Die moderne Wirtschaft befindet sich im Wandel. Teams werden oft nur temporär für die Arbeit an Projekten gebildet und anschließend umstrukturiert oder wieder aufgelöst. Auch bestehende Strukturen sind durch hohe Fluktuationsraten dynamischen Veränderungen ausgesetzt. Neue Mitarbeitende mit geringer Erfahrung müssen in die Projektarbeit integriert werden. Die Teamführung trägt ein hohes Maß an Verantwortung. Es besteht das Risiko einer ineffektiven Zusammenarbeit, wenn Rollen und Verantwortlichkeiten nicht ausreichend geklärt sind. Erfahrene Teammitglieder werden mit Fehleinschätzungen oder den unrealistischen Erwartungen von neuen Mitarbeitenden konfrontiert. Nachwuchskräfte und junge Talente werden aber für den langfristigen Unternehmenserfolg benötigt.
Die Aufgabe des Managements ist es deshalb, unerfahrene Mitarbeitende bestmöglich in die Teams zu integrieren. In einem Entwicklungsprozess müssen Strukturen und Arbeitsabläufe optimiert werden. Eine solche Maßnahme ist kein einmaliger, abgeschlossener Prozess. Es gilt, die Zusammenarbeit der Teammitglieder und den Aufbau von Beziehungen untereinander zu fördern.
Teamleitern kommt dabei die Aufgabe des Coachings zu. Den Mitarbeitenden müssen Ziele und Visionen vermittelt werden. Schulungsangebote steigern das Fachwissen. Intrinsische und extrinsische Motivation hilft, die gesteckten Ziele zu erreichen.
Die folgenden 10 Tipps werden dabei helfen, aus unerfahrenen Mitarbeitenden ein erfolgreiches Team zu formen.
Erfolgreiche Teamarbeit basiert auf einem kontinuierlichen Entwicklungsprozess. Das Ergebnis dieser längerfristigen Aufgabe muss es sein, Zusammenarbeit, Produktivität und Effizienz beständig zu verbessern und damit maßgeblich zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beizutragen. Die Entwicklung wird nur dann funktionieren, wenn es der Teamführung gelingt, Zielvorgaben zu definieren, mit denen sich alle Mitarbeitenden identifizieren können. Das Setzen klarer und realistischer Ziele wird unerfahrenen Teammitgliedern dabei helfen, sich in die Projektarbeit zu integrieren. Gute Führungsqualitäten des Projektleiters sind gefragt, um die aktuellen Fähigkeiten jedes Mitarbeitenden einzuschätzen. Diese und die bisherigen Erfahrungen können zur Zuweisung von Aufgaben mit der Festlegung kurzfristiger Ziele – etwa für die nächsten ein bis zwei Wochen – genutzt werden. Die Arbeitsaufgaben sollten dabei so konkret wie möglich und in einzelne Schrittfolgen zugeordnet und mit klaren Erwartungen zum Ergebnis kommuniziert werden. Das Selbstvertrauen der Mitarbeitenden ist durch ein Monitoring, nicht ständige Kontrolle, zu stärken. Zu den richtigen Teammanagementstrategien gehört es, erreichte Zwischenziele im nächsten Teammeeting anerkennend hervorzuheben.
Effektive Teamführung für unerfahrene Teams zeichnet sich dadurch aus, die Mitarbeitenden entsprechend ihrer Fähigkeiten einzusetzen. Das setzt zunächst Kommunikation in der Teamführung voraus. Die Kernkompetenzen jedes Teammitglieds sind zu ermitteln. Dazu eignet sich ein persönliches Gespräch besonders gut. Vorliegende Erfahrungen aus einer bisherigen Tätigkeit können herausgefunden werden. Bei der Übertragung einer Arbeitsaufgabe sollten mit dem Mitarbeitenden Ideen und Ziele diskutiert werden, die er mit der Übernahme der Tätigkeit verbindet. Probleme auf fachlicher Ebene müssen erkannt und Möglichkeiten zur Bewältigung gefunden werden. In diesem Zusammenhang ist auch die Frage zu klären, ob der Mitarbeitende bereit und fähig ist, sich weiterzuentwickeln, wenn Aufgabenstellungen wachsen.
