Ziel jedes Unternehmens ist es, eine möglichst hohe Arbeitsproduktivität zu erzielen. Sie steigt, wenn sich pro Mitarbeiter der Umsatz inflationsbereinigt erhöht. Eine ganze Reihe von Faktoren beeinflussen die Produktivität. Ein wesentlicher ist die Effizienz, die dann besonders hoch ist, wenn die Ressource Zeit möglichst effektiv eingesetzt wird.
Zeitmanagement heißt hier wiederum das Zauberwort. Eine Methode des effektiven Zeitmanagements ist das Time Blocking. Was ist "Zeitblockierung", wenn man den englischen Begriff wörtlich übersetzt? Unter Time Blocking versteht man die Aufteilung einer bestimmten zur Verfügung stehenden Arbeitszeit, das kann ein Tag oder eine ganze Woche sein, in feste zeitliche Segmente, in denen zuvor genau definierte Arbeitsaufgaben erfüllt werden müssen.
Die Idee hinter der Methode ist es, Zeiträume in Ihrem Kalender festzulegen, in denen Sie ohne Ablenkung und mit höchster Konzentration arbeiten können. Der Schlüssel zum Erfolg besteht dabei in der Priorisierung von Aufgaben und deren Bearbeitung in Hochkonzentrationsphasen.
Das Time Blocking scheint einfach implementierbar zu sein, kann aber in einigen Fällen auch den erwünschten Erfolg vermissen lassen. Die folgenden sechs Tipps zeigen, wie Projektmanager die Strategie wirklich effektiv einsetzen können.
Time Blocking – nicht direkt als „Zeitblockierung“, sondern als „Setzen von zeitlichen Blöcken oder Rahmen“ in der deutschen Übersetzung zu verstehen – ist eine Produktivitätstechnik, die das Zeitmanagement in den Fokus rückt. Ein bestimmter Zeitraum, etwa ein Arbeitstag, wird zeitlich segmentiert und mit Aufgaben gefüllt, die in diesen Zeitblöcken zu erledigen sind.
Projektmanager können das Time Blocking effektiv nutzen, indem sie alle Projektaufgaben zunächst in (tägliche) To-do-Listen eintragen und nach Prioritäten ordnen. Die für den Projekterfolg wichtigsten Arbeiten werden in Hochproduktivitätsphasen der Mitarbeiter gelegt und mit einem zeitlichen Rahmen fixiert. Geeignete Kalender-Apps verknüpfen Aufgaben und Zeiten, auch zwischen den Projektteammitgliedern.
Mit dem Time Blocking werden ähnliche Aufgaben gruppiert und in Zeitblöcken – nicht einzeln, wenn sie gerade anfallen – bearbeitet. Die Methode hilft auch zur Vermeidung von Multitasking und Ablenkung, unterstützt vielmehr hoch konzentriertes und damit effizientes Arbeiten.
Die Time Blocking Methode unterstützt Projektmanager bei der Planung der Teamarbeit. Den englischen Begriff mit „Zeitblockierung“ oder „Zeitsperre“ übersetzen zu wollen, trifft den Sachverhalt nicht korrekt. Zeit lässt sich im eigentlichen Sinne des Wortes nicht blockieren oder sperren, sie läuft unaufhaltsam weiter. Mit der Bezeichnung ist vielmehr die Reservierung von Zeiträumen zur Ausführung bestimmter Tätigkeiten – im konkreten Fall für die Bearbeitung von Arbeitsaufgaben – gemeint. Nachfolgend sollte also der Begriff Time Blocking zur besseren Verständlichkeit anstelle einer etwas sperrigen deutschen Bezeichnung verwendet werden.
Welche Idee steckt hinter dem Time Blocking und wie lässt es sich im Projektmanagement effektiv einsetzen? Mit dieser Art von Zeitmanagementstrategie wird ein Arbeitstag als kleinste Einheit in einzelne, überschaubare Zeitabschnitte unterteilt. Bei der Projektplanung kann unter konsequenter Anwendung der Technologie sogar das gesamte Projektmanagement in Zeitblöcke unterteilt werden, das heißt, nicht nur einzelne Arbeitstage, sondern gesamte Zyklen bis zur Erreichung der jeweiligen Meilensteine. Eine solche Verfahrensweise unterstützt besonders die gleichzeitige Arbeit an mehreren Projekten und agile Prinzipien, wie Scrum, bei der Sprintplanung. Das Time Blocking vermeidet einerseits Ablenkungen von der Aufgabe, die derzeit primär erledigt werden sollte, und andererseits das sogenannte Multitasking – eine Arbeitsweise, die besonders bei der Multiprojektarbeit beliebt ist. Das Multitasking ist jedoch ineffizient und weniger produktiv, wie wissenschaftliche Untersuchungen belegen.
