrix24 ein Dokumentenmanagementsystem der Extraklasse. Über Benutzerrechte gesteuert, können Mitarbeiter in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die Dateien in den Projektablauf integrieren oder in die bekannten Office-Anwendungen von Microsoft und Google übertragen. Gruppenkalender eignen sich zur Terminplanung von Meetings, sind mit einer Erinnerungsfunktion ausgestattet und ermöglichen die Synchronisation mit Outlook oder mit dem Google Kalender.
Das CRM-System bietet neben der Kundenverwaltung Funktionen zur automatisierten Erstellung von Marketingkampagnen via E-Mail und kann auch als Kollaborationstool für Vertriebsteams eingesetzt werden. Schließlich besitzt die Aufgabenverwaltung Visualisierungsmöglichkeiten, die jedes Teammitglied über den aktuellen Stand der Projektbearbeitung informiert. Besondere Variabilität zeichnet Bitrix24 durch die Bereitstellung einer Mobile App aus, die alle genannten Funktionen integriert. Damit Sie möglichst sofort die Leistungsfähigkeit von Bitrix24 testen können, sollten Sie sich noch heute registrieren.
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Jetzt testenCloud-Kollaboration ist eine Methode der Zusammenarbeit, bei der Teams gemeinsam an Projekten arbeiten, die bei einem Dienstleister mit Internetzugang gespeichert werden. Die Funktionsweise kann am Beispiel der Dokumentenerstellung einfach erklärt werden: Ein Teammitglied lädt andere zur Zusammenarbeit ein. Dokumente werden gemeinsam bearbeitet, kommentiert und verteilt.
Cloud-Kollaborations-Tools bieten eine ganze Reihe von Vorteilen für Unternehmen, insbesondere:
Erhöhte Produktivität durch schnellere Entscheidungsprozesse aufgrund der Echtzeit-Zusammenarbeit, effizientere Ressourcennutzung, automatische Synchronisation von Dokumenten
Mobilität, da ortsunabhängiger Zugriff auf Daten und Softwaretools, Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle
Kosteneinsparungen durch reduzierte IT-Kosten für Hard- und Software, Kostenkontrolle bei Softwareabonnements
Cloud-Kollaboration kann die Produktivität von Remote-Teams auf vielfältige Art verbessern, wie
Echtzeit-Zusammenarbeit durch gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Chats und Videokonferenzen zwischen remote arbeitenden Teammitgliedern
Zentralisierte Informationsbereitstellung
geräte- und plattformunabhängiger Zugriff auf Daten
transparente Aufgabenverwaltung durch Zuweisung, Delegierung und Priorisierung
optimale Kommunikation mit Kommentaren und Feedbacks