Bei der Leitung eines neuen Teams ist es besonders wichtig, autoritäre Aufgabenzuweisungen zu vermeiden, die zu Leistungsdefiziten führen können. Vielmehr müssen Aufgaben ihrer Bedeutung entsprechend erklärt werden. Es kommt darauf an, dem Mitarbeitenden das Gefühl zu vermitteln, dass seine Arbeit sinnvoll ist. Das Teammanagement unerfahrener Teams wird dann erfolgreich sein, wenn es gelingt, dass jeder Mitarbeitende seine Talente, Fähigkeiten und Stärken einbringen und entfalten kann.
Mitarbeitende entsprechend ihrer Fähigkeiten einzusetzen ist eine grundlegende Strategie der Teamführung bei unerfahrenen Mitarbeitenden. Mindestens ebenso wichtig ist das Coaching, damit Teams, die über wenig Erfahrung bei der Projektarbeit verfügen, fachlich qualifiziert werden und neue Fähigkeiten erlangen. Für die Weiterbildung gibt es verschiedene Ansätze, abhängig von den konkreten Bedingungen im Unternehmen und den fachlichen Voraussetzungen der Mitarbeitenden. Sie reichen von Online-Schulungen, über die unternehmenseigene Wissensdatenbank, das Learning by Doing durch gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben mit erfahrenen Teammitgliedern, bis hin zur Weiterbildung in berufsbegleitenden Abendkursen.
Eine bewährte Methode ist zudem die Schritt-für-Schritt-Methode, eine Anleitung, die ein Coach oder motivierende Teammitglieder geben. Sie demonstrieren den Arbeitsablauf und verfolgen anschließend die Ausführung mit sofortigem Feedback.
Neben der reinen fachlichen Qualifikation ist es von essenzieller Bedeutung, unerfahrene Teams mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Ist diese zum Beispiel durch sehr hohe Kundenorientierung geprägt, gilt es, Service- und Problemlösungsfähigkeiten zu entwickeln. Ein Mentorenprogramm kann dafür die geeignete Grundlage bilden, wie der nächste Tipp zeigt.
Eine besondere Form der Teamführung für unerfahrene Mitarbeitende ist die Bereitstellung von Mentoren. Diese Art der Unterstützung eignet sich besonders für gemischte Projektteams aus erfahrenen und neuen Mitarbeitenden. Im Gegensatz zu allgemeinen Weiterbildungen setzt das Mentoring auf die individuelle zwischenmenschliche Beziehung. Die Entwicklungsziele werden gemeinsam zwischen den zu betreuenden Mitarbeitenden und dem Mentor festgelegt. Er hilft, Herausforderungen zu bewältigen und Probleme zu lösen. Innerhalb der laufenden Projektarbeit werden auf diese Weise beim Mentee persönliche Ressourcen entwickelt oder neu entdeckt. Um erfolgreich zu sein, muss die Arbeitsbeziehung zwischen Mentor und Mentee von Wertschätzung und gegenseitigem Vertrauen geprägt sein. Hinzu kommt die Vorbildwirkung. Handlungen des Mentors sind wichtiger als das Gesagte. Gemeinsam erzielte Erfolge stärken das Selbstvertrauen und Motivation unerfahrener Teammitglieder.
Eine ganz ähnliche Form wie das Mentoring ist das Buddy-Programm. Während Mentoren meist ältere und sehr erfahrene Mitarbeitende sind, setzt die zweite Form der Unterstützung ganz bewusst auf Teammitglieder gleichen Alters und mit einer gleichen Rolle innerhalb der Projektarbeit. Vorteile können die schnellere persönliche Bindung und die Akzeptanz untereinander sein.