Es gibt zwei Elemente beim Time Blocking:
Damit das Time Blocking wirklich effektiv bei der Planung eingesetzt werden kann, müssen Projektmanager die Vor- und Nachteile der Methode genau abwägen. Nicht bei jeder Aufgabe und in jedem Projekt lässt sich das Zeitmanagement auf die gleiche Weise umsetzen.
Zu den unbestreitbaren Vorteilen der Zeitmanagementstrategie durch Time Blocking gehört die ablenkungsfreie Konzentration auf die dem Zeitblock zugewiesenen Aufgaben. Durch die konzentrierte Bearbeitung in einem Flow wird die Produktivität gefördert. Die Verpflichtung, eine bestimmte Aufgabe innerhalb der vorgegebenen Zeit zu erledigen, reduziert Prokrastination, also das Aufschieben unangenehmer Tätigkeiten. Klare Organisationsstrukturen mit der zeitlichen Aufteilung des Arbeitstages ermöglichen den effektiven Einsatz aller benötigten Ressourcen. Ein vorgegebener Zeitrahmen verbessert den Umgang mit Stresssituationen. Jeder Mitarbeiter kann sich im Verlauf der Projektarbeit darauf einstellen, mit welcher Intensität welche Aufgabe bearbeitet werden muss, um die geplante Zeit einzuhalten. Mit der Planung von Zeitblöcken wird auch ein Beitrag zur Verbesserung der Work-Life-Balance geleistet. Indem Projektmanager bei der Zeitplanung besonders intensive Arbeitsphasen durch Blöcke für die Erholung kompensieren und Möglichkeiten zur Remote-Arbeit im Homeoffice berücksichtigen, geben sie den Teammitgliedern ausreichend Zeit für ihre persönlichen Bedürfnisse.
Nicht verschwiegen werden dürfen einige Nachteile, die das Time Blocking unter bestimmten Bedingungen mit sich bringen kann. Durch die feste Vorgabe von Zeiten wird die Flexibilität eingeschränkt, was besonders bei Produktneuentwicklungen hinderlich sein kann. In diesem Zusammenhang muss auch auf negative Aspekte der starren Zeiteinteilung hingewiesen werden, wenn der Kunde während des Entwicklungsprozesses wiederholt neue Anforderungen definiert.
Wie bereits zuvor erwähnt, ist die Methode der Arbeitsaufteilung in reservierte zeitliche Blöcke vor allem dann hilfreich, wenn der Projektmanager sein Team darauf ausrichten möchte, bestimmte Aufgaben hochkonzentriert und ohne Ablenkung zu erfüllen. Solche, auch als Deep Work bezeichnete Phasen charakterisieren besonders effiziente Arbeitsabschnitte. Durch die gezielte Aufteilung der Zeit lässt sich besser nachvollziehen, wofür diese oft knappe Ressource tatsächlich aufgewendet wurde. Gerade beim Multiprojektmanagement und der Zusammenarbeit in gemischten Projektteams, bei der Mitarbeiter remote arbeiten, erhält der Projektmanager die Kontrolle über den Ablauf des Arbeitstages und beugt Überlastungen und Stresssituationen bei seinen Teammitgliedern vor.
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten zur Umsetzung für das Time Blocking. Während vor einigen Jahren zur Visualisierung der Tagesabläufe häufig noch Whiteboards eingesetzt wurden, mit denen sich die Mitarbeiter täglich über die Ihnen zugewiesenen Zeitblöcke mit den darin enthaltenen Arbeitsaufgaben informieren konnten, übernehmen heute in der Regel digitale Tools und bei Remote-Teams spezielle Apps, die sich auch auf Mobilgeräten einsetzen lassen, diese Aufgabe.
