Unternehmen mit traditionellen Hierarchien werden häufig von starken Führungspersönlichkeiten in stark strukturierten und bürokratischen Projektabläufen geprägt. Im modernen Projektmanagement, das durch hohe Komplexität gekennzeichnet ist, spielt jedoch eine gelebte Verantwortungskultur eine entscheidende Rolle für den langfristigen Erfolg der Firma. Die Übernahme von Verantwortung ist an sich ein intrinsisches Verhalten der meisten Menschen, das heißt, eine Verhaltensweise, die auf einer inneren Motivation beruht. Für ein erfolgreiches Projektmanagement darf sich die Übertragung von Verantwortung nicht nur auf einzelne Mitarbeitende beziehen, sondern muss sich als ein aufeinander abgestimmtes System für das gesamte Team verstehen.
Im kollaborativen Arbeitsumfeld machen sich Projektmanager eine eher partizipative Rolle zu eigen. Sie nehmen Einfluss auf die personelle Zusammensetzung des Teams unter fachlichen Gesichtspunkten, aber tragen nicht unbedingt die Hauptverantwortung für die Projektführung. Stattdessen besteht ihre Hauptaufgabe darin, die Zusammenarbeit organisatorisch zu fördern, die konsistente Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu gewährleisten und bei Bedarf Unterstützung zu geben.
Wie sich eine wirklich kollaborative Kultur entwickeln lässt, auf deren Basis Teams gemeinsam die Verantwortung zur Erreichung der Projektziele übernehmen, wird ausführlich im folgenden Artikel betrachtet.
Projektarbeit hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Grenzen zwischen Fachbereichen oder Abteilungen werden aufgehoben, Hierarchien verschwinden zunehmend. Die vermehrte Einführung von Remote-Arbeitsplätzen und verteilte Teams über Ländergrenzen hinweg zwingt dazu, das Projektmanagement als kollaborative Zusammenarbeit in einer vollständig vernetzten Umgebung zu begreifen. Das betrifft in ganz besonderem Maße die Teamführung. Die klassische Funktion des Projektleiters, der alle Aufgaben verteilt und für die Umsetzung der Projektziele verantwortlich ist, weicht einer Verantwortungskultur, die das gesamte Team einbezieht.
Eine Arbeitsweise in traditionellen hierarchischen Strukturen ist nicht nur weniger effizient, sie wird von jüngeren Mitarbeitenden, den Millennials und der Generation Z, vielfach sogar abgelehnt. Während es in gestandenen Unternehmen eine Tendenz der Überführung von Organisationsstrukturen in die Schaffung einer Verantwortungskultur gibt, bei denen einzelne Mitarbeitende des Teams oder als Ganzes eingebunden werden, zeichnen sich Start-ups meistens durch eine ganz andere Herangehensweise aus: Sie setzen von Anfang an auf die Agilität und damit auf eine Form der Zusammenarbeit, die auch gern als collaborative Leadership bezeichnet wird. Auf die Verantwortungskultur in agilen Umgebungen wird noch detailliert eingegangen. An dieser Stelle sollte zunächst allgemein die moderne Art der Teamführung betrachtet werden. Beim collaborative Leadership übernimmt nicht ein klassischer Projektmanager die Führungsfunktion, delegiert Aufgaben und überwacht die Ergebnisse, vielmehr arbeiten die Projektmitarbeitenden crossfunktional – also fachbereichsübergreifend – zusammen, treffen gemeinsam Entscheidungen und nutzen die gleiche Projektmanagementsoftware. Die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers, sofern es diese Position gibt, besteht darin, die Verbindung zwischen den Fachbereichen zu koordinieren, das Silodenken – die fehlende Bereitschaft, Informationen und Wissen zwischen Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen auszutauschen - zu verhindern und die Kommunikation innerhalb des verteilten Teams konsistent aufrechtzuhalten.
Weshalb ergibt der Aufbau einer Verantwortungskultur für das Projektmanagement wesentliche Vorteile? Neben einer gut funktionierenden Zusammenarbeit bringt die Übernahme eigener Verantwortung einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. Wodurch? In hierarchischen Strukturen gibt es festgelegte Abläufe, in denen Entscheidungen getroffen werden, Änderungen in Projektanforderungen bestätigt und erzielte Zwischenresultate bei großen Projekten von Abteilung zu Abteilung transferiert werden müssen. Das erfordert Zeit, ist unflexibel und ineffizient.