Nur eine konsistente Kommunikation sichert eine erfolgreiche Projektarbeit. Effektive Teamführung basiert deshalb auf einer Kommunikationsstrategie, die jeden Mitarbeitenden ermutigt, alle verfügbaren Informationen zu teilen, aber auch Fragen zu stellen und Probleme anzusprechen. Das gilt insbesondere für unerfahrene Teams. Die Aufgabe des Teamleiters ist es, allen Mitarbeitenden die richtigen Kommunikationstools zur Verfügung zu stellen. Die Aufstellung eines Kommunikationsplans sorgt dafür, dass alle Teammitglieder einen regelmäßigen Erfahrungsaustausch pflegen können. Kurze wöchentliche Meetings oder ein Daily Stand-up bei Projektteams, die erstmalig zusammenarbeiten, sind die effektivere Methode gegenüber langen Besprechungen in großen Zeitabständen. Konzentrierte Kurzmeetings bieten weniger erfahrenen Mitarbeitenden bessere Möglichkeiten, offene Probleme zu klären oder um Unterstützung zu bitten.
Beim regelmäßigen Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern, denen die Projektarbeit noch nicht zur Routine geworden ist, muss besonderes Augenmerk auf die Integration von Remote-Mitarbeitenden gelegt werden. Sie sind häufig auf die schriftliche Kommunikation angewiesen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte ihnen die Teilnahme an Teammeetings per Videokonferenz ermöglicht werden.
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Ziel einer etablierten Feedbackkultur ist es, dass alle Teams hierarchie- und funktionsübergreifend offen miteinander kommunizieren können. Dadurch wird sowohl ein individueller als auch ein teaminterner Lernprozess gefördert und das Selbstbewusstsein gestärkt, auch oder gerade von unerfahrenen Mitarbeitenden. Eine offene Feedbackkultur sorgt für den Abbau von Konflikten und erhöht die als Commitment verstandene Bindung und Loyalität der Mitarbeitenden zum Unternehmen. Viele junge und damit noch wenig erfahrene Millennials oder Teammitglieder der Generation Z erwarten von modernen Unternehmen eine gelebte Feedbackkultur.
Diese muss allerdings von allen Seiten – also vom Management bis zu jedem einzelnen Mitarbeitenden - richtig verstanden werden. Das Wort Feedback sollte nicht mit Kritik gleichgesetzt werden. Sie ist, wie es die deutsche Übersetzung sagt, als Rückmeldung zu verstehen. Jeder sollte sich über die Kernbotschaft seines Feedbacks vorher im Klaren sein. Das gilt ganz besonders für den Leiter im Sinne der Teamführung. Bei der Reflexion des Arbeitsprozesses sind immer Lob und Kritik im richtigen Verhältnis zu äußern. Kritik muss nicht als Vorwurf formuliert werden. Denn meistens hat jede Auffassung auch eine gegenteilige Betrachtungsweise.
Die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen und Softwaretools ist für die moderne Projektarbeit in einer digitalen Arbeitsumgebung unerlässlich. Bei der Teamführung von unerfahrenen Mitarbeitenden kommt dabei einer Ressource und deren richtiger Planung eine besondere Bedeutung zu: der Zeit. Projektmanagementsoftware ist in der Regel durch eine hohe Komplexität charakterisiert. Für den Erfolg der Arbeit ist es unabdingbar, dass sich jeder Mitarbeitende zu Projektbeginn mit den benötigten Tools vertraut macht. Dafür ist in unerfahrenen Teams Schulungs- und Testzeit einzuplanen. Es vereinfacht die Arbeit erheblich, wenn alle Teammitglieder den Umgang mit den zum Projektstart vereinbarten Kommunikationstools beherrschen. Mit den geeigneten Werkzeugen lassen sich Checklisten und Aufgaben mit dem Gruppenkalender des Teams verknüpfen und Informationen werden in einem zentralen Dokumentenmanagementsystem bereitgestellt.
Nur wenn alle Mitarbeitende den Nutzen der für sie zunächst neuen Technologien verstehen, werden sie diese anwenden. Eine effektive Teamführung beinhaltet aus diesem Grund, auf bereits vorhandenem Wissen der Teammitglieder aufzubauen und mit einem authentischen Szenario die Effizienz der Arbeitsweise zu demonstrieren.