Unabhängig vom Einsatz der technischen Hilfsmittel gilt es einige organisatorische Hinweise bei der Aufstellung von Zeitblöcken zu beachten. Die Planung der Zeitblöcke muss realistisch erfolgen. Dafür muss der Projektmanager die Kapazitäten und die Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter einschätzen können. Pufferzeiten sollten stets berücksichtigt werden. Besondere Aufmerksamkeit muss dem Herausfinden der produktivsten Arbeitszeit der einzelnen Teammitglieder gewidmet werden. Diese wird durch den persönlichen Biorhythmus bestimmt. Ein hervorragender Projektmanager koordiniert geschickt alle oben genannten Faktoren und entwickelt daraus ein gut abgestimmtes Time Blocking. Durch Überprüfung und Feinabstimmung müssen die Zeitblöcke regelmäßig angepasst werden.
Der folgende Abschnitt stellt einige Tipps für Projektmanager zusammen, die das Zeitmanagement wirklich produktiv werden lassen.
Zunächst ist es notwendig, eine tägliche To-do-Liste der anstehenden Aufgaben mit der Zuweisung der Bearbeiter und der Priorität zu erstellen. Aufgaben mit höchster Priorität sind in Phasen einzuordnen, die mit Deep Work – siehe Abschnitt zuvor – gekennzeichnet werden. Damit wird die Fehlerquote reduziert und Nacharbeit vermieden. Sofern Aufgaben nicht an die Ergebnisse vorheriger Arbeitsschritte gebunden sind, sollte der Projektmanager das Pareto-Prinzip einsetzen. Danach können 80 % der Ergebnisse mit nur 20 % des Aufwands erreicht werden oder anders gesagt: 20 % der Aufgaben sind für 80 % der Ergebnisse verantwortlich. Selbstverständlich müssen alle Aufgaben erledigt werden, aber die Fokussierung auf Tätigkeiten, die den größten Nutzen bringen, und die Zuweisung von Zeitblöcken für die produktivsten Arbeitsphasen ergibt die höchste Produktivität.
Zeitkalkulationen beruhen auf Erfahrungen und vorliegender Auswertungen aus Apps zur Zeiterfassung. Solche Erfassungen bilden eine wichtige Grundlage der Planung bei gleichen oder ähnlichen Aufgaben.
Korrektes Time Blocking muss immer Pausen und Erholungszeiten berücksichtigen. Arbeit ohne Unterbrechung mindert die Produktivität und führt zu Stress. Die Pomodoro-Technik empfiehlt deshalb 24-Minuten-Zeitblöcke, gefolgt von kurzen Unterbrechungen. Andere – auf Forschungen basierende - Ansätze gehen davon aus, dass eine etwa 17-minütige Pause nach jeder Stunde höchster Konzentration die Produktivität deutlich verbessert. Ganz gleich, welcher Rhythmus eingeplant wird, es müssen immer bestimmte Zeiten an jedem Tag reserviert werden, die Raum für unerwartete Ereignisse zulassen. Sind es kurze Stand-up-Meetings oder die dringende Beantwortung einer Anfrage, die Möglichkeit dafür muss vorgesehen sein.
Es gibt zahlreiche Apps und digitale Tools, die das Time Blocking unterstützen.
Auf die Bedeutung der Erstellung und Priorisierung von täglichen Aufgabenlisten wurde bereits im vorangegangenen Abschnitt hingewiesen. Mit Bitrix24 wird das Anlegen von To-do-Listen besonders einfach. Sie unterstützen eine effektive Zeitverwaltung in Form des Selbstmanagements für jeden Mitarbeiter und teamübergreifend. Dabei ist es unerheblich, ob die Mitarbeiter im Büro oder remote im Homeoffice arbeiten und per PC oder über ein Mobilgerät auf die Listen zugreifen. Beim Einsatz der Technologie des Time Blockings kommt es in einem zweiten Schritt darauf an, die priorisierten Aufgaben mit einem digitalen Kalender zu verbinden. Auch hier bietet Bitrix24 die ideale Lösung. Alle Aufgaben lassen sich direkt im Kalender pflegen. Wiederkehrende Aufgaben, für die feste Zeiträume reserviert werden sollen – als Beispiel sei die Beantwortung von Anfragen mit zwei täglichen Zeiträumen von je 30 Minuten genannt – können über die Serienterminfunktion sehr effizient umgesetzt werden. Durch die Synchronisation der Kalender aller Teammitglieder werden Terminüberschneidungen vermieden.