In Teams, die eigenverantwortlich arbeiten, werden die Entscheidungsprozesse wesentlich verkürzt, auf zusätzliche Kundenanforderungen kann flexibel reagiert werden und der Wissenstransfer über Fachbereichsgrenzen hinweg sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit. Die Mitarbeitenden können ihr volles Potenzial ausschöpfen, ohne vom jeweiligen Vorgesetzten nach jeder erfüllten Teilaufgabe auf das nächste „Go“ warten zu müssen.
Es gibt zudem weitere Vorteile, die eine etablierte Verantwortungskultur mit sich bringt. Zielsetzungen werden im Team gemeinsam abgestimmt. Genau diese Abstimmung ermöglicht eine Aufgabenverteilung gemäß den Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden bei gleichzeitiger Übertragung der Verantwortung für die qualitätsgerechte Umsetzung. Die gemeinsame Übernahme der Verantwortung durch das Team führt zur Entwicklung einer kollektiven Intelligenz. Sie führt also dazu, dass sich jeder nicht nur mit den eigenen Aufgaben beschäftigt, sondern auch mit den Auswirkungen auf die Tätigkeit der Teammitglieder. Gleichzeitig wird die soziale Sensibilität gestärkt, also die Fähigkeit, Signale im Zusammenhang mit der gemeinsamen Tätigkeit richtig zu interpretieren und zielorientiert einzusetzen. Durch die Beteiligung an der gemeinsamen Verantwortung für das Projekt lernen die Mitarbeitenden den Wert des eigenen Beitrags und den der anderen Teammitglieder zu schätzen, was ein wesentlicher Faktor für Motivation und Bindung an das eigene Unternehmen ist.
Die Einführung einer Verantwortungskultur, die auf eine kollaborative Führung setzt, ist nicht ganz einfach, vor allem dann nicht, wenn im Unternehmen seit Jahren hierarchische Leitungsstrukturen etabliert sind. Für traditionelle Projektmanager bedeutet es zunächst, dass sie ihre Anschauungen ändern müssen. Ideen und Feedbacks der Teammitglieder gehören im Projektteam zur täglichen Zusammenarbeit, wenn jeder einzelne Mitarbeitende in die Übernahme von Verantwortung einbezogen werden soll.
In einer solchen Arbeitsumgebung besteht die Funktion des Projektmanagers vor allem darin, die richtigen Mitarbeitenden für die Zusammensetzung des Teams zu finden. Nach dessen Bildung übernehmen die Manager eine eher partizipative Rolle, deren Aufgabe in der Beteiligung und Einbindung aller Teammitglieder an den Entscheidungsfindungen besteht. Einer Führungskraft obliegt es, Fähigkeiten zu entwickeln, die der Zusammenarbeit dienen und damit insgesamt die Teamleistung stärken.
Crossfunktionale Teams sind durch ihre unterschiedlichen Betrachtungsweisen und Fähigkeiten besonders gut dafür geeignet, komplexe Projekte mit einem großen Arbeitsumfang zu bewältigen. Der Projektmanager muss die optimalen Arbeitsbedingungen dafür schaffen, damit die Mitarbeitenden ihr gesamtes Potenzial abrufen können.
Damit eine Transformation zur Teamverantwortlichkeit wirklich gelingt, muss eine Unternehmenskultur entwickelt werden, die auf Vertrauensbildung basiert. Eine Grundvoraussetzung dafür ist die Schaffung von offenen Kommunikationskanälen, die fachbereichsübergreifend Daten zum Projektziel bereitstellt. Das ermöglicht allen Mitarbeitenden den Austausch von Informationen und den Wissenstransfer zwischen verteilt arbeitenden Teams. Bei dieser Organisationsform ist es von entscheidender Bedeutung, Kollaborations-Tools zu nutzen, mit denen alle Mitarbeitenden zeit- und ortsunabhängig kommunizieren können. Mit Kommunikationswerkzeugen, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, bleibt das gesamte Projektteam über ein Nachrichtensystem mit Statusaktualisierung ständig in Kontakt, kann Videoanrufe und Gruppenchats führen und ortsunabhängig eine gemeinsame Wissensbasis nutzen.