In den vorangegangenen Tipps wurde erklärt, wie es eine effektive Teamführung ermöglicht, mit zunächst noch unerfahrenen Mitarbeitenden eine erfolgreiche Projektarbeit zu gestalten. Wurden die gesteckten Ziele erreicht, heißt es, den Fortschritt der Mitarbeitenden zu honorieren. Teamleiter sollten deshalb stets darauf achten, Leistungen anzuerkennen und die Mitarbeitenden zu einer weiteren Leistungssteigerung motivieren. Anerkennung ist eine große Motivationsspritze und sorgt gleichzeitig dafür, dass neue oder bisher noch unerfahrene Teammitglieder wahrgenommen werden und sich geschätzt fühlen.
Welche Möglichkeiten gibt es, den Leistungsfortschritt der Mitarbeitenden zu belohnen? Natürlich liegt bei der Beantwortung der Frage der Fokus sofort auf einer finanziellen Honorierung. Aber erstens ist hier das Prinzip der Gleichbehandlung zu beachten und damit die Tatsache, dass ein erfahrener Mitarbeitender gegebenenfalls immer noch leistungsfähiger ist, zweitens gibt es eine bessere Alternative: das Angebot zur weiteren fachlichen Qualifizierung, verbunden mit einer längerfristigen Verbesserung der Karrieremöglichkeit. Fachbücher, Onlinekurse oder die Mitgliedschaft in beruflichen Netzwerken sind eine weitere adäquate Alternative der Belohnung.
Die Teamführung unerfahrener Teams ist sicher mit einigen Nachteilen verbunden. Es gibt aber durchaus auch Vorteile, wie die unvoreingenommene Betrachtungsweise auf die Arbeit, verbunden mit neuen Perspektiven. Oft bringen neue Mitarbeitende eine Reihe positiver Eigenschaften mit und die gilt es richtig einzusetzen. An erster Stelle sei hier der Enthusiasmus genannt, den die meisten Absolventen mitbringen, wenn sie zum ersten Mal in die Projektarbeit einsteigen. Gerade beim allerersten Job ist der Erfolgswille groß und kann durchaus auch die anderen Teammitglieder motivieren. Ein Problem älterer Mitarbeitender mit langjähriger Berufserfahrung sind psychische Verschleißerscheinungen bis hin zum Burnout. Junge und in diesem Fall noch unerfahrene Teammitglieder dürften davon kaum betroffen sein. Ihre Leistungsfähigkeit und Lernbereitschaft sind hoch.
Ein besonderer Vorzug unerfahrener Mitarbeitender, der die fehlende Praxis kompensiert, ist die frische Herangehensweise an Aufgabenstellungen. Ähnliche Projekte werden oft in immer gleicher Weise bearbeitet. Wer zum ersten Mal in die Projektarbeit integriert wird, besitzt oft völlig neue und kreative Ideen.
Für die Leitung eines neuen Teams gibt es zwei wesentliche Faktoren, die den Erfolg der Projektarbeit positiv beeinflussen, die Motivation und eine emotionale Bindung an die eigene Tätigkeit. Sind Aufgabenstellungen mit spannenden Herausforderungen verbunden, gibt es Spielraum für kreative eigene Ideen und stimmen die persönlichen Erwartungen mit den Projektzielen überein, werden die Teammitglieder emotional gebunden. Die intrinsische Motivation – die von innen aus der eigenen Persönlichkeit kommt – wird angeregt. Pflicht des Teamleiters ist es, dieses Engagement zu fördern und durch geeignete Maßnahmen die extrinsische Motivation über äußere Anreize zu unterstützen. Eine gute Methode dafür ist, die Mitarbeiter einfach selbst zu fragen, welche Unterstützung sie benötigen. Umfragen, die entweder persönlich in einem Teammeeting oder im unternehmenseigenen Intranet initiiert werden können, geben Aufschluss.
Einige der wichtigsten Motivatoren sind Dankbarkeit und Wertschätzung der Mitarbeitenden durch das Management, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und eine gute Work-Life-Balance. Auch motivierende Teammitglieder gehören zu einem positiven Arbeitsumfeld. Last but not least soll das Feiern von Erfolgen an dieser Stelle genannt werden. Das Erreichen von Meilensteinen oder anderen Zwischenergebnissen ist durchaus einer Würdigung wert.