Eine wichtige Funktion zur Visualisierung der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Terminvorgaben ist die grafische Darstellung. Gantt-Diagramme sind die am häufigsten eingesetzten Tools zur zeitbezogenen Veranschaulichung aller Aufgaben. Jede Aufgabe wird als Balken im Diagramm dargestellt, der reservierte Zeitabschnitt ist mit einer Anfangs- und einer Endzeit versehen. Durch Gantt-Diagramme behalten Teams stets den Überblick darüber, ob sie im Rahmen des vorgegebenen Zeitrahmens arbeiten.
Abschließend soll an dieser Stelle noch auf die Bedeutung des Einsatzes digitaler Kommunikationstools hingewiesen werden. Besonders in gemischten oder reinen Remote-Teams ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Mitarbeiter über Anpassungen und Änderungen von Zeitblöcken sofort informiert werden.
Das Time Blocking ist für viele Projekte eine sehr gute Möglichkeit, um hohe Produktivität mit Effizienz zu verbinden. In der Kombination oder im Wechsel mit anderen Methoden kann das Zeitmanagement noch verbessert werden.
Eine dieser Methoden ist das Task Batching. Ähnliche Aufgaben werden zusammengefasst und in einem Zyklus abgearbeitet. Ein typisches Beispiel dafür ist die Bearbeitung von E-Mails. Es ist deutlich effektiver, zum Beispiel täglich drei Blöcke – am Beginn des Arbeitstages, zur Mittagspause und am Nachmittag – einzuplanen, um alle Nachrichten zu beantworten, als stündlich den elektronischen Posteingang zu checken und wichtige E-Mails einzeln zu beantworten. Die Zusammenlegung gleicher oder ähnlicher Aufgaben verringert den Wechsel zwischen völlig unterschiedlichen Tätigkeiten, die jedes Mal eine Neuausrichtung der Konzentration erfordern. Die Task Batching Methode funktioniert deshalb sehr gut in Kombination mit Time Blocking, da sie es überflüssig macht, für kleine Aufgaben immer wieder einzelne Zeiten im Kalender zu reservieren.
Das Timeboxing geht einen anderen Weg. Hier werden einzelne Aufgaben oder ganze Projekte in sehr gut definierte kleinere Arbeitsschritte gegliedert und feste Zeitrahmen gesetzt. Die Zeiten können zwischen einigen Minuten oder wenigen Stunden liegen. Das Projektteam konzentriert sich während der gesamten Zeit ausschließlich auf eine Aufgabe und schließt sie ab. Die Methode besitzt einen großen Vorteil bei der Verwaltung von mehreren Projekten, die gleichzeitig bearbeitet werden müssen. Der Einsatz von Kanban-Boards bietet grafische Unterstützung zur Bewertung des Projektfortschritts. In Kombination mit dem Time Blocking bietet das Boxing eine Möglichkeit, für komplexe Aufgaben eine spezifischere und strukturierte Herangehensweise mit zeitlichen Begrenzungen umzusetzen.
Damit Projektmanager eine Zeitmanagementstrategie mit festen Zeitblöcken richtig anwenden können, müssen sie zunächst die Funktionsweise verinnerlichen und die Vor- und Nachteile in Bezug auf das konkrete Projekt abwägen. Während ein sorgfältig ausgearbeiteter Projektplan mit einer logischen Reihenfolge aller Aufgaben durch die Vorgabe von festen Zeitrahmen und den effizienten Einsatz von Ressourcen hilft, die Prokrastination zu vermeiden, kann das Time Blocking die Entwicklung von neuen Produkten mit sich ändernden Kundenanforderungen auch behindern.
Gelingt es dem Projektmanager, Aufgaben, die für den Projekterfolg besonders wichtig sind, in die Phasen des Deep Works zu legen, wird das Time Blocking besonders effektiv. Solche Phasen müssen sich aber mit Zeitblöcken abwechseln, die für eine psychische Entspannung sorgen und Dauerstress für die Mitarbeiter verhindern. Digitale Tools, wie To-do-Listen, Terminplaner, die mit der Aufgabenverwaltung verknüpft sind, und grafische Tools zur visuellen Darstellung der Ergebnisse sind unverzichtbare Hilfsmittel bei der Umsetzung des Zeitmanagements.