Führungskräfte, die Projektziele durch eine effektive Zusammenarbeit in ihrem Team erreichen wollen, müssen selbst mit gutem Beispiel vorangehen und das Teamwork schätzen. Anstatt unabhängig von den eigenen Mitarbeitenden zu agieren, sind Projektmanager im besonderen Maße angehalten, mit ihren Mitarbeitenden eng zusammenzuarbeiten. Verantwortung zu übertragen und Mitarbeitende in Entscheidungen einzubeziehen, reicht dabei nicht aus. Um notwendige Feedbacks oder kreative Lösungsansätze zu erhalten, bedarf es zunächst des Vertrauens der Teammitglieder. Anfangs müssen möglicherweise Blockaden gelöst werden, damit die Mitarbeitenden das Vertrauen fassen, ihre Meinung zu äußern. Auch wenn bereits eine Ebene erreicht ist, auf der die Kommunikation offen vonstatten geht, muss der Projektmanager zurückhaltend agieren und die übertragene Verantwortung nicht aus dem Hintergrund überwachen wollen. Die genannten Eigenschaften werden besonders bei der Durchsetzung agiler Prinzipien gern als „dienende Führung“ bezeichnet. Eine hierarchische Führung wird dabei durch Zusammenarbeit dank Vorbildwirkung und Schaffung von Rahmenbedingungen ersetzt.
Verantwortungskultur zu praktizieren bedeutet in diesem Kontext, das Team zu befähigen, die übertragenen Aufgaben selbständig zu lösen. Der Projektmanager muss deshalb über die notwendige fachliche Qualifikation verfügen, um sein Team beraten zu können. Es geht um die Vorgabe von Zielstellungen und einer Strategie, diese zu erreichen, nicht um detailliert untersetzte einzelne Arbeitsschritte. Die Kultur der Zusammenarbeit beinhaltet die Inspiration, andere herauszufordern, zu höheren Leistungen zu stimulieren und durch Wissenstransfer neue Fähigkeiten zu entwickeln.
Zur Schaffung einer Verantwortungskultur und Förderung der Zusammenarbeit gehören teambildende Maßnahmen, die über die reine Arbeitstätigkeit hinausgehen. Solche Maßnahmen dienen insbesondere der Vertrauensbildung. Denn nur, wer seine Teammitglieder gut genug kennt und sich auf sie verlassen kann, wird bereit sein, für sein Team Verantwortung zu übernehmen.
Die Anforderungsprofile in vielen Projekten sind heute so komplex, dass eine Führungskraft Entscheidungen nicht mehr allein treffen kann. Fachkompetenz ist gefragt, Spezialisten sind in die Prozesse zur Bestimmung der richtigen Verfahrensschritte einzubeziehen. Doch wie lassen sich Teammitglieder in die Verantwortung nehmen, die es bisher nur gewohnt waren, vorgegebene Aufgaben zu erfüllen?
Im ersten Schritt muss der Projektmanager klare Richtlinien kommunizieren, welche Entscheidung innerhalb des Teams zu treffen sind. Wichtig ist dabei die Begründung, etwa die daraus resultierende Zeitersparnis, die Einbeziehung von Fachwissen und Kompetenz. In diesem Zusammenhang müssen die Ziele des Projekts vermittelt werden, welche Resultate zu erreichen sind. Die beste Lösung besteht darin, dass allen Teammitgliedern die Unternehmensstrategie und die Einbindung des zu bearbeitenden Projektes in diese vermittelt wird. Es darf keinesfalls der Eindruck erweckt werden, dass Verantwortung nur abgeschoben werden soll. Den Mitarbeitenden muss das Bewusstsein vermittelt werden, künftig einen wesentlichen Beitrag bei der Projektorganisation zu leisten.
Eine Verantwortungskultur lässt sich nur etablieren, wenn dem Team Ziele gesetzt werden, durch die es gefordert, aber nicht überfordert wird. Je höher die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden – und damit des gesamten Teams – sind, desto anspruchsvoller kann die eigenverantwortliche Übernahme von Aufgaben erfolgen.
Mit diesen Tipps lässt sich die Verantwortungskultur dauerhaft etablieren:
· Entwicklung von Fähigkeiten innerhalb des Teams zur eigenverantwortlichen Lösung von Aufgaben durch Wissenstransfer und konsistente Kommunikation,
· Zeigen von Anerkennung und Wertschätzung bei jeder abgeschlossenen Aufgabenstellung,
· Angebot von Hilfe und Unterstützung in schwierigen Situationen,
· Akzeptanz von Fehlern und das Lernen von diesen zur Verbesserung der Projektarbeit.
Agile Methoden, wie Scrum, bilden den besten Ansatz zur Schaffung einer Verantwortungskultur, bei der jeder im Team seine Rolle und die der anderen kennt und ganz wichtig, diese auch akzeptiert.
Innerhalb des Scrum-Frameworks wird die Projektarbeit einem Team mit verteilter Verantwortung zugewiesen. Es existieren drei Rollen, aber keine Hierarchien, wie es das klassische Projektmanagement kennt. Alle Mitarbeitenden agieren gleichberechtigt, ihre Arbeit wird einzig und allein einem gemeinsamen Projektziel untergeordnet. Bei umfangreichen Projekten werden die Teams idealerweise crossfunktional zusammengestellt, das erleichtert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Zum Team gehört auf jeden Fall ein Scrum-Master. Er agiert aber nicht als eine Art Projektleiter, wie der Name vermuten lassen könnte, sondern achtet auf die Einhaltung der Regelungen, die das Scrum-Framework vorgibt. Eine weitere wesentliche Funktion beinhaltet seine Rolle in der Organisation der zur Methodik gehörenden Meetings und die Verantwortung über die technische Ausstattung. Diese beinhaltet auch eine leistungsfähige Software, die den Anforderungen des Projektmanagements entspricht und die Kommunikation gewährleistet, zum Beispiel bei Videokonferenzen in verteilt arbeitenden Teams.
Der Product-Owner agiert als Schnittstelle zu den Stakeholdern. Es liegt in seiner Verantwortung die Interessen des Kunden zu vertreten, die Aufgaben, die zur Erreichung der Projektziele dienen zu priorisieren und eine ergebnisorientierte Wertmaximierung des Projekts zu schaffen.
Die Entwickler sind wiederum dafür verantwortlich, wie die Zielstellungen, die durch den Product-Owner vorgegeben werden, erreicht werden können. Als Fachleute entscheiden sie gemeinsam darüber, welche Aufgaben in welcher Abfolge zu realisieren sind. Dafür werden Sprintzyklen definiert, die zu konkreten Zwischenergebnissen führen. Die Verantwortung der Mitglieder des Entwicklerteams besteht darin, am Ende eines jeden Sprints ein funktionales Element oder einen definierten Teil des Gesamtprojekts zu liefern.
Im modernen Projektmanagement ist die Teamführung ohne eine kollaborative Kultur nicht mehr produktiv. In einer vollständig vernetzten Umgebung, die oft remote arbeitende Teammitglieder in die Projektarbeit einbezieht, weicht die klassische Funktion des Projektmanagers, der Aufgaben verteilt und die Verantwortung trägt, einer Verantwortungskultur, die das gesamte Team einbezieht. Dabei müssen Führungskräfte selbst mit gutem Beispiel vorangehen und das Teamwork mit geteilter Verantwortung schätzen.
Die Vorteile liegen in der gemeinsamen Abstimmung von Zielsetzungen und Aufgabenverteilungen entsprechend den Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden. Durch diese Verfahrensweise wird die Ausbildung einer kollektiven Intelligenz gefördert.
Eine Verantwortungskultur bildet sich nicht von allein heraus. Sie basiert auf der Entwicklung von entsprechenden Fähigkeiten jedes Mitarbeitenden. Grundvoraussetzung für die Transformation zur Teamverantwortlichkeit ist eine konstante Kommunikation, die durch leistungsfähige Softwaretools unterstützt wird. Die Einführung etablierter agiler Methoden mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten, wie Scrum, bietet die beste Chance zur dauerhaften Etablierung einer erfolgreichen Projektarbeit unter modernen Bedingungen.